إدارة الفرق عن بُعد اليوم: أهم 3 تحديات، وأدوات ونصائح

دعنا نقرّ بالأمر: العالم قد تغيّر؛ ومع هذا التغيّر، واجهنا جميعاً تحديات العمل من المنزل؛ وبينما قد يبدو العمل من أي مكان جذاباً لبعض الموظفين المعتادين على المكاتب التقليدية، فإن إدارة الفرق عن بُعد باتت بالفعل مهمة صعبة بالنسـبة إلى كثير من القيادات.

سواء كنت شركة ناشئة تقنية لم تخطط قط لامتلاك مكتب، أو مؤسسة تضم مئات الآلاف من الموظفين، سيساعدك هذا المقال على الانطلاق بشكل سليم والتعامل مع تحديات العمل عن بُعد التي جاءت مع التحديات الصحية والشخصية.

لقد غيّر فيروس كورونا الجديد، الذي سبّب فوضى في أسواق الأسهم حول العالم، طريقة عملنا أيضاً؛ فقد سمحت شركات عملاقة مثل Amazon وTwitter وSpotify لموظفيها بالعمل عن بُعد؛ تخيّل أن بعضاً من أكبر الشركات في العالم تعرض فعلياً آلاف فرص العمل عن بُعد؛ ومع هذه الأعداد، يصبح من الضروري لقادة الأعمال فتح نقاش جاد حول كيفية إدارة الفرق عن بُعد بطريقة صحيحة، وكيفية التعامل مع التحديات الحتمية والتخفيف من آثارها.

من أين تبدأ في إدارة الفرق عن بُعد؟

استناداً إلى أبحاثنا وتجاربنا الشخصية، اتفقنا على ثلاثة من أكثر تحديات إدارة المشاريع شيوعاً التي تواجه الفرق عن بُعد، مع نصائح وأدوات يمكنك استخدامها لتجاوزها عند إدارة الموظفين عن بُعد؛ ابدأ بمعالجة هذه التحديات، ثم طوّر سير عملك تدريجياً ليصبح أكثر نضجاً وتعقيداً.

التحدّي الأول: التواصل

لماذا؟

أحد أبرز تحديات العمل عن بُعد هو… العمل نفسه؛ فالتوزّع الجغرافي وغياب التواصل وجهاً لوجه يمكن أن يكونا مزعجين؛ تخيّل أنك وزميلك مكلّفان بمشروع لإنشاء عرض تقديمي متعدد الوسائط معاً، لكنكما تبعدان عن بعضكما 20 ميلاً؛ على الأرجح ستقضيان وقتاً طويلاً في جدولة اجتماعات لمحاكاة بيئة المكتب؛ ونحن نعلم جميعاً أن الاجتماعات تلتهم الكثير من الوقت القيّم.

اجتماع أم بريد إلكتروني في العمل عن بُعد

أحياناً يكون هذا حقيقياً إلى حدّ كبير…

للأسف، الاعتماد على رسائل البريد الإلكتروني وحدها لا يحل المشكلة في كثير من الحالات؛ هل جرّبت أن تشرح لشخص ما سير عمل التصميم بالكامل عبر رسالة بريد؟ إذا كان الأمر سيتطلّب ساعة كاملة لكتابة الرسالة وتنسيقها، فهو عندئذٍ غير منتج بقدر الاجتماع الافتراضي الذي يقضي فيه نصف الحاضرين الوقت في التحديق خارج النافذة أو لعب Candy Crush على هواتفهم (لأنك تستطيع فعلاً فعل ذلك أثناء مكالمة فيديو)؛ ناهيك عن الإرهاق الذهني الناتج عن ذلك؛ يطلق الإنترنت على هذه الحالة «إجهاد Zoom»، وهو أمر حقيقي؛ شاهد الفيديو أدناه لتعرف المزيد.

الحل

صحيح أن هناك عدداً من أدوات التواصل بين الموظفين، لكن هناك حلاً أفضل لـ تواصل الفرق عن بُعد… بدلاً من كتابة الرسائل أو انتظار الاجتماعات المجدولة، جرّب إرسال رسائل بريد إلكتروني بالفيديو (أي تسجيل للشاشة)؛ يساعد هذا في المقام الأول أعضاء الفريق على رؤية ما تعمل عليه بشكل بصري، فلا حاجة لإضاعة الوقت في كتابة رسائل رسمية من أجل تحديث بسيط؛ ثانياً، يمكن أن تقلّل رسائل الفيديو من عدد اجتماعاتك؛ فإذا كان الجميع يرسلون فيديوهات تحديث أثناء تقدّمهم في المهام، فلن تكون هناك حاجة للكثير من مكالمات الفيديو الطويلة؛ والأهم أنه يساعد الجميع على البقاء مركّزين على مهامهم، وهو أمر مهم خصوصاً للمطورين الذين يحتاجون إلى فترات طويلة من العمل المركّز ليكونوا فعّالين.

تواصل الفرق عن بُعد عبر البريد الإلكتروني بالفيديو

أدوات مقترحة

تطبيقات تسجيل الشاشة كثيرة جداً، واختيار واحد بسيط وسريع (ويُفضّل أن يكون مجانياً) قد يبدو مهمة صعبة؛ لكن هناك قلّة تستحق التجربة، وأقل منها ما يناسب التواصل بالفيديو عن بُعد؛ يُعد ScreenRec برنامجاً لتسجيل الشاشة ومشاركة الشاشة مجاناً، وقد تم تصميمه خصيصاً لتواصل الفرق؛ ولا يحتاج إلى حساب جماعي، ولا إلى تسجيل مشترك؛ فقط نزّل التطبيق، واضغط Alt+S وابدأ التسجيل؛ وعند الانتهاء، ستحصل تلقائياً على رابط مشاركة يمكنك نسخه ولصقه في أي مكان؛ لا رفع من جهتك ولا تنزيل من جانبهم؛ والأفضل من ذلك أن الفيديوهات مشفّرة بالكامل، ومع 2 جيجابايت من التخزين السحابي المجاني، هناك كثير من الإنتاجية الإضافية في الطريق.

التحدّي الثاني: المساءلة (Accountability)

لماذا؟

يمكن تعريف المساءلة بأنها «قابلية المساءلة، وتحمل اللوم، والمسؤولية القانونية، وتوقّع تقديم الحساب»؛ وببساطة، هي تحمّل المسؤولية عن مهمة معيّنة؛ في سياق العمل من المنزل، يكون كل موظف مسؤولاً عن أفعاله فردياً، مع بقائه جزءاً من الفريق.

يقع على عاتق مدير الفريق التأكد من أن كل عضو يفهم تماماً ما هو متوقّع منه؛ وقد يكون الحفاظ على ذلك صعباً، لأن الإشراف على الموظفين عن بُعد يتطلّب التركيز على كل فرد في الوقت نفسه؛ لكن لا داعي للقلق، فقد جمعنا لك بعض النصائح وأدوات العمل عن بُعد التي تساعدك على الحفاظ على المساءلة عند إدارة الفرق عن بُعد.

الحلول

تحديد مهام وتوقّعات واضحة
عندما يفهم الموظفون بوضوح ما يُطلب منهم، يسهل عليهم التركيز وإنجاز المهام؛ في مقال لـ Business News Daily تشير Belinda Wee (أستاذة في جامعة Husson) إلى أن التوقّعات الواضحة «تزيل أو تقلّل الالتباس وتزيد من احتمالية نجاح الموظفين في تحقيق الأهداف الموضوعة لهم»؛ وهذا يجعل من السهل على المدير تتبّع تقدّم كل فرد، وعلى أعضاء الفريق عن بُعد التعاون.
مناقشة الأهداف المحدّدة
كما يقول الكاتب Stephen Covey «ابدأ والغاية في ذهنك»؛ معرفة ما يجب تحقيقه تبقي الجميع على المسار الصحيح؛ احرص على أن يكون الجميع على نفس الصفحة، وناقش بوضوح الأهداف التي يجب الوصول إليها؛ وإذا واجه أحدهم صعوبة في وضع أهداف أثناء العمل من المنزل أو الالتزام بالمواعيد النهائية، ساعده على تبنّي أساليب أفضل لإدارة الوقت.
تتبّع جداول العمل والإجازات والاجتماعات… إلخ
يجب أن تكون معلومات الفريق الأساسية متاحة للجميع، حتى لو اضطررت لجدولة اجتماعات عبر مناطق زمنية مختلفة؛ الجداول، والمهام، والاجتماعات، وكل ما يحتاج إلى تقويم أو تتبّع، ينبغي أن يكون مفتوحاً لجميع العاملين عن بُعد؛ يضمن الوصول المشترك بقاء الجميع على اطّلاع، وشعورهم بالانتماء للفريق، ومعرفتهم بمواعيدهم النهائية الشخصية.

أدوات مقترحة

بفضل تطور التقنية، هناك العديد من أدوات العمل عن بُعد التي تساعدك في ضبط المساءلة داخل فريقك؛ ما تحتاجه هو أدوات إدارة يمكنها تتبّع التواريخ، والمستندات، وتقدّم الفريق.

أدوات التعاون بين أعضاء الفريق
تُعد حزمة G‑Suite من Google خياراً رائعاً، إذ توفر برامجها (Drive, Docs, Sheets, Calendar…إلخ) كل ما تحتاجه للعمل المشترك – من مشاركة الملفات والتخزين السحابي إلى التعاون على المستندات؛ كما تُعد حزمة Microsoft Office (Office 365) خياراً مناسباً أيضاً.
برامج إدارة المهام
مشاركة روابط المستندات في الدردشات بشكل عشوائي قد تؤدي بسهولة إلى فقدان الملفات أو تكرار العمل؛ تخيّل أن تكتب المقال نفسه مرتين لأنك لم تكن تعلم أن زميلك سبقك إليه؛ هذا ممكن جداً في غياب نظام لإدارة المهام؛ توجد أنواع ومستويات عديدة من هذه البرامج – بدءاً من تطبيقات قوائم المهام البسيطة مثل Todoist، مروراً بتطبيقات أكثر تقدّماً تعتمد أسلوب Kanban مثل Trello وAirtable، وصولاً إلى أدوات إدارة مشاريع متكاملة مثل Jira وAsana.

التحدّي الثالث: العزلة الاجتماعية

لماذا؟

للأسف يمكن أن يكون العمل عن بُعد تجربة مليئة بالوحدة؛ في دراسة State of Remote Work لعام 2018 التي شملت 1900 موظف، ذكر 21٪ منهم أن الشعور بالوحدة هو أكبر تحدٍّ في العمل عن بُعد؛ كما أظهرت دراسة أخرى أن الشعور بالوحدة في العمل يمكن أن يؤدي إلى الحزن وعدم الرضا الوظيفي، ما قد يدفع الموظفين إلى ترك الشركة.

على قادة الفرق أن يسعوا باستمرار للحفاظ على سعادة الأعضاء وحماسهم؛ لكن كيف تفعل ذلك عندما يكون الفريق موزعاً حول العالم؟ هذا أحد تحديات الفرق الافتراضية، وستحتاج إلى قدر من الإبداع لجعله يعمل؛ فكّر في الخيارات التالية لجمع فريقك والحفاظ على ترابطه.

الحلول

تنظيم «استراحة» افتراضية للفريق
لا تحتاج لأن تكون كبيرة مثل اللقاء السنوي للشركة؛ فالفعالية الأصغر المخصصة لفريقك وحده يمكن أن تكون ذات أثر كبير؛ خطّط مسبقاً وحدّد أنشطة تواصل وبناء فرق يمكن تنفيذها عبر الإنترنت؛ الجميع يحتاج إلى بعض المتعة، خاصة في الأوقات الصعبة.
إقامة دردشات جماعية ممتعة
نحتاج جميعاً بين الحين والآخر لتفريغ الضغط؛ وعند إدارة فرق افتراضية قد يُضطر الأعضاء إلى فعل ذلك بمفردهم؛ لكن الأمر لا يجب أن يكون كذلك؛ ومع غياب «مبرّد الماء» الذي يجتمع حوله الموظفون في المكتب، قد يكون من المفيد إنشاء قناة دردشة #random مثلاً، حيث يمكن لأعضاء الفريق تبادل الأحاديث غير المتعلقة بالعمل من حين لآخر.

أدوات مقترحة

صدق أو لا تصدق، بناء فرق العمل عن بُعد أصبح أمراً واقعاً وقد نجحت العديد من الشركات في تطبيقه؛ إذا كنت بحاجة إلى أفكار جديدة لأنشطة افتراضية لبناء الفريق، يمكن أن يكون هذا المقال نقطة انطلاق جيدة.

أمّا بالنسبة للدردشات الأسبوعية، فمن الأفضل استخدام خدمة لا تستعملها بالفعل في العمل؛ منصة مختلفة تماماً تعمل كمكان افتراضي للقاء غير رسمي؛ قد يكون ذلك غرفة على GoToMeeting أو مجموعة على WhatsApp؛ أيّاً يكن ما يناسبك ويناسب فريقك، فالأمر يستحق التجربة.

ربط كل شيء معاً

بعد أن أصبحت لديك صورة أوضح عن كيفية التعامل مع إدارة الفرق عن بُعد وتحدياتها، دعنا نلخّص الأمر في جدول شامل:

التحدّي	الحل	الأدوات
التواصل	- تسجيل الشاشة (Screencasting)	ScreenRec
المساءلة	- تحديد المهام والتوقّعات - مناقشة الأهداف - تتبّع معلومات الفريق	G‑Suite Office 365
العزلة الاجتماعية	- استراحة افتراضية للفريق - دردشات ممتعة	Offsite Co. GoToMeeting