Usando comunicação síncrona vs. assíncrona no trabalho

Algo tão simples quanto comunicação sempre foi tudo, menos... bem... simples. Isso é especialmente verdade em um ambiente de trabalho. Empregadores e funcionários estão sempre tentando encontrar maneiras de tornar a comunicação o mais rápida e fácil possível.

Realizar reuniões, utilizar ferramentas de colaboração e experimentar dezenas e dezenas de estratégias de comunicação com sucesso variável.

Agora imagine tentar descobrir tudo isso com cada membro da equipe remota estando a milhares de quilômetros de distância e em um fuso horário diferente!

Existe uma palavra para extremamente complexo? Se sim, insira essa palavra aqui.

A verdade é que, independentemente da estratégia de comunicação remota que você e sua equipe usam, tudo se resume a dois tipos principais — comunicação síncrona e comunicação assíncrona.

Essas podem parecer as palavras vencedoras da competição internacional de soletração, mas seus significados são bem simples.

Permita-nos detalhar isso para você e explicar por que assíncrona, sim, assíncrona, é a melhor forma de comunicação para equipes, grandes e pequenas, perto e longe.

O que é comunicação assíncrona?

Comunicação assíncrona é quando uma troca de informações acontece e a resposta não é imediata.

No local de trabalho de hoje, seja remoto ou no escritório, a comunicação assíncrona terá um atraso de tempo. Ela não requer resposta imediata, e o destinatário pode responder convenientemente.

Um exemplo de comunicação assíncrona é o email. Quando você envia um email para alguém e eles respondem em seu próprio tempo conveniente, há um atraso de tempo, e você espera isso. Você espera o atraso. Você sabe que a resposta provavelmente não será instantânea.

Você pode não saber, mas quando você e sua equipe estão trabalhando em um documento e colaboram por meio de aplicativos, fóruns online ou emails, todos vocês estão participando de comunicação assíncrona.

Mas se a comunicação acontece de um lado para o outro rapidamente sem atraso, então Bam! Você acabou de entrar no território da comunicação síncrona.

O que é comunicação síncrona?

Comunicação síncrona, por outro lado, é quando você troca informações esperando uma resposta imediatamente, como quando você está se reunindo pessoalmente ou falando ao telefone.

Em grande parte, a comunicação síncrona é quando as pessoas estão "presentes" e se comunicando pessoalmente e em tempo real.

Pense nas reuniões semanais/mensais que você tem, seja em uma sala de conferências ou em uma chamada no Zoom. Ou você tem uma dúvida e vai até a mesa do seu colega e discute com ele.

Esse consumo de informação é instantâneo, portanto considerado comunicação síncrona.

Agora, vamos olhar os benefícios da comunicação síncrona e assíncrona.

Benefícios da comunicação assíncrona

1. Flexibilidade

Se você está ocupado fazendo algum outro trabalho e não está com disposição mental para responder naquele momento, você não precisa. Você pode levar seu tempo para fazê-lo e não perder o foco.

Sempre que você responder, o conteúdo pode ser pensado e de alta qualidade, e isso lhe dá uma chance de digerir a informação. Sua resposta provavelmente será clara e não exigirá idas e vindas desnecessárias.

2. Maior produtividade

Como você não será interrompido no meio do seu trabalho por conversas, a qualidade do seu trabalho será melhor. Você poderá manter mais foco e ter mais tempo para completar tarefas, o que aumenta significativamente sua produtividade.

3. Feedback eficiente

A comunicação assíncrona pode ajudar os membros da equipe a serem mais honestos e concisos. Como você não está na frente da pessoa, fica mais fácil fazer perguntas ou dar feedback. Em outras palavras, você não é colocado na berlinda!

4. Ótimo para equipes remotas

Trabalhadores remotos já têm muitos desafios a superar, mas com a comunicação assíncrona, pessoas de diferentes fusos horários podem trabalhar juntas em horários diferentes e não sentir a pressão de precisar acordar cedo ou ir para a cama tarde simplesmente para responder a uma mensagem.

Agora, todos esses pontos soam incríveis. Você pode trabalhar de casa a qualquer momento, e não há pressa! No entanto, pode haver momentos em que você precisa usar comunicação síncrona.

Benefícios da comunicação síncrona

1. Sem atraso de tempo

Às vezes você quer que a comunicação no trabalho seja dinâmica e rápida. Nem todo trabalho requer uma resposta pensada ou um processo demorado. Às vezes, você só precisa de uma resposta rápida e instantânea.

2. Linguagem corporal e tom aparentes

Isso é realmente útil ao trabalhar com outros. Com a comunicação assíncrona, você tem que assumir o tom e a intenção na maioria das vezes. Esse aspecto todo vai embora quando você está em uma reunião síncrona e alguém está na sua frente. Você pode avaliar claramente a emoção deles usando sua linguagem corporal.

3. Colaboração em tempo real

Colaboração e comunicação síncronas ajudam quando você está trocando ideias ou iniciando novos projetos. Quando uma equipe se reúne, todos podem apresentar ideias e perspectivas diferentes. Novamente, é rápido e dinâmico.

Comunicação assíncrona versus síncrona

Comunicação síncrona versus assíncrona, qual é melhor?

Obviamente, ambas têm seus prós e contras.

A comunicação assíncrona nos dá liberdade. Também é melhor para pessoas que estão equilibrando vários empregos, trabalhando remotamente ou fazendo freelance. No entanto, às vezes é melhor conversar rapidamente sobre isso e concluir o trabalho.

A batalha da comunicação síncrona vs. assíncrona parece estar quase terminada.

O futuro do trabalho remoto parece se inclinar mais para a comunicação assíncrona. Se vimos algo durante esta pandemia, é que trabalhar remotamente não é apenas possível, mas mais rápido e mais eficiente.

As pessoas têm mais energia e mais tempo em suas mãos. Pessoas de diferentes fusos horários são capazes de trabalhar de forma mais eficaz. A qualidade do trabalho é melhor, e o retorno é mais rápido.

Agora você pode estar se perguntando, como você pode se comunicar de forma assíncrona suavemente com vários membros da equipe?

Existem tantas ferramentas e aplicativos de comunicação assíncrona para isso. Como mencionamos, gravadores de tela, clientes de email, aplicativos de mensagens e aplicativos de colaboração na nuvem podem todos ajudar com isso.

Então, para tornar a comunicação assíncrona eficaz e funcionar perfeitamente, aqui está uma olhada em algumas das ferramentas de colaboração assíncrona úteis e essenciais disponíveis.

Melhores ferramentas de colaboração assíncrona

ScreenRec

Este é um gravador de tela e ferramenta de captura de tela gratuitos que permite gravar vídeo e áudio HD ilimitados e tirar capturas de tela. Esta é a ferramenta mais simples e, ao mesmo tempo, mais poderosa para ter para trabalho em equipe remoto e comunicação.

O ScreenRec torna a comunicação e mensagens assíncronas muito mais colaborativas e visuais. Em vez de digitar um email longo, você pode enviar uma mensagem em vídeo usando o link de compartilhamento privado instantâneo. Isso é muito parecido com ter uma reunião assíncrona. Não há necessidade de fazer upload de seus vídeos como anexos e se preocupar com limites de armazenamento.

Tudo isso torna o ScreenRec um dos melhores aplicativos de comunicação assíncrona disponíveis gratuitamente.

Slack

Este aplicativo facilita ter todo o trabalho no mesmo lugar. Ele oferece recursos como compartilhamento de arquivos, rastreamento, agendamento e muito mais.

A versão gratuita não tem tantos recursos, mas os planos atualizados lhe dão a capacidade de acessar remotamente os computadores dos membros da equipe ou permitir que eles acessem o seu.

Geekbot

Isso é útil se você usa o Slack, pois se integra perfeitamente. Ele ajuda a criar relatórios e pesquisas e compartilha quaisquer atualizações, tornando mais fácil ficar em sincronia e atualizado com a equipe.

Figma

Precisa de algo um pouco mais visual? Então experimente o Figma. Figma é um aplicativo baseado na web que permite que equipes remotas colaborem em vários projetos de design.

Você pode facilmente trabalhar em seu próprio tempo deixando comentários e sugestões para os membros da sua equipe revisarem e responderem. Então não há necessidade de todos estarem online ao mesmo tempo. Basta entrar, adicionar suas edições e passar para a próxima tarefa.

Notion

Notion é útil se você trabalha em vários aplicativos. Ele ajuda a trazer todo o seu trabalho para uma única fonte de verdade. Você pode fazer anotações, gerenciar projetos, adicionar tarefas e muito mais em um só lugar. Você pode definir o layout do seu jeito e personalizá-lo completamente.

Dropbox

Esta é uma ferramenta muito útil para manter todos os seus documentos juntos, compartilhá-los e editá-los facilmente. Uma vez que um arquivo é enviado para o Dropbox, quaisquer edições que ocorram, a plataforma as salva imediatamente. Você pode acessá-los de qualquer dispositivo e, como é baseado na nuvem, qualquer membro da equipe pode acessar o Dropbox a qualquer momento.

Calendly

Na maioria das vezes, nos encontramos tropeçando nas inúmeras reuniões agendadas e tentando participar de todas elas. Mas com um aplicativo como o Calendly, você e sua equipe podem facilmente agendar reuniões que aparecerão no calendário de todos. O que o torna ainda mais incrível é que você pode usá-lo gratuitamente!

Conclusão

Muitos acreditam que a comunicação assíncrona é o futuro, e eles podem estar certos.

É importante construir rapport da equipe e uma fundação, especialmente para relacionamentos de longo prazo com muitos membros em todo o mundo. Os membros da equipe devem estar em sincronia, ter as ferramentas certas, definir prazos claros, estar organizados e enviar atualizações de tempos em tempos.

Ferramentas como ScreenRec, Zoom e as ferramentas de mensagens assíncronas mencionadas acima são úteis para ter quando você precisa se comunicar de forma eficiente.

Adicione-as à sua rotina de comunicação e veja sua equipe crescer e se fortalecer.