Управление удалёнными командами сегодня: 3 главные проблемы, инструменты и решения

Давайте честно: мир изменился. Вместе с этим поменялся и наш рабочий день — всё больше людей работает из дома. Для многих сотрудников, которые всю жизнь ходили в офис, возможность работать из любой точки мира звучит привлекательно. Но для руководителей управление удалёнными командами уже стало серьёзным испытанием.

Неважно, вы — техстартап, который изначально не планировал заводить офис, или крупная компания с сотнями и тысячами сотрудников. Эта статья поможет вам сделать первые шаги и справиться с ключевыми сложностями удалённой работы, которые встали рядом с личными и здравоохранительными вызовами.

Коронавирус, который пошатнул мировые фондовые рынки, параллельно изменил и то, как мы ведём бизнес. Крупнейшие компании вроде Amazon, Twitter и Spotify перевели сотрудников на удалёнку. Только представьте: одни из самых больших организаций в мире фактически открыли тысячи удалённых вакансий. При таком масштабе руководителям важно как можно раньше начать обсуждать, как правильно выстраивать работу с распределёнными командами и минимизировать неизбежные сложности.

С чего начать управление удалённой командой

Опираясь на собственные исследования и практический опыт, мы выделили три наиболее частые проблемы в управлении проектами, с которыми сталкиваются удалённые команды, — и собрали советы и инструменты, которые помогут вам с ними справиться. Начните с этих базовых вещей, а потом постепенно переходите к более сложным процессам и продвинутым рабочим потокам.

Проблема №1: коммуникация

Почему это проблема

Одна из главных сложностей удалённой работы — собственно, работать. Когда люди находятся в разных местах и почти не общаются лично, это быстро начинает мешать. Представьте, что вы и коллега должны вместе подготовить мультимедийную презентацию, но живёте в 20 милях друг от друга. Скорее всего, вы будете постоянно назначать встречи, пытаясь воссоздать офисное взаимодействие. А мы все знаем, что встречи съедают массу ценного времени.

Иногда это ТАК похоже на правду…

При этом длинные письма по электронной почте тоже далеко не всегда спасают. Пробовали ли вы объяснять кому‑то дизайн‑процесс в обычном письме? Если на набор и оформление сообщения уходит час, по продуктивности это почти как виртуальная встреча, где половина участников смотрит в окно и тайком играет в Candy Crush на телефоне (да, во время видеозвонка так можно). И всё это сильно выматывает. В интернете это уже называют Zoom‑усталостью — и она вполне реальна. Видео ниже рассказывает об этом подробнее.

Решение

Сегодня есть множество инструментов для коммуникации сотрудников, но для общения в удалённой команде есть ещё более удобный подход. Вместо того чтобы писать длинные письма и ждать слота в календаре, попробуйте отправлять видео‑письма — скринкасты. Во‑первых, так коллегам проще «увидеть» вашу работу. Не нужно тратить время на формальные письма только ради статуса. Во‑вторых, видео‑апдейты помогают сократить количество совещаний: если каждый записывает короткие ролики по мере продвижения задач, необходимость во многих долгих созвонах просто отпадает. Это даёт всей команде больше фокуса, что особенно важно для разработчиков, которым нужно много непрерывного времени.

Инструменты

Программ для записи экрана существует огромное количество, поэтому выбрать простое, быстрое и, по возможности, бесплатное решение бывает непросто. Реально удобных для удалённой видеокоммуникации инструментов, по факту, не так уж много. ScreenRec — это программа для записи экрана и бесплатный инструмент для совместного доступа к экрану, изначально созданный для командного общения. При этом не нужен общий групповой аккаунт и коллективная регистрация. Достаточно скачать приложение, нажать Alt+S и начать запись. После завершения вы автоматически получаете ссылку, которой можно поделиться где угодно. Никаких загрузок с вашей стороны и скачиваний — с их. Видео хранятся в защищённом облаке, а 2 ГБ бесплатного пространства дают хороший запас для роста вашей продуктивности.

Проблема №2: ответственность

Почему это проблема

Ответственность в рабочем контексте — это готовность отвечать за результат, признавать ошибки и отчитываться за свои действия. По сути, это личное владение задачей. В формате работы из дома каждый сотрудник действует более автономно, но при этом остаётся частью команды.

Задача руководителя — сделать так, чтобы каждый участник команды чётко понимал, что от него ожидается. Поддерживать это сложнее, когда вы не видите людей ежедневно в офисе и должны одновременно держать в фокусе сразу нескольких удалённых сотрудников. Но всё решаемо: ниже — несколько советов и инструментов для удалённой работы, которые помогут выстроить ответственность в команде.

Решения

Сформулируйте понятные задачи и ожидания
Когда сотрудники чётко понимают, что именно от них нужно, им проще сохранять фокус и доводить задачи до конца. В статье Business News Daily профессор Husson University Белинда Ви (Ph.D.) отмечает, что ясные ожидания «убирают или снижают уровень путаницы и повышают шансы на то, что сотрудники успешно достигнут поставленных целей». Так менеджеру проще отслеживать прогресс каждого, а удалённым коллегам — эффективно взаимодействовать.
Обсуждайте конкретные цели
Автор Стивен Кови сформулировал это так: «Начинайте с мыслью о конце». Когда понятно, к какому результату вы идёте, проще удерживать фокус. Держите команду «на одной странице» и открыто обсуждайте, какие цели должны быть достигнуты. Если кому‑то сложно ставить цели в удалённом формате или укладываться в сроки, помогите ему освоить более эффективные техники тайм‑менеджмента.
Ведите единый учёт графиков, отпусков, встреч и т. д.
Базовая информация о жизни команды должна быть доступна всем, даже если вы планируете встречи в разных часовых поясах. Расписания, задачи, митинги и всё, что связано с календарём и трекингом, стоит сделать прозрачным для всех удалённых сотрудников. Общий доступ помогает каждому чувствовать себя частью команды и лучше понимать личные сроки.

Инструменты

К счастью, сегодня существует множество решений для удалённой работы, которые помогают выстраивать и поддерживать ответственность в команде. В первую очередь вам нужны инструменты для управления задачами и проектами, которые позволяют отслеживать сроки, документы и общий прогресс.

Инструменты для командной работы
Google Workspace (G‑Suite) — отличный вариант: Google Диск, Документы, Таблицы, Календарь и другие сервисы покрывают практически все сценарии совместной работы — от шаринга файлов и облачного хранения до одновременного редактирования. Подойдёт и Microsoft 365 (Office).
Софt для управления задачами
Постоянная пересылка ссылок в чатах легко приводит к путанице и дублированию задач. Представьте, что вы дважды пишете одну и ту же статью только потому, что не знали: коллега уже всё сделал. Без системы управления задачами это вполне реально. Таких приложений много: от простых туду‑листов вроде Todoist до Канбан‑решений уровня Trello и Airtable, а также полноценных систем управления проектами, таких как Jira и Asana.

Проблема №3: социальная изоляция

Почему это проблема

Удалённая работа, к сожалению, может быть довольно одинокой. В исследовании State of Remote Work 2018 большинство из 1900 опрошенных (21%) назвали одиночество главным вызовом удалённого формата. Другое исследование показало, что одиночество на работе приводит к грусти и неудовлетворённости, а затем — к уходу из компании.

Руководители должны постоянно заботиться о том, чтобы сотрудники оставались вовлечёнными и с интересом относились к работе. Но как этого добиться, если команда разбросана по всему миру? Это типичный вызов для виртуальных команд, и чтобы с ним справиться, нужна немного креативности. Ниже — несколько идей, которые помогут собрать людей и поддерживать чувство единства.

Решения

Планируйте (виртуальные) тимбилдинги
Это не обязательно должно быть масштабное ежегодное корпоративное мероприятие. Небольшая онлайн‑встреча только для вашей команды может быть не менее полезной. Заранее продумайте формат и выберите активности для сближения, которые можно провести онлайн. Немного лёгкого общения и юмора сейчас нужны всем.
Создавайте неформальные групповые чаты
Время от времени всем нужно немного «переключиться». При управлении виртуальными командами сотрудники часто остаются с этим один на один. Но так быть не должно. Если у вас нет офисного «кулера», его роль может сыграть отдельный канал вроде #random, где участники смогут время от времени общаться на нерабочие темы.

Инструменты

Как ни странно, тимбилдинг для удалённых команд — уже обычная практика, и многие компании успешно её используют. Если не хватает идей для виртуальных активностей, этот материал может стать хорошей точкой старта.

Для еженедельных неформальных созвонов лучше выбрать сервис, который вы не используете в ежедневной работе. Это должна быть отдельная площадка, которая воспринимается как «условное кафе», а не ещё один рабочий инструмент. Это может быть комната в GoToMeeting или простой групповой чат в WhatsApp. Любой формат, который подойдёт вашей команде, уже шаг в правильном направлении.

Сводим всё вместе

Теперь, когда у вас есть общее понимание того, как справляться с основными вызовами при управлении удалёнными командами, давайте сведём всё в наглядную таблицу:

Проблема	Решение	Инструменты
Коммуникация	– Скринкасты вместо части встреч и длинных писем	ScreenRec
Ответственность	– Чётко формулировать задачи и ожидания – Обсуждать цели – Вести единый учёт информации о команде	Google Workspace Microsoft 365
Социальная изоляция	– Виртуальные тимбилдинги – Неформальные командные чаты	Offsite Co. GoToMeeting