Comment gérer vos projets en tant qu’indépendant sans vous épuiser

Être un travailleur indépendant signifie que vous êtes votre propre patron. Vous êtes libre de décider quand travailler et combien de travail vous voulez faire. Bien que cela puisse sembler être un style de vie somptueux, être un travailleur indépendant nécessite souvent d'excellentes compétences en gestion du temps et une connaissance des techniques de gestion du temps.

Sans savoir comment gérer les projets indépendants, vous pourriez finir par passer une grande partie de vos heures de travail à faire des activités improductives (alias perte-temps). Cela peut rendre le respect des délais beaucoup plus difficile, affectant négativement votre réputation.

Dans cet article, nous examinerons l'importance de la gestion du temps pour un freelance et partagerons quelques conseils pour vous aider à mieux gérer votre temps.

Pourquoi la gestion du temps est-elle importante ?

En tant que freelance, être capable de gérer votre temps correctement peut vous donner plusieurs avantages, notamment :

Maximiser les revenus. Il existe des missions où vous êtes payé en fonction du nombre d'heures suivies en effectuant des tâches facturables. Si vous passez trop de temps à faire des tâches non facturables telles que l'envoi de courriels, les réunions et la facturation, vous gaspillez pratiquement vos heures de travail sans être payé.
Améliorer la qualité du travail. Une bonne gestion du temps vous permet d'avoir plus de temps pour travailler sur des tâches importantes sans vous précipiter, ce qui aide à éviter les erreurs.
Affiner la réputation. Être capable de terminer un projet à temps peut avoir un impact positif sur votre réputation. Une gestion appropriée du temps peut également vous donner le temps de concevoir votre portfolio, de mettre à jour votre blog personnel et de faire d'autres activités d'auto-amélioration.

En tenant compte de ces facteurs, il est temps d'examiner quelques conseils pratiques pour améliorer vos compétences en gestion du temps. Après tout, la théorie n'est pas utile si elle n'est pas mise en pratique.

9 conseils de gestion du temps pour les travailleurs indépendants

Maintenant que vous connaissez l'importance de la gestion du temps, il est temps d'examiner des techniques spécifiques pour vous aider à gérer votre temps et votre flux de travail. Voici neuf conseils pour vous aider à éviter de gaspiller des heures précieuses à compléter un travail indépendant.

1. Créer un horaire de travail cohérent

Avoir des heures de travail flexibles peut être un inconvénient si vous le faites sans structure et cohérence appropriées. Vous pourriez trouver difficile de tracer une ligne claire entre quand c'est le temps pour le travail et quand c'est le temps pour le repos. C'est là qu'un horaire entre en jeu.

En créant et en respectant un horaire cohérent, vous pouvez concentrer toute votre énergie et vos efforts sur vos projets pendant les heures de travail et profiter de votre temps libre sans soucis pendant votre temps libre. Ceci est hautement bénéfique pour votre santé physique et mentale.

Utiliser un horaire de travail vous permet également de planifier à l'avance et d'être plus productif. En fait, certains entrepreneurs célèbres ont trouvé le succès grâce à des routines quotidiennes structurées. Lorsque vous respectez un horaire cohérent, cela vous aide à compléter les tâches quotidiennes plus efficacement.

2. Considérer la méthode Ivy Lee

La méthode Ivy Lee est une stratégie de productivité proposée par un célèbre homme d'affaires Ivy Lee en 1918. Elle est principalement utilisée pour gérer plusieurs priorités et éviter la surévaluation des tâches.

Comment suivre plusieurs projets au travail

La méthode Ivy Lee se compose de cinq étapes simples pour une gestion améliorée des tâches :

À la fin de chaque journée de travail, listez les six choses les plus importantes que vous devez accomplir le lendemain. N'écrivez pas plus de six tâches.
Priorisez ces six éléments en fonction de leur importance.
Pendant la prochaine journée de travail, concentrez-vous uniquement sur la première tâche. Essayez de terminer la première tâche avant de passer à la deuxième tâche.
Faites de même avec le reste des tâches sur votre liste. À la fin de la journée, déplacez tous les éléments non terminés vers une nouvelle liste de six tâches pour le jour suivant.
Répétez ce processus chaque jour de travail.

Cette méthode simple peut vous aider à concentrer vos efforts sur la tâche la plus importante et à éliminer les distractions. Le point principal est que si vous ne vous engagez à rien, vous serez distrait par tout.

3. Utiliser les heures de haute énergie pour un travail de concentration profonde

Même lorsque vous consacrez environ huit heures au travail chaque jour, le plus souvent, vous ne pouvez vous concentrer et être productif que pendant deux heures et 53 minutes. C'est pourquoi il est important de tirer le meilleur parti de cette période de trois heures.

Chaque personne a une heure de pointe différente – certains peuvent mieux se concentrer au début de la journée, tandis que d'autres ont besoin de plusieurs heures à faire des tâches plus petites avant d'atteindre la productivité de pointe.

La clé est de déterminer vos heures productives et d'essayer de prioriser les tâches importantes pendant cette période. Gérez votre horaire quotidien et essayez de placer d'autres tâches, telles que les appels et les réunions, en dehors de vos heures de pointe.

4. Prendre des jours de congé

Puisque vous gérez votre propre temps, parfois vous pouvez oublier l'importance de prendre des jours de congé dédiés. Le temps libre ne concerne pas seulement les voyages et le plaisir ; il est également bénéfique pour votre productivité car les vacances peuvent vous aider à recharger votre énergie.

Gestion de projet pour les designers indépendants

Si vous continuez à travailler sans prendre de vacances dédiées, cela peut conduire à l'épuisement mental, à un stress accru et à une créativité réduite. Après avoir terminé toutes les tâches urgentes et planifié soigneusement vos responsabilités futures, assurez-vous de prendre un ou deux jours sans travail régulièrement afin que vous puissiez retourner au travail avec un meilleur état d'esprit.

5. Suivre votre temps

Suivre le temps que vous passez à travailler sur un projet est une partie importante de la gestion du temps. Écrire tout ce que vous faites et combien de temps cela vous a pris peut vous aider à formuler un meilleur plan pour l'avenir.

Si vous voyez que vous passez trop de temps à faire des choses improductives, essayez de réorganiser vos activités en conséquence et d'éliminer toutes les distractions possibles qui peuvent entraver votre flux de travail.

6. Définir des limites

L'une des capacités dont toute personne qui travaille a besoin est de savoir dire non. Être confiant et accepter chaque défi peut sembler louable en surface, mais cela peut être nuisible si vous ne considérez pas vos compétences et capacités.

En tant que professionnel, vous devez apprendre à refuser tout travail qui ne correspond pas à votre horaire. Choisir soigneusement uniquement les meilleures missions vous permettra de vous concentrer sur une tâche à la fois et de fournir les meilleurs résultats à vos clients.

Il est également important de protéger votre temps. Par exemple, si vous êtes un designer et qu'un client demande une réunion à une heure étrange, vous pouvez plutôt télécharger un enregistreur d'écran pour Mac et leur envoyer la vidéo à regarder.

7. Minimiser les distractions

Il existe de nombreuses distractions qui peuvent entraver votre flux de travail quotidien en tant que freelance, mais parfois la distraction la plus importante vient des appareils que nous utilisons pour le travail.

Des choses triviales, telles que vérifier les courriels et faire défiler les médias sociaux, peuvent détourner votre attention et vous faire perdre un temps précieux.

Pour tirer le meilleur parti de votre temps, essayez de désactiver vos notifications et de ranger votre téléphone pendant les heures de travail. C'est également une bonne idée de limiter la vérification des courriels à seulement une ou deux fois par jour. Envisagez de porter des écouteurs à réduction de bruit ou de travailler dans une pièce plus calme si vous en avez besoin.

8. Travailler en courtes rafales

Comme discuté, la plupart des gens n'ont qu'environ trois heures de temps productif dans une journée de travail. Cependant, garder votre concentration pendant trois heures d'affilée peut être assez difficile. C'est là que quelque chose comme la technique Pomodoro peut être utile.

L'idée est de travailler pendant 25 minutes à la fois, puis de prendre une pause de cinq minutes entre les deux. Après avoir complété quatre séries de périodes de travail de 25 minutes, prenez une pause plus longue de 15 à 30 minutes.

Cette technique peut vous aider à éviter de vous épuiser trop rapidement. En prenant régulièrement de courtes pauses, vous pouvez maintenir votre concentration pendant plus longtemps. Cela vous permet également de devenir plus conscient de où va votre temps chaque jour.

9. Travailler dans un environnement différent

Travailler au même endroit à long terme peut être assez ennuyeux et peut impacter votre motivation. C'est assez courant, surtout si vous travaillez à la maison. C'est pourquoi vous voudrez peut-être envisager de changer votre environnement de travail de temps en temps.

Par exemple, planifiez un jour par semaine pour travailler dans un café à proximité ou une bibliothèque locale. Si vous ne vous sentez pas comme travailler dans un lieu public, réorganiser simplement votre configuration d'espace de travail pourrait également aider.

6 meilleurs outils de gestion du temps pour les travailleurs indépendants

Si vous voulez l'essentiel de cette revue, consultez la vidéo ci-dessous.

Gérer votre temps en tant que freelance peut être plus facile si vous avez les bons outils pour vous aider. Cette partie de l'article examinera six outils de gestion du temps que vous pouvez utiliser.

1. ScreenRec

ScreenRec est un outil de communication d'entreprise et un logiciel de gestion de projet qui vous permet d'accélérer la coordination du travail avec divers messages visuels. Cette application permet aux utilisateurs d'utiliser plusieurs fonctionnalités telles que les enregistrements d'écran, les captures d'écran et les messages vidéo pour réduire le besoin de réunions virtuelles.

ScreenRec fournit également d'autres fonctionnalités comme la gestion des commentaires, le stockage cloud et les analyses pour améliorer davantage votre productivité et votre communication avec les clients. Les missions telles que l'enseignement en ligne, le design graphique et le développement de logiciels qui nécessitent beaucoup de coordination peuvent bénéficier de l'utilisation de cette application.

ScreenRec est disponible gratuitement pour divers systèmes d'exploitation, y compris Windows et Linux

2. Toggl

Toggl est un outil de suivi du temps qui peut vous aider à gérer votre temps de travail plus efficacement. Il peut suivre chaque application que vous utilisez pendant plus de dix secondes, puis la convertir en entrées de temps. Il a diverses fonctionnalités telles que le minuteur Pomodoro, la détection d'inactivité et les rappels de suivi.

Toggl peut également vous donner un rapport de suivi du temps personnalisé et le partager avec vos clients afin qu'ils puissent les visualiser en ligne. Il est relativement facile à utiliser car il est également disponible en tant qu'extension de navigateur pour Chrome et Firefox.

La version premium de Toggl est disponible à partir de 9 $/mois par utilisateur. Cependant, il est également possible de l'utiliser gratuitement avec certaines fonctionnalités limitées.

3. Clockify

Clockify est l'un des outils de suivi du temps les plus populaires disponibles. Il a des fonctionnalités robustes, y compris des feuilles de temps, des rapports détaillés et le suivi du temps pour votre équipe. Avec une interface intuitive et directe, c'est un choix parfait si vous êtes nouveau aux applications de suivi du temps.

Clockify peut être facilement intégré avec de nombreuses autres applications web, telles que Trello, Github, Google Calendar et Google Docs. Par conséquent, il peut vous aider à suivre votre temps de travail plus efficacement.

Les fonctionnalités de base de suivi du temps de Clockify sont disponibles gratuitement. La version pro commence à partir de 3,99 $/mois par utilisateur.

4. Google Calendar

Si vous cherchez un outil complètement gratuit pour vous aider à gérer votre horaire, alors Google Calendar peut être la bonne réponse. Il est combiné avec d'autres applications Google, telles que Gmail et Google Docs.

Google Calendar est utile pour planifier des activités d'équipe, telles que des réunions, car il est intégré avec Gmail. Il est livré avec des tâches automatisées, telles que l'envoi d'invitations et la création de rappels, ce qui peut rendre votre planification plus efficace.

5. Asana

Asana est un outil de gestion de projet pour vous aider à suivre vos progrès. Il a une interface facile à utiliser et est livré avec diverses fonctionnalités utiles. Par exemple, Timeline vous permet de cartographier votre plan de projet basé sur le temps, et le tableau Kanban facilite l'assignation de tâches, la gestion de projets et la description de votre portée de travail.

Asana peut également s'intégrer avec d'autres applications, y compris Google Calendar, Clockify et Toggl, rendant la gestion du temps plus rationalisée.

En tant que travailleur indépendant, la version d'essai gratuite d'Asana peut vous donner la plupart de ce dont vous avez besoin. Cependant, si vous voulez des fonctionnalités plus avancées, le plan premium est également disponible à partir de 10,99 $/mois pour chaque utilisateur.

6. ClickUp

ClickUp est un autre système de gestion de projet et de temps que vous voudrez peut-être considérer. Bien qu'il ait une courbe d'apprentissage plus raide qu'Asana, ClickUp offre plus de fonctionnalités pour vous aider à gérer votre travail.

ClickUp vous permet de gérer divers projets et tâches au sein de l'application, allant de faire des listes de choses à faire à envoyer des courriels et discuter. Il peut également s'intégrer avec d'autres applications de productivité, telles que Google Calendar, Trello et Github.

La version gratuite de ClickUp est livrée avec la plupart des fonctionnalités de base, bien que vous soyez limité à seulement 100 Mo de stockage. Si vous voulez des fonctionnalités plus avancées et un stockage illimité, le plan illimité est disponible à partir de 5 $/mois par utilisateur.

Conclusion

La gestion du temps est une grande partie de la gestion d'une entreprise indépendante. De bonnes compétences en gestion du temps peuvent vous aider à éviter de passer trop de temps à faire des tâches improductives et à travailler plus efficacement, obtenant de meilleurs résultats.

Pour résumer, voici quelques conseils sur comment gérer ses projets en freelance :

Créer un horaire de travail cohérent
Considérer la méthode Ivy Lee
Utiliser les heures de haute énergie pour un travail de concentration profonde
Prendre des jours de congé
Suivre votre temps
Définir des limites
Minimiser les distractions
Travailler en courtes rafales
Travailler dans un environnement différent

Nous avons également discuté de certains outils qui peuvent vous aider à mieux gérer votre temps et plusieurs projets. Espérons que l'équipement de ces outils et le suivi de ces étapes feront toute la différence pour votre carrière.