10 ключевых советов по виртуальному онбордингу для HR
Из‑за глобальных событий удалённая работа очень быстро стала нормой. Для HR‑команд это означало смену фокуса и пересборку всей стратегии. Виртуальный онбординг создаёт немало сложностей, но пошаговый подход помогает адаптироваться к новым условиям.
Отсутствие физического присутствия и личных встреч в офисе не обязательно должно мешать тёплому приёму новичков. Даже если многие удалёнщики впервые работают из дома, грамотная подготовка и организация помогают быстро ввести их в курс дела. Чем больше вы успеете сделать заранее, тем легче пройдёт адаптация.
Ниже — короткий список лучших практик виртуального онбординга, которые стоит попробовать HR‑менеджерам и тимлидам.
1. Переведите материалы онбординга в «виртуальный» формат
Сильная HR‑команда обычно имеет уже отлаженный процесс онбординга. Но, как правило, он строится вокруг офлайнового присутствия в офисе.
При переходе на удалёнку важно адаптировать контент под виртуальный формат. Это может быть серия видео для новых сотрудников, интерактивная презентация, набор памяток — продумайте, что именно войдёт в ваш пакет виртуального онбординга.
Приветственный пакет
Обычно при выходе в офис новичку выдают приветственный пакет с базовыми документами и материалами. Виртуальный онбординг не отменяет этого — просто переведите всё в удобный цифровой формат.
Шаги к действию
- Переведите бумажный пакет в удобный PDF, который легко просмотреть или при необходимости распечатать.
- Проверьте цифровой приветственный пакет на существующих сотрудниках.
- Соберите фидбек, чтобы убедиться, что вы не забыли ничего важного.
Презентации
Скорее всего, раньше новые сотрудники проходили через офлайновую онбординг‑презентацию. В виртуальном формате она по‑прежнему важна — это скелет, вокруг которого выстраивается адаптация.
Шаг к действию
- В онлайн‑формате запишите экран и лицо с помощью рекордера экрана, чтобы сделать приветственное сообщение более личным.
Инструкции и электронное обучение
Новые сотрудники не всегда знакомы с вашими инструментами и системами. Есть как минимум два варианта решения. Первый — записать короткие обучающие видео, в которых вы пошагово покажете, как пользоваться основными сервисами и ресурсами.
Второй — выделить опытного сотрудника, который проведёт живую мини‑сессию по инструментам и процессам в формате видеосозвона.
Шаг к действию
- Разберите текущий офлайновый онбординг по шагам, а затем перенесите его в цифровой формат, максимально сохранив структуру.
2. Сделайте качественную виртуальную презентацию
Мы уже говорили, насколько важно перенести офлайновую презентацию в онлайн‑формат. Это не значит, что нужно отказаться от живого общения, — скорее, презентация дополняет разговор с новичками.
Первое знакомство с компанией — важная часть первого рабочего дня. Поэтому относитесь к виртуальной презентации так же серьёзно, как к очной. Если вы онбордите сразу нескольких сотрудников (например, удалённых сейлзов), имеет смысл провести групповую презентацию, чтобы с самого начала создать ощущение команды.
Шаги к действию
- Используйте визуальные материалы, чтобы рассказать историю компании — сделайте этот блок живым и лёгким.
- Чётко объясните культуру, ценности и миссию компании.
- Добавьте фотографии ключевых людей в команде (не только официальные, но и более неформальные).
- Не перегружайте новичков информацией, особенно в части HR‑политик.
- Потратьте время на создание аккуратных, продуманных ориентационных видео в рамках пакета виртуального онбординга — они будут долго приносить пользу.
3. Созвонитесь с новичком до официального старта
HR‑процессы и бюрократия могут сильно напрягать новых сотрудников. Поэтому полезно выходить на связь ещё до первого рабочего дня. Такой «предонбординг» даёт возможность официально поприветствовать новичка и задать правильный тон, а заодно помогает формировать позитивную культуру с самого начала.
Так вы повышаете вовлечённость ещё до выхода человека на работу. Чем раньше она сформируется, тем проще пройдёт адаптация и тем продуктивнее будет сотрудник.
К счастью, сегодня есть масса онлайн‑платформ для совместной работы и видеосвязи, через которые можно провести такой созвон. Не забудьте дать новичку материалы о том, как пользоваться этими инструментами — для многих это будет первый опыт.
Шаг к действию
- Свяжитесь с новичком и назначьте онлайн‑встречу минимум за три дня до даты выхода.
4. Распланируйте первые недели
Начало новой работы всегда стрессовое, а первые недели особенно важны. У удалёнщиков рядом нет коллег, к которым можно просто подойти за советом. Ваша задача — убедиться, что у новичка есть все необходимые инструменты для удалённой работы и понятный план.
Сделайте для первых недель чёткий календарь активностей, к которым можно присоединиться. Например:
- виртуальные командные ланчи;
- знакомство с ключевыми людьми из техподдержки и IT;
- общекомандный созвон для обсуждения целей недели.
Шаги к действию
- Выделите 2–3 приоритетные задачи на первую рабочую неделю.
- Составьте чек‑лист онбординга, чтобы ничего не упустить в первые недели.
5. Чётко проговорите ожидания
Ожидания — один из ключевых элементов виртуального онбординга. Важно заранее сформулировать, чего вы ждёте от новых сотрудников, а затем разложить это на понятные и измеримые шаги.
Это означает, что новички должны:
- понимать полный перечень своих обязанностей,
- уметь пользоваться нужными инструментами,
- знать и соблюдать ключевые процессы и правила.
Чем яснее вы проговорите ожидания, тем быстрее новые сотрудники встроятся в процессы.
Полезно иметь понятный таймлайн индивидуальных и командных целей. При необходимости можно использовать приложения для планирования, чтобы новичкам было проще ориентироваться в сроках обучения и оценок.
Шаги к действию
- Ведите общий календарь задач с чётко обозначенными краткосрочными и долгосрочными SMART‑целями.
- Запланируйте еженедельные командные митинги и one‑on‑one, чтобы обсуждать прогресс и загрузку.
6. Объясните культуру компании
Во время виртуального онбординга о культуре компании часто забывают. Легко увлечься задачами, процессами и инструментами и не рассказать, «как здесь принято». Но это серьёзная ошибка.
Когда человек чувствует связь с культурой и ценностями, он проще выстраивает внутреннее согласие с компанией, становится более мотивированным и продуктивным. Культура нередко определяет, останется ли новый сотрудник надолго или тихо «сольётся».
В виртуальном онбординге важно осознанно рассказывать о базовых ценностях, подходах и миссии. Чем лучше люди понимают, куда они пришли, тем легче им выстроить личное соответствие бренду и увидеть для себя смысл в работе.
Шаги к действию
- Сделайте новичкам небольшой сюрприз‑подарок.
- После подписания оффера отправьте по почте приветственный пакет с брендированным мерчем (футболка, кружка, блокнот) и материалами о бренде.
7. Помогите с тех‑настройкой в первый день
Технические задачи — одна из самых сложных частей старта. Важно убедиться, что новички смогут спокойно пользоваться всеми нужными инструментами. Даже настройка рабочей почты может стать барьером для человека, который впервые работает удалённо. Им может понадобиться гайд или инструкция, как, например, создать новый Gmail‑аккаунт.
Главная цель — уменьшить стресс и убрать технические барьеры. Чем комфортнее сотрудники чувствуют себя с используемым софтом, тем быстрее они начнут приносить пользу.
Шаги к действию
- В небольших компаниях позаботьтесь, чтобы IT‑специалист вышел на связь с новичком ещё до выхода.
- В крупных компаниях заранее подключите к процессу всю IT‑команду.
8. Регулярно выходите на связь
Сделайте частые контакты и коммуникацию одной из опор виртуального онбординга. Это сильно повышает ощущение поддержки и связи с компанией.
Это особенно важно для вовлечённости. В офлайне вы и так знаете ценность неформальных one‑on‑one, и в онлайн‑формате эта стратегия не менее актуальна.
Не недооценивайте, насколько тяжело может быть начинать новую работу удалённо. Чем чаще вы будете выходить на связь в первые недели, тем меньше вероятность, что человек почувствует себя «один в поле воин».
Шаг к действию
- Будьте на связи, чередуйте формальные и неформальные созвоны и чаты.
9. Запланируйте встречи с командой и руководителем
Не забудьте выделить время на знакомство новичка с командой и прямым руководителем. Это могут быть неформальные короткие созвоны — вовсе не обязательно обсуждать задачи, достаточно просто пообщаться.
В неформальной обстановке вы лучше узнаете новичков, а они — своих коллег. Это укрепляет доверие и положительно влияет на удержание. Исследование LinkedIn 2017 года показало, что 72% сотрудников считают личные встречи с прямым руководителем на этапе онбординга очень полезными.
Хотя речь шла об офлайне, в виртуальном формате эта закономерность никуда не девается.
Шаг к действию
- Запланируйте серию неформальных встреч с командой и прямым руководителем.
10. Постоянно улучшайте процесс
HR‑команды быстро перестраиваются под виртуальный онбординг, но важно не забывать базу: процесс должен быть документирован от начала до конца.
Руководителям нужна прозрачность — на каком этапе сейчас находится сотрудник, что уже пройдено, что впереди. Доступ к информации и понятная зона ответственности критичны и в онлайн‑формате.
Как и в любых бизнес‑процессах, чем внимательнее вы анализируете и дорабатываете онбординг, тем эффективнее он становится.
Шаги к действию
- Регулярно оценивайте, какой эффект даёт ваш виртуальный онбординг.
- Просите новичков оценить стратегию адаптации и поделиться мнением.
- Выясняйте, какие элементы принесли наибольшую пользу, а какие стоит убрать или переработать.
Итог
Виртуальная ориентация новых сотрудников должна давать им понятный путь, по которому двигаться. Удалёнка вовсе не обязана означать «холодный» опыт онбординга. Да, у виртуального формата есть свои сложности, но при грамотной реализации он даёт массу преимуществ.
Благодаря современным технологиям вы можете задать правильный тон с первого дня и сделать адаптацию вовлекающей.
Не недооценивайте важность цифрового онбординга: от него напрямую зависят удержание сотрудников, их продуктивность и рост компании.
English 
Español 
Български 
Français 
Português 
العربية
НЕ ПРОПУСТИТЕ ВАЖНОЕ
Получайте уведомления о новых статьях, вебинарах и других возможностях: