10 проблем управления проектами и способы их решения
Только 47% организаций стабильно доводят проекты до успеха. Это значит, что больше половины сталкиваются с проблемами управления проектами, которые оказываются настолько серьёзными, что приводят к провалу.
Провальные проекты вызывают раздражение и выгорание в команде, а также снижают «зрелость» управления проектами в организации. В итоге проекты не дают ожидаемых выгод.
Все знают: планы редко срабатывают «как написано». Но если понимать типовые ловушки и заранее работать с ними, вероятность успешной сдачи проекта заметно растёт.
В этой статье разберём 10 самых распространённых проблем управления проектами и дадим практичные способы их решить.
Начнём.
1. Отсутствие чётких целей
Крайне важно, чтобы у проекта была конкретная цель, которая донесена до заинтересованных сторон, понятна им и согласована.
Когда ясны общая цель проекта, его миссия и ожидаемые выгоды, заинтересованным сторонам проще «купить» идею — а значит, гораздо легче получить ресурсы, необходимые для качественной реализации.
Отсутствие чёткой цели и ощутимых выгод — одна из главных проблем в управлении проектами: мотивация быстро падает, особенно когда в процессе возникают трудности. А без критериев успеха сложно понять, какие задачи и когда приоритизировать — это приводит к хаосу, потере времени и раздражению.
Кроме того, критерии успеха дают ориентир для измерения прогресса и оценки результатов. Без них трудно понять, идёт ли проект по плану — по срокам и бюджету.
Как решить проблему
В самом начале зафиксируйте понятные цели проекта и выгоды для бизнеса. Опишите ключевые факторы успеха для каждого результата проекта и убедитесь, что заинтересованные стороны утвердили нужные ресурсы.
Дальше — пропишите критерии, которые делают каждый результат «успешным», и согласуйте показатели, по которым будет видно, что проект движется к успеху.
Во время реализации регулярно сообщайте о прогрессе по этим показателям и действуйте заранее, если успешная сдача оказывается под угрозой.
2. Разрастание объёма работ
Если у проекта нет чёткой цели, риск разрастания объёма работ заметно выше. Ситуация, когда количество согласованных результатов постепенно увеличивается, — одна из самых частых проблем на этапе планирования.
Практики называют частые изменения объёма работ одной из самых существенных проблем в управлении проектами.
Главная боль здесь в том, что работы становится больше, а ресурсов под это не добавляют. Команда перегружается, растёт стресс и падает продуктивность.
Как решить проблему
Определите рамки проекта заранее: что будет сделано и, не менее важно, что сделано не будет.
Согласуйте рамки на уровне руководства, включая спонсора проекта и проектный комитет, которые несут общую ответственность за проект.
Убедитесь, что рамки чётко зафиксированы в документации. Если в дизайне или реализации появляются новые результаты, используйте эту документацию, чтобы показать руководству, где именно объём работ вырос.
Изменения рамок бывают почти всегда — и это нормально, если под них получены дополнительные ресурсы.
Например, если вы делаете сайт интернет‑магазина, дополнительным ресурсом могут стать плагины WooCommerce.
Если увеличение объёма работ согласовано, убедитесь, что вместе с ним растут и бюджет или дедлайн. И используйте удобные инструменты управления проектами, чтобы удерживаться в согласованных рамках.
3. Недостаток коммуникации в команде
Плохая коммуникация в проекте приводит к раздражению, дублированию или пропуску задач и неэффективным процессам, когда работу делают «не в том порядке», ломая зависимости.
Кроме того, страдает управление ресурсами. Если участники команды не проговаривают навыки и опыт, им могут поручать задачи, которые им подходят хуже — и продуктивность команды снижается.
А если прогресс по проекту не доносится понятным образом, мотивация падает ещё сильнее.
Как решить проблему
Настройте эффективные каналы коммуникации, чтобы участникам было удобно сотрудничать. Начните с процесса онбординга для новых сотрудников. Используйте и формальные механики (например еженедельные статус‑встречи), и более неформальные подходы. Удалённая работа бывает непростой, но с правильными инструментами уровень коммуникации резко вырастает.
Сделайте так, чтобы план проекта и таймлайн были на виду (в общем пространстве или общем документе): тогда всем ясно, кто над чем работает, как задачи связаны между собой и как они ведут к общей цели.
По возможности используйте ПО для управления проектами, чтобы поддерживать коммуникацию. Важно иметь центральное место хранения документов, доступное всем, — чтобы было удобно делиться материалами и оставлять комментарии. Если вы не в одной комнате или работаете удалённо, записывайте экран с помощью ScreenRec — это помогает быстрее объяснять контекст и заметно снижает нагрузку на электронную почту.
Также следите, чтобы прогресс был понятно озвучен и отмечался — так участники видят, что их вклад важен.
И, наконец, подумайте про тимбилдинги и социальные активности, которые создают среду, где людям комфортно сотрудничать и просить поддержку.
4. Недостаток компетенций
Если говорить о командных проблемах, то недостаток компетенций — одна из самых болезненных. Часто проекты ведутся параллельно с операционной работой. Из‑за этого людей подключают к проектам, где у них не всегда есть нужные навыки и опыт.
А если проект плохо спланирован или сдвигается в процессе реализации, ключевые специалисты могут оказаться недоступны в нужный момент — и работу приходится закрывать менее опытным участникам.
Как решить проблему
На старте проекта руководитель должен зафиксировать, какие ресурсы нужны для успешной сдачи. Сюда полезно включить матрицу компетенций — она описывает навыки и опыт, необходимые для каждой роли.
Если есть разрыв между тем, что нужно, и тем, как проект укомплектован, это важно поднять со спонсором проекта, который в конечном итоге отвечает за успех.
Например, кто‑то в команде отлично делает презентации, но хуже справляется с техническими задачами вроде того, чтобы открыть PDF как документ Google. Это не делает человека «плохим» — просто ему стоит давать задачи, где он может соответствовать ожиданиям.
Заложите дополнительное время в расписание проекта на обучение, «шэдоуинг» у более опытных коллег и более медленный прогресс, пока менее опытные участники не войдут в ритм.
Также может помочь доступ к онлайн‑обучению — например Masterclass или StuDocu.
5. Проблемы с бюджетированием
Наряду с объёмом работ успех проекта определяется сроками и бюджетом. Эти три переменные приходится балансировать. Если объём работ увеличивается или задачи задерживаются, бюджет может пострадать очень существенно.
Выделенный бюджет обычно ограничен — и проект оказывается под угрозой, если деньги заканчиваются. По данным отчёта, только 43% проектов укладываются в бюджет, а это снижает финансовые выгоды, ради которых проект запускали.
Перерасход также подрывает уверенность в том, что проект вообще будет успешным.
Если финансирование выдаётся по этапам, слабое управление бюджетом на текущем этапе влияет на финансирование следующих. Потеря доверия часто приводит к тому, что заинтересованные стороны «режут потери», и проект закрывают раньше.
Как решить проблему
Закладывайте реалистичный бюджет на этапе планирования. Учитывайте объём работ и ожидаемые результаты и считайте ресурсы, которые нужны для их выполнения.
Сделайте небольшой буфер на задержки и сложности с привлечением ресурсов.
Сравнивайте фактические затраты с прогнозом и поднимайте риски заранее. Если бюджет жёсткий, приоритизируйте ключевые факторы успеха и результаты, а «необязательные пункты» убирайте.
Если объём работ меняется, обязательно пересчитывайте бюджет и вовремя приходите к спонсору проекта за дополнительным финансированием.
6. Нереалистичные дедлайны
Третья сторона «железного треугольника» — время. Ощущение, что «не хватает времени, чтобы успеть всё», — типичная проблема в управлении проектами.
Статистика по сдаче проектов в срок довольно жёсткая: только 29% успешных проектов укладываются в дедлайн.
Риск перерасхода времени выше, когда у заинтересованных сторон нереалистичные ожидания по длительности задач. Последствия слабого планирования «расползаются» во все стороны: давление на ресурсы, сложное расписание и высокий уровень стресса в команде.
Как решить проблему
Работайте в связке с заинтересованными сторонами, чтобы установить реалистичный срок завершения. Убедитесь, что объём работ описан чётко — что именно нужно сделать и в каком порядке.
Показывайте данные: сколько похожие задачи занимали в аналогичных проектах. Если дедлайн не обсуждается, попробуйте получить дополнительные ресурсы, чтобы справиться в рамках расписания.
В течение жизненного цикла проекта отслеживайте фактически затраченное время на задачи — это даст полезную информацию для будущих проектов. И сообщайте о рисках срыва срока спонсору проекта как можно раньше.
7. Отсутствие ответственности
Ответственность — это про готовность действовать и доводить работу до результата, понимая, что если дело не сделано, вы отвечаете за последствия.
Когда нет «владельцев», люди меньше переживают из‑за пропущенной или продублированной работы, потому что их не волнует, чем это закончится.
В итоге отсутствие ответственности приводит к задержкам, неэффективному использованию ресурсов, путанице и напряжению в команде.
Как решить проблему
Матрица RACI помогает наглядно показать, где лежит ответственность за задачи.
Она показывает, кто несёт конечную ответственность за результат, кто отвечает за выполнение работы, а также каких участников нужно консультировать или информировать.
Те, кто отвечает за результаты, должны тесно работать с исполнителями: мотивировать, помогать, заранее снимать блокеры.
Руководству важно следить, чтобы владельцы задач действительно отвечали за результат, если задачи не закрываются успешно.
Для подрядчиков это может означать расторжение договора или лишение бонусов, а для штатных сотрудников — фиксацию на оценке эффективности.
При этом тех, кто довёл задачи до результата, руководству стоит поощрять.
8. Слабое управление рисками
Управление рисками заняло второе место среди процессов управления проектами по ценности для бизнеса.
Поэтому неудивительно, что более 60% руководителей проектов используют те или иные практики управления рисками.
Слабое управление рисками означает, что вы хуже реагируете на угрозы и становитесь более уязвимыми к требованиям регуляторов или комплаенса.
Без способности снижать риски и работать с ними проактивно вы либо постоянно «тушите пожары», либо в худшем случае получаете проваленный проект.
Последствия бывают разными — от неэффективного использования ресурсов до серьёзного ущерба операциям, репутации или финансовой устойчивости бизнеса.
Как решить проблему
Заведите реестр рисков. В нём фиксируются события, которые могут пойти не так и повлиять на успех проекта.
Риски можно категоризировать по вероятности и по влиянию на проект, если риск реализуется.
Назначьте владельца каждого риска — он отвечает за мониторинг и обновляет реестр при изменениях. Владелец также должен подготовить варианты мер, которые снизят последствия, если риск станет реальной проблемой.
9. Низкая вовлечённость заинтересованных сторон
Если заинтересованные стороны не вовлечены, очень трудно получить поддержку, которая нужна для успеха проекта.
Руководители будут меньше заинтересованы в том, чтобы выделять финансирование или людей под результаты проекта — и проект может не «взлететь» ещё на старте.
Заинтересованных сторон нужно убедить в ценности проекта, чтобы они были готовы инвестировать — особенно когда параллельно конкурируют другие инициативы.
Как решить проблему
Важно уметь формулировать ценность проекта. Используйте язык, который понятен аудитории: объясняйте, как успех проекта влияет на их показатели эффективности и приносит пользу их командам.
Соберите хороший план коммуникаций, чтобы удерживать заинтересованные стороны вовлечёнными в течение проекта. Планируйте регулярные обновления, чтобы проект оставался «на виду».
Это особенно важно для визуальных проектов. Например, если вы занимаетесь созданием объясняющих роликов, логично регулярно показывать промежуточные версии. То же самое — если вы делаете сайт или готовите ребрендинг.
В таких случаях полезно отправлять обновления в формате видео‑письма, чтобы наглядно показать, какой прогресс достигнут.
Также можно проанализировать заинтересованные стороны с помощью матрицы оценки, чтобы сфокусировать коммуникации на тех, кто наиболее заинтересован или влияет на решения.
Эти люди могут стать «чемпионами» проекта и помочь собрать поддержку среди менее вовлечённых групп.
10. Плохое управление ресурсами
Эффективное управление ресурсами сводится к двум вещам: объёму доступного времени (ёмкости) и компетенциям. Нужные люди должны быть доступны в нужный момент, чтобы работа выполнялась качественно.
Плохое управление ресурсами часто становится следствием слабого планирования проекта — и означает провал по одному из этих двух пунктов.
Если вы плохо планируете использование ресурсов, вы можете не получить нужные навыки вовремя. Это приводит к задержкам или к тому, что команда перегружается, пытаясь «закрыть дыру».
Либо вы просто теряете деньги, когда дорогие подрядчики «сидят без дела», потому что их наняли слишком рано.
Как решить проблему
Управление ресурсами требует качественного планирования. Надёжный календарный план помогает понять, какие задачи и когда должны быть выполнены.
Когда ясно, что и когда нужно сделать, вы можете определить необходимые компетенции и ёмкость, чтобы закрыть задачи.
Дальше сравните потребности с тем, что есть в наличии. Если видите ресурсные проблемы, начинайте разговор с теми, кто может помочь закрыть потребности, как можно раньше.
Будь то спонсор проекта (для увеличения бюджета) или HR (для найма), чем раньше вы проговорите требования к ресурсам, тем выше шанс, что вы их закроете.
Выводы
Если вы ведёте проект, с высокой вероятностью вы столкнётесь хотя бы с одной из этих проблем. Но предупреждён — значит вооружён.
Надеемся, статья помогла яснее увидеть 10 самых распространённых «узких мест» в управлении проектами и способы их решения. Так вам проще заметить красные флаги и заранее остановить проблемы, пока они не разрослись.
И помните: важная часть управления проектами — это управление людьми, будь то ваша команда, внешние подрядчики или руководство.
Источники и дополнительное чтение
- Отчёт о состоянии управления проектами
- Как сохранять связь в удалённой команде и создавать здоровую атмосферу
- 5 ключевых стратегий коммуникации в удалённой команде
- Гид по виртуальным встречам: как быть продуктивными
- 11 лучших приложений для продуктивности: как стать в 2 раза эффективнее
English 
Español 
Български 
Français 
Português 
العربية
НЕ ПРОПУСТИТЕ ВАЖНОЕ
Получайте уведомления о новых статьях, вебинарах и других возможностях: