Slack Vs. E-mail: E O Vencedor É...

À medida que continuamos nos adaptando à nova forma de trabalhar e aos desafios das equipes remotas que a acompanham, muitos de nós analisamos mais de perto as ferramentas nas quais confiávamos anteriormente.

Estamos falando de e-mail. Por décadas, contamos com o e-mail para comunicações internas, mas houve algum debate sobre se ele ainda continua sendo a solução perfeita.

Um oponente digno surgiu para empurrar o e-mail para o lado e seu nome é Slack.

O Slack é uma plataforma popular de colaboração no trabalho e com três argumentos principais circulando, houve muito debate sobre Slack vs. e-mail. Então decidimos acabar com isso de uma vez por todas e ver qual é melhor, Slack ou e-mail.

Argumento #1: E-mail É Ineficiente

O argumento aqui é que o e-mail é simplesmente uma forma ineficiente de comunicação. Seja desatualizado, inseguro ou demorado, a alegação é que o e-mail causa mais problemas do que resolve.

Evidências De Apoio

Funcionários gastam 209 minutos (aprox. 3,5 horas) por dia checando e-mail
De acordo com um relatório da CNBC, o trabalhador médio gasta 209 minutos checando seu e-mail de trabalho todos os dias. Isso significa que, todos os dias, um funcionário está gastando 43% de seu dia de trabalho lidando com e-mails relacionados ao trabalho.
Isso levanta a questão: como alguém pode ser verdadeiramente produtivo quando está gastando quase metade do dia de trabalho lendo e respondendo em vez de trabalhando?
E-mail carece de recursos úteis
O e-mail é bastante básico em relação ao que você pode fazer. Você pode enviar e-mails de um lado para o outro e arquivos pequenos.
Mas para empresas, isso não é suficiente. O e-mail não oferece comunicação instantânea no local de trabalho, opções de chamadas de voz ou vídeo, ou permite que você envie arquivos grandes facilmente. Até mesmo certos recursos de segurança como criptografia básica estão faltando com provedores de e-mail populares.
No final, você tem que copiar/colar e baixar/enviar coisas entre seu cliente de e-mail e suas ferramentas de gerenciamento de projetos e aplicativos de trabalho remoto.

Evidências Contrárias:

Quase todo mundo está acostumado com e-mail, então mudar para uma nova plataforma pode ser demorado
Apostamos que você conhece apenas uma ou duas pessoas que não têm uma conta Gmail, Yahoo ou Outlook. É simplesmente o que estamos acostumados, então abandonar o e-mail pode ser mais frustrante no dia a dia do que útil.
Você não só terá que converter toda a equipe, mas todos terão que aprender a nova plataforma de comunicação de funcionários, e isso pode se provar difícil para alguns.
Armazena conversas bem, então você pode encontrar correspondências antigas com facilidade
Quando você compara chat vs e-mail, o e-mail sempre sairá por cima. Um de seus maiores recursos é que você pode organizar conversas/e-mails facilmente e convenientemente e encontrá-los com uma busca simples.
Aplicativos de mensagens instantâneas definitivamente deixam muito a desejar. Geralmente não há como organizar uma única conversa e buscar informações importantes é geralmente limitado a buscar por palavras-chave.

Argumento #2: Plataformas De Colaboração No Trabalho São Melhores

Plataformas de colaboração no trabalho realmente conquistaram a indústria de trabalho remoto. Diz-se que essas plataformas mantêm equipes remotas na mesma página de uma maneira fácil e conveniente. Algo que o e-mail não pode fazer.

Evidências De Apoio:

Fluxo De Trabalho Organizado
Plataformas de colaboração no trabalho são conhecidas por seu fluxo de trabalho organizado. Os membros da equipe podem facilmente ver o que precisa ser feito, quem precisa fazer e quando deve ser entregue.
Todos Os Membros Da Equipe Podem Visualizar Facilmente As Atualizações Do Projeto
Não apenas o trabalho está totalmente visível, mas esses aplicativos mantêm você atualizado sobre o progresso de uma tarefa.
Voz/Vídeo
Quase todas as plataformas têm a capacidade de iniciar e receber chamadas de voz ou vídeo direto do aplicativo.
Serviços de e-mail geralmente têm limites ridiculamente baixos de tamanho de upload de arquivo. O limite do Gmail, por exemplo, é apenas 25MB. Plataformas de colaboração no trabalho, no entanto, normalmente têm até 1GB definido como seu limite de upload.
Lidar Com Reuniões
Várias plataformas também oferecem a capacidade de hospedar uma reunião virtual. Isso é separado de uma simples chamada de vídeo, pois salas de reunião frequentemente incluem recursos como quadro branco, gravação, chat e compartilhamento de tela.

Evidências Contrárias:

Geralmente há uma curva de aprendizado que alguns membros podem não estar dispostos a superar
Como mencionamos anteriormente, adaptar-se a uma plataforma de colaboração no trabalho pode não ser fácil para todos. Há muitos recursos aos quais os usuários têm que se acostumar e, em uma agenda de trabalho ocupada, adaptar-se a uma plataforma desconhecida pode desperdiçar tempo e prejudicar a experiência do funcionário.
Versões gratuitas são geralmente extremamente limitadas, especialmente quando usadas para comunicação empresarial em oposição a contas de e-mail gratuitas
A maioria das plataformas está disponível gratuitamente, mas oferece recursos premium. Se não estiver no orçamento desembolsar dinheiro anualmente, você terá que confiar na versão gratuita.
Infelizmente, há vários limites nos recursos. Por exemplo, o limite de tamanho de upload de arquivo pode ser reduzido. Você pode ter uma capacidade de armazenamento significativamente baixa. Recursos como gravação e uso de quadro branco também podem estar indisponíveis.

Argumento #3: Slack É Uma Boa Alternativa Ao E-mail

Das dezenas de plataformas colaborativas por aí, o Slack foi uma das primeiras a alcançar enorme popularidade. Por causa disso, tornou-se o maior concorrente do e-mail. As pessoas começaram a se perguntar "O Slack é melhor que o e-mail?" e, para muitos, a resposta é sim.

Evidências De Apoio:

Simplifica O Compartilhamento De Informações
O Slack tem uma interface elegante que permite que as equipes fiquem informadas e enviem e recebam rapidamente informações de projetos e da equipe. Isso é muito melhor do que caixas de entrada compartilhadas, onde as coisas podem ficar bagunçadas muito rapidamente.
Usa Chat Em Tempo Real, Comentários E Mensagens Para Comunicação Rápida
Usar o Slack para comunicações internas é provavelmente a coisa mais fácil que os membros da equipe podem fazer para se manter informados.
Graças aos recursos de chat e comentários, a equipe pode compartilhar ideias e feedback em tempo real. As mensagens instantâneas também garantem que todos sejam mantidos atualizados sobre as novidades da equipe.
Organiza Projetos E Equipes Por "Canais"
Com o Slack, organização é tudo! Projetos e equipes são classificados dentro dos "canais" do Slack. Com esse recurso, todas as informações, incluindo arquivos, comentários e chats, são separadas dentro dos canais, aumentando a produtividade de mensagens instantâneas da sua equipe.
Pode Escolher Quais Conversas Recebem Sua Atenção E Quais Não
Graças a esses canais, membros da equipe que são designados para um projeto podem ser adicionados a um canal e receber notificações sobre cada mensagem do Slack.
Membros que não são designados para o projeto não são perturbados com alertas desnecessários.

Evidências Contrárias:

O aplicativo requer atenção constante, pois todos estão sempre conectados e podem fazer alterações/atualizações a qualquer momento
Embora os canais sejam uma boa maneira de manter as coisas separadas, notificações e alertas básicos constantemente disparam sempre que uma alteração é feita no fluxo de trabalho. Muitas dessas atualizações podem não ser urgentes ou mesmo relevantes e você pode acabar checando seu painel do Slack com a mesma frequência que checa seu e-mail (se não mais frequentemente).
Sem privacidade, pois todos os chats podem ser visualizados por administradores
Embora você nunca deva discutir nada inapropriado em um quadro de trabalho do Slack, ainda é importante notar que mensagens diretas privadas não são verdadeiramente privadas.
Na verdade, empregadores e administradores podem ver todas as correspondências de chat.
Sem personalização
Se você quiser mudar algumas coisas, como alterar a ordem dos canais, remover canais que não se aplicam a você ou ocultar discussões nas quais você não está envolvido, não poderá fazê-lo sem criar as mesmas mudanças no dispositivo de todos os outros.

O Veredito

Decidindo quando usar e-mail vs Slack

Embora cada um desses argumentos tente responder por que Slack sobre e-mail é melhor ou pior, devemos considerar o fato de que havia muitas evidências contrárias. Use essas evidências para ajudá-lo a determinar quando o e-mail pode realmente ser melhor para sua equipe do que o Slack.

Decidindo combinar Slack e e-mail

Dados os prós tanto do e-mail quanto do Slack, não é de admirar que muitas empresas combinem os dois. O Slack ajuda a manter todos a bordo e permite acesso à comunicação rápida.

O e-mail pode ajudar no envio e classificação de correspondências mais formais. Também pode servir como um tipo de banco de dados onde você armazena todas as coisas que deseja manter verdadeiramente privadas.

E se você está atualmente olhando para alternativas ao e-mail ou outras ferramentas para se adequar à sua estratégia de comunicação da equipe remota, recomendamos fortemente considerar e-mails em vídeo. Eles têm sido uma enorme economia de tempo para nossa equipe.

Slack Vs. E-mail: Tabela De Comparação

	Slack	E-mail
Mensagens urgentes	Definitivamente! É nisso que o Slack é melhor	Não muito adequado
Mensagens privadas	O Slack não é exatamente privado	Normalmente, o acesso é limitado a apenas uma pessoa
Pesquisável	Sim, mas pode ser limitado	Sim! Geralmente é muito fácil encontrar o que você precisa
Permite trabalho focado	Não, a menos que você desative todas as notificações	Sim, você pode facilmente ignorar sua caixa de entrada e focar no seu trabalho
Organização fácil	Os canais do Slack são um ótimo recurso para organizar fluxos de informação	Você poderia organizar seu e-mail com etiquetas, mas é um pouco mais desajeitado que o Slack
Personalização	Alterações nos canais serão visíveis para todos, então não é muito personalizável	Pertence a você, então você pode personalizá-lo da maneira que quiser
Extensões	Sim, há muitas extensões e integrações para o Slack	Sim, há algumas extensões para os aplicativos de e-mail mais populares, como o Gmail

Os Resultados

Então, quem vence? E quem está obsoleto?

Acreditamos que a resposta deve ficar com você. Mas, em nossa opinião, o Slack e o e-mail devem ser usados em conjunto. Ambos fornecem seus próprios recursos e capacidades, então por que não turbinar sua equipe e obter o melhor dos dois mundos?

E enquanto estiver nisso, confira o ScreenRec. Você pode usá-lo para economizar ainda mais tempo enviando mensagens de vídeo tanto no Slack quanto no seu aplicativo de e-mail. Grave sua área de trabalho, voz, câmera e até áudio do computador para fazer sua equipe e clientes sentirem que estão quase na mesma sala que você.