الدليل الشامل للاجتماعات الافتراضية

كم مرة شاهدنا فيلماً يبدأ بأبطال يستمتعون بوقتهم ثم تنقلب حياتهم فجأة رأساً على عقب؟ الفرق الوحيد هذه المرة أننا لا نتابع الأحداث على الشاشة الكبيرة، بل نعيشها في الواقع.

فمع ظهور فيروس كورونا المستجد (COVID‑19)، وجدنا أنفسنا في سيناريو غير مسبوق، لكننا نتعامل معه باحترافية؛ وأفضل خطوة اتخذناها حتى الآن هي العمل من المنزل.

ربما كان العمل من المنزل والاجتماعات الافتراضية مجرد «موضة» في السابق، لكنه اليوم ضرورة حقيقية، ومن المهم لكل واحد منا أن يتعلّم كيف يستفيد منها بأفضل طريقة ممكنة. والخبر الجيد أن الأمر ليس معقّداً.

لسنوات طويلة استثمرت عشرات الشركات الوقت والمال والجهد لتصبح شركات تعمل عن بُعد بنسبة 100٪ مع الاستمرار في النمو. ووفقاً لـFlexjobs، فإن Aha! وAutomattic وClevertech ليست سوى أمثلة قليلة على شركات افتراضية بالكامل تقود هذا التغيير، وعلى رأسها Automattic، الشركة المطوّرة لـ WordPress.com والتي يعمل لديها قرابة ألف موظف عن بُعد.

بعد التأمّل في هذه القصص الناجحة، تساءلنا: كيف نجحت هذه الشركات في إدارة العمل عن بُعد بهذه الكفاءة؟ تبيّن أن الإجابة بسيطة للغاية: التواصل.

فالتواصل الجيد داخل الفريق يبدأ باجتماعات فعّالة. وهذا في حد ذاته تحدٍّ كبير للشركات التقليدية التي خسرت مئات المليارات بسبب الاجتماعات غير المنتجة، ويزداد الأمر صعوبة مع الفرق البعيدة المنتشرة حول العالم وتعمل بساعات مرنة.

دعنا نساعدك على تنظيم التواصل داخل فريقك عن بُعد من خلال معالجة أكبر مشكلة في هذا السياق: الاجتماعات الافتراضية. في هذا الدليل الشامل ستتعرّف على كيفية إعداد الاجتماعات عبر الإنترنت وتشغيلها والحفاظ عليها ناجحة باستمرار.

الخطوة 1: التخطيط

قد يبدو الأمر عكس المتوقع، لكن ما تفعله قبل الاجتماع أهم بكثير مما يحدث أثناءه. في مرحلة التحضير تقرّر الهدف الرئيسي للاجتماع، وتحدّد مَن يجب أن يحضر، وتختار الأدوات التي ستساعدك على تنفيذ كل ذلك بسلاسة.

لذلك، دعنا ندخل مباشرة في كيفية تنظيم اجتماع افتراضي يُنجز عملاً حقيقياً.

الخطوة 2: اختيار برنامج الاجتماعات الافتراضية المناسب

يعتمد العمل عن بُعد بشكل كبير على مجموعة من الأدوات والبرامج التي تبقي كل شيء في المسار الصحيح، وينطبق الشيء نفسه على الاجتماعات الافتراضية. لكي تضمن وجود الجميع على نفس الصفحة وفتح قنوات تواصل فعّالة، ستحتاج إلى تطبيقات اجتماعات افتراضية تخدم ثلاثة محاور أساسية:

التواصل

ستحتاج إلى أداة عبر الإنترنت تساعد الفريق على الاجتماع معاً لمشاركة الأفكار والمعلومات ومناقشتها.

أفضل الأدوات

ScreenRec	مسجل شاشة بسيط ScreenRec يمكنه أن يكمّل أو يحلّ محل رسائل البريد الإلكتروني في كثير من المواقف؛ فهو يمكّن أعضاء فريقك من التقاط لقطات شاشة أو تسجيل فيديو للشاشة ومشاركة الرابط فوراً، وهو ممتاز للتواصل غير المتزامن.
Microsoft Teams	تطبيق تواصل متكامل للفرق يوفّر مؤتمرات فيديو، ومكالمات فيديو، ومشاركة للشاشة.
Skype	أحد أقدم وأشهر تطبيقات مكالمات الفيديو والصوت في السوق، ويمكن استخدامه أيضاً كـبرنامج مجاني لمشاركة الشاشة. العيب الرئيسي هو أن جميع المشاركين يحتاجون إلى حساب وتثبيت البرنامج على أجهزتهم.
Zoom	تطبيق مؤتمرات فيديو يمكنه استضافة اجتماعات كبيرة تصل إلى 100 مشارك (أو حتى 1,000 في الخطط الأعلى)، مع دعم مشاركة الشاشة عبر الإنترنت.

الجدولة

معرفة ما ينتظر الفريق من مواعيد نهائية واجتماعات افتراضية قادمة أمر أساسي، ويجب أن يكون جميع الأعضاء على علم به. برامج الجدولة تساعدك على عدم نسيان المواعيد المهمة وعدم استثناء أي شخص من الاجتماعات. وتزداد أهميتها إذا كان فريقك موزّعاً على مناطق زمنية مختلفة؛ إذ تساعدك على اختيار الوقت الأنسب للجميع.

أفضل الأدوات

Every Time Zone	تطبيق بسيط يتيح لك رؤية الأوقات الحالية في مختلف المناطق الزمنية حول العالم فوراً، دون تعقيدات أو خصائص إضافية كثيرة.
World Clock Meeting Planner	يساعدك على اختيار أفضل وقت للاجتماع الافتراضي؛ تدخل المناطق الزمنية لأعضاء الفريق، ويقوم التطبيق بإنشاء جدول يبيّن الأوقات الأنسب للجميع.
Worldtimebuddy	تطبيق يمكّنك من إنشاء حدث بعنوان وتاريخ ومدة محددة ومشاركته بسهولة مع الفريق.

التعاون

بعض الفرق تحتاج إلى أدوات تعاون أثناء المكالمة لتتمكّن من العمل معاً في الوقت الفعلي؛ مثل لوح أبيض مشترك، أو تطبيق لمشاركة الملفات وتحريرها بسهولة، أو تطبيق لإدارة المهام يحافظ على تركيز الجميع.

أفضل الأدوات

Google Drive / Google Workspace	مجموعة تطبيقات Google مثل Google Docs وSheets وSlides وغيرها في مكان واحد للعمل التعاوني على المستندات.
Asana	تطبيق شامل لإدارة المهام يمكنك من خلاله تعيين المهام والمواعيد النهائية ليطلع عليها الجميع ومتابعة إنجازها.
Miro	أبرز ما يميّز Miro هو خاصية اللوح الأبيض التفاعلي التي تساعد فريقك على العصف الذهني وتطوير الأفكار بصرياً.

الخطوة 3: إعداد ومشاركة الأهداف الرئيسية

أسوأ ما يمكنك فعله في أي نشاط مهني هو الدخول إلى الاجتماع من دون استعداد. بدلاً من ذلك، امنح نفسك وفريقك الفرصة لمشاركة الملاحظات والأفكار والنقاط المهمة قبل موعد الاجتماع.

خصّص وقتاً لإعداد جدول أعمال واضح للاجتماع في مستند واحد وشاركه مع فريقك. إذا كان الوقت ضيقاً، يمكنك تسجيل شرح لجدول الأعمال من شاشة حاسوبك باستخدام تطبيق مثل ScreenRec ثم مشاركة رابط الفيديو مع الفريق عبر أداة إدارة المهام مثل Asana أو Slack.

فكّر في تضمين العناصر التالية داخل جدول الأعمال:

الأهداف الرئيسية	ما الهدف من الاجتماع؟ وما النتائج التي تأملون الوصول إليها؟
الحضور	مَن الأشخاص الذين يجب أن يحضروا؟ ركّز على أصحاب العلاقة المباشرة بالموضوع. كلما قلّ عدد المشاركين في المكالمة، كان من الأسهل إدارتها.
الموضوعات	أخبر الجميع بالنقاط التي سيتم مناقشتها حتى يتسنى لهم التحضير المسبق للأفكار والملاحظات. نصيحة احترافية: اسمح للأعضاء باقتراح موضوعات جديدة أو إضافة تعليقاتهم على جدول الأعمال؛ فقد يضيفون نقاطاً مهمّة لم تكن في الحسبان.
هيكل الاجتماع	حدّد ترتيب مناقشة كل نقطة والوقت المخصّص لها. يساعد ذلك الجميع على الالتزام بالموضوع وعدم التشتّت.
المهام	وضّح المهام المطلوبة من كل شخص أو مجموعة، وحدّد ما يجب على كل مشارك تحضيره أو تقديمه خلال الاجتماع.
معلومات إضافية	من المفيد توفير معلومات أو روابط أو ملفات مرتبطة بموضوع الاجتماع لمساعدة الأعضاء على الاستعداد وتنفيذ مهامهم بكفاءة.
مراجعة سريعة	اذكر بإيجاز ما تم إنجازه منذ الاجتماع السابق، وشجّع على النقاش وحدّد التوقّعات للمهام الجديدة.

الخطوة 4: ناقش جدول الأعمال مع الفريق

بعد الانتهاء من إعداد جدول الأعمال، تأتي خطوة لا تقل أهمية: مناقشة المحتوى مع الفريق. تذكّر أن سرّ نجاح أي فريق يعمل عن بُعد هو التواصل الفعّال. وكما قال الكاتب ورائد الأعمال Mark Sanborn:

«في العمل الجماعي، الصمت ليس ذهبياً، بل قاتلاً».

وجود مساحة مخصّصة لأعضاء الفريق لمناقشة الأفكار والمخاوف هو أفضل وسيلة للحفاظ على الاحترام المتبادل ورفع المعنويات وزيادة الإنتاجية في الوقت نفسه.

افتح المجال لنقاش حقيقي حول جدول الأعمال، واسمح للفريق بإضافة التعليقات وإجراء التعديلات التي يتفق عليها الجميع. ولا تنسَ الاستفادة من أدوات التعاون التي تستخدمونها لتسهيل العمل المشترك.

الخطوة 5: دعُ الأشخاص المناسبين فقط

تطرّقنا إلى هذه النقطة سريعاً من قبل، لكنها حاسمة جداً للإنتاجية. في كثير من الأحيان يتم تنظيم اجتماع على مستوى الشركة كلها بينما الموضوع يهمّ عدداً محدوداً من الأشخاص فقط.

إذا كان الاجتماع مدته ساعة واحدة وحضره 25 موظفاً لا علاقة مباشرة لعملهم بموضوع الاجتماع، فهذا يعني إهدار 25 ساعة عمل منتجة. بدلاً من ذلك، حدّد بدقّة مَن يجب أن يحضر ومَن يمكنه البقاء خارج الاجتماع دون تأثير.

حاول إبقاء عدد المشاركين في أدنى حد ممكن. بعض تطبيقات الاجتماعات عبر الإنترنت تواجه صعوبة في التعامل مع أعداد كبيرة من المستخدمين في آن واحد، كما أن الاستماع إلى آراء الجميع يصبح أكثر تعقيداً. إدارة اجتماع مزدحم تحتاج إلى خبرة ووقت، لذا إن كنت في البداية، فابدأ بمجموعات أصغر.

الخطوة 6: اجعل الاجتماع جهداً جماعياً

لست مضطراً لأن تتحمّل عبء إدارة الاجتماع وحدك. هناك عدة أدوار يمكنك توزيعها على أعضاء الفريق لتخفيف الضغط عنك، وإشراك الجميع، وجعل كل فرد مستثمراً في نجاح الاجتماع.

من هذه الأدوار:

Secretary — يدوّن محضر الاجتماع ويجمع أهم النقاط والقرارات.
Facilitator — يسهل النقاش ويتأكد من أن الجميع حصلوا على فرصة للتعبير عن آرائهم وأن جميع المخاوف تم الاستماع إليها.
Time manager — يتابع الوقت ويضمن الالتزام بالهيكل الزمني المحدد لكل جزء من الاجتماع.

احرص على تدوير هذه الأدوار بين الأعضاء من اجتماع لآخر، حتى يحصل الجميع على فرصة المشاركة النشطة طوال مدة الاجتماع.

الآن بعد أن أصبحت مستعداً للاجتماع، لنلقِ نظرة على بعض النصائح التي ينبغي تذكّرها أثناء سير الاجتماع.

الخطوة 7: ابدأ بكسر الجليد افتراضياً

لا حاجة للانتقال مباشرة إلى صلب الموضوع. عندما ينضم الجميع إلى غرفة الاجتماع الافتراضي، ابدأ بدقائق بسيطة من الحديث الخفيف أو أنشطة كسر الجليد للاجتماعات عن بُعد لمساعدة الجميع على الشعور بالراحة. حالة الاسترخاء تساعد كثيراً في تدفق الأفكار والحلول.

لكن لا تفرط في ذلك؛ يكفي أن تستغرق أنشطة كسر الجليد بضع دقائق فقط. المهم أن تكون مساحة لطيفة ومرحة قليلاً لتعميق علاقة أعضاء الفريق ببعضهم البعض.

الخطوة 8: امنح الجميع فرصة للتحدث

قد تكون هذه واحدة من أهم نصائح الاجتماعات عن بُعد. أثناء التحضير للاجتماع ربما ولّدتم الكثير من الحماس، ومع فتح باب النقاش قد يبادر البعض إلى مشاركة آرائهم بقوة، بينما يتردّد آخرون في التحدث. لذلك، احرص على إعطاء كل شخص فرصة حقيقية ليعبّر عمّا يدور في ذهنه.

تذكّر المهام التي وزّعتها قبل الاجتماع؛ اطلب من كل عضو أن يشارك ما قام به والنتائج التي توصّل إليها. هذا يضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة ويشجعهم على التحدّث والشعور بالانتماء إلى الفريق.

الخطوة 9: ضع قواعد وآداب واضحة للاجتماعات الافتراضية

لكل مؤسسة مجموعة من القواعد وآداب الاجتماعات، وينطبق هذا أيضاً على الفرق التي تعمل عن بُعد والاجتماعات عبر الإنترنت. لا يخفى على أحد أن العمل من المنزل يجعل الناس أكثر استرخاءً.

لكن هذا الاسترخاء قد يتحوّل إلى مشكلة خلال الاجتماع من حيث اللغة أو الانضباط في العمل. تجنّب ذلك بوضع قواعد واضحة وآداب محددة قبل الاجتماع. على سبيل المثال:

اختبر تجهيزاتك مسبقاً (جرّب تطبيق مكالمات الفيديو، والكاميرا، والمايكروفون، وأي أدوات أخرى تحتاجها للتأكد من أنها تعمل بسلاسة).
ناقش جدول الأعمال مع الفريق وكن مستعداً بالمعلومات والملفات اللازمة.
اسمح للجميع بالتعريف بأنفسهم في بداية الاجتماع، خاصة إذا انضم أعضاء جدد.
امنح المتحدّثين كامل انتباهك (ويشمل ذلك تجنّب تعدد المهام أو تصفّح الهاتف أثناء الحديث).
أغلق الإشعارات على أجهزتك أثناء الاجتماع.
احرص على أن يكون جميع المشاركين في مكان هادئ قدر الإمكان لتقليل الضوضاء والتشتيت.

الخطوة 8: شارك ملخصاً بنقاط الاجتماع

حتى بعد انتهاء الاجتماع، ما زال هناك ما يمكنك فعله لضمان أن الوقت الذي قضيتموه كان مثمراً.

احتمال أن يتذكّر الجميع كل ما قيل في الاجتماع ضعيف جداً. إرسال ملخّص أو محضر بالاجتماع يساعد أعضاء الفريق على تذكّر القرارات المتخذة والمهام الموكلة إليهم. تأكد من أن الـ Secretary (أو الشخص المكلّف بتدوين الملاحظات) يسجّل المعلومات التالية:

قائمة الحضور.
الموضوعات التي تمت مناقشتها.
القرارات التي تم اتخاذها.
المهام التي تم توزيعها.
المواعيد المهمة.
أي ملاحظات إضافية ذات صلة.

الخطوة 9: شارك تسجيل الاجتماع

تسجيل الاجتماع فكرة ممتازة، خاصة إذا تعذّر حضور أحد المشاركين أو انقطع الاتصال لدى أحدهم أثناء المكالمة. يتيح التسجيل لأعضاء الفريق الرجوع إلى ما فاتهم، لذلك يُعدّ من أفضل ممارسات الاجتماعات الافتراضية. لكن قبل البدء في التسجيل، احرص على معالجة كل الاعتبارات القانونية المرتبطة بتسجيل الاجتماعات في شركتك.

بعض تطبيقات مؤتمرات الفيديو توفّر خيار تسجيل الاجتماع، لكن ليست جميعها متساوية، وبعضها لا يدعم هذه الميزة أساساً. في هذه الحالة يمكنك استخدام مسجل شاشة لتسجيل الشاشة + صوت النظام + المايكروفون. يمكن أن يكون ScreenRec طوق نجاة عندما تحتاج إلى تسجيل الاجتماع، لأنه لا يفرض حدوداً زمنية على التسجيل، ويسمح لك بمشاركة الفيديو مع المشاركين عبر رابط خاص وآمن.

الخلاصة

مع وجود كل هذه العناصر المتحركة لإنجاح الاجتماع الافتراضي، يصبح التخطيط الجيد أمراً حاسماً. لكن كلما عقدت المزيد من هذه الاجتماعات الناجحة، أصبح التخطيط والتنفيذ أسهل بكثير. ابذل جهداً حقيقياً في التحضير، وسيتحوّل واقع «العمل من المنزل» الجديد إلى تجربة مريحة ومنتجة لك ولفريقك.