Что такое виртуальный онбординг и как его внедрить
HR‑команда отвечает за онбординг новых сотрудников, и в классическом офисе это относительно просто: все в одном пространстве, всегда можно подойти и объяснить. Но что делать, если команда разбросана по разным городам и странам?
К тому же пандемия показала, что удалённый формат останется с нами надолго. Даже если сотрудники живут неподалёку, виртуальная команда часто оказывается самым реалистичным способом поддерживать операционную деятельность.
Поэтому важно принять виртуальный онбординг как новую норму: понять, что это такое, какие у него плюсы и минусы и как грамотно внедрить его в вашей компании.
Что подразумевается под виртуальным онбордингом?
Виртуальный онбординг — это формат адаптации сотрудников, который полностью проходит онлайн, без личных встреч.
Многие компании используют виртуальный онбординг для так называемого «функционального знакомства»: до начала практического обучения новичкам объясняют, чем они будут заниматься и чего от них ждут. Такой подход делает ввод новых сотрудников более плавным.
Плюсы и минусы виртуального обучения сотрудников
Онлайн‑онбординг нельзя назвать идеальной системой — у него есть как сильные стороны, так и ограничения.
Чтобы понимать, во что вы вписываетесь, важно заранее взвесить преимущества и недостатки виртуального онбординга и только потом внедрять его в бизнес.
Плюсы
- Гибкость и удобство. Смысл виртуального онбординга и обучения в том, что сотрудники могут проходить материалы в своём темпе (если вы не задаёте жёстких сроков). Новичок может начать в то время, когда ему удобнее, и в комфортной обстановке.
- Сокращение затрат. Всё, что нужно сотрудникам и HR‑специалистам, — достаточно производительный ноутбук или ПК и стабильный интернет. Не требуются сверхмощные рабочие станции или специальное помещение. Люди могут проходить онбординг из дома, а компания экономит на поездках, аренде переговорок и других офисных расходах.
Минусы
- Технические сложности. Помимо банальных проблем с интернетом, у менеджеров могут возникнуть трудности с безопасной передачей конфиденциальной информации. Даже при установленном софте сложно предугадать, когда могут сработать киберугрозы и привести к утечке данных. Для защиты стоит использовать решения против атак программ‑вымогателей и другие системы кибербезопасности.
- Меньше «человеческого» контакта. Когда всё происходит онлайн, сложнее поддерживать связь внутри команды и выстраивать доверительные отношения между HR и сотрудниками. Разговоры легко превращаются в формальные монологи, люди отвлекаются на презентациях, а нужного уровня доверия и лояльности может так и не возникнуть.
Какие 4 фазы включает виртуальный онбординг?
Поскольку программа онбординга проходит онлайн, вам придётся полагаться на технологии, чтобы донести материалы до новых сотрудников.
При этом базовые принципы остаются теми же, будь то онбординг в SaaS‑компании или любом другом бизнесе: ваша задача — помочь людям поверить в компанию, прокачать профессиональные навыки и показать, что здесь у них есть поле для карьерного роста.
Чтобы создать психологически безопасную среду и использовать онбординг как мотиватор в виртуальной команде, его удобно делить на фазы. Это актуально и для распределённых команд разработки, и для виртуальных отделов продаж. Рассмотрим каждую из четырёх фаз.
Фаза 1. Старт онбординга
На этом этапе для нового сотрудника всё только начинается. HR приветствует новичка, рассказывает о компании, её культуре, а также о роли и ключевых задачах.
Задача этой фазы — выровнять ожидания обеих сторон. Компания должна прозрачно объяснить, чего ждёт от новых людей. В то же время сотрудники должны чётко понимать, что от них требуется, чтобы постепенно прийти к нужному уровню результативности.
Важно, чтобы новичок почувствовал себя желанным и нужным — это задаёт тон всему дальнейшему опыту работы.
Как это реализовать на практике
Чтобы упростить жизнь HR‑команде, заранее подготовьте материалы, которые новый сотрудник сможет изучить самостоятельно за пару дней до старта.
Текстовые и видео‑ресурсы должны описывать, что именно будет происходить на разных этапах онбординга. Когда у человека есть понимание структуры, ему проще настроиться и подготовиться.
Параллельно попросите новичка установить ключевые инструменты для удалённой работы и софт, который вы используете для коммуникации и совместной работы. Это могут быть приложения для трекинга времени, автоматические тайм‑трекеры или другие решения, важные именно для вашего бизнеса.
Например, маркетинговым и продажным командам нужна платформа, где можно делиться данными о взаимодействии с клиентами. В такой ситуации подойдёт инструмент вроде Pitchbox, позволяющий всем участникам видеть общую картину в одном дашборде.
Также подготовьте документацию и обучающие материалы по вашему технологическому стеку, чтобы не приходилось каждый раз обучать новичков в ручном режиме.
Отличный формат для таких материалов — записи экрана. Простой рекордер экрана вроде ScreenRec позволит записать рабочий стол, веб‑камеру и голос, добавив в виртуальный онбординг личное, «человеческое» присутствие.
По мере того как вы оттачиваете процесс и убираете лишние барьеры, у новичков появляется больше уверенности в выборе компании. Дальше всё зависит от того, насколько качественно вы пройдёте следующие фазы.
Фаза 2. Первичное развитие
К шестому месяцу работы бывший новичок должен уже неплохо встроиться в процессы. Как правило, к этому моменту он осваивает базовые навыки, необходимые для выполнения своих задач на хорошем уровне.
Параллельно сотрудник выстраивает рабочие связи с коллегами и чувствует себя частью команды.
На этой фазе важно понять, готовы ли вы инвестировать в дальнейшее развитие человека. Если он проявляет мотивацию, хорошо закрывает задачи и демонстрирует потенциал, вы можете смело усиливать его зону ответственности с опорой на его сильные стороны.
Со стороны сотрудника это также возможность примерить на себя новые направления — взять задачи, которые выходят за рамки формальной должностной инструкции, и развить соседние навыки. Это полезно и для компании, и для его будущей карьеры.
Как это реализовать на практике
Есть два основных пути:
Во‑первых, можно запустить внутреннюю инициативу, в рамках которой руководители и тимлиды обучают свои команды специфическим задачам. Попросите лидов создавать обучающие сессии и материалы для сотрудников. С ScreenRec это особенно просто: инструмент интуитивен и доступен даже не самым «техническим» пользователям. Можно сделать процесс двусторонним, попросив и новых сотрудников записывать экран, чтобы показать, как они выполняют задания.
Плюс такого подхода в том, что рост происходит внутри компании: руководители, выступающие авторами курсов, лучше понимают сильные и слабые стороны своих команд и могут подбирать обучение под реальные запросы.
Во‑вторых, можно отправлять сотрудников на внешние онлайн‑курсы и семинары. В этом случае вы разгружаете внутренних лидов, которым не нужно готовить материалы. Но такие программы обычно дороже и не всегда идеально ложатся на вашу специфику. При этом ScreenRec использует безопасный облачный видеохостинг StreamingVideoProvider, так что созданные руководителями обучающие ролики можно многократно переиспользовать.
Фаза 3. Непрерывное развитие
Примерно через 18 месяцев работы сотрудники, как правило, уже уверенно владеют всеми ключевыми навыками, связанными с их ролью.
Следующий логичный шаг — постепенно готовить их к лидерским позициям. Со временем они заменят текущих тимлидов, а те, в свою очередь, вырастут до менеджеров более высокого уровня и т. д.
Повышение сотрудников — важная часть карьерного развития. Никто не хочет надолго застревать на позиции с низкими требованиями и такой же низкой зарплатой. Большинству людей важно расти — и по доходу, и по уровню задач.
Тот факт, что человек остаётся в компании к этому моменту, уже говорит о его доверии и желании развиваться вместе с вами.
Как это реализовать на практике
Чтобы показать лучшим сотрудникам, что вы цените их вклад и старания, имеет смысл запустить программу признания. Привяжите поощрения к понятным KPI и целям.
Параллельно вы будете лучше видеть тех, кто действительно готов идти «на шаг дальше». Представьте, что специалист службы поддержки самостоятельно разобрался с анализом поведения клиентов, чтобы повысить ROI и увеличить продажи. Это явный сигнал, что перед вами потенциальный лидер, и его усилия стоит отметить.
Так вы мотивируете всю команду стараться, чтобы иметь шанс на бонусы и продвижение. При этом важно не забывать благодарить и тех, кто не всегда на виду — их вклад тоже значим.
Фаза 4. Повышение или расставание
Через два и более года обычно наступает момент, когда сотрудник либо переходит на новую ступень, либо уходит.
Как уже говорилось выше, людям нужна мотивация, чтобы двигаться вверх по карьерной лестнице и зарабатывать больше. Но для этого у них должна быть реальная возможность брать на себя больше ответственности и видеть связь между усилиями и ростом.
Поэтому важно выстраивать культуру, где рост и вознаграждение за результаты доступны и прозрачны. Многие компании теряют сильных людей просто потому, что у них нет внятных карьерных треков или они игнорируют очевидный вклад отдельных сотрудников.
Чёткий, прозрачный путь развития — ключевой элемент виртуального онбординга, если вы хотите не только нанимать, но и удерживать людей.
Как это реализовать на практике
Независимо от того, уходит сотрудник или остаётся, важно собрать у него обратную связь. Если человек принимает решение уйти, спросите, что именно его не устроило и что можно было бы улучшить. Если он остаётся и поднимается на новый уровень, поинтересуйтесь, что помогло ему продолжать двигаться вперёд именно в вашей компании.
Используйте эти ответы, чтобы улучшать процессы, предлагать более прозрачные возможности для роста и привлекать сильных кандидатов на рынок.
Выводы
Независимо от того, только ли вы начинаете разбираться, как сделать онбординг эффективным, или уже являетесь опытным виртуальным HR‑менеджером, адаптация сотрудников — критически важный элемент успеха компании. Когда люди приходят к вам в начале пути и год за годом растут внутри организации, это сильный маркер здоровой культуры и высокой вовлечённости.
Шаги, описанные выше, помогают улучшить опыт онбординга и сохранить лучших новичков, которые со временем станут лидерами вашей компании.
Поскольку видеосвязь будет играть огромную роль в этом процессе, стоит использовать инструмент вроде ScreenRec, чтобы максимально усилить вашу удалённую коммуникацию. Не у всех сотрудников одинаковая скорость ответа на электронные письма, и многим нужно больше времени на глубокую работу. Записывая видео вместо длинных писем, вы делаете взаимодействие короче и понятнее — и освобождаете коллегам время для реальной работы.
Источники и материалы по теме
- 10 ключевых советов по виртуальному онбордингу для современных HR
- Как поддерживать связь в удалённой команде и создавать здоровую атмосферу
- Полное руководство по виртуальным встречам
- 8 лучших практик онбординга для удалённых сотрудников
- Будущее удалённой работы: всё решают коммуникационные технологии
- 15 лучших инструментов для удалённой работы вашей команды
English 
Español 
Български 
Français 
Português 
العربية
НЕ ПРОПУСТИТЕ ВАЖНОЕ
Получайте уведомления о новых статьях, вебинарах и других возможностях: