Votre guide de la communication efficace sur le lieu de travail

Nous entendons toujours parler de l'importance de la communication dans toute relation réussie. Mais avez-vous réalisé que cette idée s'étend également au lieu de travail ?

Réfléchissez-y.

La communication sur le lieu de travail est le moyen le plus simple d'éviter les conflits potentiels.

L'importance de la communication sur le lieu de travail est souvent sous-estimée et mal comprise mais, en aucun cas, ce n'est un art obscur ! Si nous pouvons comprendre les types de communication ainsi que comment communiquer efficacement sur le lieu de travail, nous trouverons que nos journées deviendront moins stressantes et chaotiques.

Et non, vous n'avez pas besoin de lire des centaines d'articles sur la communication sur le lieu de travail pour vous améliorer. Décomposons l'essentiel !

La communication au travail peut être SI frustrante !

Pourquoi la communication est-elle importante sur le lieu de travail ?

Dopés à la caféine et au stress, éradiquer les conflits au travail est le rêve de tous les employés. C'est ce qu'une communication efficace peut accomplir.

Une communication claire nous aide à comprendre les pensées et les sentiments de nos collègues. Elle aide à construire ces relations qui peuvent améliorer le travail d'équipe et le moral général du bureau.

Voici un exemple…

Imaginez un instant que vous travaillez dans un environnement de travail hostile dans lequel vos collègues se disputent, se chamaillent et débattent constamment.

Tom affirme que Judy ne lui a pas envoyé le rapport trimestriel, un rapport qu'il doit lire et réviser avant la date limite. Judy affirme qu'elle l'a fait et ils continuent d'aller et venir.

Tout cela pourrait être évité si Tom et Judy comprenaient les moyens appropriés de communiquer entre eux.

Pourquoi la communication est-elle importante sur le lieu de travail

Quelle est l'importance d'une communication efficace sur le lieu de travail ? Eh bien, elle peut faire ou défaire votre carrière…

La triste vérité est que ce type de situation est la norme dans de nombreuses entreprises et cela peut conduire à une productivité moindre et à une éthique de travail négative. Une enquête récente a révélé qu'en moyenne, les grandes entreprises pourraient perdre 62,4 millions de dollars par an en raison d'une "communication inadéquate vers et entre les employés."

L'importance d'une bonne communication ne peut être surestimée. Si vous voulez un environnement de travail plus léger et plus heureux avec un stress au travail réduit, alors parlez-en !

Quels sont les quatre types de communication ?

La meilleure façon de récolter les bénéfices d'une communication efficace est de comprendre les 4 formes de base de communication.

1) Interpersonnelle

C'est la forme la plus courante de communication entre employés. Voici de quoi il s'agit :

Partage. Essentiellement, la communication interpersonnelle se réfère au cadre proche des collègues qui partagent communément (et volontiers) des détails personnels.
Écouter et parler. Comprendre la communication interpersonnelle est simple et ne nécessite qu'une bonne oreille et le confort de parler librement.
Constitution d'équipe. Les employeurs seraient sages d'encourager la communication interpersonnelle car elle aide les employés à se connecter au niveau personnel.

2) Non verbale

La communication non verbale est exactement ce que cela ressemble ; communiquer sans mots. Voici ce qu'implique une communication non verbale efficace :

Émotions cachées. Il est important que nous comprenions la communication non verbale car elle détermine souvent les émotions ou les sentiments cachés.
Langage corporel et expressions faciales sont des composants majeurs de la communication non verbale. Ces signes sont utilisés pour lire le communicateur.
Ambiguïté. Faites attention à la communication non verbale mais gardez l'esprit ouvert car, parfois, les signaux non verbaux sont mal lus ou mal interprétés. Une main sur votre hanche peut être un signe d'humour pour vous tandis qu'être un signe de déplaisir pour un collègue. Évitez ce piège et apprenez à les connaître avant de déchiffrer leurs mouvements.
Potentiel de malentendu. Lors de l'utilisation ou de la participation à la communication non verbale, il serait sage de connaître la personne avec qui vous communiquez.

3) Écrite

C'est explicite, mais juste pour clarifier, la communication écrite est des lettres, des e-mails, des mémos ou des notes écrits à une autre personne. Voici ce que vous devez savoir sur la communication écrite :

C'est sûr. Être capable de prendre le temps de vous exprimer de manière réfléchie (que ce soit une opinion ou un fait) tout en vérifiant et en évitant les erreurs ou l'inappropriation.
Ouverte à la (mauvaise) interprétation. Manquant d'une touche personnelle et souvent d'émotion créant un environnement/relation froid et distant. La communication écrite peut souvent conduire à une mauvaise interprétation du ton.

Considérez cet exemple…

"Tu es un tel génie !"
vs.
"Tu es un tel génie."

L'un est un compliment et l'autre est une insulte.

Il est très facile (et dangereux pour votre travail) de mal interpréter de tels messages. Le sarcasme ne passe pas de la même manière lorsqu'il est lu.

Nécessite un grand soin. Puisque la communication écrite est généralement inévitable sur le lieu de travail, vous devez vous assurer de relire, éditer et corriger. Les erreurs écrites sont souvent irréparables. Rendez-vous service, et lisez-le à haute voix. Si cela sonne un peu décalé… jetez-le et vous vous en remercierez plus tard. Vous pouvez également utiliser un vérificateur de grammaire en ligne pour éviter les erreurs grammaticales.

D'ailleurs… La communication écrite est plus facile et beaucoup moins distrayante avec les bonnes applications de communication d'équipe

4) Orale

La communication orale est ce à quoi nous sommes tous habitués depuis que nous sommes tout-petits ; parler pour être compris. Voici l'essentiel sur la communication orale :

Aide à résoudre les conflits. C'est la meilleure façon d'éviter et d'atténuer les conflits dans la main-d'œuvre car elle ne laisse peu ou pas de place à la mauvaise interprétation. (Si le communicateur parle clairement.)
Très efficace. Avec le ton et l'inflexion aidant les choses, communiquer oralement rend les conversations claires et directes, réduisant les chances de mauvaise communication.

Comment améliorer vos compétences en communication au travail

(Le mettre en pratique au travail !)

Très bien ! Vous avez donc une idée de pourquoi la communication professionnelle sur le lieu de travail est importante et comment ces différents types de communication jouent un rôle dans l'environnement de travail.

Bon travail !

"Mais comment utilisons-nous ces connaissances pour améliorer les compétences en communication au travail ?"

Nous sommes ravis que vous ayez demandé ! Que vous soyez propriétaire d'entreprise ou que vous travailliez dans le service client, fixer des objectifs vous aidera à atteindre une communication efficace au travail. Voici six compétences en communication essentielles à viser.

1) Soyez sympathique

Tout le monde sait qu'on peut attraper plus d'abeilles avec du miel qu'avec du vinaigre. Si vous espérez ouvrir une communication positive au travail, alors vous devez être ouvert à la recevoir. Soyez amical ! Personne ne veut engager une conversation avec une personne antisociale, alors faites de cela l'un de vos principaux objectifs de communication sur le lieu de travail.

2) Apprenez à connaître vos collègues

Comprendre les personnes avec qui vous travaillez sera très utile pour apprendre à communiquer avec elles. Chaque personne communique à sa manière. Connaître vos collègues vous aidera à mieux interpréter leur message, leur langage corporel et leur style de communication global.

3) Utilisez les quatre types de communication

La meilleure façon de devenir un pro de la communication efficace est de pratiquer.

*La pratique rend parfait !*

Utiliser les quatre types de communication vous permet de devenir suffisamment familier pour les repérer chez vos collègues.

Si vous remarquez que Jessica fait beaucoup d'expressions faciales, alors, les chances sont qu'elle communique mieux de manière non verbale. Ce serait à vous de remarquer sa préférence et de l'accommoder.

4) Maîtrisez l'écoute active

Une chose que vous devez savoir sur la bonne communication en affaires, c'est qu'il s'agit tout d'écoute. Communiquer ne consiste pas seulement à faire passer votre propre point de vue mais plutôt à comprendre et à naviguer un individu à travers la discussion. Maintenez le contact visuel et écoutez attentivement lorsqu'un collègue parle. Au minimum, c'est un signe de respect.

5) Surveillez votre langage

Lors de la communication orale sur le lieu de travail, choisissez toujours vos mots avec soin. C'est un lieu de travail, pas un bar local. Un langage professionnel et un sujet approprié sont toujours recommandés pour éviter d'offenser les collègues ou les supérieurs.

6) Parlez-en !

N'ayez pas peur de parler de communication. Cela ne doit pas être ce sujet non dit que nous devons tous apprendre secrètement et indépendamment. Pas du tout. N'hésitez pas à demander à un collègue sa méthode de communication préférée. Si vous avez du mal à interagir, faites-le savoir ! La communication est une question d'honnêteté et d'authenticité. Alors restez réel et discutez-en.

Affinez vos compétences en communication au travail et votre vie sera facile.

Exemples de bonnes et mauvaises compétences en communication sur le lieu de travail

Avoir ces compétences améliorées vous aidera certainement à communiquer plus efficacement dans un cadre professionnel, mais allons un peu plus loin et donnons quelques exemples de quand, où et comment mettre tout cela en place.

1) Gestion de la colère

Il ne fait aucun doute que des conflits surgiront lorsqu'on traite avec des collègues. Cela n'aide jamais de s'accrocher à la colère ou à toute émotion négative, mais crier au travail est un signe de mauvaises compétences en communication. Voici un exemple de communication de travail qui a mal tourné.

Le "patron" dans la vidéo ci-dessus a fait la même erreur encore et encore—il était arrogant et il continuait à s'en prendre aux employés. Ne faites pas cela.

Lorsque vous vous trouvez échauffé, prenez quelques respirations profondes et comptez à rebours à partir de 10. Cela vous calmera suffisamment pour parler avec moins d'émotion et travailler ensemble avec vos coéquipiers pour résoudre le problème.

2) Étiquette des e-mails

Nous l'avons mentionné auparavant, il est difficile de lire le ton et l'inflexion, alors évitez-les à tout prix. Dans les e-mails professionnels, n'essayez pas d'être drôle ou rusé, en particulier dans ceux envoyés aux supérieurs. Et, vraiment, réfléchissez avant d'appuyer sur "Envoyer". Est-ce approprié ? Cela pourrait-il être offensant ? Gardez vos e-mails polis mais directs et évitez les mots à la mode. Regardez cette vidéo pour des exemples hilarants de ce qu'il ne faut PAS faire lorsque vous envoyez des e-mails à des collègues.

3) Communication visuelle

Faire passer votre message rapidement et aider les autres à gagner du temps sont des exemples de bonnes compétences en communication sur le lieu de travail. Vous pouvez obtenir les deux avec la vidéo.

Par exemple, imaginez que vous gérez une équipe distante de développeurs et que vous voulez signaler un bug. Vous envoyez un e-mail en pensant que vous avez décrit le problème en détail, mais… les développeurs ne semblent pas pouvoir le reproduire. Au lieu de passer des heures à échanger des e-mails, vous pourriez simplement enregistrer votre écran avec un enregistreur d'écran facile comme Screenrec, narrer la vidéo et expliquer exactement quelle est votre expérience.

Montrez, ne dites pas.

Mieux encore, vous n'avez pas besoin de planifier une réunion. Vous pouvez simplement enregistrer votre écran et envoyer la vidéo par e-mail en utilisant le lien de partage privé que Screenrec génère pour vous. Votre équipe peut la regarder à son propre rythme.

Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus.

Essayez d'enregistrer votre écran !

Conclusion

Une communication efficace est assez simple quand on y pense. Ne réfléchissez pas trop. Rappelez-vous, tout ce que vous avez à faire est d'essayer de comprendre les gens autour de vous et d'apprendre à les connaître pendant qu'ils apprennent à vous connaître. La communication est une question de transparence. Alors, soyez gentil et sympathique, mais, aussi, soyez vous-même. Essayez de suivre les meilleures pratiques de communication ci-dessus et vous serez une machine à communiquer en un rien de temps !

1. Concentrez-vous sur ce que vous voulez que l'autre personne entende ; 2. Devenez un excellent auditeur ; 3. Maîtrisez la prise de parole en public ; 4. Apprenez à donner des retours honnêtes ; 5. Apprenez à être en désaccord poliment ; 6. Adaptez votre communication en fonction de l'âge, du sexe, de la culture, etc. ; 7. Apprenez à mieux réseauter ; 8. Maîtrisez l'art d'écrire des e-mails.

Une bonne communication sur le lieu de travail peut avoir des effets positifs sur la performance, notamment une productivité accrue, un moral des employés plus élevé, des affaires répétées, une meilleure rétention des employés et un environnement de travail globalement plus sain.

Cela dépend de votre flux de travail spécifique. Pour les équipes distantes, le chat en temps réel avec Slack et l'envoi d'e-mails vidéo à la demande avec ScreenRec pourraient être la combinaison gagnante. Les équipes colocalisées peuvent vouloir éviter le chat pour réduire les interruptions et, à la place, utiliser un outil de gestion de projet comme Asana ou Trello où tout le monde peut commenter les tâches et partager des commentaires.