5 проверенных способов повысить продуктивность удалённой команды

Создание продуктивных команд всегда было критически важным для успешного бизнеса. Исторически команды почти всегда работали вместе в офисе. Но современный офис выглядит иначе: всё больше сотрудников выбирают удалённый формат. По данным исследования Gallup, 45% сотрудников на фуллтайме в США продолжают работать удалённо в той или иной степени. То есть почти половина всех сотрудников на полной ставке! И похоже, эта тенденция только усилится.

Это создаёт для руководителей и менеджеров новые препятствия. Появляются удалённые KPI, метрики для измерения продуктивности и стратегии оценки эффективности сотрудников. Чтобы понимать, как реально работает команда, приходится вкладывать больше усилий. Искать способы повысить продуктивность — задача не новая, но делать это, не видя команду регулярно, намного сложнее. Это может казаться серьёзным вызовом — но ниже вы найдёте несколько практических идей, как повысить продуктивность удалённой команды.

Приоритизируйте и организуйте работу

Организация, планирование и приоритизация задач полезны в любой команде, не только удалённой. Но работа из дома накладывает свой отпечаток. Когда граница между личной жизнью и работой размыта, сложно сфокусироваться только на задачах. Кажется, что вокруг всегда есть что‑то, что требует внимания, — в итоге страдает продуктивность. Руководителям при этом становится всё труднее отслеживать эффективность удалённых сотрудников.

Немного стратегического планирования и подготовительной работы могут сильно упростить день. Когда у вас есть чёткое представление, что именно вы хотите успеть, легче отфильтровать шум и сфокусироваться на важном.

При расстановке приоритетов стоит использовать, например, матрицу Эйзенхауэра — инструмент, который помогает понять, что нужно сделать прямо сейчас, что можно отложить, что делегировать, а самое приятное — от чего смело можно отказаться.

Мониторинг продуктивности удалённых сотрудников

Умение приоритизировать и структурировать работу — базовый навык для роста продуктивности. Когда вы понимаете, ЧТО нужно сделать, можно переходить к вопросу КАК это сделать.

Ставьте цели

Один из самых очевидных подходов к задачам — постановка целей. Цели есть везде: профессиональные, командные, личные, финансовые, ежедневные и т. д.

Проблема в том, что цели легко остаются расплывчатыми, если их неправильно формулировать. Чётко определённая цель всегда эффективнее абстрактной. То, КАК вы ставите цель, напрямую влияет на продуктивность.

Используйте SMART‑цели, чтобы точно определить, что вы хотите сделать сегодня или на этой неделе и каким образом.

Формулируя цели, держите фокус на «важных» квадрантах вашей матрицы. Цели должны быть достижимыми, поэтому не стоит пытаться реализовать десять целей одновременно — 3–4 вполне достаточно и значительно реалистичнее.

Когда вы регулярно формулируете, записываете и закрываете ежедневные цели, вы создаёте инерцию, которая продвигает к более крупным результатам. Это помогает приоритизировать день. Цели показывают, насколько продуктивным он был, даже если субъективно кажется, что вы мало успели. Они делают вас более дисциплинированными — что особенно важно для удалённых сотрудников.

Сложно доводить цели до конца? Исследования показывают, что критически важно брать на себя ответственность за цель. Три ключевых фактора — это обязательство, отчётность и фиксация цели письменно.

Делите работу на небольшие части

Если вы работаете над крупным проектом, отличная стратегия — разбить его на более мелкие и управляемые задачи с помощью софта для управления работой. Дополнительно можно подготовить простые инструкции‑шпаргалки для команды, чтобы коллеги быстрее выполняли свои задачи.

Как и с целеполаганием, важно задать реалистичные сроки. Затем планомерно проходить шаг за шагом. Так вы и сделаете больше, и получите удовольствие от вычёркивания пунктов из списка.

Маленькие команды продуктивнее

Крупные команды часто менее эффективны — и причин тому множество. Больше людей — больше коммуникации и согласований, больше бюрократии. Люди больше общаются «ни о чём», и в целом возникает ощущение хаоса.

В статье на Forbes «Почему небольшие команды эффективнее больших» Джейкоб Морган делится выводами, почему продуктивность падает по мере роста команды. Он описывает эффект Рингельмана — явление, при котором люди прилагают меньше усилий, когда работают в более крупной группе. Эффект назван в честь французского инженера, который ставил эксперимент с перетягиванием каната: поодиночке участники прикладывали 100% усилий, но по мере увеличения группы вклад каждого снижался.

Позже этот феномен подробно изучили, и появилось понятие «социальное бездельничанье» — ситуация, когда люди снижают усилия, чувствуя меньшую личную ответственность.

Где это возможно, переход к небольшим виртуальным командам заметно повышает продуктивность.

Счастливая команда — продуктивная команда

Всем известно: люди, которые устали, выгорели или находятся в стрессе, работают хуже и медленнее. Статистика по выгоранию это подтверждает.

Google, известный своими бонусами для сотрудников, серьёзно инвестирует в их благополучие — компания до сих пор в числе лучших работодателей на Glassdoor. Понятно, что далеко не каждый бизнес может позволить себе такие перки, но это не значит, что сотрудники не могут быть довольны и без этого. Задача работодателей и проектных менеджеров — позаботиться об этом.

Организуйте виртуальные тимбилдинги.

Эффективные команды строятся на доверии и тёплых рабочих отношениях. Для высокой продуктивности участники должны свободно общаться друг с другом. Совместные активности вроде тимбилдингов помогают укреплять связи — но важно, чтобы участие в них было добровольным.

Поощряйте перерывы

Исследования показывают, что рабочие перерывы полезны по многим причинам. Они помогают:

снижать уровень стресса,
повышать креативность,
предотвращать «усталость от решений»,
восстанавливать мотивацию и
увеличивать продуктивность.

Поощряйте сотрудников вставать и хотя бы на 5 минут раз в час отходить от экрана. Предлагайте выйти на улицу, подышать свежим воздухом и получить немного солнечного света. Такие небольшие перерывы сделают людей одновременно и счастливее, и продуктивнее.

Вознаграждайте сотрудников

Сотрудники, которые чувствуют свою ценность, гораздо охотнее вкладываются в задачи. Если человек вносит важный вклад в работу команды, это нужно отмечать. Поощряя людей за хорошо выполненную работу, вы напрямую повышаете продуктивность команды.

Согласно данным Gallup, «признание усиливает вовлечённость каждого сотрудника. Также показано, что оно повышает продуктивность и лояльность к компании, а значит, и удержание сотрудников».

Финансовая мотивация всегда приятна — будь то повышение зарплаты или бонусы, — но вознаграждение не обязано сводиться только к деньгам. Публичное признание, награды и сертификаты нередко работают не хуже. Даже личное «спасибо» от руководителя или рукописная записка могут стать мощным стимулом. Главное правило — признание должно быть искренним и адресным, с понятным описанием вклада конкретного человека.

Давайте команде возможности учиться

Согласно исследованию 2017 года об эффективности командного обучения, его эффект может быть очень значительным и позитивным. Среди форматов обучения могут быть:

обучение лидерству и стратегиям управления командной эффективностью,
тренинги по командной работе или
развитие конкретных навыков — от тайм‑менеджмента до эмоционального интеллекта.

Внедряйте инструменты и приложения для продуктивной командной работы

Сегодня существует множество инструментов и приложений для повышения командной продуктивности. Независимо от того, работаете ли вы в IT или в другой сфере, правильно подобранный набор сервисов поможет заметно поднять эффективность удалённых команд. Параллельно доступны и решения для измерения продуктивности удалённых сотрудников. Ниже — несколько практичных инструментов, на которые стоит обратить внимание.

Для технических команд

ScreenRec

Нужно показать баг, провести ревью кода, обучить коллегу новому навыку или объяснить сложную идею? ScreenRec делает асинхронную коммуникацию быстрее и почти такой же эффективной, как личные встречи. Нажмите Alt + S в любом окне, чтобы записать экран, микрофон, камеру и даже системный звук. Нажмите Alt + S ещё раз, чтобы остановить запись и мгновенно поделиться ссылкой в чате, по электронной почте или любым другим способом.

Коллеги смогут посмотреть запись в удобное для себя время, поэтому вам придётся реже проводить видеозвонки, но вы по‑прежнему будете показывать, что именно происходит на экране. В результате у всей команды появляется больше часов для глубокой, сфокусированной работы.

Lightrun

Lightrun — инструмент для отладки кода. Платформа позволяет разработчикам быстро и удобно разбирать проблемы в продакшене, добавляя логи, метрики, трейсы и другие сигналы прямо «на живой» системе.

ag — быстрый поиск по коду

ag — бесплатный опенсорс‑инструмент для быстрого поиска по коду. Он изначально спроектирован с упором на скорость, поэтому позволяет находить нужные участки кода значительно быстрее стандартных утилит.

Komodor

Если ваша команда использует Kubernetes, обратите внимание на Komodor. Этот инструмент для устранения неполадок помогает отслеживать изменения во всех K8s‑стэках и быстро понимать, какие компоненты были затронуты.

Tuple

Tuple — приложение для парного программирования, которое позволяет разработчикам эффективно работать вместе на удалёнке. Оно поддерживает совместное управление, полный доступ к клавиатуре, голосовую связь и при этом экономно расходует ресурсы процессора. Сейчас Tuple доступен для Mac, но команда уже работает над версией для Linux.

Jell

Инструменты для продуктивности удалённой команды

Jell — платформа для управления удалёнными командами и более эффективного взаимодействия. Она помогает выстроить асинхронную работу — через ежедневные стендапы, напоминания, шаблоны чек‑инов и другие форматы. С Jell проще отслеживать активность сотрудников и измерять продуктивность удалённой команды.

SpectralOps

Инструменты для измерения продуктивности удалённых сотрудников

SpectralOps — инструмент предотвращения утечек данных, который помогает обнаруживать и отслеживать угрозы в режиме реального времени. Платформа сканирует весь код и конфигурации, чтобы вы могли быстро находить и закрывать потенциально опасные места.

MantisBT

MantisBT — бесплатная опенсорс‑система трекинга багов. Чаще всего её используют для учёта дефектов, но при желании MantisBT можно превратить и в удобный инструмент управления задачами.

Для нетехнических команд

Microsoft Teams

Microsoft Teams — инструмент для совместной работы и коммуникации. Он позволяет командам работать удалённо, оставаясь организованными и в курсе всех событий. В экосистему Microsoft входит и модуль отслеживания продуктивности Microsoft Productivity Score, который оценивает, насколько активно команда использует инструменты совместной работы, обмена данными и коммуникации. При необходимости можно подключить и дополнительные приложения для повышения продуктивности.

Slack

Slack — популярный инструмент для деловой коммуникации, который помогает структурировать обсуждения. У каждого проекта есть своё пространство и набор каналов, поэтому переписка не смешивается и нужную информацию легко найти.

Apploye

Если вам или вашей команде сложно с тайм‑менеджментом, попробуйте Apploye. Это трекер времени и инструмент мониторинга удалённых сотрудников, который помогает ставить рабочие цели и придерживаться их. Apploye показывает, как люди используют рабочее время, поэтому проще оценивать продуктивность и понимать, какие подходы реально работают.

Zoom

Zoom — платформа для видеокоммуникаций, которая особенно полезна для удалённых команд. Помимо обычных встреч, в Zoom можно проводить онлайн‑мероприятия и вебинары.

Zapier

Zapier — инструмент автоматизации, который помогает экономить время. Он передаёт данные между приложениями и сервисами, убирая рутинные операции и упрощая рабочие процессы.

Coupler

Coupler — инструмент для синхронизации данных. Он автоматически:

делает резервные копии данных,
выгружает записи из приложений и
отслеживает прогресс команды с помощью отчётов и дашбордов.

Такие отчёты по прогрессу можно использовать как один из показателей эффективности и продуктивности команды.

Gorilla ROI

Для продавцов в электронной коммерции Gorilla ROI — это специализированный коннектор наподобие Zapier. Он позволяет получать данные из вашей платформы электронной коммерции напрямую в Google Таблицы.

Narrato

Narrato — платформа для создания контента, совместной работы и управления контентными процессами. Она заменяет множество разрозненных инструментов, которыми обычно пользуются загруженные контент‑команды, включая:

документы,
таблицы,
проверку грамматики и плагиата,
системы управления проектами,
электронную почту и многое другое.

Выводы

В новой эре удалённой работы стало очевидно: командам больше не нужен жёстко привязанный к месту офис, чтобы быть успешными. Благодаря технологиям люди могут оставаться на связи и сотрудничать из любой точки мира. Внедрив описанные выше подходы и инструменты, вы увидите, как растёт продуктивность вашей виртуальной команды.

Продуктивность в рабочем процессе важна, потому что это один из ключевых показателей успеха. Самые успешные организации — те, что регулярно добиваются результата. То же самое и с командами: сильные команды, как правило, самые продуктивные. Кроме того, высокие показатели продуктивности чаще всего идут рука об руку с благополучием и удовлетворённостью сотрудников.

Отдел продаж по сути ничем не отличается от других подразделений — это тоже команда людей. Поэтому рекомендации по повышению эффективности здесь во многом совпадают с описанными выше. Важно приоритизировать и планировать работу на уровне и отдельных специалистов, и всей команды. Где возможно, делите большой отдел на более небольшие рабочие группы. Заботьтесь о состоянии людей и мотивируйте их бережно относиться к себе. Обеспечьте обучение и, конечно, доступ к инструментам, которые помогают повышать личную продуктивность.

Если вы хотите повысить продуктивность отдельного сотрудника, нужно сфокусироваться на нём. Важно, чтобы человек чувствовал себя ценным и значимым участником команды. Давайте честную и полезную обратную связь. Если нужно подтянуть конкретные навыки, предложите обучение. Большинство людей хотят быть успешными, и осознание, что команда на тебя рассчитывает, может стать сильным мотиватором.