10 Desafios De Gerenciamento De Projetos Que Você Enfrentará + Como Superá-los
Apenas 47% das organizações têm um histórico de sucesso de projetos. Isso significa que mais da metade está enfrentando desafios de gerenciamento de projetos graves o suficiente para causar falha do projeto.
Projetos fracassados podem levar à frustração dentro da equipe do projeto, diminuir a maturidade de PM organizacional. Isso significa que, no final, seus projetos não podem realizar seus benefícios esperados.
Todos sabemos que as coisas raramente saem conforme o planejado mas, ao estar atento às armadilhas potenciais e abordá-las cedo, você pode aumentar significativamente a probabilidade de sucesso do projeto.
Neste artigo, identificaremos os 10 principais desafios de gerenciamento de projetos e ofereceremos estratégias para enfrentá-los.
Vamos começar
1. Falta De Metas Claras
É vital que uma meta específica seja estabelecida para o projeto que seja comunicada e acordada pelas partes interessadas.
Ser claro sobre a meta geral do projeto, uma missão que visa alcançar e os benefícios que provavelmente trará pode criar adesão das partes interessadas. Isso torna muito mais fácil garantir os recursos necessários para entregar o projeto de forma eficaz.
A falta de uma meta clara e benefícios tangíveis é um dos maiores problemas de gerenciamento de projetos, pois pode fazer com que a motivação para o projeto diminua, especialmente se houver problemas durante a entrega. E, sem critérios de sucesso, é difícil entender quais tarefas devem ser priorizadas e quando, levando a confusão, esforço desperdiçado e frustração.
Além disso, os critérios de sucesso atuam como um benchmark para medir o progresso e julgar o sucesso do projeto. Pode ser difícil entender se o projeto está no caminho certo para entregar no prazo e dentro do orçamento sem eles.
Como Enfrentar
Defina objetivos claros para o projeto no início que mostrem os benefícios que o projeto pode entregar para o negócio. Delineie os fatores críticos de sucesso que apoiam cada entrega do projeto e certifique-se de que as partes interessadas aprovem os recursos necessários.
Vá um passo além e defina os critérios que tornarão cada entrega bem-sucedida e concorde com os indicadores de desempenho que sinalizarão se o projeto está no caminho certo para ser bem-sucedido.
Durante a entrega do projeto, comunique o progresso em relação aos indicadores de desempenho e tome medidas precoces se a entrega bem-sucedida estiver sob ameaça.
2. Aumento De Escopo
Sem uma meta clara para o projeto, você aumenta a probabilidade de aumento de escopo. O aumento de escopo — onde o número de entregas do projeto inicialmente acordadas aumenta — é um dos maiores desafios no processo de planejamento de projeto.
Profissionais nomearam mudanças frequentes no escopo como um dos desafios de gerenciamento de projetos mais significativos.
O maior problema com o aumento de escopo é que a quantidade de trabalho necessária aumenta sem o recurso adicional para apoiá-la. Isso pode sobrecarregar a equipe do projeto, levando ao estresse e reduzindo a produtividade da equipe.
Como Enfrentar
Defina o escopo do projeto cedo, declarando o que será entregue e, igualmente importante, o que não será.
Tenha o escopo acordado por partes interessadas seniores, incluindo o patrocinador do projeto e o conselho do projeto, que têm responsabilidade geral pelo projeto.
Certifique-se de que o escopo esteja claramente delineado na documentação do projeto. Se entregas adicionais forem adicionadas durante a fase de design ou entrega do projeto, use essa documentação para sinalizar às partes interessadas seniores onde o escopo aumentou.
Um escopo de projeto em mudança é comum e pode ser acomodado, contanto que recursos adicionais sejam garantidos para sua entrega.
Se, por exemplo, você está trabalhando em um site de eCommerce, pode considerar plugins WooCommerce como um recurso adicional.
Se um escopo aumentado for acordado, certifique-se de que o orçamento ou prazo do projeto também cresça para corresponder. Use suas ferramentas de gerenciamento de projetos favoritas para garantir que você permaneça dentro do escopo.
3. Falta De Comunicação Em Equipe
A falta de comunicação no gerenciamento de projetos pode levar à frustração, tarefas duplicadas ou perdidas e fluxos de trabalho ineficientes onde as tarefas são abordadas fora de ordem, impactando dependências.
A falta de comunicação também pode afetar o gerenciamento de recursos. Se os membros da equipe do projeto não comunicarem suas habilidades e experiência, podem receber tarefas menos adequadas para eles, reduzindo a produtividade da equipe.
E, se o progresso do projeto não for efetivamente comunicado, a motivação dentro da equipe do projeto pode cair, reduzindo ainda mais os níveis de produtividade.
Como Enfrentar
Certifique-se de que canais de comunicação eficazes sejam configurados para facilitar a colaboração entre os membros da equipe. Comece criando um processo de integração para novos funcionários. Utilize mecanismos de comunicação formais — como uma reunião de progresso semanal — e abordagens mais informais. O trabalho remoto pode ser difícil se não for tratado com eficiência mas, com as ferramentas certas de gerenciamento de equipe, seus níveis de comunicação irão às alturas.
Exiba visivelmente o plano do projeto e a linha do tempo em um espaço de reunião compartilhado para que todos possam ver quem está trabalhando no quê, como as tarefas se encaixam e como contribuem para a meta geral do projeto.
Se possível, use ferramentas, como programa de gerenciamento de projetos, para apoiar a comunicação eficaz. Certifique-se de que há um lugar central para armazenamento de documentos que seja acessível a todos e encoraje o compartilhamento e anotação de documentos. Grave sua tela com uma ferramenta como o ScreenRec se você não estiver na mesma sala ou estiver trabalhando em uma equipe remota. Isso pode fazer toda a diferença e ajudá-lo a reduzir muito sua carga de e-mail.
Além disso, certifique-se de que o progresso do projeto seja comunicado e celebrado para que os membros da equipe possam ver como seu trabalho está fazendo a diferença.
Finalmente, considere usar eventos de construção de equipe ou sociais para criar um ambiente onde as pessoas se sintam confiantes colaborando e pedindo apoio quando precisarem.
4. Falta De Competência
Quando se trata de problemas de equipe no gerenciamento de projetos, a falta de competência é um dos grandes. Frequentemente, os projetos são entregues ao lado do trabalho operacional principal. Isso pode significar que as pessoas são puxadas para projetos que não necessariamente têm as habilidades ou experiência certas para a função.
Ou, se o projeto for mal planejado ou atrasado durante a entrega, recursos essenciais podem não estar disponíveis no momento necessário, deixando membros da equipe menos experientes para completar o trabalho.
Como Enfrentar
Na iniciação do projeto, o gerente de projeto deve sinalizar quais recursos são necessários para a entrega bem-sucedida do projeto. Isso deve incluir uma matriz de competência que explique as habilidades e experiência necessárias para cada função.
Se houver um déficit de habilidades entre o que é necessário e como o projeto é provido de recursos, isso deve ser sinalizado ao patrocinador do projeto, que é, em última análise, responsável pelo sucesso do projeto.
Por exemplo, alguns dos seus membros da equipe podem ser ótimos em apresentações, mas não tão eficientes em habilidades técnicas como abrir um PDF como um Google Doc. Isso não significa que eles não sejam úteis, apenas significa que precisam receber responsabilidades pelas quais podem atender às expectativas.
Tempo extra deve ser incorporado ao cronograma do projeto para permitir treinamento adicional, acompanhamento de membros da equipe mais experientes e progresso mais lento do projeto enquanto membros da equipe menos experientes se atualizam.
Fornecer aos membros da equipe acesso a recursos de aprendizado online como Masterclass ou StuDocu também pode ser útil para aprimoramento de habilidades.
5. Problemas De Orçamento
Junto com o escopo, o sucesso do projeto é determinado pelo tempo e orçamento. Esses são os três problemas comuns de gerenciamento de projetos que precisam ser equilibrados. Se o escopo do projeto for aumentado ou as tarefas forem atrasadas, pode haver um impacto significativo no orçamento do projeto.
O orçamento garantido para entregar o projeto provavelmente será finito, o que significa que o projeto está em risco se os fundos acabarem. Apenas 43% dos projetos ficam dentro do orçamento, o que reduz o nível de benefícios financeiros que o projeto oferece.
Orçamentos ultrapassados também podem reduzir a confiança no provável sucesso do projeto.
Se os fundos forem liberados em etapas, o mau gerenciamento do orçamento na etapa atual pode impactar o financiamento para fases subsequentes do projeto. A confiança reduzida pode resultar em partes interessadas cortando suas perdas e projetos sendo fechados cedo.
Como Enfrentar
Certifique-se de definir um orçamento realista durante a fase de planejamento do projeto. Considere o escopo do projeto e as entregas esperadas e calcule os recursos necessários para entregar contra elas.
Crie um pequeno buffer dentro do orçamento do projeto para ajudar a gerenciar atrasos ou desafios na garantia de recursos.
Rastreie os custos reais em relação aos custos previstos de perto e sinalize problemas cedo. Se o orçamento estiver apertado, priorize fatores críticos de sucesso e entregas-chave e elimine quaisquer "seria bom ter".
Se o escopo do projeto mudar, certifique-se de recalcular o orçamento necessário e abordar o patrocinador do projeto para aumento de financiamento para entregar o novo trabalho.
6. Prazos Irrealistas
Como o terceiro lado do triângulo de ferro, sentir que não há tempo suficiente para fazer tudo é um desafio comum de gerenciamento de projetos.
As estatísticas sobre projetos que são completados no prazo são bastante condenatórias, com apenas 29% cumprindo com sucesso seu prazo.
A chance de projetos ultrapassarem o prazo é maior quando as partes interessadas têm expectativas irrealistas sobre quanto tempo as tarefas do projeto podem levar. As consequências do agendamento de projeto ineficaz podem se espalhar em muitas direções. Prazos irrealistas podem pressionar os recursos, dificultar o agendamento e causar uma quantidade significativa de estresse dentro da equipe do projeto.
Como Enfrentar
Trabalhe de perto com as partes interessadas para definir um prazo realista para a conclusão do projeto. Certifique-se de que o escopo esteja bem articulado para que fique claro exatamente o que precisa ser completado e em que ordem.
Forneça evidências de quanto tempo as tarefas levaram em projetos similares para ajudar a gerenciar as expectativas das partes interessadas. Se o prazo do projeto não for negociável, tente garantir recursos extras para ajudar a gerenciar as tarefas de acordo com o cronograma.
Durante o ciclo de vida do projeto, rastreie o tempo gasto em tarefas para fornecer informações para projetos futuros. E certifique-se de sinalizar quaisquer problemas prováveis de prazo ao patrocinador do projeto na primeira oportunidade.
7. Falta De Responsabilidade
Responsabilidade é sobre tomar medidas para fazer as coisas sabendo que, se elas não forem feitas, você é responsável pelas consequências.
Quando a propriedade está faltando, as pessoas se preocupam menos com o trabalho sendo perdido ou duplicado porque não se importam com as consequências.
Isso significa que a falta de responsabilidade pode contribuir para atrasos no projeto, uso ineficiente de recursos, confusão e frustração entre os membros da equipe.
Como Enfrentar
Criar uma matriz RACI pode ser uma maneira útil de mostrar claramente onde está a responsabilidade da tarefa.
Ela mostra quem é, em última análise, responsável pela entrega da tarefa, quem é responsável por fazer o trabalho e quais outras partes interessadas precisam ser consultadas ou informadas.
Aqueles responsáveis pelas entregas precisam trabalhar de perto com as pessoas responsáveis por completar o trabalho para motivá-las e resolver quaisquer problemas.
A gerência sênior precisa garantir que os donos das tarefas sejam responsabilizados se as tarefas não forem completadas com sucesso.
Para contratados, isso pode significar demissão ou perda de bônus, e para funcionários permanentes, pode ser sinalizado durante a revisão de desempenho.
Igualmente, a gerência sênior deve recompensar aqueles que foram responsáveis por completar tarefas com sucesso.
8. Mau Gerenciamento De Risco
O gerenciamento de risco foi votado como o segundo maior processo de gerenciamento de projetos em termos de valor para o negócio.
Então não é surpreendente que mais de 60% dos gerentes de projeto se engajem em alguma forma dele.
O gerenciamento de risco inadequado significa que você está menos capaz de responder efetivamente aos riscos e o deixa aberto a questões regulatórias ou de conformidade.
Sem capacidade de mitigar ou enfrentar proativamente os riscos do projeto, você fica, na melhor das hipóteses, apagando incêndios e, na pior, com um projeto fracassado.
As consequências podem ser qualquer coisa, desde uso ineficiente de recursos até um impacto negativo significativo nas operações comerciais, reputação ou estabilidade financeira.
Como Enfrentar
Certifique-se de estabelecer um registro de risco. Um registro de risco identifica coisas que podem dar errado com o projeto e afetar seu sucesso geral.
Riscos no registro de risco podem ser categorizados por sua probabilidade de ocorrer e o impacto que o risco teria se ocorresse.
Atribua a cada risco um dono que seja responsável por monitorar o risco e atualizar o registro de risco se algo mudar. O dono do risco também deve desenvolver opções de mitigação que podem ser colocadas em prática para limitar as consequências se o risco se tornar um problema.
9. Engajamento Limitado Das Partes Interessadas
Sem partes interessadas engajadas, é uma batalha garantir o apoio de que você precisa para o sucesso do projeto.
Partes interessadas seniores estarão menos interessadas em fornecer o financiamento ou pessoal necessário para atender às entregas, e o projeto inteiro pode nem sair do chão.
As partes interessadas precisam estar convencidas do valor do projeto para que estejam confiantes em investir nele, especialmente quando pode haver iniciativas concorrentes.
Como Enfrentar
É essencial articular o valor do projeto. Use linguagem que as partes interessadas entenderão, como explicar como o sucesso do projeto impacta seus indicadores de desempenho e beneficia suas equipes.
Construa um plano de comunicação eficaz para manter as partes interessadas engajadas ao longo da vida do projeto. Agende atualizações regulares para garantir que o projeto permaneça visível.
Isso é especialmente importante quando você está trabalhando em um projeto visual. Por exemplo, se você está trabalhando na produção de vídeos explicativos, faz sentido mostrar seu trabalho em andamento. O mesmo vale para quando você está construindo um site ou preparando uma campanha de rebranding.
Nesses casos, é uma boa ideia atualizar suas partes interessadas com e-mail em vídeo para que você possa mostrar a elas exatamente quanto progresso você fez.
Considere analisar as partes interessadas usando uma matriz de avaliação de partes interessadas para focar seus esforços de comunicação naqueles que são mais interessados ou influentes.
Essas partes interessadas podem ajudar a defender seu projeto e construir apoio para ele entre grupos de partes interessadas menos engajadas.
10. Mau Gerenciamento De Recursos
O gerenciamento eficaz de recursos é basicamente sobre duas coisas: capacidade e competência. Você precisa ter as pessoas certas disponíveis no momento certo para fazer o trabalho de forma eficaz.
O mau gerenciamento de recursos é uma das consequências do mau planejamento de projeto e significa uma lacuna em um desses dois elementos.
Se você não planejar bem o uso de recursos, pode não garantir as habilidades necessárias no momento certo no projeto. Isso pode levar a atrasos no projeto ou membros da equipe ficando sobrecarregados enquanto correm para pegar a folga.
Ou você pode acabar desperdiçando dinheiro enquanto contratados caros ficam sentados sem fazer nada porque foram recrutados cedo demais.
Como Enfrentar
O bom gerenciamento de recursos requer planejamento eficaz. Construir um cronograma de projeto robusto ajudará você a identificar quais tarefas precisam ser entregues quando.
Uma vez que você esteja claro sobre o que precisa ser entregue, pode determinar a capacidade e competência necessárias para completar as tarefas.
Neste ponto, você vai querer comparar o que precisa com os recursos que tem disponíveis. Se houver problemas de recursos no seu gerenciamento de projeto, certifique-se de se engajar cedo com as partes interessadas que podem ajudá-lo a garantir o que você precisa.
Seja o patrocinador do projeto para um aumento de orçamento ou RH para ajudar com recrutamento, falar com pessoas assim que você mapeou seus requisitos de recursos oferece a melhor chance de atendê-los.
Conclusão
Se você está gerenciando um projeto, provavelmente enfrentará pelo menos um desses desafios em algum momento. Mas prevenido é precavido.
Ao ler este artigo, esperamos que você tenha obtido mais clareza sobre os dez desafios mais comuns enfrentados ao gerenciar um projeto e como enfrentá-los. Isso deve tornar mais fácil para você identificar sinais de alerta em seus projetos e tomar medidas precoces para impedir que os problemas cresçam.
Uma parte crucial do gerenciamento de projeto eficaz é gerenciar pessoas, sejam sua equipe, contratados externos ou partes interessadas seniores.
Referências E Leituras Adicionais?
- O Estado Do Gerenciamento De Projetos
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- 5 Estratégias Essenciais De Comunicação Para Equipe Remota
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