Top 10 ferramentas de colaboração para negócios

Aqui está uma pequena informação para você considerar. Um estudo de pesquisa conduzido pela Universidade de Stanford descobriu que, ao comparar funcionários trabalhando coletivamente com funcionários trabalhando individualmente, aqueles em grupo permaneceram focados 64% mais tempo do que aqueles trabalhando sozinhos.

Apenas pense nisso por um momento. Aqueles que trabalham sozinhos divagavam ou devaneavam mais de 50% mais vezes do que os colaboradores. Notável, não é?

No entanto, isso levanta a questão,

"As ferramentas de colaboração são necessárias? Elas são realmente eficazes?"

Bem, em uma pesquisa com 1.400 empresas, 86% delas afirmaram que a falta de colaboração acaba levando ao fracasso no local de trabalho. Outro estudo da McKinsey descobriu que as ferramentas de colaboração aumentam a produtividade no local de trabalho em 20 a 30%.

Como é uma boa colaboração em equipe?

A colaboração em equipe pode ser definida como um grupo de colegas de trabalho que impartem a mesma quantidade de esforço para alcançar um objetivo comum. Mas como isso acontece?

Primeiro e acima de tudo, existem os elementos puramente humanos sobre os quais um estudo do Google lançou luz:

Então, há a compreensão individual do que parece uma boa colaboração em equipe. Um estudo recente da Slack revelou várias definições de 'boa colaboração' que tendem a variar entre gerações:

Para a faixa etária de 18-24, a colaboração em equipe é confiar nos colegas para fazer um bom trabalho.
Para a faixa etária de 25-44, responsabilidades claras são a chave para uma boa colaboração de funcionários.
Para a faixa etária de 45-65, boa colaboração equivale a boa comunicação.

Os fatores humanos como empatia, autenticidade e consideração são difíceis de controlar e medir. No entanto, as ferramentas de colaboração em equipe podem ajudar os trabalhadores a alcançar os outros aspectos do bom trabalho em equipe—comunicar-se mais efetivamente, cumprir consistentemente suas metas e acompanhar as responsabilidades.

De ferramentas de trabalho remoto a ferramentas de revisão de código, existem dezenas de aplicativos que podem ajudar você e sua equipe a trabalhar juntos de forma mais eficaz. Vamos explorar todos eles para ajudá-lo a determinar quais são os melhores aplicativos de colaboração para o seu negócio. O vídeo abaixo cobre nossas três principais escolhas e o restante são classificados por categoria.

Ferramentas de comunicação

Se você está principalmente procurando maneiras de usar ferramentas de colaboração para melhorar a comunicação da equipe, aqui estão os melhores programas para o trabalho.

Melhor ferramenta de comunicação em equipe ágil

ScreenRec

Qualquer pessoa que tenha trabalhado em equipe pode atestar o fato de que escrever emails longos é uma maneira ineficiente e demorada de se comunicar uns com os outros. Com o ScreenRec, você pode esquecer emails longos e, em vez disso, enviar capturas de tela ou gravações de vídeo da sua tela para transmitir sua mensagem. Em essência, o ScreenRec permite que você envie email de vídeo (entre outras coisas).

ScreenRec é uma das melhores ferramentas de colaboração em equipe ágil, especialmente para aqueles que trabalham à distância, como equipes de vendas remotas, ou equipes que desejam usar comunicação assíncrona para melhor produtividade. É absolutamente grátis, mesmo quando usado em grupo.

Destaques

Criptografia de vídeo 128-bit AES HLS
2GB de armazenamento em nuvem privada (classe empresarial)
Link compartilhável seguro permite que sua equipe acesse instantaneamente suas gravações de tela e capturas de tela
Gratuito para indivíduos e equipes

Melhor ferramenta de videoconferência

BlueJeans

BlueJeans é uma plataforma baseada em nuvem que usa videoconferência para reunir perfeitamente membros de uma equipe. Com reuniões de um toque, você pode participar de chamadas de áudio e vídeo de qualquer dispositivo e até compartilhar telas, fazer enquetes e oferecer perguntas e respostas.

Certamente, o vídeo HD e a voz Dolby são incríveis porque permitem qualidade de vídeo e áudio realista. No entanto, a IA e o reconhecimento de voz são os recursos que se destacam quando você usa o BlueJeans. Esta ferramenta de colaboração em equipe também pode ser integrada com aplicativos como Microsoft Teams, Microsoft Office e aplicativos G-Suite.

Destaques

Permite conexão segura através de firewalls, traversais NAT e redes VPN
Verificações SOC2 e 3.
Qualidade de vídeo e áudio HD
Reuniões de um toque
Os preços começam em $12.49/por host/por mês.

Melhor ferramenta para colaboração social segura

Yammer

Yammer é uma plataforma de colaboração de rede social privada usada por empresas que precisam de um alto nível de segurança. O programa faz parte do Microsoft Suite, razão pela qual você pode integrar fácil e rapidamente com aplicativos Microsoft como Outlook, OneDrive, Office, PowerPoint, etc.

No entanto, o principal recurso do Yammer é a plataforma de rede social de estilo completo. Como um grupo do Facebook para o qual todos são convidados, a ferramenta de mídia social do Yammer permite que os membros publiquem anúncios, comentem em postagens, conversem com colegas de trabalho e muito mais. Yammer tem os mesmos recursos básicos de segurança oferecidos pela Microsoft, incluindo conformidade com GDPR, bem como verificações SOC1 e SOC2.

Destaques

Plataforma social interna para trabalho
Integra-se com todos os produtos MS Office
Conformidade com GDPR; verificações SOC1 e SOC2
$8/por usuário/por mês com um plano Office365.

Melhor ferramenta para colaboração social fácil

Facebook Workplace

Criado pela Facebook Inc.,Workplace é uma plataforma projetada para conectar funcionários através de mensagens instantâneas, feeds de notícias e agrupamentos. Semelhante ao que você esperaria do Facebook, Workplace tem o mesmo bate-papo confiável por vídeo, voz e texto. Como quase todos os membros da sociedade atual têm um perfil do Facebook, não poderia ser mais fácil procurar e encontrar qualquer membro da sua equipe de trabalho.

Facebook Live também é um recurso bem conhecido que se aplica ao Workplace. É uma maneira incrível de transmitir simultaneamente reuniões e conferências importantes. Ele até faz uso do tradutor automático com o qual já estamos familiarizados e dos famosos feeds de notícias, só que desta vez, tudo está relacionado ao trabalho.

À luz do escândalo Cambridge Analytica, muitas pessoas podem estar preocupadas com a política de segurança do Facebook, mas parece que eles aprenderam sua lição e cuidaram disso. Você pode ler sobre os recursos de segurança do Facebook Workplace aqui.

Como o Slack, Facebook Workplace está entre as ferramentas de colaboração gratuitas. Para cada um o seu, mas, até agora, parece que o Slack está vencendo a luta Slack vs Facebook Workplace. Ainda temos que ver sobre Slack vs email.

Destaques

Sem curva de aprendizado devido à popularidade do Facebook
Bate-papo confiável por vídeo, voz e texto
Capacidade de transmitir ao vivo reuniões e conferências internas
Gratuito ou $3/por usuário/por mês para uma atualização com integrações, ferramentas administrativas e de monitoramento e suporte administrativo.

Ferramentas de gerenciamento de projetos

Se você precisa de uma ferramenta de gerenciamento de projetos eficaz para colaboração em equipe, aqui estão os principais programas a considerar.

Melhor ferramenta de rastreamento de tempo para equipes

Time Doctor

TimeDoctor é para empresas que desejam rastrear efetivamente a produtividade de seus funcionários. É uma ferramenta de colaboração que tem gerenciamento de projetos, gerenciamento de tempo, monitoramento de aplicativos e funções de folha de pagamento, entre outras coisas.

Uma das maiores vantagens do TimeDoctor é a capacidade de integrar com outros serviços. Depois de instalar a extensão do Chrome, você poderá rastrear seu tempo sem sair de suas ferramentas favoritas—o botão "Iniciar temporizador" aparecerá no Google Docs, Asana, Trello e muitos outros aplicativos web.

Boas ferramentas de colaboração em equipe

Destaques

Relatórios detalhados de tempo e uso de aplicativos
Integrações com as ferramentas de gerenciamento de projetos e comunicação mais populares
Capacidade de lidar com folha de pagamento
Rastreamento de presença
Teste gratuito, depois $9.99/usuário por mês

factoHR

factoHR é na verdade um provedor unificado de soluções de RH e folha de pagamento que oferece uma ampla gama de funcionalidades. Funciona muito bem como uma ferramenta de gerenciamento de tempo, pois ajuda a rastrear facilmente o tempo que os funcionários gastam na conclusão das tarefas ou projetos dados a eles.

O software permite que os trabalhadores insiram os detalhes de suas tarefas para ajudar os gerentes a analisar seu tempo e bifurcar as tarefas produtivas e improdutivas. Além disso, com esta solução, você pode organizar completamente até os cronogramas mais complexos e atribuí-los diretamente aos funcionários.

Destaques

Geração de relatórios detalhados e baixáveis
Integrado com folha de pagamento, licença, presença para organizar cronogramas de acordo com a presença do funcionário
Rastreia presença do funcionário
Calcula salários
Executa gerenciamento de cronograma

Melhor ferramenta de gráfico de Gantt

GanttPRO

GanttPRO é um software de gráfico de Gantt de primeira linha para gerenciamento de projetos. A ferramenta é altamente apreciada por milhares de equipes por seu conjunto robusto de recursos de gerenciamento de projetos e recursos e colaboração em equipe.

Uma das maiores vantagens do GanttPRO é, entre outras, uma interface atraente com uma curva de aprendizado curta. Qualquer pessoa nova em sua equipe pode facilmente entrar e começar a trabalhar em suas tarefas e projetos literalmente em 10-15 minutos.

Destaques

Diferentes visualizações de projeto: uma linha do tempo de gráfico de Gantt, uma visualização de quadro, lista de minhas tarefas
Colaboração em equipe em tempo real através de comentários, anexos, menções e notificações
Poderoso gerenciamento de recursos e carga de trabalho
Exportar para PDF, PNG e Excel e compartilhamento via URL pública
Modelos profissionais prontos para várias indústrias

Melhor ferramenta de design e prototipagem

Cisco WebEx

Se você sabe alguma coisa sobre a Cisco, então você sabe como, por anos, ela tem sido um dos principais conglomerados de tecnologia do mundo. Como o WebEx foi adquirido pela Cisco, isso deve dizer algo sobre o produto.

Cisco WebEx fornece às empresas várias ferramentas colaborativas para ajudar a organizar equipes de trabalho. Permite a mudança perfeita entre dispositivos e plataformas. Os recursos usuais de ferramentas de colaboração como mensagens diretas, compartilhamento de arquivos e tela e quadro branco estão presentes.

Com a integração simples do Cisco WebEx e criptografia confiável de ponta a ponta, sua facilidade de uso o torna uma das melhores ferramentas de gerenciamento de projetos no mercado.

Ferramentas de colaboração para negócios

Destaques

Quadro branco o torna perfeito para designers e profissionais de UX
Criptografia de ponta a ponta para segurança completa
Compartilhamento de arquivos e tela
Gratuito para até 50 usuários com limite de conferência de 40 minutos e 1 GB de espaço. O plano premium é $13.50/por usuário/por mês.

Melhor software de gerenciamento de projetos ágil

Asana

Asana é uma ferramenta de colaboração em equipe e software de gerenciamento de tarefas projetado pelo cofundador do Facebook e um engenheiro do Google. Com históricos como esses, não é de admirar que Asana tenha transformado a colaboração em equipe em uma arte.

Esta plataforma é ótima para uso móvel e online. Projetos de equipe podem ser organizados com quadros onde as tarefas podem ser facilmente atribuídas e discutidas. Há também uma visualização de linha do tempo que ajuda a criar planos realistas para conclusão do projeto.

Existem mais de 100 aplicativos que podem ser integrados ao Asana, então você nunca precisará se preocupar com seus vários documentos espalhados por plataformas. Um de seus recursos mais exclusivos desta ferramenta de colaboração online é o que eles chamam de Workload—uma visualização gráfica abrangente dos esforços de cada indivíduo. Isso permite que todos os membros vejam o trabalho que seus colegas dedicaram ao projeto. Asana também oferece modelos de projeto para ajudar a iniciar seu trabalho de gerenciamento de tarefas.

Destaques

Gerenciar projetos com quadros e linhas do tempo
Atribuir tarefas com um clique
Interface responsiva que funciona em todos os dispositivos
Gráficos de carga de trabalho ajudam a rastrear os esforços individuais do funcionário
O pacote básico é gratuito. O pacote premium é $9.99/por usuário/por mês.

Melhor software de gerenciamento de projetos corporativo

Microsoft Teams

Microsoft Teams é na verdade um grupo de ferramentas de comunicação e gerenciamento de projetos que permitem que as equipes colaborem fácil e eficientemente. Embora funcione bem para pequenas empresas, esta é uma daquelas plataformas que são mais adequadas para grandes empresas. Seu recurso de colaboração mais notável é organizar reuniões virtuais via videoconferência. Isso pode parecer um pouco anticlimático, mas durante uma conferência, os usuários podem compartilhar telas, usar quadros brancos, conversar e compartilhar arquivos.

Microsoft Teams também usa "Wiki Tabs". Este é um editor de texto inteligente que dá aos usuários a capacidade de rascunhar mensagens longas que podem ser formatadas (semelhante ao email) diretamente no aplicativo. Isso permite que você anote ideias e as escreva para seus colegas assim que a ideia surgir. Além disso, como este é um produto Microsoft, você pode integrar todos os seus aplicativos Microsoft nesta única plataforma.

Destaques

Compartilhar telas, usar quadros brancos, conversar e compartilhar arquivos durante uma chamada de conferência
Compartilhar ideias e conhecimento rapidamente com "Wiki Tabs"
Integra-se com todos os outros produtos Microsoft
Microsoft Teams é gratuito para até 300 usuários ou você pode comprar planos a partir de $6/por usuário/por mês.

Melhor ferramenta completa de gerenciamento de projetos

ProofHub

Usado por mais de 85.000 equipes e empresas, ProofHub é um software completo de gerenciamento de projetos e colaboração em equipe que ajuda as equipes a manter o controle total de suas tarefas, projetos e comunicações.

O melhor do ProofHub é que ele substitui vários aplicativos que as equipes usam para planejar seus projetos, colaborar uns com os outros, manter as coisas organizadas, rastrear seu tempo e ficar por dentro de tudo com um único aplicativo poderoso.

Destaques

Várias visualizações (visualização de lista, visualização Gantt/linha do tempo, visualização Kanban e visualização de calendário) para flexibilidade adicional
Fluxos de trabalho personalizados e quadros kanban para gerenciamento de tarefas
Gráficos de Gantt para planejamento simplificado de projetos
Colaboração em tempo real (bate-papo em grupo e discussões online)
Relatórios personalizados para gerenciamento de recursos, projetos e tempo
Integrações de terceiros

Melhor software de gerenciamento de clientes

Nifty Project Management

Nifty é o espaço perfeito para sua equipe e clientes compartilharem ideias, finalizarem especificações e transformarem discussões em ações. Com as tarefas colaborativas, documentos e discussões do Nifty, os membros da equipe são encorajados a avançar sabendo que a conclusão da tarefa os leva um passo mais perto da conclusão de seu projeto, o que leva à satisfação do cliente. Você pode reduzir o tempo gasto gerenciando projetos freelance ou em chamadas de reunião de status. Basta atribuir tarefas aos seus clientes para notificá-los sobre o que é necessário e até quando para reduzir reuniões desnecessárias.

Equipes grandes e pequenas podem utilizar os projetos, discussões, tarefas, documentos, roteiros e bate-papo em equipe do Nifty para gerenciar projetos, tanto internamente quanto em um ambiente voltado para o cliente. Nifty não apenas consolida suas ferramentas, mas consolida o custo; este aplicativo tem preços uniformes com seus concorrentes que não oferecem a mesma multitude de funções.

Gerenciamento de clientes de colaboração em equipe

Destaques

Marcos do projeto
Visões gerais de projetos e cargas de trabalho
Documentos colaborativos
Google Docs e arquivos integrados
Atribuições automáticas de tarefas
Rastreador de tempo integrado
O pacote gratuito vem com 2 projetos ativos e armazenamento de 1GB / usuário. O pacote padrão é $8/por usuário/por mês.

O restante

Aqui estão vários outros aplicativos colaborativos que merecem uma menção.

App	Melhor em…	Gratuito para…	Planos a partir de…
Samepage Uma ferramenta colaborativa completa que permite que as equipes gerenciem, editem e concluam projetos em vários dispositivos simultaneamente.	Permitir que os membros da equipe trabalhem em um documento juntos.	Usuários ilimitados e 2GB de armazenamento	$8/por mês/por usuário
Aplicativo de gerenciamento de equipe fácil de usar que utiliza quadros brancos e visualizações para ajudar as equipes a concluir projetos.	Apresentar aos membros da equipe um quadro branco comunitário para ser compartilhado por todos.	Usuários ilimitados e 3 quadros editáveis	$8/por mês/por usuário
Windstream Enterprise Office Suite UC Provedor de comunicações que oferece chamadas seguras, fax, chamadas de vídeo e várias soluções de comunicação para empresas.	Chamadas de voz e vídeo HD em tempo real a qualquer momento, em qualquer lugar.	N/A	Entre em contato para cotação
TeamViewer Software de desktop remoto que permite compartilhamento de arquivos, compartilhamento de tela, reuniões online, etc.	Compartilhamento seguro de arquivos via comunicação desktop para desktop.	1 usuário	$49.99/por mês/por usuário
Trello Aplicativo de colaboração em equipe online que utiliza listas e cartões para ajudar as equipes a se organizarem.	Gerenciamento de tarefas através do método Kanban.	1 usuário	$9.99/por mês/por usuário
GoToMeeting Software de videoconferência online que contém vários outros recursos de gerenciamento como transferência de arquivos e compartilhamento de tela.	Reuniões virtuais online de alta qualidade e videoconferência.	Período de teste – 14 dias	$12/por mês
Fuze Meeting Ferramenta de conferência de áudio e vídeo baseada na web com a capacidade de compartilhar arquivos e usar um quadro branco em tempo real.	Chamadas de vídeo e áudio HD.	Verifique o site para detalhes	← Idem
Flock Concorrente do Slack que oferece o máximo de recursos possível em um programa de colaboração.	Gerenciar e organizar projetos e conversas da equipe.	Até 10GB	$4.50/por mês/por usuário
Flowdock Ltd. Gerenciamento de integração com ferramentas de colaboração para equipes.	Trazer informações de vários aplicativos (integrações) para um só lugar para serem gerenciadas.	Período de teste – 30 dias	$3/por mês/por usuário
Podio Gerenciamento de equipe online e organizador para negócios e empresas.	Criar um ambiente espaçoso para gerenciar projetos de grupo.	5 usuários	$9/por mês
Canva Ferramenta de design gráfico fácil de usar para equipes que apresenta uma grande biblioteca de modelos e imagens de stock.	Permitir colaboração em projetos de design.	Período de teste – 30 dias	$9.95/por mês

Qual é a melhor ferramenta de colaboração em equipe?

Escolher as melhores ferramentas de colaboração para negócios depende do que você está procurando especificamente. Aqui estão algumas sugestões: Se você precisa reduzir emails, experimente o ScreenRec. Se você precisa de uma ferramenta de gerenciamento de projetos fácil e gratuita, experimente o Trello.

No final, não há ferramenta que possa ser considerada "A Melhor", pois todas oferecem recursos diferentes. Apenas lembre-se de que o único propósito do software de colaboração em equipe é facilitar o trabalho em conjunto e a comunicação.

Então, onde estão os gargalos? O que sua equipe precisa para trabalhar mais rápido?

Responda a essas perguntas e você será capaz de encontrar rapidamente a melhor ferramenta de colaboração em equipe para o seu caso de uso.

Referências e leituras adicionais?

Você precisa de ferramentas que vão economizar seu tempo (imagine seus dias sem aquelas reuniões demoradas e intermináveis), garantindo que você vá direto ao ponto sem a necessidade de explicar demais, etc. Dito isto, realmente depende de suas necessidades. Se você quer um processador de documentos baseado em nuvem, experimente o Google Docs. Se você quer gerenciar ativos de marketing e vendas, experimente o Paperflite. Se você quer lidar com colaboração de documentos e comunicação em um só lugar, experimente o Samepage.

Comunicação, coordenação e bom gerenciamento são cruciais quando se trata de trabalho remoto. Gerenciar o tempo gasto em uma tarefa específica, seguir diferentes solicitações, feedback e processo de projeto em geral são apenas alguns dos desafios que equipes remotas enfrentam diariamente. É por isso que ferramentas de colaboração eficazes são altamente necessárias para um trabalho bem-sucedido. Compartilhar sua tela com seus colegas de trabalho é uma ótima superação do fato de vocês não estarem realmente juntos no mesmo lugar. Às vezes, é até crucial para equipes que trabalham em fusos horários diferentes. Se você quer colaborar com sua equipe remota em tempo real, recomendaríamos Zoom e Skype. Uma alternativa a essas ferramentas é o ScreenRec. Ele ajuda você a economizar tempo explicando e evita reuniões desnecessárias. Você pode simplesmente capturar sua tela e enviá-la.