As 9 melhores alternativas ao e-mail que você deveria usar em 2025

À medida que nossas vidas diárias de trabalho avançam cada vez mais para o futuro moderno, muitas ferramentas de trabalho gradualmente se tornarão obsoletas. Este pode ser em breve o caso do e-mail, razão pela qual muitas pessoas têm considerado usar outras ferramentas. Por exemplo, algumas equipes substituíram o e-mail pelo Slack. Seja qual for o caso, em 2025, a maioria das pessoas está procurando alternativas ao e-mail.

Não é segredo que existem muitas falhas com provedores populares de e-mail, especialmente quando está sendo usado como ferramentas de comunicação interna. Um dos maiores problemas com o e-mail é sua privacidade e segurança. Ao longo dos anos, serviços gratuitos de e-mail como o Gmail realmente ampliaram suas capacidades de mineração de dados. Isso dá ao Google a capacidade de ler seus e-mails em uma tentativa de oferecer anúncios relevantes. Embora isso pareça bastante inofensivo, corre o risco de dar a corporações e entidades privadas acesso às suas informações pessoais.

A mineração de dados não é o único problema que aflige os comunicadores internos que dependem de e-mail. É também um estilo de comunicação ultrapassado. Pense nisso por um momento. Dado o numeroso programa de comunicação rápida, surge a questão: por que perdemos tempo redigindo e-mails longos? De acordo com Inc.com,

Com tudo isso em mente, é preciso se perguntar: "Deve haver uma alternativa confiável ao e-mail, certo?" Bem, há! E reunimos as 6 principais opções de substituição de e-mail para você. Hora de dizer adeus ao Yahoo mail, AOL mail, Zoho mail e todos os outros…

Melhores alternativas ao e-mail

Opção #1: E-mail em vídeo

E-mail em vídeo se tornou uma opção extremamente popular para empresas e equipes que desejam aumentar a produtividade e minimizar a perda de tempo. Com esta técnica, os remetentes usam um gravador de tela para gravar sua voz (e/ou vídeo) e exibições relevantes da tela do computador para gravar um vídeo explicativo que os destinatários podem visualizar facilmente.

Então, em vez de tirar tempo para escrever um e-mail longo ou editar e reeditar seu documento, você pode facilmente dizer o que precisa transmitir na metade do tempo e não precisa se preocupar com filtros de spam também. E-mails em vídeo também são uma ótima maneira de apimentar um e-mail de teste grátis.

Melhor ferramenta: ScreenRec

Seja você procurando uma alternativa gratuita ao Outlook ou substituição do Gmail, o ScreenRec é a ferramenta de comunicação empresarial perfeita para usar em vez de e-mail. Este poderoso gravador de tela dá a você a capacidade de gravar voz, vídeo HD, câmera web e qualquer parte da sua tela com áudio do sistema e do microfone.

As empresas também podem ficar tranquilas graças ao compartilhamento de link privado e seguro do ScreenRec. No momento em que você termina de gravar, um link é criado onde os membros da equipe podem visualizar seu vídeo com segurança em qualquer dispositivo. Você pode usá-lo com qualquer cliente de e-mail e há 2GB de espaço de armazenamento gratuito (suficiente para mais de 10 horas de e-mails em vídeo). Ah, e mencionamos que é 100% gratuito?

Opção #2: Gerenciamento de projetos

Algumas organizações ainda gerenciam projetos, rastreiam progresso e ficam de olho em tarefas com a ajuda de e-mails. E você não precisa que a gente lhe diga que essa não é a melhor maneira de fazer isso. Alguns e-mails vão se misturar, trazendo um mundo de confusão para as agendas de todos. Podemos ir tão longe a ponto de dizer que aplicativos de e-mail são na verdade uma maneira extremamente primitiva de gerenciar tarefas e ficar por cima dos prazos. Se você é sério sobre gerenciamento de projetos, você precisa de um sistema robusto de gerenciamento de projetos que possa simplificar a carga de trabalho e ajudar sua equipe a entender suas atribuições de trabalho com clareza.

Melhor ferramenta: ProofHub

Alternativas à caixa de correio compartilhada

O ProofHub é uma plataforma de gerenciamento de projetos que facilita o gerenciamento fácil de trabalho de maneiras extensas. Ajuda as equipes a gerenciarem ativamente sua carga de trabalho e acompanhar todos os prazos com visualização de calendário, quadro Kanban e visualização de tabela para escolher. Esses recursos permitem que os gerentes visualizem todas as atividades e projetos em andamento rapidamente.

No entanto, o ProofHub é conhecido não apenas por sua infinidade de recursos de gerenciamento de trabalho, mas também por tudo o que faz pela comunicação constante e colaboração em equipe. Ajuda a acelerar a colaboração em equipe de várias maneiras — bate-papos, discussões, anotações e muito mais. Há um teste gratuito, então você pode se inscrever para experimentar a ferramenta você mesmo.

Opção #3: Plataforma de colaboração

Plataformas de colaboração se tornaram ferramentas incrivelmente populares usadas na comunicação corporativa. Por quê? Porque elas dão a uma equipe tudo o que precisam para completar projetos produtivamente e se livrar de tudo o que você não precisa. Com as plataformas certas, as equipes podem usar bate-papo instantâneo, comentários, reuniões de voz/vídeo e muito mais para manter todos informados. Você não precisará se lembrar de enviar e-mail para todos no grupo ou ter que se preocupar em apertar o botão responder a todos.

Melhor ferramenta: Asana

O Asana é um aplicativo de gerenciamento de tarefas/aplicativo de colaboração que mantém todos os membros organizados. Com a capacidade de comentar em qualquer postagem, ele remove completamente a necessidade de um serviço de e-mail. Não só a comunicação é rápida, mas os líderes de equipe também podem facilmente atribuir trabalho aos membros e acompanhar o progresso com datas de vencimento. O Asana pode ser um dos programas de colaboração em equipe mais simples e fáceis de usar disponíveis com uma versão gratuita muito poderosa.

Opção #4: Bate-papo por voz/vídeo

Como mencionamos acima, conversar sobre as coisas é uma ótima maneira de transmitir uma mensagem. Também elimina a terrível ansiedade que vem com tentar escrever um e-mail profissional livre de erros.

É por isso que aplicativos de comunicação de equipe, especialmente aqueles com bate-papo por voz ou vídeo, são essenciais quando você precisa de feedback instantâneo dos membros da equipe, bate-papo por voz ou vídeo é o caminho a seguir. Com uma reunião online, todos podem se reunir para discutir vocalmente vários tópicos. Imagine, em vez disso, tentar transmitir seu ponto de vista via e-mail e colocando todos em cópia oculta. Ridículo, certo?

Melhor ferramenta: Zoom

Nos últimos meses, devido à pandemia global, o Zoom se tornou um dos (se não o mais) aplicativos populares de videoconferência online do mundo. Provou ser confiável para reuniões virtuais para equipes pequenas e grandes.

Anfitriões e participantes podem facilmente ligar e desligar suas câmeras e microfones, compartilhar suas telas (se seu plano e permissões de hospedagem permitirem), adicionar anotação ao vivo, gravar a reunião, conversar e muito mais, tudo dentro do aplicativo. Também é seguro, então apenas aqueles que têm o ID de convite e senha podem entrar.

Opção #5: CRM de mensagens de texto

O uso de CRM de mensagens de texto cresceu para se tornar uma escolha muito popular para equipes e empresas que buscam aumentar as vendas e expandir os negócios.

Ao utilizar mensagens de texto como canal de comunicação, você obtém uma maneira adicional de alcançar seus clientes diretamente em seus smartphones. Você pode enviar ofertas personalizadas e saudações em ocasiões especiais para seus clientes e transformá-los em promotores da marca.

Automatizar todas as suas mensagens de texto lhe dá uma vantagem para economizar tempo e se envolver melhor com seus prospects e clientes.

Melhor ferramenta: Salesmate

O CRM SMS do Salesmate permite que você agende e automatize todas as suas mensagens de texto. Você pode obter números locais virtuais de mais de 80 países do Salesmate e parecer local para seus prospects.

Você pode até integrar seu sistema existente com a plataforma e gerenciar todos os seus dados de um único lugar. No Salesmate, você obtém todos os canais de comunicação integrados. Você pode enviar e-mails, fazer chamadas ou enviar textos sem mudar para nenhum outro aplicativo.

Opção #6: Redes sociais para trabalho

Embora algumas técnicas de gerenciamento de tempo possam aconselhar contra as redes sociais, elas podem ter um lugar em sua pilha de comunicação de funcionários afinal. Você ficaria surpreso com o quão bem as pessoas aceitam as redes sociais sendo usadas como forma de comunicação da empresa. Desde páginas de grupos de empresa no LinkedIn até uma página dedicada no Youtube para vídeos da equipe, as redes sociais provaram ser um método confiável de comunicação. E como todos estão acostumados com essas plataformas, por que usar aplicativos de e-mail quando você pode simplesmente postar no mural da equipe ou enviar uma mensagem direta?

Melhor ferramenta: Yammer

O Yammer foi projetado especificamente para empresas que desejam manter seus funcionários engajados e comunicando. Ao contrário do Twitter e Facebook, os funcionários não são distraídos por outras notícias e tópicos irrelevantes. O Yammer permite que você crie sua própria plataforma de mídia social para funcionários onde eles podem postar em murais, comentar em postagens e enviar mensagens diretas.

Você pode até criar grupos para projetos e convidar membros específicos da equipe para ajudar a manter as coisas mais organizadas e filtrar informações e notificações desnecessárias. Com todos constantemente engajados, serve como uma ótima alternativa para envio de e-mails.

Opção #7: Aplicativo de mensagens instantâneas

Ferramentas usadas na comunicação corporativa

Se você está procurando algo um pouco mais simples, um aplicativo de mensagens instantâneas pode ser o caminho a seguir. Esses aplicativos (também ótimas ferramentas de trabalho remoto) permitem que você converse em tempo real sem precisar atualizar ou navegar em uma página da web. Embora muitas pessoas ainda optem por digitar mensagens nesses aplicativos, você pode ter a opção de fazer uma chamada de voz/vídeo ou até enviar uma nota de voz rápida.

Melhor ferramenta: Whatsapp

O Whatsapp é um aplicativo internacional de mensagens instantâneas e chamadas. Com este aplicativo, você pode criar grupos especificados e enviar textos, arquivos e notas de voz. Até permite que você faça chamadas de voz e vídeo. Infelizmente, você só pode manter uma chamada com até quatro pessoas, no entanto, um bate-papo em grupo pode conter até 500 pessoas. De qualquer forma, o bate-papo em tempo real o torna muito melhor do que enviar e-mails.

Opção #8: Serviço de e-mail mais seguro

Como mencionamos, provedores populares de e-mail geralmente têm permissão para revisar sua caixa de entrada, processar o conteúdo de seus e-mails e fornecer anúncios relevantes. Se você é como nós, isso realmente te incomoda, especialmente se essa informação está sendo comprada e vendida por entidades de terceiros. Se você está perturbado por esta invasão de privacidade, você pode optar por um provedor de e-mail mais seguro que não lê seus e-mails nem fornece a empresas aleatórias suas informações pessoais.

Melhor ferramenta: Protonmail

O Protonmail é o maior serviço de e-mail seguro do mundo que oferece criptografia de ponta a ponta e muitos outros recursos de segurança que garantem que suas comunicações permaneçam privadas. A versão gratuita é realmente básica e limita você a 500 MB de armazenamento e 150 e-mails por dia, mas ainda lhe dá todos os ativos necessários de um bom provedor de e-mail. Por exemplo, se você quiser enviar seu e-mail para um usuário que não seja do protonmail, você pode proteger sua mensagem com senha - sua senha com seu destinatário. Outro recurso incrível é que você pode adicionar uma data de expiração ao seu e-mail.

Opção #9: Gerenciamento de contatos

Uma grande desvantagem das ferramentas de e-mail tradicionais é que elas carecem de um sistema de gerenciamento adequado para contatos de e-mail. E todos nós sabemos o quão essencial isso é para comunicação e distribuição rápida de mensagens. É por isso que você precisa pensar em um sistema CRM, ou banco de dados de leads de negócios, para organizar seus contatos de e-mail em um só lugar. Melhora a maneira como você gerencia contatos e isso pode acelerar seu fluxo de trabalho geral. Mesmo que você ainda o use junto com o e-mail tradicional, é uma atualização.

Melhor ferramenta: GetProspect

O GetProspect é uma ferramenta de geração de leads que extrai os endereços de e-mail do público-alvo de sites e LinkedIn. Para seus usuários, oferece um sistema CRM baseado na web com seu próprio banco de dados de leads de negócios. Com ele, você pode organizar seus contatos em listas e grupos ou pode adicionar campos personalizados. Por fim, tem possibilidades significativas de integração para seu uso em várias plataformas de marketing e e-mail.

A conclusão

Cada uma dessas opções prova que existem outras maneiras de se comunicar além do e-mail. Decidir sobre uma alternativa de e-mail para sua equipe se resume ao que sua empresa considera mais importante. Se você é todo sobre impulsionar a produtividade, compartilhamento privado e criptografado e comunicação rápida, um aplicativo como o ScreenRec é o caminho a seguir. Se seu foco é uma plataforma completa para colaboração fácil que possa se livrar do envio de e-mails, então o Asana é perfeito. A escolha é sua. Apenas lembre-se de que você não precisa ficar preso a provedores de e-mail irritantes e inseguros.