Gravação De Reuniões Virtuais: Preocupações Legais Que Você Deve Saber
A popularidade das reuniões virtuais atingiu seu pico durante a pandemia de coronavírus. Mesmo depois, o mundo continuou a depender delas extensivamente. Elas desempenham um papel importante nos negócios, educação, saúde e inúmeros outros ambientes.
De acordo com a Global Market Insights, o tamanho do mercado de videoconferência excedeu $15 bilhões em 2020. Também é esperado que continue crescendo cerca de 23% entre 2021 e 2027.
As reuniões virtuais são uma ótima ferramenta que facilita a comunicação e oferece funcionalidades adicionais. Os participantes podem:
- Compartilhar arquivos
- Fazer apresentações usando ferramentas de compartilhamento de tela
- Acessar transcrição ao vivo de uma reunião
- Gravar a reunião
Ser capaz de capturar uma videoconferência e ter acesso a gravações de videoconferência é uma grande conveniência. Você pode ter todos os detalhes do que foi dito disponíveis para referência futura. Você também pode compartilhar rapidamente a gravação com alguém que perdeu o evento.
Uma gravação é mais fácil de fazer e mais precisa do que anotações. No entanto, é importante levar em conta as potenciais preocupações legais de reunião virtual e ramificações que podem surgir.
Perguntas-Chave A Fazer Antes De Gravar Uma Reunião Virtual
De tempos em tempos, as pessoas perguntam se é legal gravar reuniões do Zoom sem permissão? Deve-se notar que existem regulamentações federais e estaduais sobre isso.
Existem leis sobre buscar e obter consentimento para a gravação e manuseio subsequente dos dados gravados. Elas variam entre países. Este artigo não pretende ser uma análise exaustiva da legislação relevante. Está meramente tentando abordar questões como "Um empregador pode gravar uma reunião sem consentimento?
Esperamos atrair sua atenção para as questões que você precisa abordar ao gravar uma reunião virtual. Também para ilustrá-las com exemplos relevantes extraídos de diferentes contextos legais.
Será muito mais fácil decidir como proceder com a gravação de uma reunião virtual se você se perguntar algumas questões fundamentais, como:
- É certo gravar esta reunião?
- Preciso obter consentimento?
- Como obtenho consentimento? E se alguém não consentir ser gravado?
- Como os dados serão armazenados?
- Quem terá acesso a eles?
- Por quanto tempo serão armazenados?
- Existem requisitos para o programa?
- Que outras informações preciso fornecer?
Vamos orientá-lo através dessas questões. Também apontaremos os aspectos mais importantes a considerar e sugeriremos possíveis maneiras de abordá-los.
Agora vamos tentar elaborar sobre essas questões.
É Certo Gravar Esta Reunião?
Embora gravar reuniões virtuais não seja proibido na maioria dos casos, há certas situações quando é melhor não gravar uma reunião.
Deixando a questão do consentimento de lado por um momento, pode não ser certo gravar certos tipos de reuniões. Por exemplo, uma reunião individual de feedback de funcionário ou uma discussão de uma proposta comercial. Estas são geralmente consideradas confidenciais.
Ter uma gravação de videoconferência disso coloca você na mira da lei, não apenas estadual, mas também federal.
Alguns especialistas sugerem que reuniões de equipe por chamadas de conferência não devem ser gravadas. Isso a menos que haja um propósito empresarial específico que torne necessário ter gravações de vídeo.
Além disso, há reuniões que envolvem discutir questões sensíveis, como
- Registros de saúde
- Evidências a serem apresentadas em tribunal
- Análises de dados valiosas que o governo usa para avaliar o impacto de suas políticas, etc.
Esses tipos de conversas naturalmente requerem consideração muito cuidadosa quando se trata de gravá-las.
Preciso Obter Consentimento?
O consentimento é uma questão crucial na discussão sobre preocupações legais em torno da gravação de reuniões virtuais.
A menos que as outras partes consintam que as videoconferências sejam gravadas, geralmente é ilegal gravá-las. Ou seja, com quaisquer dispositivos de gravação ou programas.
As leis de consentimento variam em diferentes partes do mundo. Às vezes, regras diferentes podem se aplicar dentro do mesmo país. Descubra se você deve obter consentimento de todos os participantes ou permitir que a gravação seja feita com base no consentimento de uma parte.
As regulamentações nos Estados Unidos também variam muito. Alguns estados exigem que todas as partes consintam, enquanto outros aceitam o consentimento de uma parte como suficiente. Alguns estados adotaram regras de consentimento mistas.
O Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) regula as regras sobre consentimento para gravação na UE. Requer que todas as partes da conversa ou reunião concordem com a gravação.
No Reino Unido, eles têm a Lei de Regulamentação de Poderes Investigatórios de 2000 (RIPA). Permite a gravação de conversas sem o consentimento da outra parte, desde que a gravação seja feita apenas para uso pessoal.
No entanto, o Reino Unido reteve o GDPR como lei doméstica após o Brexit, e a gravação de videoconferências ainda precisa estar de maneira compatível com GDPR.
Como Obtenho Consentimento?
Se você está procurando a melhor maneira de gravar uma reunião legalmente, sem ter que gravar secretamente a outra parte e quebrar a lei no processo, o consentimento é fundamental.
Existem duas maneiras pelas quais você pode obter o consentimento dos participantes para a gravação – ativo e passivo. Consentimento ativo é concedido quando uma pessoa expressa consentimento para ser gravada verbalmente. Ou eles clicam em um botão de aprovação em uma notificação exibida antes do início da reunião ou antes da gravação começar.
Consentimento passivo é concedido quando uma pessoa é notificada de que uma reunião será gravada e não se retira da reunião. Isso significa que estão concedendo consentimento implicitamente. Qual tipo de consentimento é exigido depende da legislação no local dado e nas circunstâncias dadas.
Algumas plataformas de videoconferência têm recursos de consentimento integrados. Por exemplo, o Zoom permite que os participantes cliquem em um botão de consentimento antes da gravação começar. É uma maneira rápida e conveniente de garantir que a gravação esteja em conformidade com os requisitos legais.
Recursos similares podem ser encontrados em muitas outras ferramentas de trabalho remoto, valiosas para aqueles que procuram gravar reuniões online.
Geralmente, partes que não consentem não podem acessar a reunião em tal situação. Idealmente, devem haver soluções alternativas disponíveis para aqueles que não desejam ser gravados. Por exemplo, o anfitrião da reunião pode planejar incluir algum tempo não gravado durante a reunião.
Como foi apontado, gravar reuniões sem consentimento está errado, mas o consentimento é subjetivo.
Como A Gravação Será Armazenada?
Os dados de reuniões virtuais estão sujeitos a políticas de retenção de dados e backup, que podem variar entre indústrias. Em alguns casos, considerações adicionais podem ser necessárias. Por exemplo, gravações de consultas médicas virtuais podem estar sujeitas a leis de manuseio de registros de saúde.
A Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro Saúde (HIPAA) é a lei nos EUA. A lei exige criptografia de dados em repouso para esses registros. Os registros podem ser compartilhados apenas com partes autorizadas e devem ser protegidos por senha.
Além disso, as organizações são obrigadas a manter essas gravações por sete anos ou, em alguns casos, por dez anos. Enquanto isso, no caso de escritórios de advocacia que gravam reuniões advogado-cliente, o período de retenção é de pelo menos cinco anos.
De acordo com o GDPR, que vincula a UE e o Reino Unido, as gravações de reuniões virtuais devem ser:
- armazenadas com segurança
- o acesso a elas deve ser limitado
- o processamento das gravações deve ser legal e transparente
Além disso, você deve ter em mente as regras sobre proteção de dados pessoais. A gravação não deve ser mantida por mais tempo do que o necessário, e os indivíduos devem poder acessar, retificar ou apagar os dados.
Uma empresa que coleta dados protegidos pelo GDPR, por exemplo, é responsabilizada por atender aos requisitos do GDPR.
Existem Requisitos Para O Programa Usado?
O Artigo 32 do GDPR enfatiza a importância da "segurança do processamento" de dados pessoais. E "danos acidentais ou ilegais, perda, alteração, revelação não autorizada ou acesso a dados pessoais" devem ser evitados. Alcançar esses objetivos depende do uso de equipamento apropriado. A ferramenta deve oferecer "confidencialidade, integridade, disponibilidade e resiliência".
Além disso, sistemas de processamento pessoal (programas de gravação de reuniões) devem oferecer medidas de privacidade de dados. Algumas delas são segregação de dados e controle de acesso. As empresas devem, portanto, examinar as ferramentas que usam para gravar, processar e armazenar gravações de vídeo de reuniões virtuais.
Plataformas de videoconferência, como Zoom ou Whereby, atendem à maioria das demandas de segurança, mas você ainda precisa verificar novamente para ter certeza.
Existem Outros Requisitos De Informação?
Como dissemos acima, os participantes devem saber sobre a gravação pretendida antes da reunião. Isso os ajudará a tomar uma decisão informada sobre conceder seu consentimento. Eles também poderão expressar suas preocupações, fazer perguntas e entender as razões pelas quais a gravação está sendo feita.
As regras sobre conduzir e gravar reuniões virtuais devem ser conhecimento comum. Elas poderiam ser escritas no manual da equipe e documentos de políticas de trabalho, juntamente com uma explicação do propósito dessas gravações. Você ainda deve informar os participantes como a gravação será feita e como os dados serão armazenados.
Seja você trabalhando em uma jurisdição onde o GDPR se aplica ou não, é melhor manter seus registros de maneira compatível com o GDPR.
No contexto britânico, realizar uma Avaliação de Impacto de Proteção de Dados (DPIA) pode ser necessário. Realizar uma DPIA irá:
- Ajudá-lo a evidenciar que você considerou riscos potenciais relacionados ao processamento de dados pessoais
- Ajudá-lo a cumprir obrigações de proteção de dados
Uma Alternativa À Gravação De Sua Reunião Virtual
Em vez de passar pelo problema de obter o consentimento de outros, você pode simplesmente usar um gravador de tela como o ScreenRec para se comunicar na maioria dos casos. Em vez de configurar uma reunião, você pode gravar sua tela, voz, áudio e webcam e enviar o vídeo para aqueles que precisam assisti-lo. Se quiserem, podem responder da mesma maneira. Você não está assumindo responsabilidade ou responsabilização por sugerir gravá-los. Eles estão fazendo isso por sua própria vontade.
Claro, há casos em que você precisará organizar uma reunião virtual e gravá-la. O ScreenRec também pode ajudar neste caso. Apenas certifique-se de obter consentimento primeiro.
Antes De Apertar O Botão "Gravar"...
Se você precisa colaborar com colegas remotos, a vontade de gravar pode ser forte. Às vezes você só precisa se referir de volta à reunião.
Embora possa ser tentador gravar esses eventos de trabalho virtual ou híbrido para referência futura ou para compartilhá-los com outras pessoas, há preocupações que você deve levar em conta. Esperamos que agora você ache mais fácil navegar pelas prováveis implicações. Eles não devem ser feitos sem abordar as preocupações legais de reuniões virtuais que discutimos aqui primeiro!
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