5 стратегий коммуникации для удалённой команды

Хотите узнать кое‑что невероятное? В 2016 году выяснили, что «57% сотрудников говорят, что не получают чётких инструкций, а 69% менеджеров в целом испытывают дискомфорт при общении с сотрудниками». Представляете? Больше половины людей сталкиваются с проблемами коммуникации на работе.

Статистика впечатляет, но для тимлидов и руководителей удалённых команд это обычно не сюрприз. Давайте честно: даже в офисе общаться бывает сложно, а в удалённом формате те же проблемы ощущаются сильнее. Разные часовые пояса, задержки информации, инструменты удалённой работы, виртуальные встречи, неверно считываемый тон из‑за отсутствия общения «лицом к лицу» — всё это легко бьёт по продуктивности и даже по моральному состоянию команды. Поэтому удалённая коммуникация кажется такой сложной. Но это можно исправить.

Мы собрали пять ключевых стратегий коммуникации для удалённой команды, которыми пользуются успешные руководители, координаторы и менеджеры. Внедрите их в повседневную работу — и вы заметите, что общаться на удалёнке становится проще и эффективнее.

Ускорьте коммуникацию

Нет ничего раздражительнее, чем пытаться донести мысль, когда на это уходит вечность — и на формулировку, и на доставку сообщения адресату. Быстрая коммуникация — фундамент удалённой работы. Она не только экономит время, но и критически важна при управлении удалёнными командами.

Классический сценарий: нажать клавишу Print Screen, вручную вставить скриншот в редактор, сохранить, приложить к письму… Всё это невероятно долго. Чтобы сэкономить время и деньги и упростить жизнь себе и команде, коммуникацию нужно радикально ускорять.

Лучший инструмент: ScreenRec

Это must‑have инструмент для удалённых команд, которым не хватает быстроты в общении. ScreenRec — это рекордер экрана и инструмент для скриншотов, который позволяет записывать неограниченное количество HD‑видео со звуком, а также делать и редактировать скриншоты.

Но по сути ScreenRec — это инструмент командной коммуникации, который почти полностью снимает зависимость от длинных писем. Он выводит асинхронное общение на новый уровень: вместо километров текста вы можете отправить видео‑письмо, записав голосом то, что хотите сказать, и параллельно показав это на экране.

После остановки записи приватная защищённая ссылка автоматически копируется в буфер обмена — остаётся просто вставить её туда, где она нужна, и отправить кому угодно. Скачайте ScreenRec здесь.

Используйте платформы для совместной работы

Виртуальная командная коммуникация работает лучше всего, когда каждый участник распределённой команды находится «на одной волне». Именно для этого и нужны платформы для совместной работы. С правильным инструментом вы и команда видите задачи, сроки, вклад каждого и общий прогресс.

Так каждый понимает, что именно от него ожидается и как это вписывается в картину по команде. В зависимости от платформы, вы также можете комментировать задачи, делиться файлами и многое другое.

Лучший инструмент: Asana

Asana даёт всё необходимое от платформы для коллаборации. В основе это инструмент управления проектами, который позволяет назначать задачи членам команды с дедлайнами, метками, комментариями и прозрачным трекингом выполнения.

Благодаря десктопной и мобильной версии коммуникация становится проще: вы получаете уведомления в реальном времени только по тем проектам и задачам, которые относятся к вам. Подробнее об Asana.

Раз уж заговорили о совместной работе, посмотрите это видео про инструменты удалённой работы.

Проводите виртуальные встречи, когда это действительно нужно

Все знают, что встречи могут отнимать много времени и нередко превращаются в «пожирателя часов», но при этом они остаются важным инструментом коммуникации удалённой команды. В офисе коллеги видятся каждый день, поэтому базовая информация передаётся естественно. В удалённом формате люди легко «выпадают» из контекста — иногда просто случайно. А если вы новичок, то для более комфортной адаптации полезно хотя бы раз встретиться с руководителем на онлайн‑созвоне.

Как выстроить коммуникацию в удалённой команде

Чтобы этого не происходило, руководителям стоит проводить виртуальные встречи и делиться актуальной информацией по проектам со всеми участниками. Это также безопасное пространство, где можно озвучить идеи, вопросы или тревоги — и договориться о решениях.

Лучший инструмент: Zoom

Стратегии коммуникации для удалённой команды

Zoom — надёжное приложение для видеоконференций, которое поддерживает до 100 участников одновременно. Благодаря функциям вроде доски, демонстрации экрана и встроенной записи можно легко выстроить эффективное виртуальное общение. В бесплатной версии встреча длится до 40 минут — обычно этого достаточно для еженедельных командных созвонов. Подробнее — на сайте Zoom.

Создайте «виртуальный кулер» для неформального общения

Всем нужно иногда переключаться и «выпускать пар». Когда вы работаете из дома, чаще всего приходится делать это в одиночку. В офисе же есть условный «кулер», у которого можно перекинуться парой слов и обсудить темы не по работе.

Да, при управлении удалёнными командами хватает вызовов — но этот можно решить. Используйте онлайн‑инструменты, чтобы создать для команды «уголок» для лёгкого чата и общения. Это помогает людям сблизиться, а значит, может позитивно повлиять и на продуктивность. Кстати, загляните в наш список приложений для продуктивности, которые стоит попробовать команде.

Лучший инструмент: Yammer

Инструменты коммуникации удалённой команды

Yammer похож на внутреннюю социальную сеть для вашей организации. Интерфейс напоминает Facebook: участники создают профили и могут оставлять комментарии и публикации. Посмотрите, подходит ли Yammer вашей команде.

Развивайте личные коммуникативные навыки

Независимо от того, строите ли вы удалённую команду продаж или руководите удалённой командой разработки ПО, именно коммуникация определяет, насколько хорошо вы взаимодействуете друг с другом и с клиентами. Тон, выбор слов и «язык тела» (пусть даже через камеру) сильно влияют на смысл. Когда люди понимают стиль общения друг друга и осознают собственные сильные/слабые стороны, работа начинает идти заметно легче.

Лучший инструмент: ваша личная вовлечённость и обучение

Для начала можно прочитать этот гид по коммуникации на работе.

Краткое резюме

Стратегия	Лучший инструмент	Желаемый результат
#1 Ускорить коммуникацию	ScreenRec	Экономить время, записывая видео с экрана и голос для рассылки объявлений, фидбека и общей информации.
#2 Использовать инструменты для совместной работы	Asana	Собрать всех «на одной странице» и повысить продуктивность команды.
#3 Проводить виртуальные встречи	Zoom	Держать всех в курсе и делиться информацией, мнениями и тревогами.
#4 Создать «виртуальный кулер»	Yammer	Дать команде место, где можно выдохнуть, пообщаться и лучше узнать друг друга.
#5 Развивать личные коммуникативные навыки	Обучение и личная мотивация	Выстраивать корректное общение в команде, чтобы каждый чувствовал себя комфортно.

Научиться эффективно общаться с удалённой командой вполне реально, если внедрить эти пять стратегий и инструменты. Сделав это, вы заметите, как у команды появляется собственный ритм, в котором дела двигаются вперёд быстро и без лишних препятствий.

Пока вы об этом думаете, можете скачать ScreenRec бесплатно и рассмотреть покупку платных версий Asana, Zoom и Yammer. Один небольшой шаг сегодня — и большинство проблем с удалённой коммуникацией вскоре останутся в прошлом.