5 طرق مُجرَّبة لزيادة إنتاجية فرق العمل عن بُعد

لطالما كان بناء فرق عمل منتِجة أمراً حاسماً لنجاح أي نشاط تجاري. عبر معظم فترات التاريخ، كانت الفرق تجتمع وجهاً لوجه، لكن مكاتب اليوم بدأت تبدو مختلفة مع اختيار عدد أكبر من الموظفين العمل عن بُعد. في الواقع، أشار مقال على مدونة Gallup إلى أن 45٪ من العاملين بدوام كامل في الولايات المتحدة يواصلون العمل عن بُعد بدرجات مختلفة؛ أي ما يقارب نصف القوة العاملة بدوام كامل في أمريكا، ويبدو أن هذا الاتجاه سيستمر.

هذا الواقع يخلق عقبات جديدة أمام الإدارة والقيادة وفق مؤشرات الأداء الرئيسية للعمل عن بُعد؛ فهذه المؤشرات وغيرها من الاستراتيجيات تُستخدم لقياس الإنتاجية وتقييم أداء الموظفين. ويحتاج المدراء إلى بذل جهد أكبر قليلاً لمتابعة أداء الفرق أولاً بأول. البحث عن طرق لتحسين إنتاجية الفريق ليس أمراً جديداً، لكن القيام بذلك من دون رؤية فريقك وجهاً لوجه بانتظام هو التحدّي الحقيقي. قد يبدو الأمر صعباً، لكن جرّب الاقتراحات التالية لتحسين إنتاجية فرق العمل عن بُعد.

رتِّب العمل وحدِّد الأولويات

إن تنظيم المهام والتخطيط لها وتحديد أولوياتها مفيد سواء كان فريقك يعمل من المكتب أو عن بُعد. لكن العمل عن بُعد، وخاصة العمل من المنزل، يأتي مع مجموعة خاصة من التحدّيات؛ فعندما يتلاشى الحد الفاصل بين الحياة العملية والحياة الشخصية، يصبح من الصعب تركيز انتباهك بالكامل على العمل. تشعر بأن هناك مهاماً في كل مكان تحتاج إلى إنجاز، ونتيجة لذلك تتراجع الإنتاجية. كما يصبح من الصعب أكثر على المديرين مراقبة إنتاجية الموظفين عن بُعد.

لكن مع قليل من التخطيط الاستراتيجي والتحضير المسبق يمكنك تنظيم يومك بشكل أفضل. عندما يكون لديك تصور واضح عمّا تريد إنجازه، يصبح من الأسهل تجاهل الضوضاء والتركيز على ما هو مهم فعلاً.

عند ترتيب الأولويات، فكّر في استخدام أدوات مثل مصفوفة آيزنهاور؛ فهي تساعدك على تحديد ما يجب القيام به فوراً، وما يمكن تأجيله، وما يمكن تفويضه للآخرين، وما يمكن ببساطة حذفه من قائمة المهام.

إن معرفة كيفية ترتيب الأولويات وتنظيم العمل مهارة أساسية لزيادة الإنتاجية. وبمجرد أن تعرف ما الذي تحتاج إلى إنجازه، يحين الوقت لتقرّر كيف ستُنجزه.

ضع أهدافاً واضحة

إحدى الإستراتيجيات الواضحة للتعامل مع المهام في العمل هي تحديد الأهداف. الأهداف في كل مكان؛ فغالباً ما تكون لديك أهداف مهنية، وأهداف للفريق، وأهداف للنمو الشخصي، وأهداف مالية، وأهداف يومية، وغيرها.

لكن الأهداف يمكن أن تكون غامضة إذا لم تُصَغ بشكل صحيح؛ فكلما كان الهدف محدَّداً وواضحاً، كان أكثر فاعلية من هدف مبهم. طريقة صياغتك للهدف هي المفتاح لتحسين الإنتاجية.

استخدم منهجية SMART لتحديد ما هي أهدافك اليومية أو الأسبوعية بدقّة، وكيف ستعمل على تحقيقها.

وأثناء وضع الأهداف، تذكّر أن تركّز على العناصر الواقعة في مربّعات "المهم" في مصفوفة الأولويات لديك. يجب أن تكون الأهداف قابلة للتحقيق، لذلك لا تحاول العمل على 10 أهداف مختلفة في الوقت نفسه؛ يكفي 3 أو 4 أهداف واقعية.

إن تحديد الأهداف اليومية وكتابتها وتحقيقها يساعدك على بناء زخم نحو أهدافك الكبرى، كما يساعدك على ترتيب يومك وفق الأولويات. تُظهر لك الأهداف مدى إنتاجيتك خلال اليوم، حتى في الأيام التي لا تشعر فيها بذلك. كما تجعل الأهداف أعضاء الفريق أكثر تحمّلاً للمسؤولية، وهو أمر مهم جداً للعاملين عن بُعد؛ فوجود أهداف واضحة يمكن أن يرفع إنتاجيتهم بشكل ملحوظ.

هل تجد صعوبة أحياناً في إنجاز أهدافك؟ يتبيّن أن تحمّل المسؤولية عن الأهداف عامل أساسي في تحقيقها؛ فالعناصر الثلاثة الأهم لبلوغ الأهداف هي الالتزام، والمساءلة، وكتابتها.

قسِّم العمل إلى مهام صغيرة

إذا كنت تعمل على مشروع كبير، فمن الإستراتيجيات الفعّالة تقسيمه إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة باستخدام برامج إدارة العمل. يمكنك أيضاً إنشاء أدلة عمل لأعضاء الفريق لمساعدتهم على إنجاز المهام بسرعة أكبر.

وكما هو الحال مع الأهداف، تأكّد من وجود جدول زمني منطقي، ثم اعمل خطوة بخطوة عبر المهام. لن تُنجز المزيد فحسب، بل ستشعر أيضاً بالرضا في كل مرة تشطب عنصراً من قائمة المهام.

الفرق الصغيرة أكثر إنتاجية

تميل الفرق الكبيرة إلى أن تكون أقل كفاءة لأسباب واضحة؛ فالمزيد من الأشخاص يعني المزيد من التواصل الذي يستغرق وقتاً أطول، ومزيداً من البيروقراطية، ومزيداً من الأحاديث الجانبية، وإحساساً عاماً بالفوضى.

في مقال على فوربس بعنوان «Why Smaller Teams are Better» يستعرض الكاتب جاكوب مورغان أبحاثه حول سبب انخفاض الإنتاجية كلما زاد حجم الفريق. ويتحدّث عن ما يُسمّى بتأثير رينغيلمان، وهو ظاهرة يبذل فيها أعضاء الفريق جهداً أقل كلما كبر حجمه. سُمِّي التأثير باسم مهندس فرنسي صمّم تجربة طُلب فيها من متطوّعين شدّ حبل؛ فعندما كانوا يعملون بمفردهم بذلوا 100٪ من جهدهم، لكن مع زيادة حجم المجموعة انخفض الجهد الفردي.

أدّت هذه التجربة لاحقاً إلى المزيد من الدراسات، وصيغ مصطلح "التكاسل الاجتماعي" لوصف الحالات التي يقلّل فيها الأفراد من مجهودهم لأنهم يشعرون بمسؤولية أقل داخل المجموعة.

لذلك، كلما أمكن، فإن العمل ضمن فرق افتراضية أصغر يمكن أن ينعكس إيجاباً على الإنتاجية.

الفريق السعيد فريق منتِج

من المعروف إلى حد كبير أن الأشخاص المتعبين أو المرهقين أو الذين يعانون من الاحتراق الوظيفي يواجهون صعوبة في الحفاظ على إنتاجيتهم.

استثمرت Google، المعروفة بمزاياها الكبيرة للموظفين، مبالغ ضخمة في سعادة الموظف، وما تزال من أفضل أماكن العمل على موقع Glassdoor. صحيح أن معظم الشركات لا تستطيع تقديم امتيازات مبالغ فيها داخل المكتب، لكن لا يزال بالإمكان جعل الموظفين سعداء، وهنا يأتي دور أصحاب العمل ومديري المشاريع.

نظِّم أنشطة افتراضية لبناء روح الفريق.

تحتاج الفرق الفعّالة إلى علاقات إيجابية بين الأعضاء؛ فلا بد أن يكونوا قادرين على التواصل بصراحة من أجل أداء أفضل. يمكن أن تساعد التجارب المشتركة، مثل أنشطة بناء الفريق، على تعزيز هذه العلاقات – مع التنبيه إلى نقطة مهمّة: يجب أن يكون الانضمام إلى أنشطة بناء الفريق اختيارياً لا إجبارياً.

شجِّع على أخذ الاستراحات

تُظهر الأبحاث أن أخذ استراحات من العمل أمر إيجابي لأسباب عديدة؛ فالاستراحات تساعدنا على:

التخفيف من الضغط،
تعزيز الإبداع،
منع إرهاق اتخاذ القرار،
استعادة الحافز، و
زيادة الإنتاجية.

شجِّع أعضاء الفريق على النهوض والابتعاد عن الشاشة لمدة 5 دقائق كل ساعة، وادعُهم إلى الخروج للحصول على بعض الهواء النقي وأشعة الشمس. إن تقديم هذه الاستراحات وتشجيعهم عليها سيساعد على خلق موظفين أكثر سعادة وإنتاجية.

كافِئ موظفيك

أعضاء الفريق الذين يشعرون بأنهم مُقدَّرون أكثر ميلاً لبذل جهد إضافي في أي مهمة. عندما يقدّم شخص ما مساهمات مهمّة للفريق، يجب الاعتراف بذلك؛ فمكافأة الموظفين على أدائهم الجيد من أفضل الطرق لتحسين إنتاجية الفريق.

وبحسب Gallup، فإن "التقدير يعزّز اندماج الموظفين؛ وقد ثبُت أيضاً أنه يزيد الإنتاجية والولاء للشركة، مما يؤدّي إلى معدّلات احتفاظ أعلى بالموظفين".

وإذا كان ذلك ممكناً، فإن المكافآت المالية مثل الزيادات أو العلاوات تكون دائماً محل تقدير، لكنها ليست الخيار الوحيد؛ فالتقدير العلني مثل الجوائز أو الشهادات غالباً ما يكون مرحَّباً به، وحتى التقدير الخاص من المدير، كرسالة شكر شخصية، يمكن أن يكون محفّزاً ممتازاً. السرّ هو أن تكون المكافآت صادقة ومحدَّدة بما يناسب كل عضو في الفريق.

قدِّم فرص تدريب لفريقك

تشير دراسة أُجريت عام 2017 حول فاعلية تدريب العمل الجماعي إلى أن تأثير هذا النوع من التدريب يمكن أن يكون ملحوظاً وإيجابياً للغاية. ومن أنواع التدريب التي يمكنك تقديمها:

استراتيجيات القيادة لتحسين أداء الفريق،
برامج تدريب على العمل الجماعي، أو
تدريب على مهارات العمل الجماعي، مثل إدارة الوقت أو الذكاء العاطفي.

استخدم أدوات وتطبيقات لرفع إنتاجية الفريق

توجد اليوم العديد من الأدوات والتطبيقات التي ترفع إنتاجية الفرق. سواء كنت تعمل في مجال التكنولوجيا أو غيره، فإن اختيار الأدوات المناسبة يمكن أن يساعد على زيادة إنتاجية فرق العمل عن بُعد. كما تتوفّر أيضاً أدوات لقياس إنتاجية الموظفين عن بُعد. ستجد أدناه مجموعة من أهم أدوات إنتاجية الفرق.

للفرق التقنية

ScreenRec

هل تريد الإبلاغ عن خطأ برمجي، أو مراجعة كود، أو تعليم مهارة جديدة، أو أي شيء مشابه؟ يجعل ScreenRec التواصل غير المتزامن أسرع وأسهل، مع فاعلية قريبة من التواصل وجهاً لوجه. اضغط على Alt+S في أي نافذة لتسجيل الشاشة والميكروفون والكاميرا وحتى صوت النظام، ثم اضغط Alt+S مرة أخرى للإيقاف والحصول فوراً على رابط جاهز للمشاركة في الدردشة أو البريد الإلكتروني أو غيرهما.

يمكن لزملائك مشاهدة التسجيل في الوقت المناسب لهم، ما يقلّل الحاجة إلى مكالمات الفيديو المتكرّرة من دون التضحية بإظهار ما يجري على الشاشة. والأهم من ذلك أن فريقك كلّه يحصل على ساعات أكثر من العمل العميق المركّز.

Lightrun

يُعد Lightrun أداة لتصحيح الأخطاء (debugging) موجّهة للمطوّرين؛ إذ تتيح لهم حلّ مشكلات بيئات الإنتاج بسرعة وسهولة من خلال إضافة السجلات (logs) والقياسات (metrics) والتتبّعات (traces) والمزيد.

The Silver Searcher

يُعتبر The Silver Searcher أداة مجانية ومفتوحة المصدر للبحث داخل الشيفرة المصدرية، صُمّمت مع التركيز على السرعة، مما يتيح عمليات بحث أسرع بكثير للمطوّرين.

Komodor

إذا كان فريقك يستخدم Kubernetes، فكِّر في استخدام Komodor؛ فهي أداة لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها تتيح لك تتبّع التغييرات عبر جميع أُطر K8s لديك ومعرفة ما الذي تأثّر بها بسهولة.

Tuple

مُطوِّرون يعملون بنظام البرمجة الثنائية (Pair Programming)

يُعد Tuple تطبيقاً موجّهاً للمبرمجين الذين يعملون بأسلوب البرمجة الثنائية، ويسمح للفرق بالعمل عن بُعد بكفاءة؛ فهو يقدّم تحكّماً مزدوجاً، ودعماً كاملاً للوحة المفاتيح، وصوتاً مدمجاً، واستهلاكاً فعّالاً لموارد المعالج، وغير ذلك. التطبيق متاح حالياً لنظام macOS، وتوجد خطط لدعم Linux لاحقاً.

Jell

Jell منصّة إدارة للفرق البعيدة تساعدها على التعاون بكفاءة أكبر أثناء العمل بأسلوب غير متزامن باستخدام الأدوات المختلفة؛ فهي توفّر تقارير المتابعة اليومية (standups)، والتذكيرات، وقوالب تسجيل الحضور والتقدّم، وغيرها. هذا يجعل مراقبة نشاط الموظفين عن بُعد وقياس إنتاجيتهم أسهل بكثير.

SpectralOps

SpectralOps أداة لمنع فقدان البيانات (Data Loss Prevention) تتيح لك اكتشاف التهديدات ومراقبتها في الوقت الفعلي؛ فمن خلال فحص كل ما في مستودع الشيفرة لديك يمكنك تحديد المشكلات بسرعة ومعالجتها فوراً.

MantisBT

يُعتبر MantisBT نظاماً مجانياً ومفتوح المصدر لتتبّع الأخطاء، يُستخدم في الغالب لتتبّع العيوب البرمجية، لكنه يعمل أيضاً كأداة فعّالة لإدارة المشاريع.

للفرق غير التقنية

Microsoft Teams

Microsoft Teams أداة للتعاون والتواصل، تتيح للفرق العمل عن بُعد مع البقاء منظّمين ومطّلعين على آخر المستجدّات. يتضمّن النظام أداة لقياس إنتاجية الفرق تُسمّى Microsoft Productivity Score تعتمد على مجموعة من مؤشرات إنتاجية الفريق، مثل مشاركة البيانات، واستخدام أدوات التواصل، وغير ذلك. كما يمكن دمج عدد كبير من تطبيقات إنتاجية Teams بحسب احتياجات فريقك.

Slack

Slack أداة تواصل تتيح إجراء محادثات منظّمة، حيث يمكن لكل مشروع أو فريق أن يحصل على مساحته الخاصة للتحدّث وتبادل الملفات.

Apploye

إذا كان لديك أنت أو فريقك تحدّيات مع إدارة الوقت، ففكّر في استخدام Apploye؛ فهو أداة لتتبّع الوقت ومراقبة الموظفين عن بُعد تساعدك على تحديد أهداف العمل والالتزام بها أثناء استخدام الكمبيوتر. يساعد Apploye أعضاء الفريق العاملين عن بُعد على البقاء منتجين؛ فمن خلال مراقبة نشاط الموظفين يمكنك تقييم إنتاجيتهم بسهولة ومعرفة أي الأساليب تعمل على تحسينها.

Zoom

Zoom منصّة للتواصل عبر الفيديو مفيدة جداً للفرق البعيدة؛ فإلى جانب الاجتماعات يمكنك من خلالها استضافة فعاليات عبر الإنترنت وندوات ويب.

Zapier

Zapier أداة أتمتة تساعدك على توفير الوقت من خلال نقل المعلومات بين التطبيقات المختلفة لأتمتة سير العمل وتبسيطه.

Coupler

يُعد Coupler أداة لـمزامنة البيانات؛ فهو يقوم تلقائياً بـ:

إنشاء نُسخ احتياطية للبيانات،
تصدير السجلات من التطبيقات، و
متابعة تقدّم الفريق من خلال التقارير ولوحات المعلومات (Dashboards).

يمكن استخدام تقارير التقدّم هذه كأحد مؤشرات الأداء لقياس الإنتاجية.

Gorilla ROI

بالنسبة لأي تاجر يعمل في مجال التجارة الإلكترونية، يُعد Gorilla ROI موصّلاً (Connector) مخصّصاً للتجارة الإلكترونية يشبه Zapier؛ إذ يمكنك من خلاله معالجة البيانات والوصول إليها من منصّة التجارة الإلكترونية الخاصة بك مباشرة داخل Google Sheets.

Narrato

Narrato منصّة لإنشاء المحتوى والتعاون وإدارة سير عمل فرق المحتوى المزدحمة؛ فهي تحلّ محلّ العديد من الأدوات المتفرّقة التي يستخدمونها عادة في عمليات المحتوى، بما في ذلك:

المستندات،
الجداول الحسابية،
أدوات تدقيق القواعد النحوية والكشف عن الانتحال،
أدوات إدارة المشاريع،
البريد الإلكتروني وغيرها.

الخاتمة

في عصر العمل عن بُعد الحالي، أصبح واضحاً أن الفرق لم تعد بحاجة إلى التقيّد بمكتب ثابت لتنجح؛ فبفضل التكنولوجيا يمكن لأعضاء الفريق التواصل والتعاون من أي مكان في العالم. من خلال تطبيق الإستراتيجيات المذكورة أعلاه، ستتمكّن من رؤية تحسّن واضح في إنتاجية فريقك الافتراضي.

تُعتبَر الإنتاجية في مكان العمل مقياساً أساسياً للنجاح؛ فأكثر المنظّمات نجاحاً هي الأكثر إنتاجية، وينطبق الأمر نفسه على الفرق؛ فالفرق الناجحة هي الأكثر إنتاجاً. بالإضافة إلى ذلك، غالباً ما تتكوّن الفرق عالية الإنتاجية من موظفين سعداء وبصحة جيدة.

فريق المبيعات في النهاية مثل أي فريق آخر؛ فهو مكوَّن من أشخاص. لذلك فإن الاقتراحات لزيادة كفاءة وإنتاجية الفريق تتماشى مع ما ذُكر أعلاه؛ فينبغي للأفراد والفرق ترتيب أولويات العمل والتخطيط له، وعند الإمكان تقسيم الفرق إلى مجموعات أصغر، والاهتمام بأعضاء الفريق وتشجيعهم على الاهتمام بأنفسهم، وتوفير التدريب اللازم، وطبعاً تزويدهم بالأدوات المناسبة التي ترفع أداء الموظفين.

إذا كنت تريد زيادة إنتاجية فرد معيّن، فعليك أن تركّز عليه شخصياً؛ تأكّد من أنه يشعر بالتقدير وبأنه عضو مهم في الفريق، وامنحه تغذية راجعة صادقة ومحدَّدة وذات قيمة. وإذا كان بحاجة إلى تطوير مهارات معيّنة، أشركه في برامج تدريب مناسبة. معظم الناس يريدون أن ينجحوا، وكونهم جزءاً من فريق يعتمد عليهم يمكن أن يكون حافزاً قوياً للغاية.