7 Sinais de alerta de que sua reunião deveria ser um email em vídeo

Você acorda em uma segunda-feira de manhã, vai trabalhar, liga o computador (ou desce as escadas e abre seu laptop... Bem-vindo à era do trabalho remoto) e, em seu email, você vê "Reunião agendada para hoje 13:30".

Ah, ótimo, mais uma reunião.

O que é ainda pior é que está a poucas horas de distância, o que significa que você tem que possivelmente se preparar para a tal reunião e ficar estressado com seu prazo iminente. Vamos encarar, as reuniões consomem tempo e nem sempre são produtivas.

No entanto, tantas empresas, organizações e pequenas equipes sentem que elas valem a pena.

Para ser honesto, às vezes é imperativo comunicar um tópico ou ideia específica a todos ao mesmo tempo.

A verdade sobre as reuniões

Ninguém tem tempo para enviar um número absurdo de memorandos para cada membro da equipe, mas se você pode sentar todos em uma videochamada ou ligação telefônica e falar sobre esses pontos, então você pode economizar tempo precioso? Certo?

Quase...

O Otter.ai examinou dezenas de relatórios e estudos para encontrar evidências que provam o quanto as reuniões desperdiçam tempo.

A prova mais chocante foi que "67% dos funcionários reclamam que gastar muito tempo em reuniões os impede de serem produtivos no trabalho". Eles também descobriram que "a maioria dos funcionários participa de 62 reuniões por mês, onde metade das reuniões é uma completa perda de tempo".

Os 7 sinais de que esta reunião poderia ser um email

Em algum momento, temos que nos perguntar: "Quando é que chega!?"

Essas reuniões "curtas" de 30 minutos se acumulam. E, no final das contas, é um ponto de dor comum para a maioria de nós. E a fadiga do Zoom é REAL.

Claro, eliminar reuniões completamente não é o caminho a seguir, mas o fato é que algumas reuniões poderiam simplesmente ter sido um email.

Quem não viu este meme? (Fonte da imagem: Twitter)

Então, vamos ajudá-lo e dar-lhe os 7 sinais de alerta de que sua reunião deveria realmente ser um email, examinar reunião vs. email vs. email em vídeo e compartilhar algumas dicas para tornar seus emails melhores.

1. Você tem apenas alguns pontos a cobrir

Por que passar pelo estresse de reunir todos, enviar lembretes e garantir que todos estejam cientes dos tópicos a serem discutidos se você tem apenas dois ou três tópicos para discutir?

Parece ridículo agora, mas muitas empresas fazem isso. Um email rápido com dois ou três pontos é suficiente para transmitir a mensagem.

2. A informação é apenas para alguns selecionados

Com muita frequência, os funcionários se encontram em uma reunião onde o propósito da reunião em questão não tem nada a ver com eles ou com o trabalho que estão fazendo. Em vez de arrastar partes desnecessárias para fora de seu fluxo, apenas envie um email para as pessoas relevantes.

3. Você só quer atualizações de projetos e feedback

Precisar de atualizações ou feedback dos membros da equipe não é uma razão boa o suficiente para realizar uma reunião. Pedir feedback por email ou email em vídeo não é apenas uma economia de tempo, também pode ser mais produtivo.

Quando os membros têm a chance de responder em seu próprio tempo, o feedback deles provavelmente será mais ponderado e possivelmente muito mais útil.

4. Você teve uma reunião recentemente

Vamos ser realistas, na maioria dos casos, ter uma reunião sobre as mesmas coisas mais de uma vez por semana geralmente é exagero. Se você teve uma reunião recentemente, as chances são de que não muito foi concluído desde então. Realizar outra chamada no Zoom pode se mostrar desnecessária, especialmente se ninguém tem novas informações para compartilhar.

É melhor espaçá-las e agendar reuniões para discutir quando houver tempo suficiente entre elas para os membros trabalharem e gerarem mais informações para compartilhar. Envie emails enquanto isso para verificar o progresso de todos.

5. Todos foram informados individualmente sobre a informação

Não é anormal que sua equipe tenha discutido certos tópicos entre si. Na maioria das vezes, a informação é passada boca a boca. Se esse é o caso, você pode evitar ter a reunião e, em vez disso, enviar um email perguntando à equipe se eles estão cientes da informação com pontos adicionais necessários.

Esta abordagem não só economiza tempo, mas também respeita os canais de comunicação informais que são uma parte integral da dinâmica da equipe. Ela reconhece a eficiência das trocas informais enquanto fornece um ponto de contato formal para referência.

6. Você tem uma atualização rápida

Se você tem uma atualização rápida de status para dar, você não precisa convocar uma reunião para deixar todos cientes. Um email em massa para indivíduos relevantes é bom o suficiente para transmitir sua mensagem.

Esta abordagem não só respeita o tempo de sua equipe, mas também os capacita a permanecerem focados em suas tarefas sem interrupção. Lembre-se, brevidade é uma virtude na comunicação.

7. Você não está disposto a se preparar completamente para a reunião

Se você decidir ter uma reunião, você deve estar disposto a fazer tudo o que for necessário para torná-la produtiva e bem-sucedida. Isso inclui rascunhar os objetivos da reunião, discutir esses objetivos com as pessoas certas, convidar as pessoas certas, distribuir a agenda da reunião de antemão e as notas da reunião e itens de ação depois, e assim por diante.

Se você não está disposto a ir além para torná-la incrível, então poupe-se do problema e envie um email em vez disso.

E se você está realizando uma reunião virtual, você pode querer adicionar mais algumas coisas a essa lista de tarefas, como ser sensível aos fusos horários de todos, encontrar a plataforma certa para a reunião, garantir que todos tenham microfones/câmeras funcionando, etc.

Email em vídeo vs. Email vs. Reunião

Esta tabela agora fornece uma perspectiva mais clara sobre como email, email em vídeo usando ScreenRec e reuniões online se comparam, ajudando a escolher o método de comunicação mais eficaz para diferentes cenários de trabalho.

Critério	Email	Email em vídeo (com ScreenRec)	Reunião virtual
Eficiência de tempo	Alta (rápido para enviar e receber)	Alta (rápido para gravar e compartilhar com ScreenRec)	Média (mais fácil de organizar do que presencialmente, mas ainda requer agendamento)
Nível de engajamento	Baixo (baseado em texto, menos interativo)	Alto (capacidade de gravar sua tela, webcam e áudio)	Alto (interação ao vivo, engajamento em tempo real via vídeo)
Custo-benefício	Alto (custos mínimos envolvidos)	Alto (ScreenRec é grátis)	Médio (custos mais baixos do que presencial, mas pode exigir assinaturas de software)
Conveniência	Alta (fácil de acessar e responder quando conveniente)	Alta (fácil de criar com ScreenRec e conveniente para visualizar)	Média (não é necessário viajar, mas requer agendamento e acesso digital)
Manutenção de registros	Alta (facilmente arquivado e pesquisável)	Alta (pode ser arquivado e reassistido)	Alta (pode gravar a reunião para manutenção de registros)
Personalização	Baixa (padronizado, menos pessoal)	Alta (pode ser personalizado com gravação de voz e webcam)	Alta (participantes podem ligar suas webcams para uma discussão ao vivo)
Acessibilidade	Alta (necessário internet e dispositivo básicos)	Alta (requer internet e dispositivos compatíveis, ScreenRec é fácil de usar)	Alta (acessível em qualquer lugar com internet, mas requer alfabetização digital)
Requisitos técnicos	Baixo (serviço básico de email necessário)	Baixo (ScreenRec simplifica o processo, habilidades técnicas mínimas necessárias)	Médio (requer internet confiável, software, câmera e microfone)
Adequado para discussões complexas	Baixo (não é ideal para discussões detalhadas ou nuançadas)	Alto (excelente para explicações detalhadas e demonstrações visuais)	Alto (adequado para discussões detalhadas e pode compartilhar conteúdo digital)
Mecanismo de feedback	Médio (atrasado, mas respostas estruturadas)	Alto (permite feedback expressivo e detalhado)	Alto (feedback imediato e interativo possível)

Como tornar um email de trabalho incrível

Agora que você sabe o que procurar ao escolher entre ter uma reunião e enviar um email, você precisa saber a melhor forma de redigir esse email. Não é segredo que a comunicação no local de trabalho pode ser algo complicado.

Tom, uso de palavras, linguagem formal e muito mais podem fazer ou quebrar relacionamentos de trabalho. Então aqui estão algumas dicas...

1. Evite usar linguagem informal

Ninguém quer ser tenso o dia todo, todos os dias no trabalho, e embora seja perfeitamente aceitável relaxar de vez em quando, isso certamente não deve acontecer durante correspondências escritas.

Isso porque o tom é quase impossível de discernir em palavras escritas. O termo coloquial mais simples pode ser levado ofensivamente. Você nunca pode realmente saber se ou quando isso pode acontecer. É melhor simplesmente evitar linguagem informal e mantê-la estritamente profissional.

2. Mantenha-os curtos e diretos

Ninguém quer ler um email do tamanho de um ensaio. Se você pode mantê-lo curto e direto, faça isso! De acordo com o SleekNote, o email de trabalho ideal tem entre 50-125 palavras. Certifique-se de se ater aos pontos principais e evite prolongar.

Ao manter seus emails concisos, você não está apenas mostrando respeito pelo tempo de seus colegas, mas também aumentando a probabilidade de sua mensagem ser lida e compreendida. Um email sucinto elimina detalhes desnecessários, focando apenas nos pontos essenciais.

3. Confie em marcadores e números

Mesmo se você tiver apenas 50-125 palavras, ainda é uma boa ideia dividir o texto um pouco para que seus pontos principais sejam facilmente digeríveis e mais fáceis de responder.

Você pode fazer isso adicionando seus pontos principais ou perguntas como marcadores ou numerando-os.

Não só é fácil de consumir, mas há uma chance de que fique na memória do seu leitor. Sem mencionar que ter marcadores é mais fácil de responder em vez de ter tudo empacotado junto em um parágrafo.

4. Não escreva nada

A melhor maneira de enviar um email de trabalho sem ter que pensar na melhor forma de escrevê-lo ou fazer seus membros da equipe adivinharem seu tom é enviar-lhes um email em vídeo. Isso mesmo, email em vídeo é uma coisa.

Gravar sua tela com áudio e webcam é a maneira perfeita de transmitir sua mensagem visualmente. Com um gravador de tela grátis como ScreenRec, você pode garantir que seu tom seja ouvido (e não lido), e você não precisa perder tempo pensando sobre o que escrever e como.

Perguntas frequentes

Email é mais eficiente para atualizações rápidas, compartilhamento de informações diretas ou quando você precisa entregar uma mensagem que não requer feedback imediato. É ideal quando o conteúdo é simples e pode ser facilmente compreendido sem a necessidade de interação em tempo real.

O ScreenRec adiciona um toque pessoal à comunicação, permitindo que você transmita mensagens com elementos visuais e de áudio. É particularmente eficaz para tópicos mais complexos ou nuançados que requerem auxílios visuais ou uma entrega mais pessoal do que texto.

As reuniões virtuais oferecem interação em tempo real e feedback imediato, tornando-as ideais para discussões complexas, sessões de brainstorming e situações onde a comunicação de ida e volta é crucial. Elas também permitem um engajamento mais pessoal em comparação com emails.

Sim, as reuniões virtuais tendem a ser mais econômicas, pois eliminam despesas de viagem e reduzem a necessidade de espaços de reunião físicos. No entanto, podem exigir investimento em internet confiável e software de videoconferência.

Os emails em vídeo podem substituir reuniões virtuais em cenários onde a informação pode ser pré-gravada e a interação imediata não é essencial. Eles são ótimos para entregar mensagens detalhadas com o benefício de elementos visuais sem precisar de participação em tempo real.

O ScreenRec simplifica a criação de emails em vídeo fornecendo uma plataforma fácil de usar para gravar tela e áudio. Isso o torna acessível até para aqueles com habilidades técnicas mínimas, permitindo criação e compartilhamento rápidos de mensagens em vídeo.

Considere a natureza da mensagem, a necessidade de personalização, a complexidade do tópico e a necessidade de feedback imediato. Eficiência de tempo, requisitos técnicos e as preferências do público também são fatores importantes.

Conclusão

Abrace o poder de um email bem elaborado para transmitir seus pontos de forma eficaz. Esta abordagem não apenas agiliza a comunicação, mas também demonstra seu compromisso com um local de trabalho respeitoso e eficiente. Em última análise, o objetivo é aumentar a produtividade, manter o foco e garantir que cada interação, seja uma reunião ou um email, agregue valor e propósito aos esforços da sua equipe.

Seja digitando ou enviando um vídeo rápido, em muitos casos, o email pode ser muito mais produtivo do que planejar e realizar reuniões. Então, da próxima vez que o pensamento cruzar sua mente de realizar uma reunião, pergunte a si mesmo se é absolutamente necessário e fique de olho nos sete sinais de alerta de que deveria ser um email em vez disso.