أفضل 11 تطبيقاً لتواصل الفرق في العمل

دعنا نطرح عليك بضع أسئلة سريعة.

كم مرة نظرت إلى هاتفك اليوم؟ كم رسالة نصية وصلتك ورددت عليها؟ وكم من هذه الرسائل كانت مرتبطة بالعمل بشكل أو بآخر؟

إذا كانت إجابتك «كثيرة»، فلا تقلق—نحن جميعاً غارقون في تطبيقات تواصل الفرق.

في عام 2018، أظهرت دراسة أن الموظف المكتبي العادي يتلقّى في المتوسط 121 رسالة بريد إلكتروني يومياً. والأسوأ من ذلك أن 33% من روّاد الأعمال الذين شملهم الاستطلاع رأوا أن البريد الإلكتروني هو أكبر مضيّع للوقت في أعمالهم. محبط، أليس كذلك؟

وعلاوة على ذلك، وجد تقرير أعدّه David Grossman أنه من بين 400 شركة شملها الاستطلاع، أبلغت كل واحدة عن خسارة متوسطة قدرها 62.4 مليون دولار بسبب سوء التواصل بين الزملاء.

نعرف جميعاً أن الوقت المهدور يعني مالاً مهدوراً، فلنكن صريحين: كمّ هائل من المعلومات يضيع أو يُساء فهمه عندما يُضطرّ الفريق إلى الاعتماد على البريد الإلكتروني فقط في التواصل.

إذن لِمَ نهدر هذا الوقت في كتابة رسائل بريد إلكتروني طويلة ومملّة؟ لحسن الحظ، هناك حلول عدّة لهذه المشكلة «القرن الحادي والعشرين». تطبيقات تواصل الفرق! لا بدّ أنك سمعت ببعضها: Slack، وG‑Suite، وMicrosoft Teams، وScreenRec.

السؤال هو: أيٌّ من هذه التطبيقات يستحق التجربة فعلاً؟

هنا يأتي دورنا؛ فقد جمعنا لك قائمة شاملة بأفضل تطبيقات تواصل الموظفين، وشرحنا مزايا كل واحد منها بإيجاز، مع إضافة بعض التوصيات الإضافية في قسم «المراجع».

لماذا نستخدم تطبيقات تواصل الفرق؟

غرف دردشة مخصّصة. تنظّم معظم هذه البرامج محادثات الفريق في «قنوات» و«سلاسل رسائل»، بحيث لا تضطر إلى متابعة حديث عن 4 مشاريع مختلفة في غرفة واحدة؛ بل تُقسَّم المحادثات إلى قنوات منفصلة بكل وضوح.
تقليل عناصر التشتّت. على عكس تطبيقات الدردشة الشخصية مثل WhatsApp وFacebook Messenger، تفصل أدوات التواصل في بيئة العمل بين دردشات العمل والمحادثات الشخصية.
مصمَّمة خصيصاً لتواصل الأعمال. توفّر تطبيقات تواصل الموظفين المخصّصة رسائل فورية للأعمال، ومشاركة ملفات، واجتماعات فيديو، ومكالمات صوتية. كما تمكّنك من اختبار استراتيجيات تواصل مختلفة داخل الشركة.
تُبقي الفريق متّصلاً. الهدف من هذه التطبيقات هو جمع الموظّفين في مساحة واحدة للعمل بشكل تعاوني ضمن تطبيق واحد.
تقلّل سوء الفهم. عندما يطّلع الجميع على النقاش نفسه، يصبحون على الصفحة ذاتها، ما يخفّف الالتباس وسوء التواصل.

إذن، من دون إطالة، إليك أفضل تطبيقات التواصل للدردشة والرسائل المرئية (مرتّبة من الأفضل إلى «ليس سيئاً»).

أفضل تطبيقات تواصل الفرق

1. ScreenRec

الأفضل في تسجيل الشاشة والمشاركة الفورية

ScreenRec برنامج صغير لكنه يُحدِث ضجّة كبيرة في عالم تواصل الأعمال. لماذا؟ لأنه فاجأ الجميع؛ فمعظم الناس عندما يفكّرون في تواصل الفرق لا يخطر ببالهم تسجيل الشاشة أولاً، لكن ScreenRec يجعل من هذا الأسلوب واحداً من أكثر الطرق فاعلية في إيصال الرسائل والأفكار.

صحيح أن ScreenRec يُعرَف على أنه برنامج لقطة شاشة وشاشة تسجيل على Mac، لكنه يعمل أيضاً على Windows وLinux. يساعدك ScreenRec على التواصل بسرعة مع فريقك لأنه يلغي الحاجة لرفع لقطات الشاشة وتسجيلات الفيديو يدوياً؛ إذ يقوم التطبيق بذلك تلقائياً في الخلفية ويمنحك فوراً رابط مشاركة خاصاً يمكنك إرساله لأي شخص.

يمكنك استخدام ScreenRec لالتقاط صور الشاشة وتسجيلات الشاشة من أجل…

إعطاء ملاحظات لمصمّم
شرح طريقة إنجاز مهمة لزميل في العمل
تحسين خدمة العملاء
الإبلاغ عن خطأ (Bug) بصرياً
إرفاق تسجيل شاشة مع مهمة جديدة
أرشفة محادثات الفيديو
إدارة اجتماعات لا متزامنة (Asynchronous Meetings)

السعر: مجاني

والآن لنلقِ نظرة على بعض تطبيقات المراسلة الفورية التي يمكنك استخدامها لإرسال لقطات الشاشة وتسجيلات الفيديو هذه.

2. Brosix IM

الأفضل في المراسلة الفورية الآمنة

Brosix يتخلّص من فوضى الدردشات ويبسّط اتصالات العمل مع توفير مستوى عالٍ من الأمان. Brosix IM عبارة عن منصّة مراسلة فورية تتيح للمستخدمين الدردشة في الوقت الفعلي مع تشفير شامل من الطرف إلى الطرف.

ورغم أن Brosix قوي جداً كمُرسِل فوري، فإنه يذهب إلى ما هو أبعد من ذلك من خلال عمله كمنصّة تعاون متكاملة؛ إذ يقدّم مزايا مثل مشاركة الملفات، والسبّورة البيضاء (Whiteboard)، ومشاركة الشاشة، وحتى المحادثات الصوتية والمرئية. ستدرك سريعاً أنه لا توجد أشياء كثيرة لا يستطيع هذا التطبيق القيام بها.

السعر: مجاني حتى 3 مستخدمين، ثم 4$ لكل مستخدم شهرياً (يُحصَل سنوياً)

3. Troop Messenger

الأفضل في الدردشة الآمنة

Troop Messenger برنامج دردشة مكتبي يقدّم مجموعة واسعة من خصائص الأمان. يُستخدَم كوسيلة تواصل رسمية لدى وكالات دفاع ومحطّات فضاء وأحزاب سياسية وشركات ومؤسسات أخرى.

إلى جانب القدرات الأساسية مثل الدردشة والمكالمات الصوتية/المرئية ومشاركة الملفات، يقدّم التطبيق ميزات إضافية مثل مؤتمرات الصوت والفيديو، والوصول عن بُعد، ومشاركة الشاشة، والتحرير المشترك للشيفرة البرمجية، وتتبع الموقع المباشر. كما يوفّر عدّة خيارات للنشر مثل SaaS وواجهات برمجة التطبيقات (APIs) وSDKs يمكن الوصول إليها حسب طلب العميل.

السعر: لدى Troop Messenger خطّتان سعريّتان رئيسيتان؛ الخطة Premium بسعر 2.50$ شهرياً، وخطة Enterprise بسعر 5$ شهرياً، أما سعر خطة Superior فيتوفّر عند الطلب.

4. Slack

الأفضل في الدردشة السريعة

اسم Slack هو اختصار لعبارة Searchable Log of All Conversation and Knowledge، وهو برنامج سحابي وحل عبر الإنترنت لمحادثات الفرق في بيئة العمل.

واجهة Slack سهلة الاستخدام وخفيفة لدرجة أنك لا تحتاج إلى أي خبرة مسبقة أو منحنى تعلّم معقّد؛ فقط أنشئ حساباً وابدأ فوراً. كما تُعتبَر التكاملات التي يوفّرها نقطة قوّة كبيرة؛ إذ يمكنك ربط معظم الحسابات التي تخطر ببالك مع Slack، من Google Drive إلى Dropbox وZenDesk وغير ذلك الكثير.

الأمان عنصر أساسي في أي برنامج لتواصل الفرق، وSlack يقدّم تشفيراً للبيانات، وتقييماً للامتثال وفق معيار SOC2 Type II، وتوثيقاً ثنائياً (2FA)، كما يدمج حلولاً مثل DLP وEMM وغيرها. (لست متأكداً مما تعنيه هذه المصطلحات؟ يمكنك الرجوع إلى قسم «المراجع» في نهاية هذه المقالة.)

الخطّة المجانية في Slack لديها بعض القيود:

يمكن عرض والبحث في أول 10,000 رسالة فقط، وتحتاج إلى الترقية لفتح سجلّ غير محدود للرسائل.
سعة تخزين الملفات محدودة بـ5 غيغابايت، وبعد تجاوز هذا الحد تُؤرشف الملفات الأقدم تلقائياً.
تحصل على 10 تكاملات مع تطبيقات أخرى فقط.

يُعتبَر Slack أحد أشهر تطبيقات دردشة الفرق؛ فشعبيته وسهولة استخدامه وتكاملاته تجعله من أبرز تطبيقات الدردشة المكتبية في هذه القائمة.

(مصدر الصورة)

السعر: مجاني أو 80$ لكل مستخدم سنوياً

5. Twist

الأفضل في تنظيم المحادثات

في منافسة مباشرة مع Slack، يُقدَّم Twist كخدمة تواصل جماعي تركّز على تقليل التشتّت وتنظيم النقاشات.

أفضل تطبيق لتواصل الفرق مع محادثات منظّمة

أنشأ Twist الفريق نفسه الذي يقف وراء ToDoist، وهو يتفوّق على Slack بإضافة مدير مهام يمكن الوصول إليه مباشرة من داخل واجهة الدردشة. ولا يتوقف الأمر هنا؛ فالمحادثات في Twist تُقسَّم إلى مستوى أدق من مجرّد قنوات وسلاسل، ما يجعل من السهل جداً على الفرق إبقاء النقاشات منظّمة حسب المشروع. كما يتباهى Twist بمحرك بحث قوي،

«فالبحث يستخرج لك أي معلومة تحتاجها مع كل سياق المحادثة الأصلية.»

مثل Slack، يمتلك Twist واجهة سهلة الاستخدام وواسعة، ويوفّر في الوقت نفسه الأدوات الأساسية التي تحتاجها. العيب الأبرز مقارنة بـ Slack هو انخفاض عدد التكاملات المتاحة بشكل كبير؛ فبينما يقدّم Slack عشرات التكاملات، لا يملك Twist سوى ما يقارب «دزينة» فقط. ومع ذلك، يبقى خياراً يستحق التجربة.

السعر: مجاني أو 6$ شهرياً لكل مستخدم

6. Microsoft Teams

الأفضل لتنظيم الاجتماعات الافتراضية لمجموعات صغيرة وكبيرة

Microsoft Teams عبارة عن مزيج من أدوات تواصل العمل، يجمع بين الدردشة، ومؤتمرات الفيديو، ومشاركة الملفات، والتكامل مع تطبيقات أخرى في تطبيق واحد. ما يميّزه أنه مناسب لكل من الشركات الصغيرة والمؤسسات الكبيرة.

بوصفه جزءاً من حزمة Office 365، يمتلك Microsoft Teams أفضلية واضحة في مجال تواصل الفرق؛ فهو معروف على نطاق واسع، وكثير من مستخدميه يستعملون بالفعل منتجات Microsoft الأخرى. لذلك يصبح دمج تطبيقات مثل Outlook وWord عملية سلسة جداً. كما يتضمّن البرنامج «Wiki Tabs» وهي أداة تحرير نصوص ذكية تتيح لك كتابة رسائل طويلة وتنسيقها كما لو كنت تكتب بريداً إلكترونياً.

السعر: مجاني حتى 300 مستخدم أو 6$ شهرياً لكل مستخدم

7. Ryver

الأفضل في أتمتة سير العمل

Ryver تطبيق للتعاون بين أعضاء الفريق يعمل أيضاً كمدير مهام وحلّ لسير العمل الآلي (Workflow Automation). يوفّر معظم أدوات الإدارة الأساسية التي توجد في تطبيقات تواصل الأعمال، مثل إنشاء المهام من داخل الدردشة وضبط التذكيرات، لكنه يذهب خطوة أبعد من ذلك.

يحاكي هذا البرنامج Trello من خلال استخدام منهجية كانبان في عرض المهام وقوائم «المطلوب عمله» (To‑Dos).

إضافة إلى ذلك، يمكنك ضبط مجموعة من الإجراءات ليتم تنفيذها تلقائياً؛ حيث يتيح لك Ryver إعداد التنبيهات، والإشعارات التلقائية، ومزامنة البيانات، وحتى إسناد المهام تلقائياً، وكل ذلك من خلال نظام سير العمل.

لسوء الحظ، إعدادات الأتمتة متوفّرة فقط كإضافة وليست جزءاً من الخصائص الأساسية، لذا ستحتاج إلى تثبيت الامتداد الإضافي إن أردت الاستفادة منها. إن لم يكن هذا عائقاً بالنسبة لك، فربما يجدر بك تجربة Ryver.

السعر: نسخة تجريبية مجانية أو 49$ شهرياً لما يصل إلى 12 مستخدماً

8. Google Hangouts

الأفضل في التواصل البسيط والشامل

الجميع تقريباً يعرف Google، ومعظم الناس لديهم حساب Google واحد على الأقل؛ سواء كان Gmail أو Google Drive أو Google Docs أو غيرها من التطبيقات. لذلك يُعتبَر Google Hangouts أحد أكثر الأسماء مألوفية في هذه القائمة.

يوفّر Google Hangouts طريقة مثالية ليتواصل أعضاء الفريق على منصّة يشعر الجميع بالراحة في استخدامها، مع جودة صوت وصورة ممتازة. تتيح الدردشة الفورية ومكالمات الفيديو ومكالمات VoIP تواصلاً سلساً للفرق الكبيرة والصغيرة على حد سواء. ومن أبرز مزاياه أيضاً إمكانية إجراء مكالمات باستخدام رقم هاتفك.

رغم أن Hangouts لا يوفّر خصائص إدارة الموظفين المعتادة، فإن سهولة استخدامه وألفة واجهته يمثّلان متنفساً مرحّباً به، خصوصاً لأولئك الذين يجدون صعوبة في مواكبة كمّ برامج التواصل الداخلي الكثيرة.

السعر: 5$ شهرياً لكل مستخدم

9. Discord

الأفضل في الدردشة الصوتية الموثوقة

Discord تطبيق VoIP ودردشة نصية صُمِّم أساساً للاعبين، ويتيح للمستخدمين تبادل الرسائل النصية، ومكالمات الفيديو، والمكالمات الصوتية. ورغم أنه استُهدف في البداية لعالم الألعاب، إلا أن Discord مناسب بشكل مفاجئ لفرق العمل أيضاً.

يمتلك Discord واجهة بسيطة جداً وعدداً محدوداً من الخصائص، لكن إن كان كل ما تحتاجه هو تواصل سريع وفعّال، فقد يكون خياراً مناسباً. ورغم عدم توفّر أدوات إدارة للموظفين، فإنه يقدّم على الأقل تنظيم المحادثات ضمن قنوات، كما أن خاصية المكالمات الصوتية «الدائمة الاتصال» تجعله مثالياً للموظفين الذين يجب أن يكونوا متاحين في أي وقت.

السعر: مجاني أو 4.99$ مقابل خصائص إضافية مثل الرموز التعبيرية المخصّصة وحجم رفع ملفات أكبر

10. Glip

الأفضل في مكالمات VoIP للأعمال

طُوِّر Glip بواسطة RingCentral، وهو منصّة تواصل فرق تعتمد على VoIP. تجعل ميزة المكالمات الموثوقة فيه التواصل السريع أمراً سهلاً للغاية.

وبصورة مشابهة لـ Discord، توفّر مكالمات Glip «الدائمة الاتصال» للموظّفين القدرة على إجراء واستقبال المكالمات في أي وقت. لكن يجدر التذكير بأن Discord ليس تطبيقاً مخصّصاً لتواصل الأعمال فعلياً، بينما Glip كذلك؛ فهو، بالإضافة إلى نظام الاتصال القوي، يتضمّن مدير مهام وتقويماً، ويُنظَّم حسب الأشخاص والمجموعات والقنوات.

أفضل تطبيق دردشة فرق لمكالمات VoIP الموثوقة

رغم أن واجهته تبدو منظّمة جيداً، فإنه لا يتيح عملياً الفصل الكامل بين الموظفين؛ فكل من هو مسجّل في التطبيق يتلقّى كل الإشعارات، وهو أمر مزعج خصوصاً عندما لا تكون جزءاً من مشروع معيّن. كما لا يمكنك إنشاء أحداث متكرّرة في التقويم، ما قد يكون مُتعباً عندما يكون لديك اجتماع شهري ثابت مثلاً في ثاني يوم اثنين من كل شهر؛ إذ سيكون من الأفضل ترك التطبيق يتكفّل بهذه التذكيرات تلقائياً.

السعر: مجاني أو 5$ شهرياً لكل مستخدم

11. Appear.in

الأفضل في اجتماعات الفيديو البسيطة والموثوقة

Appear.in تطبيق لاجتماعات الفيديو يتيح الدردشة ومشاركة الشاشة في واجهة بسيطة للغاية. بفضل تصميمه خفيف الوزن يظل التطبيق سهل الاستخدام ومحبّباً للمستخدمين، وإن كان قد يبدو بسيطاً أكثر من اللازم للبعض.

أفضل تطبيق بسيط لتواصل الفرق عبر الفيديو

بعيداً عن مكالمات الفيديو السهلة، لا يقدّم هذا البرنامج الكثير من الخصائص الأخرى؛ فلا توجد به أدوات لإدارة الموظفين، وميزته «الخاصّة» الوحيدة تقريباً هي مشاركة الشاشة، وهي متاحة كإضافة تتطلّب تثبيتاً إضافياً. ومع ذلك، يظل Appear.in أبسط تطبيق لمؤتمرات الفيديو في هذه القائمة، وهو معروف بـجودة الفيديو الممتازة التي يقدّمها.

السعر: مجاني لمستخدم واحد أو 9.99$ شهرياً لكل مستخدم

الخلاصة

عندما تحاول اختيار أفضل تطبيق لتواصل الفرق لك ولزملائك، ستحتاج إلى مراعاة عدّة عوامل: ما التحدّيات التي يواجهها فريقك حالياً؟ وكيف يمكن حلّها؟ وأيّ تطبيق مجهَّز فعلاً لمعالجة هذه المشكلات؟

كل منصّة تقدّم مجموعة مختلفة من الخصائص، وقد تجد نفسك تستفيد من أكثر من تطبيق في الوقت نفسه، وهذا ليس أمراً سيئاً على الإطلاق. على سبيل المثال، إذا جمعت بين Twist وScreenRec، ستحصل على معادلة رابحة؛ إذ يمكنك الدردشة، وإدارة المهام، وإرسال رسائل فيديو في حزمة واحدة، وتخيل مدى سلاسة التواصل داخل فريقك عندها.

لا تتردّد في تجربة ودمج هذه التطبيقات المختلفة إلى أن تصل إلى مزيج يوفّر أفضل حلّ ممكن لنشاطك التجاري.

مراجع ومواد إضافية للقراءة

سوء التواصل مشكلة يومية تقريباً لدى الفرق البعيدة. تنشأ هذه المشكلة من اختلاف الخلفيات الثقافية، وتباين المناطق الزمنية، وعوامل أخرى كثيرة. وبمجرد حدوث سوء فهم، يتضرّر التعاون أيضاً، ما قد يؤدّي إلى أداء ضعيف للفرق.

ونظراً لصعوبة التواصل عندما لا يكون أعضاء الفريق في المكان نفسه، تصبح أدوات التواصل والتعاون ضرورية لتعويض هذا النقص، وإبقاء الجميع على تواصل فعّال بالرغم من المسافات.

من الحلول الجيدة استخدام تطبيقات التعاون، مثل Yammer أو BlueJeans على سبيل المثال، فهي تجمع أعضاء الفريق في منصّة اجتماعية وتخلق بيئة عمل افتراضية مشتركة.

كما طُوِّرت أدوات أخرى مثل ScreenRec وTime Doctor وAsana لمساعدتك في جوانب محدّدة من العمل عن بُعد، مثل تتبّع الوقت، وإدارة المهام، وتوضيح التعليمات بصرياً عبر الفيديو.