كيفية إدارة مواعيد تسليم المشاريع باحتراف

تُعد المواعيد النهائية عنصر إيقاع أساسياً في الإدارة في أي مجال. فهي تساعد على التحفيز وتطبيق ممارسات جيدة تؤدي إلى إنجاز المشاريع بالشكل الصحيح. كما تخلق مساحة واسعة للنقاش بين أعضاء الفريق لإنهاء المهام قبل موعد التسليم.

لذلك فإن القدرة على الالتزام بالمواعيد النهائية تعدّ من معايير الحصول على أي وظيفة والاحتفاظ بها، بل إنها تظهر كثيراً في أسئلة المقابلات.

ما المشكلة مع المواعيد النهائية؟

أظهرت الأبحاث أن 37٪ من فشل المشاريع يعود إلى غياب الأهداف الواضحة وأن 41٪ من المؤسسات تُرجِع السبب إلى ضعف إدارة المشاريع. لهذا يقوم مديرو المشاريع بما يلي:

تحديد الأهداف،
وتوزيع العمل،
ووضع جداول زمنية استراتيجية لكل مهمة ومشروع.

مع ذلك تبقى أكبر المشكلات التي يواجهها مديرو المشاريع هي إدارة الوقت. فضعف إدارة الوقت يؤدي إلى:

أهداف غير واضحة،
ومهام مقترحة مبهمة،
واتصال غير فعّال، بل وحتى
المماطلة.

كل واحدة من هذه المشكلات، سواء اجتمعت أو ظهرت منفردة، يمكن أن تؤدي إلى سوء إدارة المشروع.

في الواقع، يميل الإنسان علمياً إلى تجنّب المهام التي تثير مشاعر سلبية أو قلقاً. وفي المقابل، يكون هذا التهرّب في كثير من الأحيان نتيجة عجزنا عن تحمّل المسؤولية، أو على الأقل إيجاد طريقة لجعل مشاريعنا المتعدّدة أولوية من الدرجة الأولى.

والحقيقة أن هدف كل مدير مشروع جيد هو إكمال المشروع بنجاح. فإذا كان الأمر كذلك، كيف يمكن لمدير المشروع أن يحقّق هذا الهدف بشكل استراتيجي في عالم مزدحم بـ مشاريع متعددة ومواعيد نهائية لا تتوقف عن الاقتراب؟

كيفية إدارة عدة مشاريع ومواعيد تسليم في الوقت نفسه

1. ابدأ يومك في الوقت المناسب

من الضروري أن تبدأ يومك مبكراً بعقلية نشيطة ومتحمّسة. نعم، يمكن أن تترك مساحة صغيرة لاحتمال ازدحام المرور أو طابور طويل في المقهى، لكن لا تُسمِح لنفسك بالوصول متأخّراً إلى المكتب.

يقضي كثير من الموظفين بداية يومهم في تصفّح وسائل التواصل الاجتماعي، أو إعداد القهوة، أو مشاهدة المسلسلات. إذا أردت أن تكون أكثر إنتاجية، حاول الوصول إلى المكتب قبل موعد بدء الدوام. سيمنحك هذا وقتاً كافياً لمراجعة بريدك الإلكتروني، وتجهيز ذهنك لليوم، والاستعداد للعمل.

تطبيق مفيد

أداة مفيدة لهذا الغرض هي Alarmy. يُعد من أعلى تطبيقات المنبّه تقييماً لعدة أسباب، أهمها أنه لا يكتفي بضبط المنبّه بل يضع لك «مهمة». لإيقاف المنبّه عليك إتمام المهمة؛ قد تكون التقاط صورة، أو هزّ الهاتف 1000 مرة لإيقاظ جسدك، أو المشي 20 خطوة، أو حلّ مسألة رياضيات لتنشيط دماغك.

صوت المنبّه عالٍ جداً، لذلك لن يكون من السهل على مُحبّي السهر أو من ينامون بعمق تجاهل نداءاته المتواصلة.

2. أنشئ جدولاً واقعياً

قوائم المهام (To‑do lists) دائماً فكرة جيدة؛ فهي تساعدك على إخراج أفكارك إلى الورق لرؤيتها بوضوح.

اكتب جميع المهام التي تريد إنجازها، سواء كانت طويلة الأمد أو متوسطة أو قصيرة، وحدّد تواريخ استحقاقها. بعد ذلك، ميّز المهام شديدة الأهمية ورتّب أولوياتك وفقاً لها. كُن واقعياً، لا تكدّس عدداً كبيراً من الإجراءات في يوم واحد.

امنح نفسك وقتاً كافياً لينتقل تركيزك الذهني من مهمة إلى أخرى، بحيث يبقى عقلك محفَّزاً بشكل متوازن. ابدأ بالمهام السهلة أولاً، فهذا يمنحك دفعة ثقة بأنك أنجزت شيئاً بالفعل.

ومن الجيد أيضاً تحديث القائمة في نهاية اليوم وشطب العناصر التي أُنجِزت.

تطبيق مفيد

أداة ممتازة لقوائم المهام هي Trello، إذ تتيح لك إدارة مشاريعك وقوائم المهام بصرياً وبسهولة، وهي مجانية تماماً. يمكنك إنشاء لوحات مختلفة لكل مشروع مع المهام والإطار الزمني الخاص به، لتحصل بذلك على إدارة بصريّة لمواعيد تسليم المشاريع.

3. احجب مصادر التشتّت

نُخطئ في الالتزام بالمواعيد النهائية كثيراً بسبب المشتّتات وكثرة المماطلة. أن تكون استباقياً هو مفتاح أساسي للالتزام بالموعد.

حين تعمل على مشروع ما، من الجيد أن تحدّد مسبّبات التشتّت لديك وأن تحاول التخلّص منها فوراً أو تدريجياً. في أغلب الأحيان تأتي معظم المشتّتات من هواتفنا؛ فلها القدرة على سحب انتباهنا من العمل في أي لحظة.

تطبيق مفيد

Forest App تطبيق إنتاجية شهير يساعد الناس في التخلّص من إدمان الهاتف. عندما تريد التركيز «تزرع» شجرة، وخلال الفترة التي تظل فيها مركزاً على عملك تنمو هذه الشجرة.

إذا فتحت هاتفك وخرجت من التطبيق للقيام بشيء آخر، تبدأ الشجرة في الذبول. وعندما تنجح في تنمية أشجارك، تحصل على عملات افتراضية يمكنك استخدامها لزراعة أشجار حقيقية (يتعاون التطبيق مع منظمات حقيقية لزراعة الأشجار).

4. تواصل بسرعة وفاعلية

بصفتك مدير مشروع، من الضروري أن تتأكّد من أن اجتماعاتك فعّالة ومحدّدة زمنياً. ينبغي لأعضاء الفريق أن يتواصلوا يومياً من خلال تحديثات ومهام واضحة، للحصول على صورة دقيقة عن تقدّم المشروع.

تساعد هذه التحديثات السريعة ومهارات التواصل الجيد على اكتشاف الأخطاء أو المشكلات المحتملة مبكراً. وإلا فقد تقضي دقائق، بل ساعات، في كتابة رسائل بريدية لن تؤدي إلى نتائج حقيقية. الاتصال الفعّال من أهم عوامل اعتماد المهام بعضها على بعض.

تطبيق مفيد

من أفضل الأدوات للتواصل الفعّال هو ScreenRec. سهل الاستخدام، وبديهي، وآمن بنسبة 100٪. يمكنك من خلاله تسجيل الشاشة، ومشاركة الشاشة، وإجراء مكالمات فيديو، والتقاط لقطات شاشة مشروحة بدلاً من كتابة رسائل طويلة. يخلق التطبيق حواراً بصرياً بينك وبين أعضاء فريقك، كما تُحفَظ مقاطع الفيديو ولقطات الشاشة في مكتبة خاصة على الإنترنت لسهولة الرجوع إليها.

5. لا تَعْمَل بعدة مهام في الوقت نفسه

احرص على إبقاء عبء العمل في حدود معقولة؛ فهذه مسؤولية مدير المشروع. لا تحاول الانخراط في عدة مهام في الوقت نفسه، فهذا سيُربكك ويؤثّر في أداء الفريق. إذا كان لديك إيقاع معيّن في العمل، حاول الالتزام به يومياً.

عند تعدّد المهام، كل ما تفعله هو إضافة المزيد من البنود إلى قائمة المهام دون أن تشعر برضا حقيقي عن العمل المنجز، لأنك لا تستطيع منح كل مهمة انتباهك الكامل. إنه مضيّع كامل للوقت! إذا كان أمامك الكثير من الأعمال، ابدأ بالمهام ذات الأولوية.

تطبيق مفيد

مؤقّت Pomodoro على الويب أداة بسيطة وقابلة للتخصيص تساعدك على تجنّب تعدّد المهام. فهو يستخدم تقنية لإدارة الوقت تقسم العمل إلى فترات محددة تتخللها استراحات مدتها 5 دقائق.

يُضبط المؤقّت افتراضياً على 25 دقيقة، وهي مدة مثالية تقريباً قبل أن يبدأ تركيزك في الانخفاض أو تشعر برغبة في التسويف. إنها طريقة فعّالة لتقسيم العمل إلى مهام صغيرة قابلة للإنجاز.

كيفية التعامل مع المواعيد النهائية الفائتة

إليك بعض الأمور التي يمكنك القيام بها عندما يفوتك موعد نهائي:

ابدأ بالاعتذار. لا بأس، يحدث هذا للجميع. فالجميع تقريباً فوّتوا مواعيد نهائية مرة أو مرتين. الحياة مليئة بالمفاجآت؛ فقط أزل الضباب واعتذر.
إن أمكن، أخبرهم مسبقاً بأنك لن تستطيع الالتزام بالموعد النهائي. لا تحاول إنهاك نفسك ومحاولة حشر كل شيء في اللحظة الأخيرة لإنجاز العمل.
اطلب تمديداً للموعد. مدير المشروع الجيد يترك دائماً هامشاً للأخطاء. فهو يدرك احتمال تأخر المواعيد ويخطط لذلك مسبقاً.
اطلب المساعدة. حافظ دائماً على قنوات تواصل مفتوحة. قدّم تحديثات للفريق، واطلب المساعدة ممن لديهم عبء عمل أخف في هذا الأسبوع.
استفد من التجربة واستعد للمرة القادمة. بعد أن تتعرّف إلى أخطائك، يصبح من السهل العمل على تصحيحها. فتتعلم كيفية التعامل مع المواعيد النهائية مستقبلاً.
تعلّم كيفية ترتيب أولويات المهام. وضّح لنفسك أي المهام أكثر أهمية وأيّها يحتاج إلى اهتمام عاجل، ثم رتّب أولوياتك وفقاً لذلك.

ملخص

نصيحة حول مواعيد تسليم المشاريع	أفضل أداة	ما الذي تفعله
ابدأ يومك في الوقت المناسب	Alarmy	إنشاء منبّهات تفاعلية مع «مهمة» في الصباح. قد تكون المشي 20 خطوة، أو التقاط صورة، أو حلّ مسألة رياضيات.
إنشاء جدول واقعي	Trello	إدارة مهام المشروع بصرياً؛ لكل مشروع لوحة وقوائم مهام يومية.
حجب المشتّتات	Forest App	لمنع التشتّت تزرع شجرة؛ إن حافظت على تركيزك تنمو الشجرة، وإن استخدمت هاتفك وخرجت من التطبيق تموت. عند نمو أشجارك تكسب عملات افتراضية لزراعة أشجار حقيقية.
التواصل السريع	ScreenRec	التواصل بصرياً عبر تسجيلات الشاشة والويب كام ولقطات الشاشة المشروحة.
تجنّب تعدّد المهام	مؤقّت Pomodoro	تحديد فترات عمل من 25 دقيقة مع استراحات قدرها 5 دقائق. تقنية مريحة ومنتجة لإدارة الوقت، و25 دقيقة مدة مثالية تقريباً قبل بدء التشتّت.

الأسئلة الشائعة

حدّد المهام شديدة الإلحاح والأهمية والحسّاسة للوقت، ثم أنشئ قائمة بهذه المهام وابدأ العمل عليها أولاً. اطلب المساعدة أو تمديد الموعد النهائي للمهام التي لا تقع ضمن هذه الفئات إن أمكن. أنشئ جداول زمنية للمشروع لمساعدتك، ويمكنك أيضاً استخدام برامج متخصّصة في المخططات الزمنية للمشاريع.

لا تُثقل فريقك بمهام لا تُحتَمَل؛ فهذا سيؤثّر في أدائهم ويُرهقهم. امنحهم مهاماً واقعية ومواعيد تسليم منطقية، واترك هامشاً للمهام التي قد تتأخّر عن موعدها.

اعقد اجتماعات وأرسل تحديثات يومية باستخدام أدوات مثل ScreenRec لتواصل بصري سريع. يمكنك أيضاً استخدام أدوات إدارة المشاريع التي تتيح لك تتبّع تقدّم المشروع والفريق، لتحصل على رؤية واضحة لمسار العمل.

رتّب أولويات المواعيد النهائية المتداخلة أو المتنافسة. استخدم برامج إدارة المشاريع للتخطيط لمهام الفريق وجدولتها وتتبعها. وإذا كنت تعمل على عدة مشاريع، أنشئ مخططاً زمنياً لإدارة المشاريع يوضّح تقدّم كل مشروع وموعد تسليمه. يساعدك ذلك على رؤية مواعيدك النهائية بصرياً وإدارة الجداول الزمنية بسهولة أكبر.

الخلاصة

سواء كنت مدير مشروع أم فرداً في الفريق، فإن إدارة المواعيد النهائية بفاعلية مهارة تميّزك وتزيد إنتاجيتك وفرص نجاحك. يُعد ترتيب الأولويات، وتجنّب تعدّد المهام، والتواصل الفعّال ممارسات أساسية. طبّق هذه النصائح، وستصبح أقرب إلى الاحتراف في الالتزام بمواعيد تسليم المشاريع، وهذه خطوة مهمة للارتقاء بمسيرتك المهنية وضمان نجاح مشاريعك.