O Guia Definitivo Para Reuniões Virtuais

Vimos isso em filmes. Os personagens principais estão relaxando e se divertindo, então de repente o mundo vira de cabeça para baixo e tudo muda num piscar de olhos. Bem, não estamos mais assistindo isso se desenrolar na tela grande.

Graças ao novo coronavírus, ou COVID-19, estamos vivendo o que parece um roteiro insano. A única diferença é que estamos lidando com isso como profissionais e nosso melhor movimento até agora—trabalhar de casa.

Pode ter sido uma tendência uma vez, mas trabalhar de casa e organizar reuniões virtuais agora é uma necessidade e é essencial para cada um de nós aprender como fazer o melhor disso. Felizmente, não será difícil.

Por anos, dezenas de empresas investiram tempo, dinheiro e esforço para se tornarem 100% remotas enquanto sustentavam crescimento. De acordo com o Flexjobs, Aha!, Automattic e Clevertech são apenas algumas empresas totalmente remotas que têm liderado a carga, sendo a Automattic a mais notável das três. Eles são os caras por trás do WordPress.com e, com cerca de 1.000 funcionários remotos, devem estar fazendo algo certo.

Depois de dar uma boa olhada nessas histórias de sucesso, nos perguntamos como essas empresas conseguiram vencer no trabalho remoto. Acontece que a resposta é bastante simples: Comunicação.

Uma ótima comunicação em equipe começa com reuniões bem-sucedidas. Isso já é um desafio suficiente para empresas tradicionais que perderam $399 bilhões devido a reuniões presenciais improdutivas no ano passado. Mas é um problema ainda maior para equipes remotas onde os funcionários estão frequentemente espalhados pelo globo, trabalhando horas flexíveis.

Deixe-nos ajudá-lo a simplificar sua comunicação de equipe remota abordando o problema mais premente de todos—reuniões virtuais. Aqui está o guia definitivo sobre como configurar, executar e manter reuniões online bem-sucedidas.

Passo 1: Planejamento

Isso pode ser um pouco contraintuitivo, mas tudo o que você faz antes da reunião é na verdade mais importante do que o que você faz durante a reunião. A fase de preparação é onde você decidirá qual é a meta principal da reunião. Você também determinará quem estará envolvido e descobrirá quais ferramentas ajudarão a juntar tudo.

Sem mais delongas, vamos direto para como conduzir uma reunião online que faz trabalho real.

Passo 2: Selecione O Programa Certo De Reunião Virtual

O trabalho remoto depende fortemente de vários programas para ajudar as coisas a funcionarem sem problemas. O mesmo deve ser dito sobre reuniões virtuais. Para colocar toda a sua equipe na mesma página e abrir as linhas de comunicação, você precisará de aplicativos de reunião virtual para 3 tarefas principais:

Comunicação

Você precisará de uma ferramenta online que possa ajudar sua equipe a se reunir para compartilhar e discutir ideias e informações.

Melhores Ferramentas

ScreenRec	Um gravador de tela fácil para substituir/melhorar o envio de e-mails. Permite que os membros da sua equipe façam facilmente capturas de tela ou gravações de vídeo da tela do computador e compartilhem o link instantaneamente. Ótimo para comunicação assíncrona.
Microsoft Teams	Um aplicativo de comunicação em equipe completo que oferece videoconferência, chat de vídeo e compartilhamento de tela.
Skype	Um dos maiores aplicativos de chamadas de vídeo e voz no mercado que também pode servir como programa gratuito de compartilhamento de tela. Infelizmente, todos os membros devem ter uma conta e o programa baixado para usar
Zoom	Um aplicativo de videoconferência que pode lidar com grandes reuniões de vídeo de 100 participantes (ou até 1.000) e permite compartilhar telas online.

Agendar

Saber quando as coisas estão chegando, seja datas de vencimento ou reuniões virtuais futuras, é essencial e todo membro da equipe precisa ser informado. O programa de agendamento garantirá que nenhuma data importante seja esquecida e ninguém seja deixado de fora. Essas ferramentas são especialmente úteis se sua equipe estiver espalhada por diferentes fusos horários. Elas podem ajudá-lo a escolher a melhor data e hora que funcione para todos.

Melhores Ferramentas

Every Time Zone	Um aplicativo fácil que oferece a capacidade de ver instantaneamente horários atuais em todos os fusos horários do globo. Sem recursos extras aqui.
World Clock Meeting Planner	Ajuda você a escolher o melhor horário para uma reunião virtual. Você insere os fusos horários dos seus colegas e o aplicativo cria uma tabela dos melhores horários disponíveis para sua reunião.
Worldtimebuddy	Um aplicativo que permite criar um evento com uma data, hora e duração definidas e compartilhá-lo facilmente com sua equipe.

Colaboração

Algumas equipes podem precisar de aplicativos de colaboração durante uma chamada online para poder trabalhar juntas. Seja um quadro branco para todos usarem, um aplicativo de compartilhamento de arquivos para enviar e editar documentos facilmente ou um aplicativo geral de gerenciamento de tarefas que ajudará a manter todos focados.

Melhores Ferramentas

Google Drive/G Suite	Todos os aplicativos do Google, incluindo Google Docs, Spreadsheet, Presentation e mais tudo em um só lugar.
Asana	Um gerenciador de tarefas abrangente que permite atribuir tarefas e datas de vencimento para todos verem e, em última análise, marcarem como concluídas.
Miro	O maior mérito do Miro é o recurso de quadro branco que ajuda sua equipe a fazer brainstorming e desenvolver ideias.

Passo 3: Esboce E Compartilhe As Metas Principais

A pior coisa que você pode fazer em qualquer atividade relacionada a negócios é improvisar. Em vez disso, dê a si mesmo e à sua equipe a oportunidade de compartilhar notas, ideias e pensamentos antes da reunião virtual.

Reserve um tempo para criar uma agenda de reunião abrangente em um único documento e compartilhe-a com sua equipe. Se o tempo é essencial, tente gravar sua agenda da tela do seu computador com um aplicativo como o ScreenRec e compartilhe em massa o link usando o aplicativo de gerenciamento da sua equipe como Asana ou Slack.

Considere incluir as seguintes informações na sua agenda:

Metas principais	Qual é o propósito da reunião e o que você espera realizar?
Participantes	Quem precisa estar presente? Foque nas pessoas que participarão da discussão. Quanto menos pessoas você tiver em uma chamada em conferência, mais fácil é gerenciar.
Tópicos	Deixe todos saberem os pontos de discussão para permitir que tenham a oportunidade de preparar notas e ideias Dica Profissional: Permita que os membros façam sugestões ou comentem sobre os tópicos. Eles podem adicionar pontos de discussão importantes
Estrutura	Decida a ordem na qual você discutirá cada ponto de discussão e por quanto tempo. Isso impedirá que todos se desviem do tópico.
Tarefas	Trabalhe as responsabilidades do grupo e individuais e decida o que cada membro da equipe deve trazer para a reunião virtual.
Informações Adicionais	É uma boa ideia fornecer informações, links ou arquivos relevantes que ajudarão os membros da equipe a executar sua agenda antes da reunião.
Mini Revisão	Deixe todos saberem o que foi realizado desde a última reunião. Encoraje a discussão e defina expectativas para novas tarefas.

Passo 4: Discuta

Uma vez que você tenha sua agenda elaborada, é um passo crucial para todos discutirem seu conteúdo. Lembre-se, a chave para uma equipe remota bem-sucedida é a comunicação. Como o autor e empresário Mark Sanborn disse uma vez,

"No trabalho em equipe, o silêncio não é ouro, é mortal."

Ter uma plataforma para trabalhadores remotos discutirem ideias e preocupações é a maneira perfeita de manter o respeito mútuo e até aumentar o moral, sem mencionar aumentar a produtividade.

Abra uma discussão real sobre a agenda da reunião e, como equipe, marque o documento com comentários e mudanças necessárias com as quais todos possam concordar. Não se esqueça de fazer uso de suas ferramentas de colaboração para facilitar que todos trabalhem como um.

Passo 5: Convide As Pessoas Certas

Mencionamos isso brevemente antes, mas é crucial para ser produtivo. Frequentemente, coordenadores de reuniões configuram uma reunião em toda a empresa que tem um foco muito específico. Um que pode não ser relevante para cada funcionário.

Se a reunião tem uma hora de duração e há 25 funcionários cujo trabalho não tem nada a ver com o tópico da reunião, essa reunião teria acabado de desperdiçar 25 horas de tempo produtivo. Em vez de desperdiçar tempo valioso, descubra exatamente quem deve estar presente e quem poderia ficar de fora.

Tente manter o número de participantes da reunião no mínimo. Alguns aplicativos de reunião online podem ter dificuldade em lidar com grandes grupos de usuários de uma vez. Sem mencionar que pode ser difícil ouvir as opiniões e ideias de todos. Lidar com uma reunião muito povoada leva tempo e experiência, então se você está apenas começando, tente conduzir conversas em grupos menores primeiro.

Passo 6: Torne Um Esforço De Equipe

Você não precisa ser o único conduzindo a reunião. Há vários papéis que você pode atribuir que aliviarão alguma pressão sobre você, envolverão membros da equipe e ajudarão todos a se tornarem igualmente investidos em uma reunião bem-sucedida.

Esses papéis podem incluir:

Secretário—anota as atas da reunião
Facilitador—ajuda a garantir que todos os participantes digam sua parte e todas as opiniões e preocupações sejam abordadas.
Gerente de tempo—garante que todos sigam de perto a estrutura de reunião e slots de tempo predeterminados.

Certifique-se de atribuir papéis diferentes a participantes diferentes para cada reunião. Isso dá a todos a oportunidade de estarem totalmente engajados durante toda a sua duração.

Agora que você está pronto para ter a reunião, vamos discutir algumas dicas para manter em mente durante a reunião.

Passo 7: Comece Com Quebra-Gelos Virtuais

Não há necessidade de ir direto para o cerne da reunião. Uma vez que todos cheguem à sua sala de reunião virtual, comece com um pouco de conversa fiada (ou seja, quebra-gelos de reunião de equipe remota) para fazer todos se sentirem à vontade e confortáveis. Estar em um estado relaxado pode ajudar ideias e soluções a fluírem suavemente.

Não se empolgue demais, no entanto. O tempo para quebra-gelos de equipe virtual deve ser não mais do que alguns minutos. Mas sinta-se à vontade para ser um pouco bobo e divertido juntos. O objetivo é aprofundar o relacionamento entre os membros da equipe.

Passo 8: Dê A Todos A Chance De Falar

Esta pode ser uma das dicas de reunião remota mais importantes. Na sua preparação para a reunião, você pode ter gerado bastante entusiasmo e, como deixamos a porta bem aberta para discussão, alguns podem estar ansiosos para compartilhar seus pensamentos e opiniões. No entanto, nem todos podem estar confiantes o suficiente para falar por conta própria. Então certifique-se de dar a todos uma chance de dizer o que está em sua mente.

Lembra-se das tarefas que você atribuiu antes da reunião? Faça cada membro da equipe discutir sua responsabilidade e o resultado. Isso coloca todos na mesma página enquanto os encoraja a falar e se sentir parte da equipe.

Passo 9: Trabalhe Sua Etiqueta De Reunião Virtual

Toda organização tem um conjunto concreto de regras e etiqueta básica de reunião. Isso também se aplica a organizações remotas e reuniões online. Não é segredo que as pessoas se sentem mais relaxadas quando estão trabalhando de casa.

No entanto, essa atitude relaxada pode ser um revés durante a reunião na forma de linguagem e ética de trabalho. Evite isso estabelecendo regras básicas e etiqueta antes da reunião. Aqui estão alguns exemplos:

Teste seus equipamentos (Simplesmente experimente seu aplicativo de chat de vídeo, câmera, microfone e outras ferramentas necessárias para a reunião para garantir que funcionem sem problemas.)
Discuta a agenda com a equipe e certifique-se de vir preparado.
Permita que todos se apresentem no início da reunião.
Dê a todos os apresentadores sua atenção total. (Isso inclui abster-se de fazer multitarefas ou olhar para seu telefone.)
Desligue todas as notificações em seus dispositivos.
Garanta que todos os participantes estejam em uma área silenciosa para evitar ruído de fundo e distrações.

Passo 8: Distribua Notas Da Reunião Virtual

Mesmo que a reunião possa ter acabado, ainda há algumas coisas que você deve fazer para garantir que valeu a pena seu tempo.

As chances de todos lembrarem de tudo o que foi discutido são muito pequenas. Enviar notas da reunião (atas) lembrará os membros da sua equipe quais decisões foram tomadas e quais tarefas foram atribuídas. Certifique-se de que o secretário (ou quem quer que esteja acompanhando a reunião) registre as seguintes informações:

Lista de participantes
Tópicos discutidos
Decisões tomadas
Tarefas atribuídas
Datas importantes
Outras notas relevantes

Passo 9: Compartilhe Uma Gravação

Gravar sua reunião é uma boa ideia, especialmente se um participante estiver ausente ou uma conexão ruim de internet terminou a chamada de vídeo ao vivo para alguém. A gravação permitirá que os membros da sua equipe voltem e assistam ao que perderam, então pode ser considerada uma melhor prática de reuniões virtuais. Ainda assim, antes de se apressar nisso, certifique-se de aliviar todas as potenciais preocupações legais sobre gravar sua reunião virtual.

Alguns aplicativos de videoconferência permitem gravar sua reunião, mas nem todos são criados iguais e alguns simplesmente não têm essa função. Em casos como este, baixe um gravador de tela para gravar sua tela + áudio do computador + microfone. O ScreenRec pode ser uma tábua de salvação quando você precisa gravar sua tela porque não há limitações de tempo e você pode compartilhar o vídeo com seus participantes usando um link de compartilhamento privado para todos os fins.

Conclusão

Com tantas partes funcionando envolvidas em executar uma reunião virtual bem-sucedida, o planejamento é absolutamente crítico. No entanto, quanto mais você hospedar essas reuniões bem-sucedidas, mais fácil o planejamento e a execução serão. Então, faça sua devida diligência e esta nova realidade de trabalho em casa será moleza.