Как наладить эффективную коммуникацию на работе

Мы постоянно слышим, что хорошая коммуникация — основа любых успешных отношений. Но понимаем ли мы, что это же правило в полной мере работает и для офиса?

Просто задумайтесь об этом.

Коммуникация на рабочем месте — самый простой способ избежать потенциальных конфликтов.

Её важность часто недооценивают или неправильно понимают, но, поверьте, это совсем не тёмное искусство. Если разобраться в основных типах коммуникации и понять, как эффективно общаться на работе, ваши рабочие дни станут менее стрессовыми и хаотичными.

И нет, для этого не нужно прочитать сотни статей про «коммуникацию в офисе». Давайте разберёмся в главном.

Коммуникация на работе может СИЛЬНО раздражать.

Почему коммуникация на работе так важна?

Сидя на кофеине и в стрессе, каждый мечтает одним махом победить все конфликты в офисе. Именно этого помогает добиться эффективная коммуникация.

Понятное, прозрачное общение помогает нам лучше понимать мысли и чувства коллег. Оно укрепляет рабочие отношения, что, в свою очередь, улучшает командную работу и общий моральный климат в офисе.

Пример…

Представьте, что вы работаете в токсичной среде, где коллеги постоянно спорят, ссорятся и выясняют отношения.

Том утверждает, что Джуди не отправила ему квартальный отчёт, который нужно прочитать и доработать до дедлайна. Джуди настаивает, что отправляла — и так они спорят взад‑вперёд.

Всего этого можно было бы избежать, если бы Том и Джуди знали, как правильно общаться друг с другом.

В чём важность эффективной коммуникации на работе? Проще говоря, она может как сделать вашу карьеру, так и разрушить её…

Грустная правда в том, что подобные ситуации — норма во многих компаниях. Это ведёт к падению продуктивности и формированию негативной рабочей культуры. Недавний опрос показал, что в среднем крупные компании могут терять до 62,4 млн долларов в год из‑за «недостаточной коммуникации с сотрудниками и между ними».

Важность хорошей коммуникации невозможно переоценить. Если вы хотите более лёгкую и позитивную рабочую атмосферу с меньшим уровнем стресса, начните просто говорить друг с другом.

Какие бывают четыре типа коммуникации?

Лучший способ получить все выгоды от эффективной коммуникации — понять 4 базовых формы общения.

1) Межличностная

Это самая распространённая форма общения между сотрудниками. Суть в следующем:

Обмен. Межличностное общение — это близкий, доверительный формат, в котором коллеги регулярно (и добровольно) делятся личными деталями.
Слушать и говорить. Понять межличностную коммуникацию просто: достаточно уметь слушать и чувствовать себя комфортно, когда вы открыто высказываетесь.
Построение команды. Руководителям стоит поощрять такое общение, потому что оно помогает сотрудникам устанавливать личный контакт.

2) Невербальная

Невербальная коммуникация — это общение без слов. Вот что включает в себя эффективное невербальное общение:

Скрытые эмоции. Важно понимать невербальные сигналы, потому что они часто выдают скрытые чувства и переживания.
Язык тела и мимика — ключевые элементы невербальной коммуникации. По ним считывают состояние и намерения собеседника.
Двусмысленность. Следите за невербальными сигналами, но не делайте поспешных выводов: жесты легко неверно интерпретировать. Рука на поясе для вас может быть шуткой, а для коллеги — признаком раздражения. Лучше сначала узнать человека, а уже потом «расшифровывать» его движения.
Риск недопонимания. Используя невербальную коммуникацию, важно хорошо знать человека, с которым вы общаетесь, чтобы уменьшить риск ошибок.

3) Письменная

Здесь всё довольно очевидно: письменная коммуникация — это письма, электронная почта, служебные записки и заметки. Важно помнить следующее:

Относительная безопасность. У вас есть время обдумать формулировки (мнение это или факт), проверить текст на ошибки и убрать то, что может показаться неуместным.
Простор для (не)понимания. В письмах нет личного присутствия и эмоций, из‑за чего общение может казаться холодным и формальным. Часто именно в письменной коммуникации тон сообщения считывается неправильно.

Посмотрите на пример…

«Да ты гений!»
против
«Да ты гений.»

В первом случае это комплимент, во втором — сарказм.

Подобные сообщения очень легко (и крайне опасно для карьеры) неправильно понять. Письменно сарказм почти никогда не считывается так, как вы задумывали.

Требует особого внимания. Письменное общение на работе неизбежно, поэтому важно перечитывать, редактировать и вычитывать текст. Исправить уже отправленное письмо почти невозможно. Прочитайте вслух то, что собираетесь отправить. Если «что‑то не так» — лучше переписать. Можно также воспользоваться онлайн‑сервисом проверки грамматики, например сервисом проверки грамматики.

Кстати… Письменная коммуникация становится проще и менее отвлекающей, если использовать подходящие приложения для командной коммуникации.

4) Устная

Устная коммуникация — привычный нам с детства формат: говорить, чтобы быть понятым. Важно помнить следующее:

Помогает решать конфликты. Это лучший способ предотвратить и погасить конфликт в коллективе, потому что при живом общении почти нет места для двойных трактовок (если говорящий выражается ясно).
Очень эффективна. Интонация, темп и паузы помогают сделать разговор более понятным и прямым, уменьшая шансы на недопонимание.

Как улучшить свои коммуникативные навыки на работе

(Как применить всё это на практике)

Итак, вы уже понимаете, почему профессиональная коммуникация в офисе так важна и какую роль играют разные её виды.

Отлично!

«Но как использовать это знание, чтобы реально улучшить свои коммуникативные навыки на работе?»

Отличный вопрос! Независимо от того, владеете ли вы бизнесом или работаете в службе поддержки клиентов, правильная постановка целей поможет выстроить эффективную коммуникацию. Вот шесть ключевых навыков, к которым стоит стремиться.

1) Будьте дружелюбны

Все знают поговорку про «мёд и уксус». Если вы хотите наладить позитивную коммуникацию на работе, начните с готовности её принимать. Будьте приветливы. Мало кто захочет завести разговор с человеком, который демонстративно отгораживается от остальных, поэтому сделайте открытость одним из своих главных коммуникативных ориентиров.

2) Узнайте своих коллег

Лучше понимать, с какими людьми вы работаете, — огромный шаг к тому, чтобы эффективнее с ними общаться. У каждого свой стиль коммуникации. Чем лучше вы знаете коллег, тем проще вам считывать их сообщения, язык тела и общее поведение.

3) Используйте все четыре типа коммуникации

Лучшая практика эффективной коммуникации — просто практика.

*Практика делает мастерство.*

Если вы осознанно применяете все четыре типа коммуникации, со временем вы начнёте легко распознавать их и в поведении окружающих.

Например, если вы замечаете, что Джессика очень активно пользуется мимикой, скорее всего, ей проще выражать мысли невербально. Ваша задача — заметить это и подстроить свой формат общения.

4) Освойте активное слушание

Главное, что нужно знать об эффективной коммуникации в бизнесе: это, в первую очередь, умение слушать. Важно не только донести свою мысль, но и понять собеседника и провести его через диалог к результату. Сохраняйте зрительный контакт и внимательно слушайте, когда говорит коллега — как минимум это проявление уважения.

5) Следите за языком

При устном общении на работе внимательно подбирайте слова. Офис — не бар у дома. Держитесь профессионального тона и деловых тем, чтобы случайно не задеть коллег или руководителей.

6) Говорите об этом прямо

Не бойтесь говорить о самой коммуникации. Это не табуированная тема, которую каждый должен изучать тайно и в одиночку. Совсем наоборот: смело спрашивайте коллег, как им удобнее общаться. Если вам сложно выстроить взаимодействие, проговорите это. Коммуникация строится на честности и аутентичности. Будьте открыты и обсуждайте, как вам лучше друг с другом работать.

Прокачайте навыки общения на работе — и жизнь станет проще.

Примеры хорошей и плохой коммуникации в офисе

Эти навыки уже сами по себе сделают ваше общение в компании эффективнее, но давайте посмотрим на конкретные ситуации — где, когда и как всё это можно применять.

1) Управление гневом

Конфликты между коллегами неизбежны. Держаться за злость и другие негативные эмоции бесполезно, а крики на работе — явный признак плохих коммуникативных навыков. Вот пример того, как рабочая коммуникация выходит из‑под контроля.

«Босс» в видео выше раз за разом допускает одну и ту же ошибку: он высокомерен и постоянно срывается на сотрудников. Так делать не стоит.

Если чувствуете, что закипаете, сделайте несколько глубоких вдохов и медленно посчитайте с 10 до 1. Этого уже достаточно, чтобы немного остыть, говорить менее эмоционально и вместе с командой найти решение.

2) Этикет электронной почты

Мы уже говорили, что по письму практически невозможно точно считать тон и интонацию, поэтому лучше не играть с ними. В деловых письмах не стоит пытаться быть слишком остроумным или ироничным, особенно если пишете руководству. И, конечно, подумайте, прежде чем нажать «Отправить»: уместно ли это? Может ли кого‑то задеть? Старайтесь писать вежливо, но по делу и избегайте бессмысленных «модных слов». В этом видео собраны отличные примеры того, как точно не стоит писать коллегам.

3) Визуальная коммуникация

Умение быстро донести мысль и сэкономить время другим — отличный пример хороших коммуникативных навыков на работе. И здесь видео даёт огромное преимущество.

Например, представьте, что вы руководите удалённой командой разработчиков и хотите сообщить об ошибке. Вы подробно описываете баг в письме, но… разработчики не могут его воспроизвести. Вместо часов переписки туда‑сюда, вы можете просто записать экран в простом рекордере, таком как ScreenRec, прокомментировать происходящее голосом и показать, что именно вы видите.

Показывайте, а не рассказывайте.

И самое приятное — не нужно назначать встречу. Достаточно записать экран и отправить видео по электронной почте, используя приватную ссылку, которую генерирует ScreenRec. Команда посмотрит его в удобное время.

Подробнее об этом — в видео ниже.

Попробуйте записать экран!

Выводы

Эффективная коммуникация на самом деле довольно проста, если не усложнять. Ваша основная задача — стараться понимать людей вокруг и давать им возможность лучше узнать вас. Коммуникация строится на прозрачности. Будьте доброжелательны и открыты, но при этом оставайтесь собой. Попробуйте применять эти принципы на практике — и очень скоро вы станете настоящей «машиной» по эффективному общению.

1. Сфокусируйтесь на том, что именно вы хотите, чтобы услышал собеседник; 2. Развивайте навык активного слушания; 3. Освойте публичные выступления; 4. Научитесь давать честную, но тактичную обратную связь; 5. Учитесь вежливо не соглашаться; 6. Подстраивайте стиль общения под возраст, пол, культуру и контекст; 7. Прокачивайте навыки нетворкинга; 8. Освойте искусство написания деловых писем.

Хорошая коммуникация на работе напрямую влияет на результаты: растёт продуктивность, повышается моральный дух, улучшается удержание сотрудников, возвращаются клиенты и в целом становится здоровее рабочая атмосфера.

Это зависит от того, как именно вы работаете. Для распределённых команд выигрышной комбинацией может стать синхронный чат в Slack плюс асинхронные видеосообщения в ScreenRec. Команды, которые сидят в одном офисе, иногда наоборот избегают чатов, чтобы уменьшить количество отвлечений, и используют для обсуждений задачи в Asana или Trello — там удобно комментировать карточки и оставлять фидбек.