Les 10 conseils essentiels d'intégration virtuelle pour les RH modernes
Grâce aux événements mondiaux, le travail à distance est rapidement devenu la norme. Pour les équipes RH, cela signifie un changement de focus et un changement de stratégies. L'intégration virtuelle présente des défis, mais une approche étape par étape vous aidera à gérer ces changements.
Le manque de présence physique et d'interaction en face à face sur le lieu de travail ne doit pas être un obstacle pour accueillir les nouvelles recrues. Même si de nombreux travailleurs à distance abordent le travail à domicile pour la première fois, la préparation et l'organisation peuvent vous aider à les mettre à niveau. Plus vous êtes capable de préparer à l'avance, mieux c'est.
Voici notre liste restreinte des meilleures pratiques d'intégration virtuelle à essayer pour les responsables d'embauche.
1. Modifier le contenu d'intégration en matériel virtuel
Une bonne équipe RH bien préparée aura déjà un processus d'intégration clairement défini en place. Cependant, ce processus aura été conçu autour du concept de présence physique sur le lieu de travail.
Votre contenu d'intégration à distance doit être modifié pour les employés à distance et les travailleurs virtuels. Que vous appreniez comment créer des vidéos d'intégration des employés ou utilisiez un diaporama, vous devrez déterminer ce que votre package d'intégration virtuelle contiendra ?
Un pack de bienvenue
Lorsqu'un nouveau membre de l'équipe rejoint, il a tendance à recevoir un pack de bienvenue qui contient des documents essentiels. Vous pouvez toujours fournir cela dans le cadre de votre processus d'intégration virtuelle. Cependant, vous devrez vous assurer qu'il est reconditionné dans un format numérique.
Points d'action
- Convertir toute cette paperasserie en un PDF pratique qui peut être facilement consulté ou même imprimé
- Tester votre bienvenue numérique avec certains membres existants de votre équipe
- Obtenir des commentaires pour s'assurer que les éléments vitaux ne sont pas oubliés ou négligés
Présentations
Il est probable que lorsque vous embauchez de nouveaux membres d'équipe, ils passent par une présentation d'intégration. Nous entrerons dans cela plus en détail plus tard, mais c'est une étape importante pour solidifier vos idées d'intégration pour l'intégration des employés à distance.
Point d'action
- Dans un environnement de travail virtuel, vous pouvez enregistrer votre visage et votre écran avec un enregistreur d'écran pour personnaliser ce message de bienvenue.
Instructions d'e-learning
Lorsque de nouveaux membres d'équipe commencent, ils peuvent ne pas savoir comment utiliser les outils et systèmes que vous utilisez. Il y a deux façons d'aborder cela. La première étape est de créer une courte vidéo didactique. Cela les guidera à travers les outils, ressources et systèmes commerciaux qu'ils doivent connaître.
Alternativement, attribuez un employé existant pour passer en revue ces outils et processus. Vous pouvez le faire via la visioconférence.
Point d'action
- Prenez le temps de réfléchir à la façon dont votre processus d'intégration en personne existant fonctionne. Ensuite, c'est simplement une question de modifier le contenu et les processus existants en un mode virtuel et numérique.
2. Créer une présentation virtuelle
Nous avons déjà mentionné à quel point il est important de transformer votre présentation d'intégration en une virtuelle. Cela ne veut pas dire que vous ne parlerez plus aux nouvelles recrues de leurs rôles. Mais vous devez toujours créer une présentation virtuelle pour expliquer ce qui est requis d'eux dans leur nouveau rôle.
Cette première rencontre avec l'entreprise sera une grande partie du premier jour d'un employé. Vous devez donc vous assurer que la même importance est donnée à une présentation virtuelle qu'à une en personne. Par exemple, si vous intégrez des membres d'équipe virtuelle, spécifiquement plusieurs représentants commerciaux à distance le même jour, envisagez d'avoir des présentations de groupe qui instaureront un sens de camaraderie.
Points d'action
- Utiliser des guides visuels pour expliquer l'histoire de l'entreprise. Rendez cette section amusante et divertissante.
- Expliquer et définir la culture d'entreprise et les énoncés de mission.
- Inclure des images des membres clés de l'équipe (vous pouvez rendre cela plus amusant en partageant des photos décontractées).
- Ne submergez pas les recrues avec des informations, surtout en termes de RH.
- Prenez le temps de créer des vidéos d'orientation bien faites et soignées dans le cadre de votre package d'intégration virtuelle. Elles peuvent être un outil extrêmement précieux.
3. Planifier un appel avant la date de début
La logistique des ressources humaines peut être très frustrante pour les nouveaux employés. C'est pourquoi il est si important pour l'équipe RH de contacter les nouveaux employés avant qu'ils ne commencent. C'est l'une des meilleures pratiques de pré-intégration qui donne aux RH une chance d'accueillir la nouvelle recrue. Cela aide également à établir une culture de travail positive. Le nouveau membre de l'équipe se sentira immédiatement plus intégré à l'entreprise.
Tout cela conduit à un personnel plus engagé. Plus le nouveau personnel est engagé, plus il sera productif. Si vous pouvez établir cet engagement avant le premier jour, votre processus d'intégration virtuelle sera beaucoup plus efficace.
La bonne nouvelle est qu'il existe de nombreuses plateformes collaboratives en ligne que vous pouvez utiliser pour les atteindre. Il existe des plateformes de visioconférence qui sont parfaitement conçues pour répondre à vos besoins. N'oubliez pas d'inclure des ressources qui montrent aux nouvelles recrues comment utiliser ces plateformes. Beaucoup les utiliseront pour la première fois.
Point d'action
- Contactez les nouvelles recrues et planifiez une réunion en ligne au moins trois jours avant qu'elles ne soient censées commencer
4. Décrire les activités pour les premières semaines
Commencer un nouveau travail peut être très intimidant et les premières semaines sont critiques. Les travailleurs virtuels n'ont pas de membres de l'équipe à qui demander conseil lorsque nécessaire. L'objectif est de s'assurer que les nouvelles recrues ont les outils dont elles ont besoin. De cette façon, elles peuvent démarrer sur les chapeaux de roues.
Pendant ces premières semaines, c'est une bonne idée d'avoir un calendrier d'événements clairement défini. Vos nouvelles recrues peuvent alors rejoindre ces événements. Par exemple :
- Déjeuners d'équipe virtuels
- Présentations à tous les membres de l'équipe technique qu'ils pourraient avoir besoin de contacter
- Une réunion d'équipe complète pour discuter des attentes de la semaine
Points d'action
- Attribuer deux ou trois tâches sur lesquelles le nouveau membre de l'équipe peut se concentrer pour sa première semaine de travail pour vous
- Essayer de créer une liste de contrôle d'intégration pour aider à garantir que vos équipes à distance ont la meilleure expérience possible pendant leurs premières semaines au travail
5. Transmettre les attentes
Une partie clé de votre processus d'intégration virtuelle va impliquer les attentes des employés. Vous devriez avoir décrit les attentes que vous voulez de vos nouveaux membres d'équipe. Ensuite, décomposez cela en morceaux de taille réduite qui couvrent toutes les bases de leur rôle.
Cela signifie s'assurer qu'ils sont :
- Conscients de leur gamme complète de devoirs
- Capables d'utiliser les outils requis pour accomplir ces devoirs
- Capables de suivre les processus et systèmes commerciaux qu'ils sont censés utiliser
Plus vous pouvez transmettre les attentes, plus il sera facile pour les nouveaux membres de l'équipe de s'intégrer rapidement dans votre structure commerciale.
Assurez-vous qu'il y a un calendrier clair pour les objectifs individuels et de l'entreprise. Vous pouvez utiliser une application de planification si nécessaire. Cela facilitera la reconnaissance des délais pour la formation et les évaluations de performance pour ces employés.
Points d'action
- Avoir un calendrier de tâches facile d'accès, facile à mettre à jour, et fixer des objectifs SMART à long et court terme clairement définis
- Inclure des rencontres d'équipe hebdomadaires et des réunions en tête-à-tête pour discuter du flux de travail
6. Expliquer la culture d'entreprise
La culture d'entreprise est souvent négligée pendant un processus d'intégration plus virtuel. Il est facile de voir pourquoi. Le focus est tellement sur les attentes et la formation que la culture du lieu de travail peut facilement tomber à l'eau. Mais c'est une erreur.
Lorsqu'un membre de l'équipe se sent plus connecté à la culture d'entreprise, il se sentira plus aligné avec cette entreprise. Cela signifiera qu'il travaillera plus dur et sera plus productif. La culture d'entreprise peut également être le décideur de savoir si une nouvelle recrue restera ou vous hantera.
L'intégration virtuelle doit promouvoir et encourager une compréhension de la culture, des valeurs et de l'énoncé de mission de base de l'entreprise. Plus les employés sont conscients du type d'entreprise pour laquelle ils vont travailler, plus ils se retrouveront à s'aligner avec la marque. Vous donnez également à ces employés un sens défini de l'objectif.
Points d'action
- Surprendre ces nouvelles recrues avec une forme de cadeau de bienvenue
- Une fois qu'une offre d'emploi a été signée, avoir un paquet de bienvenue envoyé par la poste qui comprend toute marchandise de marque que vous avez disponible, comme des T-shirts, des tasses à café ou des stylos, ou tout ce qui explique votre marque
7. Aider à configurer la technologie le premier jour
Les exigences informatiques peuvent être l'une des parties les plus difficiles d'un nouveau travail. Vous devez vous assurer que vos nouvelles recrues pourront utiliser les technologies que leur nouveau rôle nécessite. Même la configuration d'un compte e-mail dédié à des fins professionnelles peut être un défi pour certains. Si quelqu'un travaille à distance pour la première fois, il peut avoir besoin d'un document guide ou d'une ressource en ligne sur comment créer un nouveau compte Gmail.
L'objectif final ici est de s'assurer que votre intégration virtuelle permet aux nouveaux membres de l'équipe de vivre moins de stress ou d'obstacles au flux de travail. Plus vous pouvez les faire se sentir à l'aise avec les technologies qu'ils utiliseront, mieux c'est. Plus ils seront efficaces dès le premier jour.
Points d'action
- Pour les petites entreprises, c'est une bonne idée de s'assurer que l'expert informatique désigné est en contact avec la nouvelle recrue avant sa date de début
- Pour les grandes entreprises, impliquez toute l'équipe informatique
8. Vérifier de temps en temps
Faites de l'interaction et de la communication fréquentes une caractéristique clé de votre stratégie d'intégration virtuelle. Faire cela peut grandement améliorer la connectivité employé/employeur.
C'est extrêmement important lorsqu'il s'agit de s'assurer que vos membres d'équipe sont engagés et qu'ils se sentent soutenus. Si vous gérez un processus d'intégration en personne, alors vous connaissez déjà la valeur des communications informelles en tête-à-tête. La même stratégie est vitale à intégrer également dans votre processus d'intégration virtuelle.
Ne sous-estimez jamais à quel point il peut être écrasant de commencer un nouveau travail à distance. Plus vous pouvez interagir fréquemment avec ces nouvelles recrues, plus elles se sentiront soutenues, surtout dans les premières semaines. Il peut souvent être très isolant de travailler à distance.
Point d'action
- Être là quand ils ont besoin de vous et combiner des chats formels et informels régulièrement
9. Planifier des réunions avec l'équipe et le gestionnaire
N'oubliez pas de planifier du temps ensuite pour que les nouvelles recrues rencontrent les autres membres de leur équipe et leurs gestionnaires. Cela peut être très informel et peut même être planifié pendant les pauses déjeuner. Il n'y a pas besoin de faire de cette réunion une réunion sur le travail. Il s'agit de présentations et d'apprendre à se connaître.
En gardant les choses informelles, vous apprendrez à connaître ces nouvelles recrues et commencerez à connaître leurs collègues. Cela construit la confiance et peut aider à retenir le personnel plus longtemps. En 2017, LinkedIn a mené une étude qui a révélé que 72 % des employés trouvaient les réunions en tête-à-tête avec leurs gestionnaires directs lors de l'étape d'intégration très utiles.
Bien que cette recherche ait été basée sur l'intégration en personne, il n'y a aucune raison de supposer que c'est différent de l'intégration virtuelle.
Point d'action
- Planifier des réunions informelles avec l'équipe et le gestionnaire direct
10. Affiner le processus
Les équipes RH pivotent rapidement vers l'intégration virtuelle, mais il est vital de ne pas oublier les bases. Tout comme vous le faites avec l'intégration en personne, vous devez documenter le processus du début à la fin.
Les gestionnaires devront être tenus au courant de l'étape à laquelle l'employé se trouve, ce qui signifie une documentation accessible dans tous les domaines. L'accès à l'information et la responsabilité sont tout aussi importants dans l'intégration virtuelle.
Comme avec tous les processus commerciaux, plus vous analysez et affinez ce que vous faites, plus ces processus deviendront efficaces.
Points d'action
- N'oubliez pas d'examiner l'impact que fait votre processus d'intégration virtuelle
- Vérifiez avec ces nouvelles recrues et demandez-leur d'examiner votre stratégie d'intégration des employés
- Découvrez ce dont ils ont tiré de la valeur (et ce dont ils n'ont pas tiré)
Conclusion
Une orientation virtuelle de nouveaux employés doit leur fournir un chemin clair à suivre. Travailler à distance ne doit pas signifier des expériences d'intégration négatives ! Bien qu'il y ait certainement des défis avec l'intégration virtuelle, ils peuvent être extrêmement bénéfiques. Lorsqu'elles sont bien menées, ces meilleures pratiques d'intégration virtuelle peuvent être utilisées pour se débarrasser de toute incertitude sur le rôle et l'entreprise.
Grâce aux technologies que nous utilisons sur le lieu de travail, vous pouvez facilement donner le ton pour l'expérience du nouvel employé et rendre l'intégration engageante.
Ne négligez pas l'importance du processus d'intégration numérique. Il peut être la clé de la rétention du personnel, de la productivité des travailleurs et de la croissance de l'entreprise.
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