7 signes que votre réunion devrait plutôt être un e-mail vidéo

Vous vous réveillez un lundi matin, allez au travail, allumez votre ordinateur (ou descendez et ouvrez votre ordinateur portable… Bienvenue dans l'ère du travail à distance) et, dans votre e-mail, vous voyez "Réunion prévue pour aujourd'hui 13h30".

Oh, super, encore une autre réunion.

Ce qui est encore pire, c'est qu'elle n'est que dans quelques heures, ce qui signifie que vous devez peut-être vous préparer pour ladite réunion et être stressé par son délai imminent. Soyons honnêtes, les réunions prennent du temps et ne sont pas toujours productives.

Pourtant, tant d'entreprises, d'organisations et de petites équipes ont l'impression qu'elles en valent la peine.

À vrai dire, parfois il est impératif de communiquer un sujet ou une idée particulière à tout le monde en même temps.

La vérité sur les réunions

Personne n'a le temps d'envoyer un nombre fou de mémos à chaque membre de l'équipe, mais si vous pouvez asseoir tout le monde dans un appel vidéo ou téléphonique et parler de ces points, alors vous pouvez gagner un temps précieux ? Pas vrai ?

Presque…

Otter.ai a passé au crible des dizaines de rapports et d'études pour trouver des preuves pour prouver à quel point les réunions sont une perte de temps.

La preuve la plus choquante était que "67 % des employés se plaignent que passer trop de temps en réunions les empêche d'être productifs au travail." Ils ont également constaté que "la plupart des employés assistent à 62 réunions par mois, où la moitié des réunions est une perte de temps complète."

Les 7 signes que cette réunion pourrait être un e-mail

À un moment donné, nous devons nous demander, "Quand est-ce que c'est assez ?"

Ces réunions "courtes" de 30 minutes s'accumulent. Et, à la fin de la journée, c'est un point douloureux commun pour la plupart d'entre nous. Et la fatigue Zoom est RÉELLE.

Bien sûr, éliminer complètement les réunions n'est pas la voie à suivre, mais le fait est que certaines réunions auraient simplement pu être un e-mail.

Qui n'a pas vu ce mème ? (Source de l'image : Twitter)

Donc, nous allons vous aider et vous donner les 7 signes d'alerte que votre réunion devrait vraiment être un e-mail, regarder réunion vs e-mail vs e-mail vidéo, et partager quelques conseils pour rendre vos e-mails meilleurs.

1. Vous n'avez que quelques points à couvrir

Pourquoi passer par le stress de rassembler tout le monde, d'envoyer des rappels et de s'assurer que tout le monde est au courant des sujets à discuter si vous n'avez que deux ou trois sujets à discuter ?

Cela semble ridicule maintenant, mais beaucoup trop d'entreprises font cela. Un e-mail rapide avec deux ou trois points de balle suffit pour faire passer le message.

2. L'information n'est que pour quelques personnes sélectionnées

Trop souvent, les employés se retrouvent dans une réunion où le but de la réunion en question n'a rien à voir avec eux ou le travail qu'ils font. Au lieu de traîner des parties inutiles hors de leur rythme, envoyez simplement un e-mail aux personnes pertinentes.

3. Vous voulez seulement des mises à jour de projet et des commentaires

Avoir besoin de mises à jour ou de commentaires des membres de l'équipe n'est pas une raison suffisante pour organiser une réunion. Demander des commentaires par e-mail ou e-mail vidéo n'est pas seulement un gain de temps, cela peut aussi être plus productif.

Lorsque les membres ont la chance de répondre à leur propre rythme, leurs commentaires sont susceptibles d'être plus réfléchis et très probablement beaucoup plus utiles.

4. Vous avez récemment eu une réunion

Soyons réalistes, dans la plupart des cas, avoir une réunion sur les mêmes choses plus d'une fois par semaine est généralement excessif. Si vous avez récemment eu une réunion, les chances sont que pas grand-chose n'a été accompli depuis. Tenir un autre appel Zoom pourrait s'avérer inutile, surtout si personne n'a de nouvelles informations à partager.

Il est préférable de les espacer et de fixer des réunions pour discuter quand il y a suffisamment de temps entre les deux pour que les membres travaillent et génèrent plus d'informations à partager. Envoyez des e-mails entre-temps pour vérifier les progrès de chacun.

5. Tout le monde a été individuellement informé de l'information

Il n'est pas anormal que votre équipe ait discuté de certains sujets entre eux. La plupart du temps, l'information est passée par le bouche-à-oreille. Si c'est le cas, vous pouvez éviter d'avoir la réunion et envoyer plutôt un e-mail demandant à l'équipe si elle est au courant de l'information avec des points supplémentaires nécessaires.

Cette approche non seulement gagne du temps mais respecte également les canaux de communication informels qui font partie intégrante de la dynamique d'équipe. Elle reconnaît l'efficacité des échanges informels tout en fournissant un point de contact formel pour référence.

6. Vous avez une mise à jour rapide

Si vous avez une mise à jour rapide de statut à donner, vous n'avez pas besoin d'appeler une réunion pour mettre tout le monde au courant. Un e-mail en masse aux individus pertinents est suffisant pour faire passer votre message.

Cette approche non seulement respecte le temps de votre équipe mais les habilite également à rester concentrés sur leurs tâches sans interruption. Rappelez-vous, la brièveté est une vertu dans la communication.

7. Vous n'êtes pas prêt à vous préparer complètement pour la réunion

Si vous décidez d'avoir une réunion, vous devriez être prêt à faire tout ce qui est nécessaire pour en faire une réunion productive et réussie. Cela inclut la rédaction de vos objectifs de réunion, la discussion de ces objectifs avec les bonnes personnes, inviter les bonnes personnes, distribuer l'ordre du jour de la réunion à l'avance et les notes de réunion et les éléments d'action après, et ainsi de suite.

Si vous n'êtes pas prêt à faire un effort supplémentaire pour la rendre géniale, alors épargnez-vous la peine et envoyez un e-mail à la place.

Et si vous organisez une réunion virtuelle, vous voudrez peut-être ajouter quelques choses supplémentaires à cette liste de tâches comme être sensible aux fuseaux horaires de tout le monde, trouver la bonne plateforme pour la réunion, s'assurer que tout le monde a des micros/caméras qui fonctionnent, etc.

E-mail vidéo vs e-mail vs réunion

Ce tableau fournit maintenant une perspective plus claire sur la façon dont l'e-mail, l'e-mail vidéo utilisant ScreenRec, et les réunions en ligne se comparent, aidant à choisir la méthode de communication la plus efficace pour différents scénarios de lieu de travail.

Critères	E-mail	E-mail vidéo (avec ScreenRec)	Réunion virtuelle
Efficacité du temps	Élevée (rapide à envoyer et recevoir)	Élevée (rapide à enregistrer et partager avec ScreenRec)	Moyenne (plus facile à organiser qu'en personne, mais nécessite toujours une planification)
Niveau d'engagement	Faible (basé sur le texte, moins interactif)	Élevé (possibilité d'enregistrer votre écran, webcam et audio)	Élevé (interaction en direct, engagement en temps réel via vidéo)
Rentabilité	Élevée (coûts minimaux impliqués)	Élevée (ScreenRec est gratuit)	Moyenne (coûts inférieurs qu'en personne, mais peut nécessiter des abonnements logiciels)
Commodité	Élevée (facile d'accès et de réponse à convenance)	Élevée (facile à créer avec ScreenRec et pratique à visualiser)	Moyenne (pas besoin de voyage, mais planification et accès numérique requis)
Archivage	Élevé (facilement archivé et consultable)	Élevé (peut être archivé et revisionné)	Élevé (peut enregistrer la réunion pour archivage)
Personnalisation	Faible (standardisé, moins personnel)	Élevée (peut être personnalisé avec enregistrement vocal et webcam)	Élevée (les participants peuvent activer leurs webcams pour une discussion en direct)
Accessibilité	Élevée (Internet de base et appareil nécessaires)	Élevée (nécessite Internet et appareils compatibles, ScreenRec est convivial)	Élevée (accessible n'importe où avec Internet, mais nécessite une littératie numérique)
Exigences techniques	Faibles (service d'e-mail de base requis)	Faibles (ScreenRec simplifie le processus, compétences techniques minimales nécessaires)	Moyennes (nécessite Internet fiable, logiciel, caméra et microphone)
Adapté aux discussions complexes	Faible (pas idéal pour les discussions détaillées ou nuancées)	Élevé (excellent pour les explications détaillées et les démonstrations visuelles)	Élevé (adapté aux discussions détaillées et peut partager du contenu numérique)
Mécanisme de retour	Moyen (retardé, mais réponses structurées)	Élevé (permet des retours expressifs et détaillés)	Élevé (retour immédiat et interactif possible)

Comment rendre un e-mail de travail génial

Maintenant que vous savez quoi chercher lorsque vous choisissez entre avoir une réunion et envoyer un e-mail, vous devez savoir comment rédiger au mieux cet e-mail. Ce n'est un secret pour personne que la communication sur le lieu de travail peut être une chose délicate.

Le ton, l'utilisation des mots, le langage formel et bien plus peuvent faire ou défaire les relations de travail. Voici donc quelques conseils...

1. Éviter d'utiliser un langage informel

Personne ne veut être coincé toute la journée tous les jours au travail, et bien qu'il soit parfaitement acceptable de se détendre de temps en temps, cela ne devrait certainement pas se produire pendant les correspondances écrites.

C'est parce que le ton est presque impossible à discerner dans les mots écrits. Le terme familier le plus simple pourrait être pris de manière offensante. Vous ne pouvez jamais vraiment dire si ou quand cela peut arriver. Il est préférable de simplement éviter le langage informel et de le garder strictement professionnel.

2. Gardez-les courts et agréables

Personne ne veut lire un e-mail de la longueur d'un essai. Si vous pouvez le garder court et agréable, faites-le ! Selon SleekNote, l'e-mail de travail idéal contient entre 50 et 125 mots. Assurez-vous de vous en tenir aux points principaux et d'éviter de continuer.

En gardant vos e-mails concis, vous ne montrez pas seulement du respect pour le temps de vos collègues, mais vous augmentez également la probabilité que votre message soit lu et compris. Un e-mail succinct élimine les détails inutiles, se concentrant uniquement sur les points essentiels.

3. Comptez sur les points de balle et les numéros

Même si vous n'avez que 50-125 mots, c'est toujours une bonne idée de diviser le texte un peu pour que vos points principaux soient facilement digestibles et plus faciles à répondre.

Vous pouvez faire cela en ajoutant vos points principaux ou questions sous forme de points de balle ou en les numérotant.

Non seulement c'est facile à consommer, mais il y a une chance que cela reste dans la mémoire de votre lecteur. Sans parler du fait qu'avoir des points de balle est plus facile à répondre par opposition à avoir tout regroupé dans un paragraphe.

4. N'écrivez pas du tout

La meilleure façon d'envoyer un e-mail de travail sans avoir à penser à la meilleure façon de l'écrire ou à ce que les membres de votre équipe devinent votre ton est de leur envoyer un e-mail vidéo. C'est vrai, l'e-mail vidéo est une chose.

Enregistrer votre écran avec audio et webcam est le moyen parfait de transmettre votre message visuellement. Avec un enregistreur d'écran gratuit comme ScreenRec, vous pouvez vous assurer que votre ton est entendu (et non lu), et vous n'avez pas à perdre de temps à penser à quoi écrire et comment.

Questions fréquemment posées

L'e-mail est plus efficace pour les mises à jour rapides, le partage d'informations direct ou lorsque vous devez délivrer un message qui ne nécessite pas de retour immédiat. C'est idéal lorsque le contenu est simple et peut être facilement compris sans besoin d'interaction en temps réel.

ScreenRec ajoute une touche personnelle à la communication, vous permettant de transmettre des messages avec des éléments visuels et audio. C'est particulièrement efficace pour des sujets plus complexes ou nuancés qui nécessitent des aides visuelles ou une livraison plus personnelle que le texte.

Les réunions virtuelles offrent une interaction en temps réel et un retour immédiat, les rendant idéales pour les discussions complexes, les séances de brainstorming et les situations où la communication d'avant en arrière est cruciale. Elles permettent également un engagement plus personnel par rapport aux e-mails.

Oui, les réunions virtuelles ont tendance à être plus rentables car elles éliminent les frais de voyage et réduisent le besoin d'espaces de réunion physiques. Cependant, elles peuvent nécessiter un investissement dans un Internet fiable et un logiciel de visioconférence.

Les e-mails vidéo peuvent remplacer les réunions virtuelles dans des scénarios où l'information peut être pré-enregistrée et où l'interaction immédiate n'est pas essentielle. Ils sont excellents pour délivrer des messages détaillés avec l'avantage d'éléments visuels sans nécessiter de participation en temps réel.

ScreenRec simplifie la création d'e-mails vidéo en fournissant une plateforme facile à utiliser pour enregistrer à la fois l'écran et l'audio. Cela le rend accessible même pour ceux avec des compétences techniques minimales, permettant la création et le partage rapides de messages vidéo.

Considérez la nature du message, le besoin de personnalisation, la complexité du sujet et la nécessité d'un retour immédiat. L'efficacité du temps, les exigences techniques et les préférences du public sont également des facteurs importants.

Conclusion

Embrassez le pouvoir d'un e-mail bien conçu pour transmettre vos points efficacement. Cette approche non seulement rationalise la communication mais démontre également votre engagement envers un lieu de travail respectueux et efficace. En fin de compte, l'objectif est d'améliorer la productivité, de maintenir la concentration et de s'assurer que chaque interaction, qu'il s'agisse d'une réunion ou d'un e-mail, ajoute de la valeur et un but aux efforts de votre équipe.

Que vous le tapiez ou envoyiez une vidéo rapide, dans beaucoup de cas, envoyer des e-mails peut être beaucoup plus productif que de planifier et organiser des réunions. Donc, la prochaine fois que la pensée vous traverse l'esprit d'organiser une réunion, demandez-vous si c'est absolument nécessaire et gardez un œil sur ces sept signes que cela devrait plutôt être un e-mail à la place.