5 استراتيجيات أساسية للتواصل مع فريق العمل عن بُعد

هل تريد معرفة شيء مدهش؟ في عام 2016 أظهرت دراسة أن 57% من الموظفين يقولون إنهم لا يحصلون على توجيهات واضحة، وأن 69% من المديرين لا يشعرون بالارتياح عند التواصل مع الموظفين عموماً. هل يمكنك تخيّل ذلك؟ أكثر من نصف القوة العاملة لديهم مشكلات مع التواصل في بيئة العمل.

قد تبدو هذه الأرقام صادمة، لكن معظم قادة الفرق يعرفون جيداً صعوبة التواصل، خصوصاً عندما يتعلق الأمر بالتواصل مع فريق يعمل عن بُعد. لنكن صريحين: التواصل في المكاتب التقليدية ليس سهلاً، لكن التعامل مع المشكلات نفسها مع فريق موزّع جغرافياً أصعب بكثير. ستتعامل مع فروق التوقيت، وتأخّر وصول المعلومات، وتعدد أدوات العمل عن بُعد، والاجتماعات الافتراضية، وسوء فهم النبرة بسبب غياب اللقاءات الوجاهية. وإذا استمرت هذه المشكلات، ستؤثر لا محالة في إنتاجية الفريق وحتى معنوياته. لهذا يبدو التواصل عن بُعد معقداً، لكنه لا يجب أن يكون كذلك.

لقد بحثنا عن خمس استراتيجيات أساسية للتواصل مع الفرق عن بُعد يستخدمها قادة الفرق ومديرو الفرق البعيدة الناجحون في عملهم اليومي. يمكنك تطبيق هذه الاستراتيجيات «المخفية» على روتينك اليومي لتلاحظ تحسّناً عاماً في التواصل داخل فريقك عن بُعد.

حسِّن سرعة التواصل

لا يوجد ما هو أكثر إزعاجاً من محاولة إيصال رسالة إلى شخص ما بينما يستغرق الأمر وقتاً طويلاً جداً لصياغة الرسالة أو إرسالها. سرعة التواصل عنصر حاسم في العمل عن بُعد؛ فهي لا توفّر وقتك فحسب، بل تُعد أيضاً ركناً أساسياً في إدارة الفرق عن بُعد.

في كثير من الأحيان ما زال البعض يعتمد على لقطات الشاشة التقليدية ومشاركتها يدوياً في رسائل البريد أو المستندات، وهو أمر يستهلك وقتاً وجهداً كبيرين. إذا ضغطت على زر معين لالتقاط الشاشة الكاملة ثم نسخ الصورة ولصقها في أداة تحرير، أو استخدمت اختصارات من نوع Ctrl + PrtSc، فالنتيجة واحدة: عملية طويلة متكررة.

هذا الأسلوب في التواصل مرهق جداً ويهدر الوقت، لذلك تحتاج إلى تسريع وتبسيط عملية تبادل الرسائل والشرح البصري لتوفّر الوقت والمال وتجعل الأمور أسهل عليك وعلى أعضاء فريقك.

أفضل أداة: ScreenRec

يُعتبَر ScreenRec أداة أساسية لأي فريق يعمل عن بُعد ويواجه تحديات في سرعة التواصل. ScreenRec هو مسجل شاشة وأداة لالتقاط الصور من الشاشة، يتيح لك تسجيل عدد غير محدود من فيديوهات الـ HD مع الصوت، والتقاط لقطات شاشة وتحريرها.

لكن جوهر قوة ScreenRec أنه أداة تواصل للفِرق يمكنها تقريباً أن تحلّ محل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة والمتكررة. هذا التطبيق البسيط يأخذ التواصل غير المتزامن إلى مستوى جديد؛ فبدلاً من كتابة رسائل مطوّلة، يمكنك إرسال «فيديو إيميل» بتسجيل ما تريد قوله بالميكروفون مع تسجيل الشاشة في الوقت نفسه لتقديم شرح بصري واضح.

بعد الانتهاء، يتم نسخ رابط خاص وآمن تلقائياً إلى الحافظة لديك، ويمكنك لصقه في أي مكان ومشاركته مع أي شخص يحتاج إلى مشاهدته. يمكنك تجربة ScreenRec من هنا.

استفِد من منصّات التعاون

لن يصل التواصل في الفرق الافتراضية إلى أفضل مستوياته إلا عندما يكون كل فرد في الفريق الموزّع على «نفس الصفحة». وهنا يأتي دور منصّات التعاون؛ فمن خلال المنصّة المناسبة يمكنك أنت وفريقك متابعة المهام، ومواعيد التسليم، ومساهمات كل فرد، وتقدّم العمل بصورة واضحة.

بهذه الطريقة يعرف الجميع ما هو متوقَّع منهم ومن الفريق ككل. وبحسب المنصّة، قد تتمكن أيضاً من التعليق على المهام، ومشاركة الملفات، وغير ذلك الكثير.

أفضل أداة: Asana

توفر Asana كل ما تحتاجه تقريباً من منصة تعاون. فهي في جوهرها أداة لإدارة المهام والمشاريع تتيح لك تعيين المهام لكل عضو في الفريق مع تحديد مواعيد الاستحقاق، وتصنيفات، وأقسام للتعليقات، مع إمكانية تتبّع التقدّم بسهولة.

ومع توفر نسخة سطح مكتب ونسخة للهاتف المحمول، يصبح التواصل عن بُعد أسهل بفضل التنبيهات اللحظية المتعلقة بالمهام والمشاريع التي تهمّك أنت فقط. يمكنك معرفة المزيد عن Asana هنا.

وبما أننا نتحدث عن التعاون عبر الإنترنت، قد ترغب أيضاً في مشاهدة هذا الفيديو حول أفضل الأدوات للعمل عن بُعد.

اعقِد اجتماعات افتراضية عند الحاجة

نعلم جميعاً أن الاجتماعات قد تكون مستهلكة للوقت وأحياناً مضيعة له، لكنها رغم ذلك تظل أداة مهمّة جداً للتواصل مع الفرق عن بُعد. في بيئة العمل التقليدية يرى الزملاء بعضهم يومياً، ما يجعل تبادل المعلومات الأساسية أمراً بديهياً. أما في العمل عن بُعد، فقد يجد أعضاء الفريق أنفسهم خارج دائرة الأحداث من دون قصد. وإذا كنت موظفاً جديداً، فإن تجربة التأهيل (Onboarding) تكون أفضل عادةً عندما تقابل مديرك وزملاءك على الأقل في اجتماع افتراضي واحد مبكر.

لتجنّب ترك أي شخص خارج الصورة، يجدر بقادة الفرق تنظيم اجتماعات افتراضية دورية لمشاركة المعلومات المهمة حول المشاريع الجارية مع الجميع. كما تشكّل هذه الاجتماعات مساحة آمنة يعبّر فيها أعضاء الفريق عن آرائهم ومخاوفهم وتُناقش فيها المشكلات للوصول إلى حلول واضحة.

أفضل أداة: Zoom

استراتيجيات التواصل مع فريق العمل عن بُعد

يُعَد Zoom تطبيقاً موثوقاً لعقد مؤتمرات الفيديو، ويمكنه استيعاب ما يصل إلى 100 مشارك في الاجتماع الواحد. ومع مزايا مثل السبورة البيضاء (Whiteboard)، ومشاركة الشاشة، وإمكانية التسجيل من داخل التطبيق، يصبح تحقيق تواصل افتراضي فعّال أمراً في المتناول. تتيح النسخة المجانية عقد اجتماعات لمدة تصل إلى 40 دقيقة، وهو وقت كافٍ عادةً للاجتماعات الأسبوعية للفريق. اطّلع على كيفية عمل Zoom.

أنشئ «زاوية اجتماعية افتراضية» للفريق

كل شخص يحتاج إلى بعض الوقت بعيداً عن ضغط العمل لتصفية ذهنه، وعندما تعمل من المنزل ستجد نفسك غالباً تفعل ذلك بمفردك. في المكاتب التقليدية هناك دائماً «زاوية» يجتمع فيها الموظفون للدردشة حول مواضيع غير متعلقة بالعمل، وغالباً ما يُشار إليها مجازاً بـ «مبَرّد المياه» (Water Cooler).

رغم أنك تواجه الكثير من التحديات في إدارة الفرق عن بُعد، لا يجب أن يكون غياب هذه المساحة غير الرسمية واحداً منها. يمكنك استخدام عدد من الأدوات عبر الإنترنت لإنشاء مكان افتراضي لفريقك مخصّص للدردشة الخفيفة والمرح. هذا النوع من المساحات يساعد أعضاء الفريق على التقرّب من بعضهم البعض، وغالباً ما ينعكس ذلك إيجاباً على الإنتاجية. وبالحديث عن الإنتاجية، قد ترغب في الاطلاع على قائمة أفضل تطبيقات الإنتاجية التي ننصح بها.

أفضل أداة: Yammer

يُشبِه Yammer شبكة تواصل اجتماعي داخلية موجّهة لفريقك فقط. بواجهة شبيهة بـ Facebook يمكن للأعضاء إنشاء ملفات شخصية ونشر منشورات والتعليق على منشورات الآخرين. اطّلع على Yammer لترى إن كان مناسباً لفريقك.

طوِّر مهاراتك الشخصية في التواصل

سواء كنت تبني فريق مبيعات عن بُعد أو فريق تطوير برمجيات يعمل عن بُعد، فإن جودة التواصل هي ما يحدد مدى نجاحكم في العمل معاً ومع العملاء. نبرة الصوت، واختيار الكلمات، ولغة الجسد (عندما يكون الفيديو مفعّلاً) كلها عناصر تلعب دوراً مهماً في كيفية وصول الرسالة.

عندما يفهم الجميع أساليب بعضهم في التواصل ويكون كل فرد واعياً بنقاط قوته وضعفه في هذا الجانب، يصبح التعاون أسلس بكثير وتقلّ احتمالات سوء الفهم.

أفضل «أداة»: التزامك الشخصي ورغبتك في التعلّم

يمكنك البدء مع هذا الدليل لتحسين مهارات التواصل في العمل.

ملخص

الاستراتيجية	أفضل أداة	النتيجة المتوقعة
#1 تحسين سرعة التواصل	ScreenRec	توفير الوقت عن طريق تسجيل فيديو للشاشة مع الصوت لإرسال الملاحظات، والتغذية الراجعة، والمعلومات العامة بسرعة.
#2 استخدام أدوات التعاون	Asana	وضع الجميع على نفس المسار وتشجيع العمل بإنتاجية أعلى.
#3 عقد اجتماعات افتراضية	Zoom	إبقاء جميع أعضاء الفريق داخل دائرة المعلومات ومشاركة الآراء والمخاوف بشفافية.
#4 إنشاء مساحة دردشة افتراضية	Yammer	منح الفريق مساحة للاسترخاء والتعارف بشكل غير رسمي، ما يعزز الروابط بين الأعضاء.
#5 بناء مهارات التواصل الشخصية	البحث المستمر والإصرار على التعلّم	التواصل مع الفريق بطريقة مهنية وإنسانية تجعل الجميع يشعر بالراحة والانتماء.

تعلّم كيفية التواصل مع فريق يعمل عن بُعد يصبح أمراً بسيطاً عندما تطبّق هذه الاستراتيجيات الخمس وتستخدم الأدوات المناسبة. بعد فترة قصيرة ستلاحظ أن فريقك بدأ يعمل بإيقاع مريح يحافظ على سير العمل بكفاءة مع عدد أقل من العوائق.

وبينما تفكّر في الخطوة التالية، يمكنك تحميل ScreenRec مجاناً والتفكير في تجربة الإصدارات المدفوعة من Asana وZoom وYammer. خطوة صغيرة اليوم قد تجعل تحديات التواصل مع فريقك عن بُعد مجرّد ذكرى قريبة.