10 лучших инструментов для совместной работы в компании

Начнём с занятного факта. Исследование Стенфордского университета показало: если сравнивать сотрудников, работающих в группе и поодиночке, первые оставались сфокусированными на 64% дольше.

Подумайте об этом. Люди, работавшие в одиночку, отвлекались и «улетали в мысли» более чем на 50% чаще, чем их коллеги в коллаборативной среде. Впечатляет, правда?

Отсюда логичный вопрос:

«Насколько действительно нужны инструменты для совместной работы? Насколько они эффективны?»

Согласно опросу 1400 компаний, 86% считают, что недостаток сотрудничества в итоге приводит к провалам в работе. Другое исследование McKinsey показывает, что внедрение коллаборативных инструментов повышает продуктивность на 20–30%.

Как выглядит хорошая командная работа?

Совместная работа — это когда группа коллег прикладывает сопоставимые усилия ради общей цели. Но как выглядит это на практике?

Во‑первых, есть чисто человеческие факторы, на которые в своём исследовании обратила внимание Google:

Во‑вторых, у каждого сотрудника есть своё представление о том, что такое «хорошая коллаборация». Недавнее исследование Slack показало, что эти определения сильно отличаются между поколениями:

для возраста 18–24 командная работа — это прежде всего доверие к коллегам и уверенность в их профессионализме;
для возрастной группы 25–44 ключ к успешной коллаборации — чётко распределённые зоны ответственности;
для 45–65 лет хорошее взаимодействие в команде почти синонимично хорошей коммуникации.

Эмпатию, искренность и внимательность трудно «регламентировать» и измерять. Зато инструменты для совместной работы отлично помогают с остальными аспектами: сделать коммуникацию понятнее, не терять цели и держать под контролем задачи и ответственность.

От инструментов для удалённой работы до систем код‑ревью — сегодня существует десятки приложений, которые помогают командам работать вместе эффективнее. Ниже мы пройдёмся по ключевым категориям и поможем вам сузить круг кандидатов. В видео — наши три фаворита, остальные инструменты сгруппированы по сценариям использования.

Инструменты для коммуникации

Если ваша основная задача — улучшить внутрикомандное общение, обратите внимание на эти решения.

Лучший инструмент коммуникации для гибких команд

ScreenRec

Любой, кто работал в команде, знает, насколько неэффективны и затратны по времени длинные письма. С ScreenRec можно забыть о «простынях» текста и вместо этого отправлять скриншоты или видео с экрана, чтобы быстро и наглядно донести мысль. По сути, ScreenRec позволяет отправлять видео‑письма и не только.

ScreenRec — один из лучших инструментов для командной работы, особенно для распределённых команд, например удалённых отделов продаж, или команд, которые используют асинхронную коммуникацию ради продуктивности. При этом сервис полностью бесплатен, в том числе для группового использования.

Ключевые преимущества

128‑битное шифрование видео по AES HLS;
2 ГБ приватного облачного хранилища бизнес‑класса;
безопасная ссылка даёт команде мгновенный доступ к записям экрана и скриншотам;
бесплатно и для индивидуального, и для командного использования.

Лучший инструмент для видеоконференций

BlueJeans

BlueJeans — облачная платформа для видеоконференций, которая помогает без лишних усилий объединять членов команды. Одним нажатием можно подключиться к аудио‑ и видеозвонку с любого устройства, а также делиться экраном, запускать опросы и сессии вопросов‑ответов.

Конечно, HD‑видео и звук Dolby дают очень реалистичную картинку и аудио, но особенно выделяются функции ИИ и распознавания речи. Инструмент легко интегрируется с Microsoft Teams, Microsoft Office и приложениями G‑Suite.

Ключевые преимущества

защищённые подключения через файрволы, NAT и VPN‑сети;
сертификация SOC2 и SOC3;
высокое качество видео и звука в HD;
подключение к встречам в один клик;
цены начинаются от $12.49 в месяц за одного ведущего.

Лучший инструмент для безопасной социальной коммуникации

Yammer

Yammer — приватная социальная сеть для компаний, которым нужен высокий уровень безопасности. Поскольку это часть Microsoft 365, сервис легко интегрируется с Outlook, OneDrive, Office, PowerPoint и другими приложениями.

Главное преимущество Yammer — корпоративная соцсеть «всё в одном». Как в большой Facebook‑группе, сотрудники могут публиковать объявления, комментировать, общаться в ветках и чатах. Платформа унаследовала все ключевые механизмы безопасности Microsoft, включая соответствие GDPR и верификации SOC1 и SOC2.

Ключевые преимущества

внутренняя социальная сеть для рабочих коммуникаций;
интеграция со всеми продуктами MS Office;
соответствие требованиям GDPR, наличие SOC1 и SOC2;
стоимость от $8 за пользователя в месяц в составе плана Office 365.

Лучший простой инструмент для социальной коллаборации

Facebook Workplace

Созданный Facebook Inc., Workplace — это платформа, которая объединяет сотрудников через мгновенные сообщения, ленту новостей и группы. По ощущениям это знакомый Facebook, только с рабочим контентом.

Поскольку почти у каждого уже есть аккаунт Facebook, интерфейс Workplace быстро становится «родным». Платформа предоставляет:

доступ к корпоративным ресурсам через единый портал;
автоматизацию бизнес‑процессов с помощью Team Workflows;
видеоконференции до 50 человек;
безлимитное хранение файлов;
возможность запускать прямые эфиры важных встреч и мероприятий.

Отдельно стоит отметить возможности безопасности: данные шифруются при передаче и хранении во «виртуальном частном облаке», поддерживаются SSO, двухфакторная аутентификация и современные протоколы интеграции с корпоративными системами.

Инструменты для управления проектами

Если вам нужен хороший инструмент управления проектами с упором на совместную работу, обратите внимание на эти решения.

Лучший трекер времени для команд

Time Doctor

Time Doctor подходит компаниям, которые хотят прозрачно отслеживать продуктивность сотрудников. Это инструмент, сочетающий в себе функции проектного управления, тайм‑менеджмента, мониторинга приложений и расчёта зарплаты.

Одно из главных преимуществ Time Doctor — интеграция с другими сервисами. Установив расширение Chrome, вы сможете запускать таймер прямо из любимых инструментов: кнопка «Start Timer» появится в Google Docs, Asana, Trello и многих других веб‑приложениях.

Ключевые преимущества

детальные отчёты по времени и использованию приложений;
интеграции с популярными системами управления проектами и коммуникациями;
поддержка расчёта зарплаты;
учёт посещаемости и присутствия;
бесплатный пробный период, затем $9.99 за пользователя в месяц.

factoHR

factoHR — это единая HR‑ и платформа для расчёта зарплаты с широким набором функций. Её можно использовать и как инструмент тайм‑менеджмента, помогая прозрачно фиксировать время, которое сотрудники тратят на задачи и проекты.

Сотрудники заносят информацию о выполненной работе, а менеджеры получают данные для анализа: где время используется продуктивно, а где есть потери. Решение помогает навести порядок даже в сложных графиках и напрямую назначать смены и расписания сотрудникам.

Ключевые преимущества

детальная генерация отчётов с возможностью выгрузки;
интеграция с модулями зарплаты, отпусков и посещаемости для составления графиков;
отслеживание присутствия сотрудников;
расчёт заработной платы;
управление сменами и расписаниями.

Лучший инструмент с диаграммами Ганта

GanttPRO

GanttPRO — мощный сервис для управления проектами на базе диаграмм Ганта. Тысячи команд ценят его за богатый набор возможностей по управлению проектами, ресурсами и совместной работе.

Одно из ключевых преимуществ GanttPRO — приятный интерфейс и короткая кривая обучения: новому сотруднику достаточно 10–15 минут, чтобы разобраться и начать работать со своими задачами.

Ключевые преимущества

несколько представлений проекта: лента диаграммы Ганта, доска, список «Мои задачи»;
совместная работа в реальном времени через комментарии, вложения, упоминания и уведомления;
мощное управление ресурсами и загрузкой команды;
экспорт в PDF, PNG и Excel и шаринг по публичной ссылке;
готовые профессиональные шаблоны под разные отрасли.

Лучший инструмент для дизайн‑команд и прототипирования

Cisco WebEx

Компания Cisco много лет считается одним из лидеров в мире сетевых технологий, и покупка WebEx это только подтверждает.

Cisco WebEx предлагает бизнесу набор инструментов для организации совместной работы команд: переключение между устройствами и платформами, чаты, файловый обмен, шэринг экрана и доски для совместных набросков.

Благодаря простой интеграции и шифрованию «от конца до конца» WebEx остаётся одним из самых надёжных и удобных решений для управления проектами и созвонов.

Инструменты совместной работы для бизнеса

Ключевые преимущества

доска, удобная для дизайнеров и UX‑специалистов;
сквозное шифрование для максимальной безопасности;
обмен файлами и демонстрация экрана;
бесплатный план до 50 пользователей с лимитом 40 минут на звонок и 1 ГБ хранилища, премиум — от $13.50 за пользователя в месяц.

Лучший инструмент для гибкого управления задачами

Asana

Asana — это инструмент для совместной работы и таск‑менеджер, созданный при участии сооснователя Facebook и инженера Google. Неудивительно, что Asana превратила управление командной работой почти в искусство.

Платформа хорошо работает и в веб‑версии, и на мобильных устройствах. Проекты организуются в виде досок, где задачи легко назначать и обсуждать. Есть и таймлайн‑режим, который помогает строить реалистичные планы по срокам.

Сервис поддерживает интеграцию более чем со 100 приложениями, так что документы не «теряются» между разными системами. Одна из уникальных функций — Workload: наглядное отображение нагрузки каждого участника, чтобы команда видела вклад друг друга. Также в Asana есть набор шаблонов для быстрого старта.

Бесплатные инструменты для совместной работы

Ключевые преимущества

управление проектами через доски и таймлайны;
назначение задач в один клик;
отзывчивый интерфейс, удобно работающий на любых устройствах;
Workload‑диаграммы помогают отслеживать вклад каждого сотрудника;
базовый пакет бесплатен, премиум — от $9.99 за пользователя в месяц.

Лучший корпоративный инструмент управления проектами

Microsoft Teams

Microsoft Teams — это набор инструментов для коммуникации и управления задачами, который помогает командам работать вместе эффективно и без лишнего трения. Он подходит и для небольших компаний, но особенно хорошо раскрывается в средних и крупных организациях.

Одна из ключевых функций — проведение виртуальных встреч с возможностью показывать экран, использовать доску, общаться в чате и обмениваться файлами прямо во время звонка.

Отдельно стоит упомянуть «Wiki Tabs» — встроенный текстовый редактор, который позволяет писать и форматировать длинные сообщения прямо в приложении, как в почте. Поскольку это продукт Microsoft, все остальные приложения экосистемы легко интегрируются в единое пространство.

Ключевые преимущества

совместный шэринг экрана, доска, чат и обмен файлами во время конференций;
быстрая фиксация идей и знаний через «Wiki Tabs»;
интеграция со всеми остальными продуктами Microsoft;
бесплатно до 300 пользователей, платные планы начинаются от $6 за пользователя в месяц.

Лучший «всё в одном» инструмент управления проектами

ProofHub

Более 85 000 команд и компаний используют ProofHub как единое пространство для управления проектами и совместной работы. Он помогает держать под контролем задачи, сроки, коммуникации и ресурсы.

Главное преимущество ProofHub — он заменяет сразу несколько разрозненных приложений, которые команды обычно используют для планирования, общения, учёта времени и отчётности.

Ключевые преимущества

несколько представлений (список, диаграмма Ганта/таймлайн, Kanban‑доска, календарь);
кастомные рабочие процессы и Kanban‑доски для задач;
диаграммы Ганта для упрощённого планирования проектов;
совместная работа в реальном времени (групповой чат и онлайн‑обсуждения);
кастомные отчёты по ресурсам, проектам и времени;
интеграции со сторонними сервисами.

Лучший инструмент для работы с клиентскими проектами

Nifty Project Management

Nifty — удобное пространство, где команда и клиенты могут обмениваться идеями, финализировать требования и превращать обсуждения в задачи. Совместные задачи, документы и обсуждения помогают участникам двигаться вперёд, понимая, как выполнение каждой задачи приближает проект к успешному завершению.

С помощью Nifty можно сократить время на управление фриланс‑проектами и статус‑созвоны: достаточно назначать задачи клиентам и указывать, что именно и к какому сроку от них требуется.

Команды любого размера могут использовать проекты, обсуждения, задачи, документы, дорожные карты и командный чат Nifty как для внутренней, так и для клиентской работы. Платформа помогает не только объединить инструменты, но и оптимизировать затраты: по цене она сопоставима с конкурентами, при этом предлагая больше функций.

Ключевые преимущества

контроль ключевых вех проекта (Milestones);
обзоры проектов и загрузки команды;
совместная работа с документами;
встроенная поддержка Google Docs и файлов;
автоматическое назначение задач;
встроенный трекер времени;
бесплатный пакет включает 2 активных проекта и 1 ГБ на пользователя, стандартный тариф — от $8 за пользователя в месяц.

Другие полезные инструменты

Ниже — ещё несколько приложений для совместной работы, на которые стоит обратить внимание.

Приложение	Лучше всего подходит для…	Бесплатно для…	Тарифы от…
Samepage Универсальный коллаборативный инструмент, который позволяет командам одновременно управлять и редактировать проекты с разных устройств.	Совместной работы над документами в реальном времени.	Неограниченное число пользователей и 2 ГБ хранилища	$8 в месяц за пользователя
Простое приложение для управления командами, использующее доски и визуализации для работы над проектами.	Общей командной доски, доступной всем участникам.	Неограниченное число пользователей и 3 редактируемые доски	$8 в месяц за пользователя
Windstream Enterprise Office Suite UC Провайдер коммуникаций, предлагающий защищённые звонки, факс, видеосвязь и другие решения для предприятий.	HD‑голосовой и видеосвязи в реальном времени из любой точки.	—	По запросу
TeamViewer ПО для удалённого доступа к рабочему столу с поддержкой шэринга экрана, файлов и онлайн‑встреч.	Безопасного обмена файлами и удалённой поддержки.	1 пользователя	$49.99 в месяц за пользователя
Trello Онлайн‑приложение для совместной работы с задачами на основе списков и карточек.	Управления задачами по методике Kanban.	1 пользователя	$9.99 в месяц за пользователя
GoToMeeting Сервис для видеоконференций с дополнительными функциями управления — шэрингом экрана и передачей файлов.	Проведения онлайн‑встреч и видеоконференций высокого качества.	Пробный период — 14 дней	$12 в месяц
Fuze Meeting Веб‑сервис для аудио‑ и видеоконференций с возможностью обмена файлами и совместной работы на доске в реальном времени.	HD‑звонков по видео и аудио.	Подробности на сайте	—
Flock Конкурент Slack, который старается уместить максимум функций в одном приложении.	Организации командных проектов и чатов.	До 10 ГБ	$4.50 в месяц за пользователя
Flowdock Ltd. Инструмент для интеграции и управления данными из разных коллаборативных сервисов.	Сбор информации из разных приложений в одном центре для дальнейшей работы.	Пробный период — 30 дней	$3 в месяц за пользователя
Podio Онлайн‑система для управления командами и проектами в бизнесе.	Создания гибкого пространства для ведения групповых проектов.	5 пользователей	$9 в месяц
Canva Простой графический редактор для команд с большой библиотекой шаблонов и стоковых изображений.	Совместной работы над дизайн‑проектами.	Пробный период — 30 дней	$9.95 в месяц

Какой инструмент для совместной работы лучший?

Выбор лучших решений для вашего бизнеса зависит от конкретных задач. Несколько ориентиров: если хотите сократить количество писем, попробуйте ScreenRec. Если нужен простой и бесплатный инструмент управления задачами — присмотритесь к Trello.

Универсального «лучшего» инструмента не существует: у каждого свои сильные стороны. Главное помнить, что цель любого софта для совместной работы — упростить коммуникацию и координацию, а не усложнить их.

Где в ваших процессах сейчас узкие места? Чего не хватает команде, чтобы работать быстрее и спокойнее?

Ответив на эти вопросы, вы довольно быстро сузите круг кандидатов и выберете оптимальный набор инструментов именно под ваш кейс.

Источники и дополнительные материалы

Вам нужны решения, которые экономят время (представьте рабочий день без бесконечных созвонов) и помогают быстрее переходить к сути, не объясняя одно и то же по кругу. Конкретный выбор зависит от задач: если нужен облачный редактор документов — подойдёт Google Docs; если нужно управлять маркетинговыми материалами и материалами для продаж — посмотрите на Paperflite; если хочется в одном месте объединить документы и коммуникацию по ним — попробуйте Samepage.

При удалённой работе особенно важны коммуникация, координация и внятное управление. Ежедневные вызовы — это контроль времени на задачи, отслеживание запросов, правок и общего хода проекта. Поэтому хорошие инструменты для совместной работы — не роскошь, а необходимость. Шэринг экрана помогает компенсировать то, что вы не сидите рядом; для команд в разных часовых поясах это зачастую критично. Если хотите работать с удалённой командой в реальном времени, можно использовать Zoom или Skype. А для асинхронного формата подойдёт ScreenRec: он экономит время на объяснениях и убирает часть лишних встреч — достаточно записать экран и отправить ссылку.