Полное руководство по виртуальным встречам

Мы привыкли видеть это в кино: герои отдыхают и получают удовольствие от жизни, и вдруг мир резко меняется — буквально в одно мгновение. Сейчас мы больше не наблюдаем за этим на экране, а проживаем всё в реальности.

Из‑за нового коронавируса COVID‑19 мы словно оказались внутри безумного сценария. Разница лишь в том, что нам приходится действовать профессионально, и одним из лучших решений стало массовое распространение удалённой работы.

Когда‑то работа из дома была скорее трендом, но сегодня и удалёнка, и виртуальные встречи стали необходимостью. А значит, каждому из нас важно научиться извлекать из этого максимум пользы. К счастью, это не так сложно.

Многие компании годами вкладывали время, деньги и усилия, чтобы стать полностью распределёнными и при этом продолжать расти. По данным FlexJobs, Aha!, Automattic и Clevertech — лишь несколько примеров полностью удалённых компаний, которые задают тон, и особенно заметна среди них Automattic. Это команда, стоящая за WordPress.com, и с почти тысячей удалённых сотрудников они явно делают многое правильно.

Изучая подобные истории, мы задали себе вопрос: что помогает этим компаниям выигрывать в формате удалённой работы? Оказалось, ответ довольно прост: коммуникация.

Качественная командная коммуникация начинается с эффективных встреч. Даже для традиционных компаний это серьёзный вызов: только за прошлый год они потеряли 399 млрд долларов из‑за непродуктивных офлайн‑совещаний. Для распределённых команд, где сотрудники живут в разных странах и работают по гибкому графику, проблема ещё острее.

Давайте поможем вам навести порядок в коммуникации удалённой команды, разобравшись с самой болезненной темой — виртуальными встречами. Ниже — полное руководство по тому, как готовить, проводить и поддерживать по‑настоящему результативные онлайн‑совещания.

Шаг 1. Планирование

Это может звучать неожиданно, но всё, что вы делаете до встречи, чаще важнее того, что происходит во время неё. На этапе подготовки вы определяете главную цель встречи, решаете, кто должен в ней участвовать, и выбираете инструменты, которые помогут всё это собрать воедино.

Без лишних вступлений перейдём к тому, как провести онлайн‑встречу, которая приносит реальный результат.

Шаг 2. Выберите подходящее ПО для виртуальных встреч

Удалённая работа в целом сильно зависит от наборов программ, которые помогают всё держать под контролем. То же самое относится и к виртуальным встречам. Чтобы команда реально была «на одной волне» и могла свободно обмениваться информацией, вам понадобятся приложения для трёх ключевых задач:

Коммуникация

Нужно онлайн‑решение, которое позволит собрать команду, делиться идеями и обсуждать важные вопросы.

Лучшие инструменты

ScreenRec	Простой рекордер экрана, который частично заменяет или усиливает электронную почту. Позволяет участникам команды легко делать скриншоты или записывать видео с экрана и мгновенно делиться ссылкой. Отлично подходит для асинхронной коммуникации.
Microsoft Teams	Многофункциональное приложение для командной коммуникации с поддержкой видеоконференций, видеочатов и демонстрации экрана.
Skype	Одно из самых популярных приложений для видео‑ и голосовой связи, которое также можно использовать как бесплатный инструмент для шаринга экрана. Минус в том, что всем участникам нужны аккаунт и установленное приложение.
Zoom	Приложение для видеоконференций, которое поддерживает крупные встречи до 100 (и даже 1000) участников и позволяет делиться экранами онлайн.

Расписание

Важно, чтобы все знали о приближающихся событиях — будь то дедлайны или будущие виртуальные встречи. Сервисы планирования помогают не забывать важные даты и никого не упускать. Они особенно полезны, когда команда распределена по разным часовым поясам: такие инструменты помогают подобрать время, удобное для всех.

Лучшие инструменты

Every Time Zone	Простой сервис, который позволяет мгновенно увидеть текущее время во всех часовых поясах. Никаких лишних функций — только самое необходимое.
World Clock Meeting Planner	Помогает подобрать оптимальное время для виртуальной встречи. Вы вводите часовые пояса коллег, а сервис строит таблицу с лучшими вариантами.
Worldtimebuddy	Сервис, который позволяет создать событие с заданными датой, временем и длительностью и удобно поделиться им с командой.

Совместная работа

Во время онлайн‑созвонов многим командам нужны дополнительные инструменты для совместной работы. Это могут быть виртуальные доски, файловые сервисы для обмена и совместного редактирования документов или системы управления задачами, которые помогают всем оставаться сфокусированными.

Лучшие инструменты

Google Drive / G Suite	Все основные приложения Google — Документы, Таблицы, Презентации и другие — в одном месте, с удобным совместным доступом и редактированием.
Asana	Мощный менеджер задач, в котором можно назначать ответственных и сроки и прозрачно отслеживать выполнение по всей команде.
Miro	Главное преимущество Miro — виртуальная доска, которая помогает проводить мозговые штурмы и прорабатывать идеи всей командой в реальном времени.

Шаг 3. Сформулируйте и поделитесь основными целями

Худшее, что можно сделать в любой рабочей ситуации, — действовать «на ощупь». Лучше заранее дать себе и команде возможность обменяться заметками, идеями и мыслями до виртуальной встречи.

Найдите время, чтобы составить подробную повестку встречи в одном документе и поделиться ей с командой. Если времени совсем мало, можно записать повестку прямо с экрана с помощью ScreenRec и разослать ссылку через Asana, Slack или другой менеджмент‑инструмент.

В повестку стоит включить следующее:

Основные цели	Зачем вы проводите встречу и какого результата хотите добиться?
Участники	Кто действительно должен присутствовать? Фокусируйтесь на тех, кто будет участвовать в обсуждении. Чем меньше людей на звонке, тем проще им управлять.
Темы	Дайте всем понять, какие вопросы будут обсуждаться, чтобы участники успели подготовить заметки и идеи. Лайфхак: позвольте участникам добавлять темы и комментарии. Так в повестку попадут действительно важные пункты.
Структура	Определите порядок тем и примерное время на каждую. Это поможет не уходить в сторону и держать встречу в рамках.
Задачи	Пропишите групповые и индивидуальные зоны ответственности и решите, кто что должен принести на встречу — отчёты, данные, предложения.
Дополнительная информация	Полезно заранее приложить ссылки, файлы и материалы, которые помогут участникам лучше подготовиться.
Краткий обзор	Напомните, что было сделано с момента прошлой встречи. Поощряйте обсуждение и задайте ожидания по новым задачам.

Шаг 4. Обсудите повестку

Когда повестка готова, важно дать всем возможность её обсудить. Помните: основа успешной удалённой команды — качественная коммуникация. Как сказал предприниматель и автор Марк Санборн,

«В командной работе молчание — это не золото, а смертельно опасная вещь».

Платформа, где удалённые сотрудники могут спокойно обсуждать идеи и опасения, помогает сохранять взаимное уважение, повышать моральный дух и, в итоге, продуктивность.

Откройте повестку для настоящего обсуждения: комментируйте документ всей командой, вносите правки, пока все не будут согласны с финальной версией. Не забывайте использовать инструменты для совместной работы — так всем проще двигаться в одном направлении.

Шаг 5. Пригласите нужных людей

Мы уже вскользь упоминали это выше, но для продуктивности это критично. Часто организаторы запускают общекомандные встречи с очень узкой повесткой, которая большинству сотрудников не нужна.

Если встреча длится час, и на ней присутствуют 25 человек, работа которых никак не связана с темой, вы только что потеряли 25 часов продуктивного времени. Вместо этого заранее определите, кто точно должен участвовать, а кого можно не звать.

Старайтесь минимизировать количество участников. Некоторые сервисы с трудом справляются с очень большими группами, да и услышать всех становится сложно. Ведение многочисленных встреч требует опыта, поэтому, если вы только начинаете, лучше сначала проводить обсуждения в небольших группах.

Шаг 6. Сделайте встречу командным усилием

Необязательно проводить встречу в одиночку. Есть несколько ролей, которые можно распределить между участниками, чтобы снять часть нагрузки с ведущего, вовлечь остальных и сделать всех одинаково заинтересованными в результате.

Например, это могут быть:

Секретарь — фиксирует ключевые моменты встречи и составит итоговые заметки.
Фасилитатор — следит, чтобы каждый успел высказаться, а все мнения и вопросы были услышаны.
Тайм‑менеджер — помогает держаться заранее оговорённой структуры и тайминга.

Старайтесь менять роли от встречи к встрече, чтобы каждый участник по очереди мог включаться активнее.

Теперь, когда подготовка завершена, поговорим о том, что важно учитывать уже во время самой встречи.

Шаг 7. Начните с виртуальных «разминок»

Необязательно сразу прыгать в самые сложные вопросы. Когда все подключились к вашему виртуальному «переговорку», начните с короткого неформального общения (то есть простых icebreaker‑активностей для удалённой команды), чтобы помочь людям почувствовать себя комфортно. Состояние лёгкой расслабленности часто помогает идеям и решениям появляться легче.

Главное — не переусердствовать: на такие «разминки» достаточно пары минут. Но не бойтесь лёгкой самоиронии и юмора. Цель — укрепить отношения внутри команды.

Шаг 8. Дайте каждому возможность высказаться

Это один из самых важных советов по проведению удалённых встреч. На этапе подготовки вы, вероятно, уже разогрели интерес к теме, и многие будут хотеть поделиться своим мнением. При этом не все чувствуют себя уверенно, чтобы говорить первыми.

Проследите, чтобы каждый получил шанс высказаться. Напомните участникам о задачах, которые вы распределили до встречи, и попросите каждого коротко рассказать о своём участке и результате. Это помогает выровнять понимание и одновременно мотивирует людей чувствовать себя частью команды.

Шаг 9. Определите правила виртуальной встречи

В любой организации существуют базовые правила и этикет для совещаний. Для удалённых команд и онлайн‑встреч это не менее важно. Дома люди естественно расслабляются, и это может негативно сказываться на тоне общения и рабочей дисциплине.

Чтобы этого избежать, заранее договоритесь о простых правилах и этикете. Вот несколько примеров:

Заранее протестируйте технику (видео‑сервис, камеру, микрофон и другие необходимые инструменты).
Обсудите повестку с командой и приходите подготовленными.
В начале встречи дайте всем коротко представиться, если в группе есть новые участники.
Уделяйте докладчикам полное внимание (без параллельных задач и телефона в руках).
Отключите уведомления на устройствах.
По возможности проводите встречу в тихом месте, чтобы избежать фонового шума и отвлекающих факторов.

Шаг 8. Разошлите итоги встречи

Даже когда встреча закончилась, остаётся несколько важных шагов, чтобы вложенное время не пропало зря.

Шансы на то, что все запомнят всё обсуждённое, очень невелики. Рассылка кратких итогов (minutes) напомнит команде, какие решения были приняты и какие задачи поставлены. Убедитесь, что секретарь (или тот, кто вёл заметки) зафиксировал следующее:

список участников,
обсуждавшиеся темы,
принятые решения,
назначенные задачи и исполнители,
важные даты,
другие значимые детали.

Шаг 9. Поделитесь записью встречи

Записывать встречи полезно, особенно если кто‑то не смог присутствовать или у участника прервалось соединение. Запись позволит коллегам вернуться к обсуждению и пересмотреть упущенные моменты, поэтому это можно считать лучшей практикой для виртуальных встреч. Но перед этим обязательно учтите все юридические аспекты записи встреч.

Некоторые сервисы видеоконференций позволяют записывать звонки, но не все и не всегда удобно. В таком случае можно использовать отдельный рекордер, чтобы записать экран + системный звук + микрофон. ScreenRec в этом плане очень выручает: нет ограничений по времени, а запись можно сразу отправить участникам по приватной ссылке.

Выводы

Поскольку успешная виртуальная встреча состоит из множества движущихся частей, грамотное планирование критически важно. Но чем больше таких встреч вы проведёте, тем проще будет и подготовка, и проведение. Если уделить этому немного внимания сейчас, новая реальность удалённой работы станет гораздо комфортнее.