Como gerenciar projetos freelance sem se esgotar

Ser um trabalhador freelance significa que você é seu próprio chefe. Você é livre para decidir quando trabalhar e quanto trabalho deseja fazer. Embora isso possa parecer um estilo de vida luxuoso, ser um trabalhador freelance frequentemente requer excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e conhecimento de técnicas de gerenciamento de tempo.

Sem saber como gerenciar projetos freelance, você pode acabar gastando muito de suas horas de trabalho fazendo atividades improdutivas (também conhecidas como desperdiçadores de tempo). Isso pode tornar o cumprimento de prazos muito mais difícil, afetando negativamente sua reputação.

Neste artigo, veremos a importância do gerenciamento de tempo para um freelancer e compartilharemos algumas dicas para ajudá-lo a gerenciar melhor seu tempo.

Por que o gerenciamento de tempo é importante?

Como freelancer, ser capaz de gerenciar seu tempo adequadamente pode lhe dar vários benefícios de programa de gerenciamento de projetos, incluindo:

Maximizar renda. Existem trabalhos em que você é pago pelo número de horas rastreadas fazendo tarefas faturáveis. Se você gasta muito tempo fazendo tarefas não faturáveis, como enviar e-mails, reuniões e faturamento, você está praticamente desperdiçando suas horas de trabalho sem ser pago.
Melhorar qualidade do trabalho. Um bom gerenciamento de tempo permite que você tenha mais tempo para trabalhar em tarefas importantes sem pressa, o que ajuda a evitar erros.
Refinar reputação. Ser capaz de terminar um projeto no prazo pode ter um impacto positivo em sua reputação. O gerenciamento adequado do tempo também pode lhe dar tempo para projetar seu portfólio, atualizar seu blog pessoal e fazer outras atividades de autoaperfeiçoamento.

Levando esses fatores em consideração, é hora de ver algumas dicas práticas para melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo. Afinal, a teoria não é útil se não for colocada em prática.

9 Dicas de gerenciamento de tempo para trabalhadores freelance

Agora que você conhece a importância do gerenciamento de tempo, é hora de ver técnicas específicas para ajudá-lo a gerenciar seu tempo e fluxo de trabalho. Aqui estão nove dicas para ajudá-lo a evitar desperdiçar horas preciosas completando trabalho freelance.

1. Crie uma agenda de trabalho consistente

Ter horários de trabalho flexíveis pode ser uma desvantagem se você fizer isso sem uma estrutura adequada e consistência. Você pode achar difícil traçar uma linha clara entre quando é hora de trabalhar e quando é hora de descansar. É aqui que uma agenda entra em jogo.

Ao criar e manter uma agenda consistente, você pode focar toda sua energia e esforço em seus projetos durante o horário de trabalho e aproveitar seu tempo de lazer sem preocupações durante seu tempo livre. Isso é altamente benéfico para sua saúde física e mental.

Usar uma agenda de trabalho também permite que você planeje com antecedência e seja mais produtivo. Na verdade, alguns empreendedores famosos encontraram sucesso através de rotinas diárias estruturadas. Quando você mantém uma agenda consistente, isso ajuda a completar tarefas do dia a dia com mais eficiência.

2. Considere o método Ivy Lee

O método Ivy Lee é uma estratégia de produtividade proposta por um famoso empresário Ivy Lee em 1918. É usado principalmente para gerenciar múltiplas prioridades e evitar avaliação excessiva de tarefas.

Como acompanhar múltiplos projetos no trabalho

O método Ivy Lee consiste em cinco passos simples para melhor gerenciamento de tarefas:

No final de cada dia de trabalho, liste as seis coisas mais importantes que você precisa realizar no próximo dia de trabalho. Não anote mais de seis tarefas.
Priorize esses seis itens com base em sua importância.
Durante o próximo dia de trabalho, concentre-se apenas na primeira tarefa. Tente terminar a primeira tarefa antes de passar para a segunda tarefa.
Faça o mesmo com o resto das tarefas da sua lista. No final do dia, mova quaisquer itens inacabados para uma nova lista de seis tarefas para o dia seguinte.
Repita esse processo todos os dias de trabalho.

Este método simples pode ajudá-lo a focar seus esforços na tarefa mais importante e eliminar distrações. O ponto principal é que se você se comprometer com nada, será distraído por tudo.

3. Use horas de alta energia para trabalho de foco profundo

Mesmo quando você dedica cerca de oito horas ao trabalho por dia, na maioria das vezes, você só pode focar e ser produtivo por duas horas e 53 minutos. É por isso que é importante aproveitar ao máximo este período de três horas.

Cada pessoa tem um horário de pico diferente — alguns podem se concentrar melhor no início do dia, enquanto outros precisam de várias horas fazendo tarefas menores antes de atingir o pico de produtividade.

A chave é descobrir suas horas produtivas e tentar priorizar tarefas importantes dentro desse período. Gerencie sua agenda diária e tente colocar outras tarefas, como chamadas e reuniões, fora de suas horas de pico.

4. Tire dias de folga

Como você gerencia seu próprio tempo, às vezes pode esquecer a importância de tirar dias de folga dedicados. Tempo livre não é apenas sobre viajar e se divertir; também é benéfico para sua produtividade porque feriados podem ajudá-lo a recarregar sua energia.

Gerenciamento de projetos para designers freelance

Se você continuar trabalhando sem tirar feriados dedicados, pode levar ao esgotamento mental, aumento do estresse e redução da criatividade. Depois de terminar quaisquer tarefas urgentes e planejar suas responsabilidades futuras cuidadosamente, certifique-se de tirar um ou dois dias sem trabalho regularmente para que você possa voltar ao trabalho com um melhor estado de espírito.

5. Rastreie seu tempo

Rastrear o tempo que você gasta trabalhando em um projeto é uma parte importante do gerenciamento de tempo. Anotar tudo o que você faz e quanto tempo levou pode ajudá-lo a formular um melhor plano para o futuro.

Se você ver que está gastando muito tempo fazendo coisas improdutivas, tente reorganizar suas atividades de acordo e eliminar quaisquer possíveis distrações que possam atrapalhar seu fluxo de trabalho.

6. Estabeleça limites

Uma das habilidades que qualquer pessoa que trabalha precisa é saber como dizer não. Ser confiante e aceitar todos os desafios pode parecer louvável na superfície, mas pode ser prejudicial se você não considerar suas habilidades e capacidade.

Como profissional, você precisa aprender a recusar qualquer trabalho que não se encaixe em sua agenda. Escolher cuidadosamente apenas os melhores trabalhos permitirá que você se concentre em uma tarefa de cada vez e forneça os melhores resultados aos seus clientes.

Também é importante proteger seu tempo. Por exemplo, se você é um designer e um cliente está solicitando uma reunião em um horário estranho, você pode baixar um gravador de tela para Mac em vez disso e enviar o vídeo para eles assistirem.

7. Minimize distrações

Há muitas distrações que podem atrapalhar seu fluxo de trabalho diário como freelancer, mas às vezes a distração mais significativa vem dos dispositivos que usamos para trabalhar.

Coisas triviais, como verificar e-mails e rolar pelas mídias sociais, podem tirar seu foco e fazer você perder tempo precioso.

Para aproveitar ao máximo seu tempo, tente desligar suas notificações e guardar seu telefone durante o horário de trabalho. Também é uma boa ideia limitar a verificação de e-mail para apenas uma ou duas vezes por dia. Considere usar fones de ouvido com cancelamento de ruído ou trabalhe em um quarto mais silencioso, se necessário.

8. Trabalhe em rajadas curtas

Como discutido, a maioria das pessoas só tem cerca de três horas de tempo produtivo em um dia de trabalho. No entanto, manter seu foco por três horas seguidas pode ser bastante difícil. É aí que algo como a técnica Pomodoro pode ser útil.

A ideia é trabalhar por 25 minutos de cada vez, depois fazer uma pausa de cinco minutos entre eles. Depois de completar quatro conjuntos de períodos de trabalho de 25 minutos, faça uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos.

Esta técnica pode ajudá-lo a evitar se esgotar muito rapidamente. Fazendo pausas curtas regulares, você pode manter seu foco por mais tempo. Também permite que você se torne mais consciente de para onde seu tempo vai a cada dia.

9. Trabalhe em um ambiente diferente

Trabalhar no mesmo local a longo prazo pode ser bastante entediante e pode impactar sua motivação. Isso é bastante comum, especialmente se você trabalha em casa. É por isso que você pode querer considerar mudar seu ambiente de trabalho de vez em quando.

Por exemplo, agende um dia por semana para trabalhar em uma cafeteria próxima ou biblioteca local. Se você não se sente à vontade para trabalhar em um lugar público, simplesmente reorganizar a configuração do seu espaço de trabalho também pode ajudar.

6 Melhores ferramentas de gerenciamento de tempo para trabalhadores freelance

Se você quer o essencial desta análise, confira o vídeo abaixo.

Gerenciar seu tempo como freelancer pode ser mais fácil se você tiver as ferramentas adequadas para ajudá-lo. Esta parte do artigo verá seis ferramentas de gerenciamento de tempo que você pode usar.

1. ScreenRec

O ScreenRec é uma ferramenta de comunicação empresarial e programa de gerenciamento de projetos que permite acelerar a coordenação do trabalho com várias mensagens visuais. Este aplicativo permite aos usuários utilizar vários recursos, como gravações de tela, capturas de tela e mensagens de vídeo para reduzir a necessidade de reuniões virtuais.

O ScreenRec também fornece outras funcionalidades como gerenciamento de feedback, armazenamento na nuvem e análises para melhorar ainda mais sua produtividade e comunicação com clientes. Trabalhos como ensino online, design gráfico e desenvolvimento de programas que requerem muita coordenação podem se beneficiar do uso deste aplicativo.

O ScreenRec está disponível gratuitamente para vários sistemas operacionais, incluindo Windows e Linux

2. Toggl

O Toggl é uma ferramenta de rastreamento de tempo que pode ajudá-lo a gerenciar seu tempo de trabalho com mais eficiência. Ele pode rastrear todos os aplicativos que você usa por mais de dez segundos e depois convertê-lo em entradas de tempo. Possui vários recursos, como o temporizador Pomodoro, detecção de ociosidade e lembretes de rastreamento.

O Toggl também pode fornecer um relatório de rastreamento de tempo personalizado e compartilhá-lo com seus clientes para que eles possam visualizá-los online. É relativamente fácil de usar, pois também vem como uma extensão de navegador disponível para Chrome e Firefox.

A versão premium do Toggl está disponível a partir de $9/mês por usuário. No entanto, também é possível usá-lo gratuitamente com alguns recursos limitados.

3. Clockify

O Clockify é uma das ferramentas de rastreamento de tempo mais populares disponíveis. Possui recursos robustos, incluindo planilhas de horas, relatórios detalhados e rastreamento de tempo para sua equipe. Com uma interface intuitiva e direta, é uma escolha perfeita se você é novo em aplicativos de rastreamento de tempo.

O Clockify pode ser facilmente integrado com vários outros aplicativos web, como Trello, Github, Google Calendar e Google Docs. Portanto, pode ajudá-lo a rastrear seu tempo de trabalho com mais eficiência.

Os recursos básicos de rastreamento de tempo do Clockify estão disponíveis gratuitamente. A versão pro começa em $3,99/mês por usuário.

4. Google Calendar

Se você está procurando uma ferramenta completamente gratuita para ajudá-lo a gerenciar sua agenda, então o Google Calendar pode ser a resposta certa. Ele vem combinado com outros aplicativos do Google, como Gmail e Google Docs.

O Google Calendar é útil para agendar atividades de equipe, como reuniões, porque está integrado com o Gmail. Vem com tarefas automatizadas, como enviar convites e criar lembretes, o que pode tornar seu agendamento mais eficiente.

5. Asana

O Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a acompanhar seu progresso. Possui uma interface fácil de usar e vem com vários recursos úteis. Por exemplo, a linha do tempo permite mapear seu plano de projeto com base no tempo, e o quadro Kanban facilita atribuir tarefas, gerenciar projetos e descrever seu escopo de trabalho.

O Asana também pode se integrar com outros aplicativos, incluindo Google Calendar, Clockify e Toggl, tornando o gerenciamento de tempo mais simplificado.

Como trabalhador freelance, a versão de teste gratuita do Asana pode lhe dar a maior parte do que você precisa. No entanto, se você quiser recursos mais avançados, o plano premium também está disponível a partir de $10,99/mês para cada usuário.

6. ClickUp

O ClickUp é outro sistema de gerenciamento de projetos e tempo que você pode querer considerar. Embora tenha uma curva de aprendizado mais acentuada do que o Asana, o ClickUp oferece mais recursos para ajudá-lo a gerenciar seu trabalho.

O ClickUp permite que você gerencie vários projetos e tarefas dentro do aplicativo, desde fazer listas de tarefas até enviar e-mails e conversar. Ele também pode se integrar com outros aplicativos de produtividade, como Google Calendar, Trello e Github.

A versão gratuita do ClickUp vem com a maioria dos recursos básicos, embora você esteja limitado a apenas 100 MB de armazenamento. Se você quiser recursos mais avançados e armazenamento ilimitado, o plano ilimitado está disponível a partir de $5/mês por usuário.

Conclusão

O gerenciamento de tempo é uma grande parte de administrar um negócio freelance. Boas habilidades de gerenciamento de tempo podem ajudá-lo a evitar gastar muito tempo fazendo tarefas improdutivas e trabalhar com mais eficiência, obtendo melhores resultados.

Para resumir, aqui estão algumas dicas sobre como gerenciar projetos freelance:

Crie uma agenda de trabalho consistente
Considere o método Ivy Lee
Use horas de alta energia para trabalho de foco profundo
Tire dias de folga
Rastreie seu tempo
Estabeleça limites
Minimize distrações
Trabalhe em rajadas curtas
Trabalhe em um ambiente diferente

Também discutimos algumas ferramentas que podem ajudá-lo a gerenciar seu tempo e múltiplos projetos melhor. Esperamos que equipar essas ferramentas e seguir esses passos faça toda a diferença para sua carreira.