O Que É Integração Virtual E Como Fazer
O RH é o departamento responsável por integrar novos funcionários à empresa e isso é fácil o suficiente quando todos estão no mesmo escritório. Mas e se seus funcionários estiverem em outro país ou estado?
Ao mesmo tempo, a pandemia não parece estar indo a lugar algum tão cedo. Mesmo que os funcionários estejam por perto, uma força de trabalho virtual parece ser a maneira mais viável de continuar as operações comerciais.
Assim, é essencial abraçar a integração virtual como o novo normal, aprendendo como integrar novas contratações, o que isso significa, seus prós e contras e como você pode implementá-la em sua organização.
O Que Se Entende Por Integração Virtual?
A integração virtual é um tipo de integração que ocorre virtualmente ou, em outras palavras, sem um encontro físico.
Muitas empresas usam a integração virtual para realizar o que é chamado de "apresentações funcionais". Essas apresentações acontecem antes de qualquer treinamento prático começar e permitem que novas contratações aprendam o que sua função envolverá e as expectativas da empresa em relação a elas, tornando a integração de novos funcionários mais suave.
Quais São Os Prós E Contras Do Treinamento Virtual De Funcionários?
A integração online não é um sistema perfeito de forma alguma.
Então, você precisa considerar as vantagens e desvantagens da integração virtual para entender melhor no que está se metendo ao implementá-la em seu negócio.
Prós
- Flexibilidade e conveniência. A ideia por trás da integração e treinamento virtual é que os funcionários podem começar com isso em seu próprio tempo e ritmo, a menos que especificado. Isso significa que eles podem começar em qualquer lugar a seu critério.
- Custo-eficiente. Tudo o que funcionários e profissionais de RH precisam durante a integração virtual é um laptop poderoso ou um computador desktop. Eles não precisam de laptops ou computadores extremamente poderosos, e o local pode ser qualquer lugar, desde que haja uma conexão estável de internet. Eles podem ficar em casa para o processo de integração virtual, permitindo que ambas as partes economizem os custos e tempo gastos durante viagens, minimizem o uso de recursos do escritório e cortem outras despesas.
Contras
- Problemas tecnológicos. Além de experimentar uma conexão lenta de internet de tempos em tempos, seus gerentes podem ter problemas para compartilhar informações sensíveis da empresa devido a questões de segurança. Mesmo que você tenha software de segurança em vigor, é difícil dizer quando ameaças online atacam e roubam os dados. Para proteger seus dados das ameaças online por aí, você pode usar uma ferramenta de segurança contra ataques de ransomware ou algum outro tipo de software de segurança cibernética.
- Falta de toque humano. Como tudo é conduzido online, é muito mais difícil manter sua equipe remota conectada e construir camaradagem entre funcionários e RH. As conversas soarão muito mais mecânicas e impessoais pela mesma razão. Como resultado, as pessoas podem desligar durante as apresentações e há o risco de não desenvolver o relacionamento necessário para manter bons funcionários a bordo.
Quais São As 4 Fases Da Integração Virtual?
Como o programa de integração ocorrerá virtualmente, você terá que confiar na tecnologia para transmitir o programa aos novos funcionários.
No entanto, seus princípios permanecem os mesmos, seja você integrando em SaaS ou qualquer tipo de negócio: faça os funcionários comprarem sua organização ajudando-os a cultivar suas habilidades profissionais e fornecendo-lhes a oportunidade de crescer suas carreiras aqui.
Para fornecer segurança psicológica e alcançar seu propósito como motivador no local de trabalho virtual, a integração virtual é dividida em diferentes fases. Isso é verdade seja você construindo uma equipe de desenvolvimento dedicada ou uma equipe de vendedores virtuais. Vamos olhar para cada uma das quatro fases da integração virtual.
Fase 1 - Integração
Esta fase é onde tudo começa para os novos funcionários. Eles serão recebidos pelo RH, que explicará a eles do que a empresa trata, sua cultura de trabalho e suas funções e tarefas.
O objetivo de integrar membros da equipe virtual é gerenciar as expectativas de ambas as partes. A empresa precisa ser transparente comunicando o que precisa de suas novas contratações. Ao mesmo tempo, novos funcionários precisam ter uma compreensão clara do que a organização quer deles para trabalhar em direção ao cumprimento dessas metas.
Em última análise, novas contratações devem se sentir bem-vindas durante esta fase, o que ajuda a definir o tom para sua experiência de trabalho na empresa.
Como fazer isso?
Para ajudar seu RH a se preparar dias antes do início desta fase, crie materiais que o novo funcionário possa navegar e revisar independentemente.
Os recursos de texto devem listar as coisas a serem discutidas durante as diferentes etapas de integração. Ao definir expectativas desde sua integração, os funcionários sabem o que está por vir e podem se preparar adequadamente.
Sobre isso, peça a eles para baixar as ferramentas de trabalho em casa necessárias e software que sua organização usa para comunicar e colaborar. Você pode ter que dar a eles acesso a aplicativos de gerenciamento de equipe remota, ferramentas automáticas de rastreamento de tempo ou outros aplicativos que são relevantes para seu negócio.
Por exemplo, equipes de marketing e vendas requerem uma plataforma para compartilhar dados de suas comunicações com clientes e consumidores. Neste caso particular, você pode decidir usar uma ferramenta como o Pitchbox que permite que você envolva e engaje todos os membros da equipe em um único painel.
Finalmente, você terá que preparar documentação para ensinar seus trabalhadores remotos como usar e operar as ferramentas em sua pilha tecnológica. Dessa forma, ninguém em sua equipe terá que treinar novos funcionários sobre como usar o software toda vez.
Este é um ótimo lugar para fazer uso de um gravador de tela simples como o ScreenRec. Capturar sua área de trabalho, webcam e microfone ajudará você a adicionar aquele toque pessoal ao seu processo de integração remota.
À medida que você aprende como tornar a integração melhor e elimina todos esses obstáculos do caminho, você dá aos recém-chegados mais confiança em seu negócio e mostra que está disposto a ir até o fim para fazê-los se sentirem bem-vindos. Neste ponto, é uma questão de entregar nas fases subsequentes do processo.
Fase 2 - Desenvolvimento Inicial
Até o sexto mês, os funcionários que antes eram novos devem ter se integrado totalmente à sua organização. Eles devem ter desenvolvido o conjunto de habilidades necessário para executar suas responsabilidades de trabalho em níveis ideais. Ao mesmo tempo, o funcionário deve ter construído relacionamento com seus respectivos colegas de equipe e trabalhar bem dentro da empresa.
Através desta fase, você deve determinar se deve ou não investir nesses funcionários seguindo em frente. Por exemplo, eles podem ter mostrado motivação para fazer as tarefas e mostrado outras habilidades para desenvolver em sua organização. A partir daqui, você pode usar essas informações para ajudar a atribuir-lhes responsabilidades que se encaixam em seus pontos fortes.
Por outro lado, funcionários recebem a chance de criar novas oportunidades assumindo tarefas diferentes que podem ou não se enquadrar em sua descrição de trabalho atual. Isso os ajuda a desenvolver habilidades adjacentes que não apenas terão um impacto positivo em sua empresa, mas também os prepararão para melhores oportunidades de trabalho no futuro.
Como fazer isso?
Há duas maneiras:
Primeiro, você pode lançar uma iniciativa da empresa para gerentes e líderes de equipe treinarem sua força de trabalho em tarefas específicas ao que fazem. Peça aos líderes de equipe para criar as sessões de treinamento e materiais para seus funcionários trabalharem. Novamente, isso será extremamente fácil com o ScreenRec, pois é muito amigável e pode ser usado por qualquer pessoa em sua organização, independentemente de quão experiente em tecnologia seja. Melhor ainda, você pode tornar isso uma conversa de mão dupla pedindo aos novos funcionários para gravarem suas telas com o ScreenRec também.
O ótimo sobre este programa é que o crescimento ocorre dentro da empresa. Gerentes e líderes que servem como criadores de curso supervisionam o desenvolvimento de suas equipes. E, ao entender seus pontos fortes e fracos, podem melhor fornecer-lhes materiais de treinamento e tarefas que se encaixam em seus pontos fortes.
Segundo, você pode matricular funcionários virtuais em cursos online e seminários que ajudarão a desenvolver suas habilidades. Isso tira o trabalho de seus líderes de equipe que deveriam criar os materiais de treinamento. No entanto, o curso pode ser muito mais caro e não adaptado à sua empresa. Além disso, o ScreenRec usa hospedagem segura de vídeo na nuvem do StreamingVideoProvider, o que significa que os vídeos criados por sua gerência podem ser reutilizados por muito tempo, então aprender como criar vídeos de integração é moleza.
Fase 3 - Desenvolvimento Contínuo
Após 18 meses trabalhando com a mesma empresa, espera-se que os funcionários tenham dominado habilidades relacionadas às suas responsabilidades de trabalho.
O próximo passo, então, é moldar esses funcionários como os futuros líderes da organização. Eles preencherão os sapatos de seus superiores, que então substituirão seus gerentes, e assim por diante.
Promover funcionários a um nível de trabalho mais alto é uma parte vital do desenvolvimento de carreira entre profissionais. Ninguém quer permanecer estático em uma posição que tem baixos requisitos de trabalho e um salário ainda mais baixo. Todo mundo quer nivelar sua renda e a melhor maneira de fazer isso é se esforçar por uma posição de trabalho que envolve mais responsabilidades.
Além disso, o fato de que esses funcionários permaneceram a bordo com sua organização significa que estão dispostos a trabalhar para você enquanto você continuar nutrindo seu crescimento de carreira.
Como fazer isso?
Para mostrar aos funcionários com melhor desempenho que você aprecia seu trabalho árduo e dedicação, você deve configurar um programa de reconhecimento de funcionários. Você pode incentivar funcionários que tiveram o melhor desempenho com base em seus KPIs e metas.
A partir daqui, você também pode ver funcionários dispostos a fazer um esforço extra para obter melhores resultados. Por exemplo, imagine que um agente de atendimento ao cliente passou pelo problema de pesquisar análise de comportamento do cliente para aumentar o ROI e gerar mais vendas para seu negócio. Esta é alguém que está a caminho do próximo nível de carreira, então você deve recompensá-la.
Dessa forma, você encoraja todos a fazerem o seu melhor para se tornarem elegíveis para incentivos e promoção.
Mas não se esqueça de mostrar sua apreciação a todos os seus funcionários. Alguns são mais proativos do que outros, mas isso não significa que o resto não deva ser reconhecido por seus esforços.
Fase 4 - Promoção Ou Separação
Quando dois ou mais anos passam, chegou a hora dos funcionários na empresa subirem para uma nova posição ou saírem.
Como mencionado, funcionários precisam estar motivados para trabalhar seu caminho para cima na escada corporativa para aumentar sua base salarial. Mas para eles fazerem isso, devem estar dispostos a assumir mais trabalho para provar seu valor.
No entanto, você precisa promover uma cultura onde crescimento e recompensa ao bom trabalho sejam possíveis para que tudo isso aconteça. Muitas empresas são incapazes de reter funcionários devido a terem oportunidades de carreira ruins no futuro. Pode ter havido pessoas que mostraram valor à empresa, mas foram ignoradas no lugar de outra.
Portanto, ter um caminho claro que permita que os funcionários tenham crescimento escalável será fundamental para seu processo de orientação virtual de novos funcionários.
Como fazer isso?
Independentemente do que aconteça aqui, é melhor obter feedback dos funcionários. Se eles estão saindo, pergunte se há algo em sua organização que os fez sair ou não gostaram e por quê. Para aqueles que decidem ficar e serão promovidos, pergunte o que os inspirou a continuar lutando pelo crescimento de carreira em sua organização.
Use suas respostas para ajudá-lo a melhorar seu negócio, fornecer melhores oportunidades e atrair o melhor talento disponível para mudar para sua empresa.
Conclusão
Seja você apenas agora aprendendo como tornar a integração eficaz ou você é um gerente de RH virtual experiente, a integração de funcionários é fundamental para o sucesso contínuo de sua empresa. Ter as mesmas pessoas que começaram suas carreiras com sua organização e dar-lhes uma chance de crescer e melhorar é um sinal de grande engajamento de funcionários e cultura da empresa.
Os passos acima mostram como melhorar as experiências de integração para que você possa manter as melhores novas contratações que serão os futuros líderes de sua organização seguindo em frente.
E como a videoconferência será uma parte massiva de sua experiência de integração, considere usar uma ferramenta como o ScreenRec para ajudá-lo a aproveitar ao máximo sua comunicação remota. Nem todos os funcionários têm o mesmo tempo de resposta de e-mail e algumas linhas de trabalho naturalmente requerem mais tempo fora do e-mail para se concentrar. Então, ao gravar vídeos em vez de digitar mensagens e e-mails, você torna sua interação curta, doce e direta, deixando todos os outros com mais tempo para fazer o trabalho!
Referências E Leituras Adicionais?
- As 10 Dicas Essenciais De Integração Virtual Para RHs Modernos
- Como Manter Uma Equipe Remota Conectada E Criar Um Local De Trabalho Feliz
- O Guia Definitivo Para Reuniões Virtuais
- As 8 Melhores Práticas De Integração Remota Que Você Precisa Saber
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