أفضل 16 أداة للعمل عن بُعد يحتاجها فريقك

أصبح العمل من المنزل أكثر شيوعًا خلال السنوات الأخيرة، ولكننا شهدنا انفجارًا حقيقيًا في هذا الاتجاه مؤخرًا. يشير تقرير Global Workplace Analytics إلى أنه في عام 2016 كان 43% من القوى العاملة في الولايات المتحدة يعملون من المنزل على الأقل لبعض الوقت. ومع التغيّر الجذري الذي يعيشه العالم اليوم، يتوقّع التقرير أن من يعملون من المنزل حاليًا سيستمرون في ذلك حتى بعد عودة الأمور إلى طبيعتها:

«أفضل تقديراتنا هي أننا سنرى ما بين 25–30٪ من القوى العاملة يعملون من المنزل لعدة أيام في الأسبوع […]»

إذا تحقّق هذا التوقّع وازداد الطلب على العمل عن بُعد، فسيتعيّن على العاملين من المنزل التكيّف بسرعة. وهنا يأتي دور أدوات العمل عن بُعد التي ستلعب دورًا محوريًا في المرحلة القادمة.

المنضمّون حديثًا إلى عالم العمل من المنزل سيجدون في البداية صعوبة في تحديد أهداف واضحة للعمل من المنزل والحفاظ على التركيز والإنتاجية. لكن عندما تضيف بعض أدوات العمل عن بُعد إلى روتينك، ستصبح عملية الانتقال أسهل بكثير، وسرعان ما سيصبح العمل من المنزل هو الوضع الطبيعي الجديد. إذا لم يكن لديك وقت، شاهد أفضل ثلاث أدوات في الفيديو أدناه، وإلا فتابع القراءة للاطلاع على القائمة الكاملة.

سواء كنت تعمل عن بُعد بمفردك أو تدير فريقًا يعمل عن بُعد، إليك قائمة شاملة بأفضل 16 أداة للعمل عن بُعد لا يمكنك الاستغناء عنها.

مسجّلات الشاشة

الاتصال اللحظي ضروري في كثير من الحالات، لكنّه أحيانًا يعيق قدرتنا على التركيز. إذا كنت تقضي يومك في الاجتماعات أو تتعرّض لمقاطعات مستمرة بسبب الدردشة، فلن تتمكّن من إنجاز الأعمال التي تتطلّب تركيزًا عميقًا مثل التصميم أو الكتابة أو البرمجة.

إذا كانت لديك وظيفة مرنة مثل كثيرين اليوم، فإن الاتصال غير المتزامن يصبح عنصرًا أساسيًا، وهنا يمكن أن يكون مسجّل الشاشة أفضل صديق لك.

تُعد برامج تسجيل الشاشة طريقة رائعة لنقل المعلومات التي يمكن شرحها بصريًا بشكل أوضح من الرسائل الطويلة. على سبيل المثال، يمكنك استخدام مسجّل الشاشة لـإرسال رسائل بريدية فيديو أو كإضافة إلى أدوات مراجعة الشيفرة البرمجية. كما أنها ممتازة لتسجيل فيديوهات الشرح التعليمية أو تسجيل ومشاركة المكالمات والاجتماعات عبر الفيديو.

1. ScreenRec

ScreenRec هو مسجّل شاشة بدون علامة مائية ويُعد في الوقت نفسه أداة أساسية للعمل عن بُعد. بضغطة اختصار بسيطة، يمكنك تسجيل الشاشة بالكامل أو جزء معيّن منها بدقّة عالية. كما يمكنك تسجيل صوت الكمبيوتر أو الميكروفون أو كليهما، وهذا ليس حتى أفضل ما في الأمر؛ فما فائدة تسجيل الشاشة إذا لم تستطع مشاركتها بسهولة؟

يقوم ScreenRec تلقائيًا بإنشاء رابط خاص قابل للمشاركة يمكنك نسخه ولصقه في أي مكان، وبالتالي لن تقلق من الانتظار طويلًا حتى يكتمل رفع الفيديو. البرنامج مجاني تمامًا بدون علامات مائية أو قيود. إنّه فعلًا أحد أهم أدوات الإنتاجية للعمل من المنزل؛ يمكنك استخدامه لأي شيء بدءًا من شهادات الفيديو وصولًا إلى مراجعة الشيفرات.

2. CamStudio

يُعد CamStudio مسجّل شاشة آخر يقدّم تسجيلًا سهلًا بدون تعقيد. يوفّر البرنامج بعض مزايا التحرير الأساسية التي تتيح لك إدخال تعديلات بسيطة على فيديوهاتك. يتم حفظ ملفات الفيديو بصيغة AVI ويمكن حرقها على قرص DVD أو رفعها يدويًا على مواقع مشاركة الفيديو.

3. OBS

يُعد OBS واحدًا من أكثر برامج تسجيل الشاشة المجانية تقدّمًا وتعقيدًا التي قد تصادفها. هذا البرنامج المفتوح المصدر يمنحك مئات إمكانات التسجيل والتحرير. قد يستغرق الأمر بعض الوقت لتعتاد عليه، لكن بعد ذلك سيكون أداة ممتازة لإنشاء فيديوهات شروحات ودروس احترافية المظهر.

4. Movavi Screen Recorder

يُعتبر Movavi أداة رائعة لإنشاء الدروس التعليمية. فهذا المسجّل المتعدّد الاستخدامات يلتقط شاشة الكمبيوتر ولقطات كاميرا الويب في الوقت نفسه. ورغم أنّه لا يتيح تسجيل صوت النظام، إلا أنّه يوفّر مزايا تحرير فيديو أساسية. لذا إذا كنت ترغب في تسجيل فيديو سريع يتطلّب شرحًا مطوّلًا، فقد يكون Movavi تطبيقًا مناسبًا لتجربته.

5. ClickUp

ClickUp منصة قوية لزيادة الإنتاجية صُمّمت لإدارة كل شيء بدءًا من مهامك اليومية وصولًا إلى المشروعات المعقّدة، مع جمع كل ما تحتاجه في مساحة عمل تعاونية واحدة. يقدّم ClickUp مجموعة غنيّة من مزايا التعاون لتلبية احتياجات أنواع مختلفة من الأعمال والقطاعات، ومن بينها أداة مدمجة لتسجيل الشاشة تُسمّى Clip.

من داخل مساحة عملك في ClickUp، تتيح لك أداة Clip تسجيل أي تبويب في المتصفح أو نافذة تطبيق أو الشاشة بالكامل. يمكنك إضافة تعليق صوتي أثناء التسجيل عبر الميكروفون المدمج، ثم تشغيل الفيديو فورًا أو مشاركته عبر رابط، دون الحاجة إلى تحميل الملف. وباستخدام Clip يمكنك إنشاء مهمة جديدة في ClickUp مباشرة من التسجيل حتى يبدأ الفريق في تنفيذ ما ورد في رسالتك.

إدارة المهام

تساعدك تطبيقات إدارة المهام هذه أنت وفريقك على البقاء مركزين وعلى المسار الصحيح من خلال مزايا متنوّعة تتيح لكم عرض المهام وتوزيعها بسهولة.

1. ProofHub

يُعد ProofHub أداة بديهية للغاية لإدارة المشروعات والتعاون في العمل عن بُعد. فهو يأتي محمّلًا بالعديد من المزايا التي تساعد مديري المشروعات على التعاون بفعالية مع فرقهم البعيدة والفرق التي تعمل من المكتب في الوقت نفسه.

مع ProofHub تحصل على لوحات كانبان لتعيين المهام للفريق البعيد، ومخططات جانت لتتبّع تقدّم المهام، والدردشة والنقاشات للتواصل مع أعضاء الفريق، وأدوات المراجعة الإلكترونية لاعتماد الملفات، والتقويم للحفاظ على جدولك، بالإضافة إلى الإعلانات لمشاركة إنجازات أعضاء الفريق البعيد مع الجميع.

2. Asana

Asana أداة تعاون للعمل عن بُعد (وبرنامج لإدارة المشروعات) تنقل تنظيم العمل إلى مستوى جديد تمامًا. كل مهمة تُنشأ تحصل على مساحة مخصّصة يمكن مشاركة المستندات والتعليقات والمحادثات والمزيد بداخلها، ما يقلّل الالتباس ويزيد من إنتاجية فرق العمل عن بُعد.

3. Trello

يركّز Trello على العرض البصري للمهام من أجل تسهيل التعاون عن بُعد. إذ تُنظم جميع المهام في بطاقات مرتّبة تظهر على صفحة واحدة، ويمكنك بسهولة تعيين الأعمال للأفراد أو الفرق ومتابعة كل شخص على أي مهمة يعمل.

4. Basecamp

يُعد Basecamp أداة شهيرة للفرق الافتراضية منذ فترة طويلة، وليس ذلك من فراغ. فالمؤسّس Jason Fried من أبرز الداعمين لفكرة العمل من المنزل منذ سنوات، وقد ألّف كتابًا كاملًا عن العمل عن بُعد. لذا يمكنك أن تكون واثقًا من أنّ فريق Basecamp يفهم تمامًا التحديات التي تواجه الفرق الموزّعة.

توفّر هذه الأداة حزمة إنتاجية متكاملة تشمل تعيين المهام، وجدولة الاجتماعات، والمحادثات الجماعية، ومشاركة المستندات، وتتبع التقدّم. قد يكونوا الآن في الإصدار الثالث من برنامج العمل عن بُعد هذا، لكنه يبدو وكأنه يتحسّن باستمرار.

5. Wrike

Wrike أداة تعاون للعمل عن بُعد تضعك في مقعد التحكّم. مع لوحات قابلة للتخصيص بالكامل، يمكنك إعداد فريقك لتعيين المهام وعرضها ومراقبة تقدّمها. وتحوّل مخططات جانت Wrike إلى أداة تعاون على مستوى أعلى من خلال منحك نظرة أعمق على من يقدّم أكبر قدر من العمل داخل الفريق.

أدوات التواصل

تساعدك أدوات التواصل عن بُعد على البقاء متصلًا مع الزملاء من خلال مكالمات الفيديو والصوت ومشاركة المستندات.

1. Zoom

عندما تفكّر في أفضل أدوات التواصل للفرق البعيدة، غالبًا ما يكون Zoom أول ما يخطر في بالك. فقد ازداد انتشار تطبيق مؤتمرات الفيديو هذا في الأشهر الأخيرة بشكل ملحوظ، وباستحقاق.

أثبت Zoom نفسه كأكثر برامج محادثات الفيديو المجانية موثوقية، إذ يمكنه استضافة ما يصل إلى 100 مشارك بدون تقطّع أو أعطال. وبصفته برنامجًا قويًا حقًا، يسمح Zoom للجميع بالانضمام بسهولة إلى أي اجتماع افتراضي مع إمكانية مشاركة الشاشة والدردشة ورفع المستندات.

2. PDFliner

PDFliner منصة لإدارة المستندات والتعاون عليها عبر الإنترنت، خاصةً ملفات PDF. التطبيق سحابي بالكامل، ما يتيح لزملائك الوصول إلى ملفات PDF والمستندات والفواتير والصور والتوقيعات الإلكترونية وغيرها من الملفات المرفوعة إلى حساب الفريق. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك مشاركة المستندات عبر الروابط أو البريد الإلكتروني.

3. Skype

يُعد Skype برنامجًا عريقًا أثبت جدارته في جمع الجميع معًا وتسهيل تواصل فرق العمل عن بُعد. وعلى الساحة منذ ما يقرب من عقدين، يواصل Skype التطوّر والتكيّف مع متطلبات العمل من المنزل اليوم. من محادثات الفيديو والمكالمات الصوتية إلى الدردشة ومشاركة الملفات، هناك الكثير مما يمكنك القيام به باستخدام Skype.

(المصدر)

4. Dropbox

يُعرف Dropbox على نطاق واسع كأحد أفضل تطبيقات مشاركة الملفات عبر الإنترنت. فهو تطبيق سحابي يتيح لأي عضو في الفريق الوصول إلى المستندات والفيديوهات والصور وأي ملفات أخرى مرفوعة إلى حساب الفريق. ومشاركة ملف لا تتطلّب أكثر من سحبه وإفلاته في مجلد الفريق المشترك.

5. Slack

صحيح أن Slack يُصنّف تقنيًا كـأداة للتواصل بين الموظفين، لكنه يقدّم الكثير لإدارة الفريق بشكل عام بحيث يصعب حصره في فئة واحدة فقط. من الجدولة وتوزيع المهام إلى مشاركة الملفات والتتبّع والمزيد، يقوم Slack بكل ذلك تقريبًا، ما يجعله من أبرز أدواتنا المفضّلة ضمن قائمة أدوات العمل عن بُعد. وإذا كنت قد جرّبت Slack ولم تكن راضيًا تمامًا عنه، يمكنك الاطلاع على بدائل Slack المقترحة.

إدارة الوقت

تطبيقات إدارة الوقت مثالية لمساعدة الفرق الموزّعة عبر مناطق زمنية مختلفة على العمل وفق جدول واحد عند التخطيط للاجتماعات وتحديد المواعيد النهائية.

1. Worldtimebuddy

ليس من السهل أبدًا متابعة الفروق بين المناطق الزمنية المختلفة. فمعرفة الوقت الحالي في كل موقع من مواقع زملائك قد تكون مهمة مرهقة. يتولّى Worldtimebuddy هذه المهمة بدلًا منك؛ فما عليك سوى اختيار المناطق التي تهمك لترى الأوقات الحالية فيها مجتمعة على صفحة واحدة.

2. Indy

Indy أداة مريحة تتيح لك تسجيل وقت عملك بنقرة زر واحدة وإيقاف المؤقّت كلما أخذت استراحة. يمكّنك متتبّع الوقت من تصفية سجلاتك بطرق مختلفة لتحصل على صورة واضحة عن عدد ساعات عملك والمهام التي أنجزتها. وفي نهاية الأسبوع أو الشهر يمكنك ربط عدد ساعاتك بفاتورة جاهزة، وكل ما عليك فعله هو إضافة أجرك بالساعة قبل إرسالها إلى العميل.

3. Toggl

Toggl متتبّع وقت متكامل يسجّل جميع مهام عملك، حتى أبسطها مثل مراجعة البريد الإلكتروني أو وقت التنقّل. تُعد هذه الأداة إضافة ممتازة للعمل عن بُعد لأنها تتيح لك رؤية دقيقة لكمية الوقت والمال التي تُنفق على أنشطتك اليومية.

4. Rescue Time

Rescue Time متتبّع وقت يعمل تلقائيًا في الخلفية أثناء عملك. ويُعد من أفضل أدوات الإنتاجية للعمل من المنزل لأنه يوضّح لك مقدار الوقت الذي تقضيه في كل مهمة من مهامك (وبالطبع مقدار الوقت الذي تهدره أيضًا).

5. factoHR

تمكّنك أداة Timesheet من factoHR من مراقبة الوقت وتحليل إنتاجية فرقك التي تعمل عن بُعد بكفاءة عالية. تتيح المنصة للموظفين إدخال تفاصيل مشروعاتهم ومهامهم والوقت المطلوب لإكمال كل مهمة، ما يساعد المديرين على تتبّع الساعات الإنتاجية وغير الإنتاجية. وتساعدك تدفقات العمل القابلة للتخصيص على إنشاء عملية اعتماد هرمية وشفافة، بينما تمكّنك التقارير الجاهزة للتنزيل من إدارة البيانات حتى خارج المنصة. يتميّز factoHR بسهولة الاستخدام والمتانة وإمكانية التكامل السلس مع أدوات أخرى، حتى تحصل على أقصى استفادة من العمل عن بُعد.

الخلاصة

ها قد انتهينا! كل واحدة من هذه الأدوات المخصّصة لعمل الفرق عن بُعد يمكنها أن تساعدك أنت وفريقك على البقاء مسيطرين على سير العمل. سواء كنت تستخدم ScreenRec لتسجيل اجتماعاتك المهمة أو Asana للحفاظ على تنظيم المهام، فلن يكون العمل عن بُعد أسهل من ذلك.