Как эффективно работать с удалёнными коллегами

Удалённая работа — это не только домашний офис в трёх метрах от холодильника, но и совершенно новый формат общения с коллегами. За последний год письма, мессенджеры и сервисы видеозвонков из «одного из» каналов связи фактически превратились в единственный. Добавьте к этому невозможность увидеть эмоции собеседника, ослабление командных связей после длённого онлайн‑формата и общую усталость. То, что раньше решалось за две минуты у кулера, теперь растягивается на бесконечные ветки писем и чатов.

Чтобы добиваться результатов, участникам распределённой команды нужно становиться полноценными тимплеерами — максимально вовлечёнными в общие задачи. Но виртуальные команды сталкиваются с рядом проблем: люди чувствуют себя более одиноко, хуже понимают свою роль в проекте и в команде. Давайте разберёмся, как выстроить эффективное взаимодействие с удалёнными коллегами.

Рабочие часы коллег из других стран

Если вы работаете с людьми из других стран, важно учитывать разницу во времени, особенно если хотите наладить качественную удалённую коммуникацию в команде. Делитесь календарём с коллегами, чтобы подбирать удобные слоты для созвонов и обсуждения проектов. Чтобы не запутаться во времени, удобно пользоваться сервисами вроде World Clock Meeting.

Не забывайте и о национальных праздниках — в чей‑то стране может быть официальный выходной, пока у вас обычный рабочий день. Создайте общий календарь команды и отметьте в нём ключевые праздники по регионам — это сильно упростит планирование.

Своевременная обратная связь

Регулярно давайте удалённым сотрудникам обратную связь, чтобы они понимали, насколько качественно выполняют работу. Это напрямую влияет на их мотивацию и ощущение причастности.

Согласно отчёту Wrike, 39% опрошенных называют неэффективное взаимодействие (в том числе при удалённой работе) одной из главных причин стресса. Для распределённых команд это особенно актуально: на расстоянии сложнее заметить вклад каждого и вовремя его подчеркнуть. Чтобы и офисным, и удалённым сотрудникам было комфортно, систему фидбэка нужно ставить в приоритет.

Совет

Руководителям стоит регулярно проводить one‑on‑one встречи. Планируйте видеозвонки и записывайте видео‑письма с помощью ScreenRec, чтобы держать удалённых коллег в курсе и обсуждать важные моменты в личном формате.

Такой формат помогает оценивать промежуточные результаты и сверять ожидания: совпадает ли то, что делает сотрудник, с тем, чего ждёт команда. Важно включать не только звук, но и видео — язык жестов и мимика сильно упрощают общение. На личных встречах можно обсудить, например:

как продвигаются проекты и насколько сам сотрудник доволен своим вкладом;
какие возникают сложности и нужна ли помощь менеджера или команды;
что можно улучшить и как именно;
цели в формате удалённой работы или OKR (Objectives & Key Results). Если в компании используется этот подход, OKR помогают синхронизировать личные и командные цели и отслеживать прогресс;
нейтральные, личные темы — если сотруднику комфортно их обсуждать.

Что можно делать с помощью видео‑писем:

отправлять развёрнутый фидбэк по коду, дизайну, текстам и другим результатам работы, который коллега сможет посмотреть в удобное время (без лишних «пингов»);
делать короткие видео‑брифы по будущим задачам;
делиться идеями и новыми находками;
записывать экран, чтобы зафиксировать баги и отправить отчёт;
быстро создавать обучающие видео для новичков и клиентов;
давать альтернативу длинным цепочкам писем, где меньше «туда‑сюда».

Прозрачность рабочих процессов

Когда процессы непрозрачны, эффективность команды падает. Часто проблема в том, что информация расползается по десяткам каналов. Сотрудники пользуются CMS, почтой, мессенджерами и ещё парой инструментов, пытаясь сложить картину по кусочкам. Это отнимает массу времени, а целостного понимания происходящего всё равно не появляется.

Совет

С самого начала договоритесь с удалёнными сотрудниками о конкретных ожиданиях и правилах. Форматы и каналы взаимодействия должны быть понятны всем. Для этого нужны достаточно гибкие инструменты, которые можно адаптировать под нужды команды. В Wrike, например, участники могут в любой момент посмотреть динамику проекта на диаграмме Ганта.

ScreenRec здесь тоже полезен: с его помощью удобно «наглядно» общаться с дизайнерами и разработчиками, оставлять комментарии прямо на макетах и файлах и быстро вносить правки.

Коммуникация с руководством

У удалённых сотрудников часто возникает больше вопросов, чем у офисных: им сложнее «поймать» менеджера в коридоре или заглянуть в кабинет, чтобы что‑то уточнить.

Совет

Проводите регулярные онлайн‑сессии формата Q&A, где сотрудники смогут задать вопросы руководству в режиме реального времени. Поощряйте участие всей команды и заранее собирайте вопросы, чтобы встреча прошла максимально продуктивно.

Мотивация и вовлечение удалённых сотрудников

Качественная коммуникация помогает поддерживать вовлечённость удалённых коллег и их мотивацию. И наоборот, недостаток общения — одна из главных сложностей при управлении распределёнными командами.

Совет

Создайте один основной рабочий чат для всей команды (например, в Slack) и старайтесь держать в нём все важные обсуждения. Если компания крупная, заведите отдельные каналы для маркетинга, контента, продаж, поддержки и т. д. Главное при работе с удалёнными коллегами — договориться, как именно вы общаетесь и как каждый остаётся «включённым» в рабочий процесс.

Продумайте внутреннюю систему поощрений и мотивации, чтобы сотрудничество с удалёнными командами было взаимовыгодным и у людей был дополнительный стимул работать ещё лучше. Здесь может помочь сервис Bonusly: каждый сотрудник получает, скажем, 100 баллов в месяц и может «дарить» их коллегам за помощь, инициативу или классные идеи. Накопленные баллы затем можно обменять на корпоративные подарки или дополнительный выходной — фонд призов определяет компания.

Межкультурный барьер

Языковые барьеры и культурные различия могут мешать команде быстро выстраивать доверительные отношения.

Совет

Сформулируйте общие правила переписки в корпоративных чатах. Например, договоритесь, что рабочий язык — только английский. Это поможет избежать ситуаций, когда часть команды обсуждает общие вопросы на локальном языке, а остальные ничего не понимают.

Создайте общий «болталку» без строгой темы, где можно делиться интересными фактами, фотографиями и ссылками. Это помогает лучше узнавать друг друга и укреплять связи. Проводите онлайн‑игры, назначайте неформальные one‑on‑one и отправляйте друг другу небольшие подарки к праздникам — чем креативнее формат, тем лучше.

Неформальные встречи

Удалённых коллег сложнее вовлекать в общие неформальные активности, даже если вы проводите их регулярно.

Совет

Закладывайте бюджет на совместные мероприятия с удалённой командой. По возможности включайте в него перелёты и 1–2 ночи в отеле для иногородних сотрудников. Постарайтесь хотя бы раз‑два в год собираться офлайн — на тимбилдинг или внутреннюю конференцию. Это хорошая возможность обсудить общие задачи, поделиться идеями и планами на будущее. После встречи обязательно собирайте фидбэк, чтобы понять, что сработало хорошо, а что стоит улучшить.

Если собрать всех в одном месте нет возможности, пригласите удалённых коллег поработать из офиса несколько дней. Это тоже помогает укреплять связи и лучше понимать друг друга.

Как правильно общаться в мессенджерах

С точки зрения деловой коммуникации мессенджеры заняли промежуточное место между почтой и звонками: быстрее, чем электронная почта, и менее навязчивы, чем телефон. Следуйте нескольким простым правилам, чтобы общение в мессенджерах помогало, а не мешало, и снимало одну из главных проблем удалённого формата — слабую коммуникацию.

Уважайте личное время

Почту многие привыкли проверять в определённые часы, а в остальное время игнорировать, особенно вечером и по выходным. С мессенджерами всё иначе — уведомления прилетают сразу, и велик соблазн ответить моментально. Помните: писать о работе после 21:00 — плохая практика, если это не оговорённый форс‑мажор.

Не мешайте мессенджеры

Золотое правило: «один человек — один основной мессенджер». Не стоит начинать разговор в Telegram, продолжать в WhatsApp, а файлы отправлять в Skype — так легко потерять важные детали и историю обсуждения. И уж точно не нужно дублировать сообщения во все приложения подряд, если вам не ответили в одном из них.

Не разбивайте текст на десяток коротких сообщений

Привычка отправлять каждую фразу отдельным сообщением пришла к нам из старых чатов и имитирует живую речь. Проблема в том, что коллегам приходится продираться через поток «мыслей вслух», вместо того чтобы быстро понять суть. Если постараться уложить идею в одно‑два структурированных сообщения, текст автоматически становится понятнее.

Осторожнее со стикерами и смайлами

Стикеры и эмодзи отлично помогают добавить тепла в диалог или завершить разговор на позитивной ноте. Но с ними легко попасть в неловкую ситуацию.

Не используйте стикеры и смайлы, когда обсуждаете серьёзные рабочие проблемы, особенно если допустили ошибку — это может вызвать только раздражение.
Не отправляйте коллегам двусмысленные или странные шутливые стикеры: велик риск случайно кого‑то задеть.

Не злоупотребляйте голосовыми сообщениями

Голосовые сообщения до сих пор раздражают добрую половину пользователей. Но постепенно появляются негласные правила, как использовать их так, чтобы было удобно и отправителю, и получателю.

Добавляйте к голосовому короткий текстовый комментарий, чтобы коллега сразу понимал, о чём речь, и мог потом легко найти сообщение по поиску.
Не сообщайте срочные новости только голосом: если человек на встрече или в людном месте без наушников, он просто не сможет прослушать запись.
Не ставьте задачи голосовыми — велик риск, что исполнитель упустит детали и неправильно поймёт задачу.
Следите за качеством записи: постарайтесь убрать фоновые шумы и посторонние звуки. Во‑первых, это мешает восприятию речи, во‑вторых, такое сообщение могут переслать дальше.

Если использовать их с умом, голосовые сообщения на работе могут не раздражать, а реально помогать. Например, в формате аудиоудержаний удобно брать короткие интервью — особенно если собеседник живёт в другом часовом поясе.

Выводы

Чтобы эффективно сотрудничать с удалёнными командами, важно:

учитывать разницу во времени, не забывать о национальных праздниках и уважать баланс работа‑жизнь коллег;
регулярно созваниваться, чтобы давать обратную связь и синхронизировать ожидания;
делать процессы максимально прозрачными — чтобы и офисные, и удалённые сотрудники понимали, что происходит с проектами;
думать о мотивации и вовлечении удалённых коллег, а не только о задачах;
договориться об инструментах и правилах корпоративной коммуникации;
проводить неформальные встречи офлайн или звать удалённых коллег в офис хотя бы на несколько дней.

Как эффективно работать с удалёнными коллегами

Рабочие часы коллег из других стран

Своевременная обратная связь

Совет

Прозрачность рабочих процессов

Совет

Коммуникация с руководством

Совет

Мотивация и вовлечение удалённых сотрудников

Совет

Межкультурный барьер

Совет

Неформальные встречи

Совет

Как правильно общаться в мессенджерах

Уважайте личное время

Не мешайте мессенджеры

Не разбивайте текст на десяток коротких сообщений

Осторожнее со стикерами и смайлами

Не злоупотребляйте голосовыми сообщениями

Выводы

Источники и дополнительные материалы

НЕ ПРОПУСТИТЕ ВАЖНОЕ