Communication synchrone vs asynchrone au travail : quand utiliser l’une ou l’autre ?

Quelque chose d'aussi simple que la communication a toujours été tout sauf… eh bien… simple. Cela est particulièrement vrai dans un environnement de travail. Les employeurs et employés tentent toujours de trouver des moyens de rendre la communication aussi rapide et facile que possible.

Tenir des réunions, utiliser des outils de collaboration et essayer des dizaines et des dizaines de stratégies de communication avec un succès variable.

Maintenant, imaginez essayer de comprendre tout cela avec chaque membre de l'équipe à distance étant à des milliers de kilomètres et dans un fuseau horaire différent !

Y a-t-il un mot pour atrocement complexe ? Si oui, entrez ce mot ici.

La vérité de la question est que, quelle que soit la stratégie de communication à distance que vous et votre équipe utilisez, tout se résume à deux types principaux — la communication synchrone et la communication asynchrone.

Ceux-ci pourraient ressembler aux mots gagnants du concours international d'orthographe, mais leurs significations sont assez simples.

Permettez-nous de vous l'expliquer et d'expliquer pourquoi asynchrone, oui, asynchrone, est la meilleure forme de communication pour les équipes, grandes et petites, proches et lointaines.

Qu'est-ce que la communication asynchrone ?

La communication asynchrone est quand un échange d'informations a lieu, et la réponse n'est pas immédiate.

Dans le lieu de travail d'aujourd'hui, que ce soit à distance ou au bureau, la communication asynchrone aura un décalage temporel. Elle ne nécessite pas de réponse immédiate, et le destinataire peut répondre à sa convenance.

Un exemple de communication asynchrone est l'e-mail. Lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un, et qu'il répond à son heure convenable, il y a un décalage temporel, et vous vous y attendez. Vous vous attendez au délai. Vous savez que la réponse ne sera probablement pas instantanée.

Vous ne le savez peut-être pas, mais lorsque vous et votre équipe travaillez sur un document, et que vous collaborez via des applications, des forums en ligne ou des e-mails, vous participez tous à une communication asynchrone.

Mais si la communication se passe rapidement dans les deux sens sans délai, alors Bam ! Vous venez d'entrer dans le territoire de la communication synchrone.

Qu'est-ce que la communication synchrone ?

La communication synchrone, d'autre part, est quand vous échangez des informations en vous attendant à une réponse immédiate, comme lorsque vous vous rencontrez en personne ou parlez au téléphone.

En grande partie, la communication synchrone est quand les gens sont "présents" et communiquent en personne et en temps réel.

Pensez aux réunions hebdomadaires/mensuelles que vous avez, soit dans une salle de conférence, soit lors d'un appel Zoom. Ou vous avez une question, et vous vous dirigez vers le bureau de votre collègue et en discutez avec lui.

Cette consommation d'informations est instantanée, donc considérée comme communication synchrone.

Maintenant, regardons les avantages de la communication synchrone et asynchrone.

Avantages de la communication asynchrone

1. Flexibilité

Si vous êtes occupé à faire un autre travail et pas dans l'état d'esprit pour répondre à ce moment-là, vous n'avez pas à le faire. Vous pouvez prendre votre temps pour le faire et ne pas perdre votre concentration.

Chaque fois que vous répondez, le contenu peut être réfléchi et de haute qualité, et cela vous donne une chance de digérer l'information. Votre réponse sera très probablement claire et ne nécessitera pas d'allers-retours inutiles.

2. Productivité plus élevée

Puisque vous ne serez pas interrompu au milieu de votre travail par du bavardage, la qualité de votre travail sera meilleure. Vous pourrez conserver plus de concentration et avoir plus de temps pour accomplir des tâches, ce qui augmente considérablement votre productivité.

3. Retour d'information efficace

La communication asynchrone peut aider les membres de l'équipe à être plus honnêtes et concis. Puisque vous n'êtes pas en face de la personne, il devient plus facile de poser des questions ou de donner des commentaires. En d'autres termes, vous n'êtes pas mis sur la sellette !

4. Idéal pour les équipes à distance

Les travailleurs à distance ont déjà beaucoup de défis à surmonter, mais avec la communication asynchrone, les gens de différents fuseaux horaires peuvent travailler ensemble à différentes heures et ne pas ressentir la pression de devoir se réveiller tôt ou se coucher tard simplement pour répondre à un message.

Maintenant, tous ces points semblent incroyables. Vous pouvez travailler à domicile à tout moment, et il n'y a pas de hâte ! Cependant, il peut y avoir des moments où vous devez utiliser la communication synchrone.

Avantages de la communication synchrone

1. Pas de décalage temporel

Parfois, vous voulez que la communication de travail soit dynamique et rapide. Tout travail ne nécessite pas une réponse réfléchie ou un processus long. Parfois, vous avez juste besoin d'une réponse rapide et instantanée.

2. Langage corporel et ton apparents

C'est vraiment utile lorsque vous travaillez avec d'autres. Avec la communication asynchrone, vous devez supposer le ton et l'intention la plupart du temps. Tout cet aspect disparaît lorsque vous êtes dans une réunion synchrone, et quelqu'un se tient devant vous. Vous pouvez clairement évaluer leur émotion en utilisant leur langage corporel.

3. Collaboration en temps réel

La collaboration et la communication synchrones aident lorsque vous faites rebondir des idées les uns sur les autres ou que vous commencez de nouveaux projets. Lorsqu'une équipe se réunit, tout le monde peut proposer différentes idées et perspectives. Encore une fois, c'est rapide et dynamique.

Communication asynchrone versus synchrone

Communication synchrone versus asynchrone, laquelle est meilleure ?

Évidemment, les deux ont leurs avantages et inconvénients.

La communication asynchrone nous donne la liberté. C'est aussi meilleur pour les personnes qui jonglent avec plusieurs emplois, travaillent à distance ou font du freelancing. Pourtant, parfois il vaut mieux en discuter rapidement et terminer le travail.

La bataille de communication synchrone vs asynchrone semble être presque terminée.

L'avenir du travail à distance semble pencher davantage vers la communication asynchrone. Si nous avons vu quelque chose pendant cette pandémie, c'est que travailler à distance n'est pas seulement possible mais plus rapide et plus efficace.

Les gens ont plus d'énergie et plus de temps entre leurs mains. Les gens de différents fuseaux horaires sont capables de travailler plus efficacement. La qualité du travail est meilleure, et le délai d'exécution est plus rapide.

Maintenant, vous vous demandez peut-être, comment pouvez-vous communiquer de manière asynchrone en douceur avec divers membres de l'équipe ?

Il existe tellement d'outils et applications de communication asynchrone pour cela. Comme nous l'avons mentionné, les enregistreurs d'écran, les clients de messagerie, les applications de messagerie et les applications de collaboration cloud peuvent tous aider avec cela.

Donc, pour rendre la communication asynchrone efficace et fonctionner sans heurt, voici un aperçu de certains des outils de collaboration asynchrone utiles et essentiels disponibles.

Meilleurs outils de collaboration asynchrone

ScreenRec

Il s'agit d'un enregistreur d'écran gratuit et d'un outil de capture d'écran qui vous permet d'enregistrer des vidéos et audios HD illimités et de prendre des captures d'écran. C'est l'outil le plus simple et, en même temps, le plus puissant à avoir pour le travail d'équipe à distance et la communication.

ScreenRec rend la communication et la messagerie asynchrones beaucoup plus collaboratives et visuelles. Au lieu de taper un long e-mail, vous pouvez envoyer un message vidéo en utilisant le lien de partage privé instantané. C'est un peu comme avoir une réunion asynchrone. Il n'est pas nécessaire de télécharger vos vidéos en pièces jointes et de vous soucier des limites de stockage.

Tout cela fait de ScreenRec l'une des meilleures applications de communication asynchrone disponibles gratuitement.

Slack

Qu'est-ce que la communication asynchrone

Cette application facilite le fait d'avoir tout le travail au même endroit. Elle offre des fonctionnalités comme le partage de fichiers, le suivi, la planification et plus encore.

La version gratuite n'a pas autant de fonctionnalités, mais les plans améliorés vous donnent la possibilité d'accéder à distance aux ordinateurs des membres de l'équipe ou de leur permettre d'accéder au vôtre.

Geekbot

Ceci est pratique si vous utilisez Slack, car il s'intègre parfaitement. Il aide à créer des rapports et des sondages et partage toutes les mises à jour, rendant ainsi plus facile de rester synchronisé et à jour avec l'équipe.

Figma

Besoin de quelque chose d'un peu plus visuel ? Alors essayez Figma. Figma est une application basée sur le web qui permet aux équipes à distance de collaborer sur un certain nombre de projets de design.

Vous pouvez facilement travailler à votre propre rythme en laissant des commentaires et des suggestions pour que les membres de votre équipe les examinent et y répondent. Donc il n'y a pas besoin que tout le monde soit en ligne en même temps. Il suffit de se connecter, d'ajouter vos modifications et de passer à la tâche suivante.

Notion

Applications de communication asynchrone

Notion est utile si vous travaillez sur plusieurs applications. Il aide à rassembler tout votre travail en une seule source de vérité. Vous pouvez prendre des notes, gérer des projets, ajouter des tâches et bien plus en un seul endroit. Vous pouvez définir la mise en page à votre façon et la personnaliser entièrement.

Dropbox

Il s'agit d'un outil très utile pour garder tous vos documents ensemble, les partager et les éditer facilement. Une fois qu'un fichier est téléchargé sur Dropbox, quelles que soient les modifications qui ont lieu, la plateforme les enregistre immédiatement. Vous pouvez y accéder depuis n'importe quel appareil, et puisque c'est basé sur le cloud, n'importe quel membre de l'équipe peut accéder à Dropbox à tout moment.

Calendly

La plupart du temps, nous nous retrouvons à trébucher sur les nombreuses réunions programmées et à tenter d'assister à toutes. Mais avec une application comme Calendly, vous et votre équipe pouvez facilement réserver des réunions qui apparaîtront sur le calendrier de tout le monde. Ce qui le rend encore plus génial, c'est que vous pouvez l'utiliser gratuitement !

Conclusion

Beaucoup croient que la communication asynchrone est l'avenir, et ils pourraient bien avoir raison.

Il est important de construire un rapport d'équipe et une fondation, surtout pour les relations à long terme avec de nombreux membres à travers le monde. Les membres de l'équipe devraient être synchronisés, avoir les bons outils, fixer des délais clairs, être organisés et envoyer des mises à jour de temps en temps.

Des outils comme ScreenRec, Zoom et les outils de messagerie asynchrone mentionnés ci-dessus sont utiles à avoir lorsque vous devez communiquer efficacement.

Ajoutez-les à votre routine de communication et regardez votre équipe grandir et se renforcer.