Les 9 meilleures alternatives à l'e-mail que vous devriez utiliser en 2025

Alors que notre vie professionnelle quotidienne s'avance de plus en plus dans l'avenir moderne, de nombreux outils de travail deviendront progressivement obsolètes. Cela pourrait bientôt être le cas avec l'envoi d'e-mails, c'est pourquoi beaucoup de gens ont envisagé d'utiliser d'autres outils. Par exemple, certaines équipes ont remplacé l'e-mail par Slack. Quoi qu'il en soit, en 2025, la plupart des gens recherchent des alternatives à l'e-mail.

Ce n'est un secret pour personne qu'il y a de nombreux défauts avec les fournisseurs d'e-mail populaires, surtout quand ils sont utilisés comme outils de communication interne. L'un des plus gros problèmes avec l'e-mail est sa confidentialité et sa sécurité. Au fil des ans, les services d'e-mail gratuits comme Gmail ont vraiment amplifié leurs capacités d'extraction de données. Cela donne à Google la capacité de lire vos e-mails dans le but de vous offrir des publicités pertinentes. Bien que cela semble assez inoffensif, cela court le risque de donner aux entreprises et aux entités privées l'accès à vos informations personnelles.

L'extraction de données n'est pas le seul problème affligeant les communicateurs internes qui comptent sur l'e-mail. C'est aussi un style de communication dépassé. Réfléchissez-y un instant. Étant donné les nombreux logiciels de communication rapide, cela soulève la question, pourquoi perdons-nous du temps à rédiger de longs e-mails verbeux ? Selon Inc.com,

Avec tout cela à l'esprit, on doit se demander, "Il doit y avoir une alternative fiable à l'e-mail, non ?" Eh bien, il y en a ! Et nous avons rassemblé les 6 meilleures options de remplacement d'e-mail pour vous. Il est temps de dire au revoir à Yahoo mail, AOL mail, Zoho mail et tous les autres…

Meilleures alternatives à l'e-mail

Option #1 : E-mail vidéo

L'e-mail vidéo est devenu une option extrêmement populaire pour les entreprises et les équipes qui veulent augmenter la productivité et minimiser la perte de temps. Avec cette technique, les expéditeurs utilisent un enregistreur d'écran pour enregistrer leur voix (et/ou vidéo) et les affichages pertinents de l'écran de leur ordinateur pour enregistrer une vidéo explicative que les destinataires peuvent facilement visualiser.

Donc, au lieu de prendre du temps pour écrire un long e-mail, ou éditer et rééditer votre document, vous pouvez facilement dire ce que vous devez transmettre en moitié moins de temps et vous n'avez pas besoin de vous soucier des filtres anti-spam non plus. Les e-mails vidéo sont également un excellent moyen de pimenter un e-mail d'essai gratuit.

Meilleur outil : ScreenRec

Que vous cherchiez une alternative gratuite à Outlook ou un remplacement de Gmail, ScreenRec est l'outil de communication d'affaires parfait à utiliser au lieu de l'e-mail. Cet enregistreur d'écran puissant vous donne la capacité d'enregistrer la voix, la vidéo HD, la webcam et n'importe quelle partie de votre écran avec l'audio du système et du micro.

Les entreprises peuvent également être tranquilles grâce au partage de liens privés et sécurisés de ScreenRec. Dès que vous terminez l'enregistrement, un lien est créé où les membres de l'équipe peuvent visualiser en toute sécurité votre vidéo sur n'importe quel appareil. Vous pouvez l'utiliser avec n'importe quel client de messagerie et il y a 2 Go d'espace de stockage gratuit (suffisant pour plus de 10 heures d'e-mails vidéo). Oh, et avons-nous mentionné que c'est 100% gratuit ?

Option #2 : Gestion de projet

Certaines organisations gèrent encore les projets, suivent les progrès et gardent un œil sur les tâches avec l'aide des e-mails. Et, vous n'avez pas besoin de nous pour vous dire que ce n'est pas la meilleure façon de le faire. Certains e-mails seront mélangés, apportant un monde de confusion dans les agendas de tout le monde. Nous pouvons aller jusqu'à dire que les applications d'e-mail sont en fait un moyen extrêmement primitif de gérer les tâches et d'être au-dessus des délais. Si vous êtes sérieux au sujet de la gestion de projet, vous avez besoin d'un système de gestion de projet robuste qui peut rationaliser la charge de travail et aider votre équipe à comprendre vos affectations de travail avec clarté.

Meilleur outil : ProofHub

Alternatives à la boîte de réception partagée

ProofHub est une plateforme de gestion de projet qui facilite la gestion du travail de manière extensive. Elle aide les équipes à gérer activement leur charge de travail et à garder une trace de tous les délais avec une vue calendrier, un tableau Kanban et une vue Tableau parmi lesquelles choisir. Ces fonctionnalités permettent aux managers de visualiser toutes les activités et projets en cours en un coup d'œil.

Cependant, ProofHub est connu non seulement pour sa pléthore de fonctionnalités de gestion du travail, mais aussi pour tout ce qu'il fait pour la communication constante et la collaboration d'équipe. Il aide à accélérer la collaboration d'équipe de diverses manières — chats, discussions, notes et plus. Il y a un essai gratuit, vous pouvez donc vous inscrire pour essayer l'outil vous-même.

Option #3 : Plateforme de collaboration

Les plateformes de collaboration sont devenues des outils incroyablement populaires utilisés dans la communication d'entreprise. Pourquoi ? Parce qu'elles donnent à une équipe tout ce dont elle a besoin pour terminer les projets de manière productive et se débarrasser de tout ce dont vous n'avez pas besoin. Avec les bonnes plateformes, les équipes peuvent utiliser le chat instantané, les commentaires, les réunions vocales/vidéo et plus pour tenir tout le monde informé. Vous n'aurez pas besoin de vous rappeler d'envoyer un e-mail à tout le monde dans le groupe ou de vous soucier d'appuyer sur le bouton répondre à tous.

Meilleur outil : Asana

Asana est une application de gestion de tâches/application de collaboration qui garde tous les membres organisés. Avec la capacité de commenter sur n'importe quel post, elle supprime complètement le besoin d'un service d'e-mail. Non seulement la communication est rapide, mais les chefs d'équipe peuvent également facilement assigner du travail aux membres et suivre les progrès avec des dates d'échéance. Asana pourrait être l'un des logiciels de collaboration d'équipe les plus simples et faciles à utiliser disponibles avec une version gratuite très puissante.

Option #4 : Chat vocal/vidéo

Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, discuter des choses est un excellent moyen de transmettre un message. Cela élimine également l'anxiété redoutable qui vient avec le fait d'essayer d'écrire un e-mail professionnel sans erreurs.

C'est pourquoi, les applications de communication d'équipe, en particulier celles avec chat vocal ou vidéo, sont essentielles lorsque vous avez besoin de retours instantanés des membres de l'équipe, le chat vocal ou vidéo est la voie à suivre. Avec une réunion en ligne, tout le monde peut se rassembler pour discuter vocalement de divers sujets. Imaginez plutôt essayer de faire passer votre point de vue par e-mail et mettre tout le monde en copie cachée. Ridicule, non ?

Meilleur outil : Zoom

Ces derniers mois, en raison de la pandémie mondiale, Zoom est devenu l'une (sinon la plus) des applications de visioconférence en ligne les plus populaires au monde. Il s'est avéré être fiable pour les réunions virtuelles pour les petites et grandes équipes.

Les hôtes et les participants peuvent facilement activer et désactiver leurs caméras et microphones, partager leurs écrans (si votre plan et les permissions d'hébergement le permettent), ajouter des annotations en direct, enregistrer la réunion, chatter et plus encore dans l'application. C'est également sécurisé, donc seuls ceux qui ont l'ID d'invitation et le code d'accès peuvent entrer.

Option #5 : CRM de messagerie texte

L'utilisation de CRM de messagerie texte est devenue un choix très populaire pour les équipes et les entreprises cherchant à augmenter les ventes et à développer les affaires.

En utilisant les messages texte comme canal de communication, vous obtenez un moyen supplémentaire de contacter vos clients directement sur leurs smartphones. Vous pouvez envoyer des offres personnalisées et des salutations lors d'occasions spéciales à vos clients et les transformer en promoteurs de marque.

Automatiser tous vos messages texte vous donne un avantage pour gagner du temps et mieux vous engager avec vos prospects et clients.

Meilleur outil : Salesmate

Le SMS CRM de Salesmate vous permet de planifier et d'automatiser tous vos messages texte. Vous pouvez obtenir des numéros locaux virtuels de plus de 80 pays auprès de Salesmate et apparaître local à vos prospects.

Vous pouvez même intégrer votre système existant avec la plateforme et gérer toutes vos données à partir d'un seul endroit. Dans Salesmate, vous obtenez tous les canaux de communication intégrés. Vous pouvez envoyer des e-mails, passer des appels ou envoyer des textos sans passer à une autre application.

Option #6 : Médias sociaux pour le travail

Bien que certaines techniques de gestion du temps puissent déconseiller les médias sociaux, ils peuvent avoir une place dans votre pile de communication des employés après tout. Vous seriez surpris de voir à quel point les gens réagissent bien aux médias sociaux utilisés comme forme de communication d'entreprise. Des pages de groupe d'entreprise LinkedIn à une page Youtube dédiée pour les vidéos d'équipe, les médias sociaux se sont avérés être une méthode de communication fiable. Et puisque tout le monde est habitué à ces plateformes, pourquoi utiliser des applications d'e-mail quand vous pouvez simplement publier sur le mur de l'équipe ou envoyer un DM ?

Meilleur outil : Yammer

Yammer a été conçu spécifiquement pour les entreprises qui souhaitent garder leurs employés engagés et communiquer. Contrairement à Twitter et Facebook, les employés ne sont pas distraits par d'autres nouvelles et sujets non pertinents. Yammer vous permet de créer votre propre plateforme de médias sociaux pour les employés où ils peuvent publier sur les murs, commenter des posts et envoyer des messages directs.

Vous pouvez même créer des groupes pour les projets et inviter des membres spécifiques de l'équipe pour aider à garder les choses plus organisées et filtrer les informations et notifications inutiles. Avec tout le monde constamment engagé, cela sert de grande alternative à l'envoi d'e-mails.

Option #7 : Application de messagerie instantanée

Outils utilisés dans la communication d'entreprise

Si vous cherchez quelque chose d'un peu plus simple, une application de messagerie instantanée pourrait être la voie à suivre. Ces applications (également d'excellents outils de travail à distance) vous permettent de chatter en temps réel sans avoir à actualiser ou parcourir une page web. Bien que de nombreuses personnes choisissent encore de taper des messages sur ces applications, vous pouvez avoir l'option de faire un appel vocal/vidéo ou même d'envoyer une note vocale rapide.

Meilleur outil : WhatsApp

WhatsApp est une application internationale de messagerie instantanée et d'appel. Avec cette application, vous pouvez créer des groupes spécifiés et envoyer des textes, des fichiers et des notes vocales. Elle vous permet même de faire des appels vocaux et vidéo. Malheureusement, vous ne pouvez tenir un appel qu'avec jusqu'à quatre personnes, cependant un chat de groupe peut contenir jusqu'à 500 personnes. Quoi qu'il en soit, le chat en temps réel le rend bien meilleur que l'envoi d'e-mails.

Option #8 : Service d'e-mail plus sécurisé

Comme nous l'avons mentionné, les fournisseurs d'e-mail populaires sont souvent autorisés à parcourir votre boîte de réception, traiter le contenu de vos e-mails et vous fournir des publicités pertinentes. Si vous êtes comme nous, alors cela vous ennuie vraiment, surtout si cette information est achetée et vendue par des entités tierces. Si vous êtes perturbé par cette invasion de la vie privée, vous pouvez opter pour un fournisseur d'e-mail plus sécurisé qui ne lit pas vos e-mails ni ne fournit à des entreprises aléatoires vos informations personnelles.

Meilleur outil : Protonmail

Protonmail est le plus grand service d'e-mail sécurisé au monde qui offre un chiffrement de bout en bout et de nombreuses autres fonctionnalités de sécurité qui garantissent que vos communications restent privées. La version gratuite est vraiment basique et vous limite à 500 Mo de stockage et 150 e-mails par jour mais vous donne quand même tous les actifs nécessaires d'un bon fournisseur d'e-mail. Par exemple, si vous voulez envoyer votre e-mail à un utilisateur non-protonmail, vous pouvez protéger votre message par mot de passe - votre mot de passe avec votre destinataire. Une autre fonctionnalité géniale est que vous pouvez ajouter une date d'expiration à votre e-mail.

Option #9 : Gestion des contacts

Un gros inconvénient des outils d'e-mail traditionnels est qu'ils manquent d'un système de gestion approprié pour les contacts d'e-mail. Et nous savons tous à quel point c'est essentiel pour la communication et la distribution rapide de messages. C'est pourquoi vous devez penser à un système CRM, ou base de données de prospects commerciaux, pour organiser vos contacts d'e-mail en un seul endroit. Cela améliore la façon dont vous gérez les contacts et cela peut accélérer votre flux de travail global. Même si vous l'utilisez toujours avec l'e-mail traditionnel, c'est une amélioration.

Meilleur outil : GetProspect

GetProspect est un outil de génération de leads qui extrait les adresses e-mail du public cible depuis les sites web et LinkedIn. Pour ses utilisateurs, il offre un système CRM basé sur le web avec sa propre base de données de prospects commerciaux. Avec lui, vous pouvez organiser vos contacts en listes et groupes ou pouvez ajouter des champs personnalisés. Enfin, il a des possibilités d'intégration importantes pour son utilisation sur diverses plateformes de marketing et d'e-mail.

En résumé

Chacune de ces options prouve qu'il existe d'autres façons de communiquer en plus de l'e-mail. Décider d'une alternative à l'e-mail pour votre équipe se résume à ce que votre entreprise juge le plus important. Si vous êtes tout pour stimuler la productivité, le partage privé et chiffré, et la communication rapide, une application comme ScreenRec est la voie à suivre. Si votre focus est une plateforme tout-en-un pour une collaboration facile qui peut se débarrasser de l'envoi d'e-mails, alors Asana est parfait. Le choix est le vôtre. Rappelez-vous simplement que vous n'avez pas à être coincé avec des fournisseurs d'e-mail ennuyeux et non sécurisés.