Como colaborar com colegas remotos
O trabalho remoto não é apenas um escritório em casa a três metros da geladeira, é um novo formato de comunicação com colegas. No ano passado, e-mails, mensagens e serviços de chamada passaram de ser "uma maneira" de se comunicar para a única maneira. Adicione a isso a incapacidade de ver as emoções de uma pessoa, a comunicação remota enfraquecida na equipe após uma longa separação e a fadiga geral. O que costumava levar dois minutos para resolver na máquina de café agora requer uma montanha de e-mails.
Para alcançar resultados, os envolvidos na colaboração de trabalho remoto precisam se tornar jogadores de equipe completos, tão envolvidos no projeto quanto possível. Mas as equipes virtuais enfrentam vários problemas: sentem-se mais solitárias e não entendem completamente seu papel no projeto e na equipe. Vamos descobrir como colaborar com colegas remotos de forma eficaz.
Horário de trabalho de colegas de outros países
É importante considerar a diferença de fuso horário com colegas de outros países, especialmente se você deseja fazer a comunicação da sua equipe funcionar remotamente. Compartilhe seu calendário com um colega para escolher o melhor horário para ligar e se comunicar sobre projetos. Você pode usar o World Clock Meeting para evitar confundir fusos horários.
Esteja ciente dos feriados nacionais — talvez colegas de outros países tenham um dia de folga oficial no seu dia de trabalho. Crie um calendário de equipe compartilhado e anote os feriados em diferentes regiões. Isso ajudará a planejar seu calendário de trabalho.
Feedback oportuno
Dê feedback aos colegas remotos regularmente para que eles entendam a qualidade do seu trabalho. Isso ajudará a mantê-los motivados.
De acordo com o relatório do Wrike, 39% dos entrevistados citaram a colaboração presencial e remota ineficaz como a principal causa de estresse no local de trabalho. No entanto, isso é especialmente verdadeiro para colegas remotos. A colaboração de equipe de trabalho remoto pode frequentemente dificultar a apreciação das contribuições da equipe. Para garantir que os colegas do escritório e remotos estejam confortáveis, você precisa melhorar o feedback.
Dica
Supervisores e gerentes devem realizar reuniões individuais. Agende chamadas de vídeo e envie e-mails em vídeo com o ScreenRec para ajudar os colegas remotos a ficarem por dentro.
Tal formato ajuda a avaliar os resultados intermediários e descobrir se as expectativas do colega coincidem com o que a equipe espera dele ou dela. É importante incluir não apenas som, mas também vídeo, para transmitir a linguagem corporal e tornar a comunicação eficaz. O que você poderia discutir durante reuniões individuais:
- Como os projetos do colega estão progredindo, se ele ou ela está satisfeito em geral.
- Se há alguma dificuldade, se é necessária assistência do gerente ou da equipe.
- O que poderia ser feito melhor e como.
- Metas de trabalho remoto ou OKRs (Objetivos e resultados-chave). Se a empresa está trabalhando neste método, os OKRs permitem sincronizar metas individuais e de equipe e acompanhar o progresso do projeto. Na reunião, você pode discutir que progresso já está sendo feito nos resultados-chave.
- Tópicos neutros, não relacionados ao trabalho, se o funcionário estiver disposto a discuti-los.
O que você poderia fazer com e-mails em vídeo:
- Enviar feedback sobre código, design, texto e outros aspectos do trabalho que o funcionário pode revisar no seu próprio tempo (isso ajuda a evitar interrupções desnecessárias).
- Informar seus colegas sobre suas tarefas futuras.
- Compartilhar suas ideias ou algo que você aprendeu recentemente com colegas.
- Gravar sua tela para documentar bugs e relatá-los.
- Gravar sua tela para criar rapidamente tutoriais para novos contratados e clientes.
- Fornecer uma alternativa ao e-mail normal que requer menos idas e vindas.
Transparência nos processos de trabalho
Quando os processos de trabalho carecem de transparência, a eficácia dos colegas é reduzida. A fragmentação da informação é frequentemente um problema. Os funcionários frequentemente usam sistemas de gerenciamento de conteúdo, e-mail, mensageiros e outros meios de comunicação, tentando descobrir sobre o status dos projetos em reuniões em correspondência pessoal. Isso leva muito tempo, mas uma imagem completa do processo de trabalho nunca pode ser formada.
Dica
Faça uma lista de expectativas específicas dos colegas remotos e discuta-as no início. Métodos e maneiras de interação devem ser transparentes e claros para todos os envolvidos. Isso exigirá ferramentas flexíveis que podem ser adaptadas às necessidades da equipe. No Wrike, os membros da equipe podem a qualquer momento acompanhar a dinâmica do projeto em um gráfico de Gantt.
Você pode usar o ScreenRec para se comunicar visualmente, por exemplo, com designers e desenvolvedores. Você pode deixar feedback e comentários nas próprias imagens e arquivos e fazer alterações neles prontamente.
Comunicação com a gestão
Frequentemente, os colegas remotos têm mais perguntas do que os funcionários do escritório. Ao mesmo tempo, eles não têm a oportunidade de ir ao escritório do gerente e perguntar pessoalmente.
Dica
Organize uma sessão de perguntas e respostas online aberta, onde todos os colegas podem obter respostas dos gerentes em tempo real. Motive toda a equipe a participar da discussão.
Motivando e engajando trabalhadores remotos
Uma boa comunicação mantém os colegas remotos engajados e motivados. E a falta de comunicação é um dos maiores desafios ao gerenciar equipes remotas.
Dica
Crie uma sala de bate-papo de trabalho para toda a equipe, por exemplo, no Slack, e mantenha todas as discussões do projeto nela. Se sua empresa é grande, crie vários bate-papos: para profissionais de marketing, gerentes de conteúdo, departamento de vendas e equipe de suporte. A coisa mais importante ao aprender como trabalhar com membros de equipe remotos será entender como se comunicar com uma equipe remota e permanecer envolvido no processo de trabalho.
Implemente um sistema interno de remuneração e motivação para que a colaboração com equipes remotas ocorra sem problemas e todos tenham um incentivo para trabalhar de forma ainda mais produtiva. O serviço Bonusly pode ajudar aqui. Cada usuário tem um número fixo de pontos de bônus, por exemplo, 100 por mês. Um funcionário transfere esses pontos para colegas por sua ajuda na resolução de tarefas, execução de recados ou por conselhos úteis. Os bônus acumulados são trocados por presentes corporativos ou tempo extra de folga, e o fundo de prêmios é determinado pelos gerentes da empresa.
Barreira intercultural
As barreiras linguísticas e diferenças culturais podem dificultar que as equipes construam relacionamentos de confiança.
Dica
Elabore regras gerais para a correspondência da equipe na sala de bate-papo corporativa. Por exemplo, o idioma de comunicação deve ser apenas inglês. Isso ajuda a evitar situações em que os funcionários discutem problemas comuns de toda a equipe no idioma local e outros colegas não os entendem.
Crie um bate-papo geral "sem tópico" onde a equipe compartilha fatos interessantes, fotos e artigos. Isso ajudará você a conhecer melhor seus colegas e fortalecer relacionamentos. Joguem jogos online, agendem tempo individual e enviem presentes uns aos outros nos feriados. Quanto mais criativa a abordagem, melhor.
Reuniões informais
É mais difícil envolver colegas remotos em atividades informais gerais, mesmo se você as realizar regularmente.
Dica
Certifique-se de reservar orçamento para eventos conjuntos com colegas remotos. Se possível, inclua viagens e vários dias de acomodação em hotel para funcionários de outras cidades. Tente ter uma ou duas reuniões de colegas fora da empresa todos os anos. Isso pode ser construção de equipe ou uma conferência. Esta é uma ótima oportunidade para discutir tarefas conjuntas, compartilhar ideias e planos para o futuro. Após a reunião, certifique-se de coletar feedback de seus colegas sobre o evento passado. Isso ajudará a entender o que funcionou bem e o que vale a pena melhorar no futuro.
Se você não pode organizar uma reunião informal, convide colegas remotos para trabalhar no escritório por alguns dias. Esta também é uma ótima maneira de fortalecer a comunicação dentro da equipe.
Como se comunicar adequadamente com colegas em mensageiros
Em termos de comunicação empresarial, os aplicativos de mensagem se tornaram algo entre um e-mail e uma ligação telefônica: mais rápidos que o correio, mas não tão intrusivos. Siga estas regras para se comunicar adequadamente com colegas em mensageiros e aliviar um dos maiores desafios de colaboração remota — comunicação ruim.
Esteja ciente do horário fora do expediente
As pessoas estão acostumadas a verificar seu correio em horários específicos e o resto do tempo a ignorá-lo, especialmente à noite e nos fins de semana. No que diz respeito aos mensageiros, nem muitas pessoas têm esse hábito, o que significa que sua mensagem pode perturbar o destinatário imediatamente. Lembre-se: escrever sobre trabalho depois das 21h não é mais apropriado.
Não misture mensageiros
A regra principal de comunicação em mensageiros: uma pessoa - um mensageiro. Você não deve iniciar uma discussão no Telegram, depois mudar para o WhatsApp e enviar as informações para o Skype. Tanto você quanto seu colega acharão difícil rastrear o histórico da pergunta e encontrar as coisas importantes. Além disso, não há necessidade de enviar mensagem para a pessoa no Telegram se ela não respondeu você no WhatsApp.
Não escreva cada frase em uma mensagem separada
Essa forma de escrever veio junto com as salas de bate-papo como se estivéssemos imitando fala ao vivo e despejando palavras após nossos pensamentos. O problema é que os colegas não querem navegar pelo fluxo de nossos pensamentos. Eles querem uma solução rápida. Quando nos forçamos a declarar a essência do assunto em uma única mensagem, involuntariamente estruturamos o texto e o tornamos mais claro.
Use adesivos e emoticons com sabedoria
Adesivos e sorrisos são uma boa maneira de adicionar calor ou encerrar uma conversa em uma nota positiva. Mas é fácil entrar em uma situação constrangedora com eles.
- Não use adesivos e emoticons ao discutir problemas de trabalho, especialmente se você está em falta, isso causará nada além de irritação.
- Não envie aos seus colegas adesivos e carinhas com duplos sentidos ou piadas estranhas. Você pode acidentalmente ofender alguém ou se tornar um incômodo.
Não abuse de mensagens de voz
As mensagens de voz ainda incomodam metade do planeta. Mas, gradualmente, há regras sobre como usá-las para que seja conveniente não apenas para o remetente, mas também para o destinatário.
- Adicione uma explicação à mensagem de voz, para que um colega entenda rapidamente do que se trata e possa facilmente encontrar a mensagem através de uma pesquisa por palavra-chave.
- Não dê notícias urgentes por voz. Se a pessoa está em uma reunião ou um local lotado sem fones de ouvido, ela não poderá ouvir a gravação.
- Não defina tarefas em mensagens de voz. Será difícil para o executor entender os detalhes e concluir a tarefa.
- Cuide da limpeza da gravação. Não deve haver ruído ou sons estranhos no fundo. Primeiro, interfere na percepção da fala e, segundo, a mensagem sempre pode ser encaminhada.
Mensagens de voz no trabalho podem não incomodar, mas ajudar (se usadas com sabedoria). Por exemplo, no formato de mensagens de áudio, é conveniente fazer uma entrevista, especialmente se o interlocutor está no outro hemisfério.
Conclusão
Para colaborar efetivamente com equipes remotas, siga estas dicas:
- Leve em consideração as diferenças de fuso horário, não se esqueça de diferentes feriados nacionais e esteja atento ao equilíbrio trabalho-vida dos outros.
- Realize chamadas regulares para obter feedback e definir expectativas.
- Torne os processos de trabalho claros e transparentes — permita que funcionários do escritório e remotos acompanhem a dinâmica dos projetos.
- Considere como manter os colegas remotos motivados e engajados.
- Estabeleça ferramentas de colaboração remota e regras para comunicação corporativa.
- Realize retiros informais ou convide colegas remotos para o escritório por alguns dias para criar interação social positiva para eles.
Referências e leituras adicionais
- Como gerenciar projetos freelance sem se esgotar
- As 15 melhores ferramentas de trabalho remoto que sua equipe precisa
- 5 Maneiras de se manter positivo durante tempos difíceis
- Gerenciando equipes remotas hoje: Top 3 desafios, ferramentas e dicas
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