7 техник тайм-менеджмента, которые действительно работают

Фразу «время — деньги» слышали все. Но, по данным Entrepreneur.com, на работе тратится впустую более 15 часов в неделю. Уильям Пенн сказал ещё точнее: «Время — то, чего мы больше всего хотим и что хуже всего используем».

Звучит грустно, но это реальность. Как перестать сливать часы и за счёт простых приёмов управления временем стать продуктивнее?

Мы перелопатили исследования и практические материалы и отфильтровали 7 техник тайм‑менеджмента, которые реально помогают вернуть продуктивность в рабочий день и в итоге экономят компании деньги.

Почему тайм‑менеджмент так важен?

Прежде чем переходить к техникам, важно понять, зачем вообще учиться управлять временем.

Больше успевать
Главное преимущество хорошего тайм‑менеджмента — у вас появляется больше времени, чтобы действительно сделать работу. Как часто вы говорите себе: «В сутках мало часов»? На деле мы нередко тратим часы на занятия, которые мало что меняют. Если перестать разбрасываться временем, легко заметить, что сегодня вы сделали намного больше, чем вчера.
Меньше стресса
Когда вы высвобождаете время, отпадает необходимость постоянно спешить. Становится меньше срочности и паники. Неважно, справляетесь ли вы со стрессом в университете или готовите к выходу первую книгу — управляя временем, вы можете двигаться по задачам спокойнее и осознаннее.
Больше удовлетворённости
При плохом тайм‑менеджменте легко оказаться в ситуации, когда вы «пашете с утра до ночи», но ключевые задачи так и не двигаются. Если правильно расставить приоритеты и планировать время, останется больше ресурса на действительно важное — и в конце дня вы будете чувствовать удовлетворение, а не выгорание.
Возвращение мотивации
Когда вы чётко понимаете, как пройдёт день и чем он закончится, гораздо проще работать сосредоточенно и с внутренним драйвом, а не «на автопилоте».
Шанс на карьерный рост
Повышение, конечно, не гарантировано, но представьте такой сценарий: ваша новая собранность и удовлетворённость перерастают в устойчивую, заметную рабочую этику.
Через какое‑то время это видит руководитель — и вы оказываетесь в числе первых кандидатов на повышение. Звучит неплохо, правда? И это вполне реалистично.
Итак, перейдём к практике: ниже — 7 рабочих стратегий тайм‑менеджмента, которые помогут улучшить ваш рабочий день.

Техники тайм‑менеджмента для расстановки приоритетов и целей

Техника 1: матрица Эйзенхауэра

Прославленная 34‑м президентом США (ещё до того, как он стал президентом), матрица Эйзенхауэра помогает разложить дела по четырём квадрантам: «Сделать сейчас», «Запланировать», «Делегировать», «Не делать». Это отличный способ приоритизировать задачи и доводить до конца по‑настоящему важное.

Техника 2: принцип Парето (правило 80/20)

Изначально идею сформулировал Вильфредо Парето, а в XX веке развил Джозеф Джуран. Правило 80/20 утверждает, что в большинстве систем 80% результата даёт 20% усилий или причин.

Парето заметил это на примере Италии: по его наблюдениям, общество делилось на две части — «маловажное большинство» (80%) и «важное меньшинство» (20%). 80% национального богатства находилось в руках примерно 20% населения.

Как превратить это в технику тайм‑менеджмента? Посмотрите на свой список дел: скорее всего, 80% задач там второстепенные, а 20% — по‑настоящему важные. Если у вас 10 пунктов, выберите 2 самых важных и сделайте их в первую очередь. Так вы расставите приоритеты и не потеряете из виду цели.

Пример. Приоритизируя задачи, спрашивайте себя, что действительно срочно, а что может подождать. Вопрос «Это вообще нужно делать?» должен стать привычным.

Часто можно смело убирать несрочные встречи. Митинги отнимают массу времени и сил. Спросите себя: «Можно ли обойтись без этой встречи?».

Хорошая альтернатива — использовать бесплатный рекордер экрана вроде ScreenRec. С его помощью вы запишете экран и голос одновременно и вместо того, чтобы собирать всех на созвон, сможете отправить коллегам видеопрезентацию по защищённой ссылке.

Техники тайм‑менеджмента для отсечения лишнего

Техника 3: метод D.E.A.L.

В какой‑то момент нужно перестать тащить всё на себе и научиться делегировать. Автор Тим Феррис в книге «4‑часовая рабочая неделя» предложил систему DEAL, по которой любую работу можно разложить на четыре группы: делегировать, исключить, автоматизировать и «освободить» (сократить лишнее время, которое вы тратите на задачу).

Делегируйте. Если что‑то обязательно нужно сделать, спросите себя: именно вы должны этим заниматься? Если нет — делегируйте.

Исключайте. У части задач вообще нет места в вашем списке. Вспомните правило 80/20: если это часть «маловажных многих», от этого можно отказаться, сфокусировавшись на действительно важном.

Автоматизируйте. При нынешнем количестве сервисов всё проще передавать автоматике: массовые рассылки, напоминания, календарь, отчёты и прочее.

Освобождайте время. Некоторые задачи сложнее и требуют больше времени. Иногда разумно отложить их и вернуться, когда вы разберётесь с быстрыми делами.

Пример. Используйте всё‑в‑одном приложение для управления командой, чтобы улучшить навыки управления задачами и нагрузкой. В нём можно делегировать задачи, удалять лишнее, автоматизировать типовые процессы и сдвигать дедлайны при переносе дел. Хороший пример такого инструмента — Asana.

Техники тайм‑менеджмента для организации задач и сроков

Техника 4: система ABC

В 1973 году Алан Лейкин предложил метод ABC, в котором задачи сортируются по важности. Задания уровня «A» — самые критичные, «B» — важные, но не первоочередные, «C» — наименее важные.

ABC можно использовать и для оценки сроков: задачи «A» выполняются в течение дня, «B» — в течение недели, «C» — в течение месяца.

Техники тайм‑менеджмента для реализации целей

Техника 5: «Съешь лягушку»

Звучит странно, но за этой метафорой стоит очень здравый подход, который предложил Брайан Трейси в книге «Съешь лягушку!». Он пишет:

«Если первое, что вы делаете утром, — съедаете живую лягушку, то весь остальной день вы живёте с приятной мыслью, что вряд ли сегодня случится что‑то хуже».

Иными словами, начните день с самого сложного. Составьте список целей и в первую очередь беритесь за самые тяжёлые задачи.

Продуктивность по принципу «Съешь лягушку»

Техника 6: GTD (система Дэвида Аллена)

Эта методика Дэвида Аллена также известна как правило двух минут. Суть метода GTD в том, чтобы мелкие задачи делать сразу, а крупные дробить на небольшие шаги, которые можно выполнить быстро.

Такой подход не даёт мозгу перегреться и защищает от информационной перегрузки, которая неминуема, когда на вас сваливается десяток разных задач. Цель GTD — заставить нас выносить задачи и мысли из головы «на бумагу», структурировать их и последовательно выполнять, параллельно прокачивая навыки тайм‑менеджмента на работе.

Техника 7: помодоро‑таймеры

Франческо Чирилло придумал технику «Помодоро», исходя из простой идеи: если работа идёт в чётко отмеренных интервалах, сосредоточиться и довести задачу до конца проще. Название «помодоро» («помидор» по‑итальянски) появилось из‑за кухонного таймера в форме помидора, которым пользовался Чирилло. Классический цикл — 25 минут работы и 5 минут перерыва.

Пример. Если вы руководите большой командой, GTD можно использовать для управления задачами всей группы. Каждый применяет метод к своему списку дел — и довольно быстро люди учатся разумно обращаться со временем, а задачи перестают «выпадать» из поля зрения.

Ещё больше техник тайм‑менеджмента

На наш взгляд, перечисленные выше — самые эффективные техники, чтобы поднять продуктивность. Но, будем честны, методик существует десятки. Вот ещё несколько подходов, к которым можно присмотреться:

Канбан	Метод, в котором задачи и идеи организуются в колонках (доска).
Таймбоксинг	Выделение фиксированного количества времени на каждое задание.
Тайм‑блокинг	Планирование буквально всего дня по блокам времени.
Нулевой инбокс	Подход к работе с почтой, при котором вы держите входящие максимально близко к нулю.
«У кого обезьяна?»	Концепция о том, как вы берёте на себя чужие задачи и проблемы вместо того, чтобы заниматься своими.
Метод действий	Метод, помогающий превращать идеи в конкретные действия и задачи.
Биологический пик продуктивности	Техника, помогающая определить часы наибольшей продуктивности в течение дня.
Журнал продуктивности	Ведение журнала, куда вы заносите задачи и идеи, сроки и способ их выполнения.
Метод Сайнфелда	Метод, который Джерри Сайнфелд посоветовал поклоннику: каждый день делать шаг к цели, не прерывая цепочку.
Правило 10 минут	Правило, согласно которому работу стоит дробить на 10‑минутные отрезки.
Список сделанного	Список всего, что вы уже сделали.
Список «не делать»	Список вещей, на которые точно не стоит тратить время.
Техника «Флоутайм»	Альтернатива технике «Помодоро»: более гибкая работа с интервалами.
Главная цель	Метод, при котором вы выписываете цели, выбираете ключевую и ежедневно выделяете время на работу над ней.
Метод POSEC	Метод, который предлагает расставлять приоритеты через организацию, упрощение, экономию и вклад.

Подводим итоги

Очевидно, что существует множество инструментов и техник тайм‑менеджмента, которые помогают стать более организованными и заметно поднять продуктивность. Это может быть и новое приложение вроде ScreenRec, и банальное избавление от второстепенных задач — не всегда нужны радикальные меры. Главное, что теперь вы понимаете, зачем нужны навыки управления временем, и можете по‑новому взглянуть на свой список дел.

Когда начнёте прокачивать тайм‑менеджмент, попробуйте часть писем заменить видеосообщениями. Это настолько просто, что к этому легко привыкнуть… скачайте ScreenRec и протестируйте такой формат.

Во‑первых, если вам кажется, что с тайм‑менеджментом у вас всё плохо, вы точно не одиноки. Большинство людей ежедневно пытаются балансировать между работой, семьёй и личным временем. Основные причины проблем с управлением временем — рассеянность, прокрастинация, неумение делегировать, «тушение пожаров» вместо проактивного планирования, отсутствие чёткого плана и трудности с расстановкой приоритетов. Порой к этому добавляются депрессия, плохое питание и хронический недосып.

Многие приложения по умолчанию предлагают именно 25 минут, но жёсткого правила здесь нет. Оптимальная длина интервала зависит от типа работы и ваших особенностей. Чтобы подобрать свой ритм, понаблюдайте за собой в течение недели: как часто вы естественным образом тянетесь к перерыву и сколько времени успеваете поработать концентрировано.

Всё зависит от ваших целей, но два базовых инструмента — это списки дел и таймеры. Списки помогают увидеть реальный объём работы и расставить приоритеты, а таймеры — понять, куда уходит время, и удерживать фокус.