3 طرق لتحسين الأداء في العمل + 10 نصائح بسيطة

لن نجمّل الكلمات هنا؛ كلّنا يمكن أن نستفيد من بعض المساعدة عندما يتعلّق الأمر بالإنتاجية في العمل.
سواء كنّا نحمّل أنفسنا أكثر مما نستطيع تحمّله أو كنّا نؤجّل المهام باحتراف، فقد حان الوقت للحصول على جرعة تعزّز إنتاجيتنا.

لهذا أعددنا لك «حقنة تعزيز أداء» خاصة بنا تتكوّن من 3 طرق رئيسية لتحسين أدائك في العمل مع 10 نصائح بسيطة يمكنك تطبيقها يومياً؛ ومع الجرعة اليومية من هذه الأفكار ستتعلّم كيف تكون أكثر إنتاجية في بيئة عملك، وتستخدم هذه المهارات لتحسين أدائك المهني والشخصي معاً.

لماذا يعدّ الأداء في العمل مهماً جداً؟

قال مؤسس Atari Inc. و Chuck E Cheese Pizza، نولان بوشنيل، جملة تعبّر عن الفكرة بأبسط شكل:

"المكوّن الحاسم هو أن تنهض من مكانك وتفعل شيئاً ما. الأمر بسيط إلى هذا الحد."

لا يمكن أن يكون الكلام أوضح من ذلك؛ ومع ذلك نجعل مسألة البدء والتحرّك تبدو صعبة جداً على أنفسنا.

ولإضافة مزيد من الدقّة، نشر موقع Email Analytics حقائق من دراسة لشركة Qualtrics تُظهر أن الموظفين يبالغون في تقدير إنتاجيتهم بنحو 11٪ بشكل مستمر؛ أي أننا لا نؤدي عملنا كما ينبغي، ومع ذلك نعتقد أننا نقوم بعمل رائع!

كما أجرت McKinsey دراسة أثبتت أنه عندما يكون الموظفون على ارتباط حقيقي بعملهم، يمكن للشركة أن ترى زيادة في الإنتاجية تتراوح بين 20 و25٪؛ وهذا هدف يمكن الوصول إليه، ونأمل أن تساعدك اقتراحات تحسين أداء الموظفين في هذا المقال على تحقيقه.

أفضل 3 طرق لتحسين الأداء في العمل

#1 اجعل الإنتاجية في العمل أولوية

الأداء السنوي المميز يبدأ من إنتاجية يومية جيدة؛ فإذا لم تكن منتجاً، ستبقى المهام غير مكتملة، وستُفوَّت المواعيد النهائية، وسينزعج المديرون.

إليك بعض نصائح الإنتاجية في العمل التي يمكن أن تمنحك تقييماً مبهراً في مراجعة الأداء القادمة.

النصيحة 1: ركّز وتجنّب المشتتات.

مضيّعات الوقت في العمل لها أشكال كثيرة؛ من زملاء الحديث المستمر إلى شرود الذهن؛ لكن من أكبر المشتتات (وأسوأها مفارقة) رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. فبحسب تقرير في صحيفة Washington Post اكتشفت Adobe أننا نقضي في المتوسّط 4.1 ساعات يومياً في التحقق من البريد الإلكتروني المتعلق بالعمل؛ أي ما يعادل نصف يوم العمل تقريباً؛ وبفضل رسائل البريد الإلكتروني أصبحنا نعمل بنصف إنتاجيتنا الممكنة فقط.

أحد أسهل الحلول هو استخدام ScreenRec؛ لا تُضِع وقتك في كتابة رسالة من 2000 كلمة بينما يمكنك ببساطة تسجيل شاشة الكمبيوتر وصوتك لشرح الفكرة مباشرة.

كما أن إرسال الفيديو سهل جداً؛ فبمجرد إيقاف التسجيل يُنسَخ رابط المشاركة تلقائياً إلى الحافظة؛ خلال دقائق تكون قد سجّلت وشاركت كل المعلومات التي كانت ستستغرق 15 إلى 20 دقيقة لكتابتها بوضوح. والأفضل من ذلك أنه يمكنك إحالة الزملاء إلى الفيديوهات التي سجّلتها من قبل وتوفّر على نفسك تكرار الشرح الممل؛ يمكنك الحصول على ScreenRec مجاناً للأبد من هذه الصفحة بالإضافة إلى 2 جيجابايت من التخزين السحابي الخاص.

وأخيراً، تعرّف إلى اللحظة التي يجب أن تتوقف فيها؛ فأخذ فترات استراحة منتظمة بين المهام ثبت أيضاً أنه يحسّن التركيز والإنتاجية؛ حتى الاستراحة القصيرة يمكن أن تصنع فرقاً.

النصيحة 2: لا تؤدِّ مهاماً متعددة في آن واحد.

الحقيقة البسيطة هي أن تعدد المهام لا يعمل؛ عقولنا ليست مهيّأة للتركيز على شيئين في آن واحد، مهما كانت المهام بسيطة؛ وبدلاً من ذلك نعطي نصف انتباهنا لهذا ونصفه لذاك.

هذا يعني أنه خلال الوقت الذي نستغرقه لـ«القيام بعدة مهام» على مهمتين، كان بإمكاننا إنهاء المهمة الأولى بالكامل؛ يشرح هذا المقال على موقع Cleveland Clinic بالتفصيل مدى عدم كفاءة تعدد المهام.

من الأساليب التي يمكنك استخدامها لهزيمة التسويف وتجنّب تعدد المهام تقنية Pomodoro؛ حيث تقسّم عملك إلى «فترات تركيز» قصيرة تسمح لك بالبقاء على المهمة نفسها حتى تنتهي.

النصيحة 3: ابدأ بأهم مهمة أولاً.

أحد أهم مجالات التحسين في العمل هو القدرة على ترتيب الأولويات؛ فإذا أردنا أن نتعلّم كيفية تحسين الإنتاجية في العمل، علينا أولاً إتقان فن إعطاء الأولوية؛ ابدأ دائماً بالمهام الأهم.

كتب Brian Tracy كتاباً كاملاً عن هذه الفكرة بعنوان "Eat That Frog"؛ وفكرته أنه إذا كانت إحدى مهام قائمة أعمالك هي «أكل ضفدع حي»، فعليك أن تنجزها أولاً.

بهذه الطريقة يمكنك إكمال يومك وأنت تعلم أن أصعب ما فيه قد انتهى؛ بمعنى آخر، أنجز أكبر وأصعب مهمة أولاً، ثم دع بقية اليوم تمرّ بسلاسة.

النصيحة 4: استخدم أدوات إدارة المهام.

نحن لسنا آلات؛ لا يمكننا الاحتفاظ بكل تفصيلة في رؤوسنا؛ صُمِّمت أدوات إدارة المهام لمساعدتك على متابعة ما عليك فعله، واحترام المواعيد النهائية، وترتيب أولوياتك؛ كما أنها تساعدك على العمل بكفاءة أكبر مع أعضاء فريقك.

تطبيقات مثل Asana وSlack تساعدك على جمع كل شيء في مكان واحد؛ وإذا استُخدِمت بالطريقة الصحيحة فلن تقلق بعد اليوم بشأن الفوضى أو ضياع المهام.

نصيحة إضافية: خطّط لأسبوعك مسبقاً.

باستخدام أداة للمهام أو أداة لإدارة الوقت يصبح ذلك سهلاً؛ فمعرفة ما ستقوم به في كل يوم من أيام الأسبوع القادم تساعدك على الحفاظ على التركيز والاستمرار في الإنجاز مهمة بعد أخرى.

#2 طوّر نفسك

الأداء الرائع يبدأ من شخصٍ رائع؛ فإلى جانب التطوير المهني، تحتاج أيضاً إلى العناية بنفسك قبل أن تتمكّن من العناية بأي شيء آخر؛ كما عليك أن تفهم نفسك جيداً – نقاط قوتك ونقاط ضعفك.

النصيحة 5: نمْ جيداً، وتناول طعاماً صحياً، وامارس الرياضة.

منذ طفولتنا ونحن نتعلّم أهمية الحفاظ على جسم صحي ونمط حياة متوازن، وخصوصاً من أجل الأداء الجيد في الدراسة؛ والآن، ونحن في سوق العمل، أصبحت هذه النصائح أهم من أي وقت مضى.

ومع ذلك نسمح لأنفسنا بالتساهل في ما نأكل، ونختلق الأعذار لعدم ممارسة الرياضة، ونسهر لوقت متأخر مع أننا بحاجة للاستيقاظ مبكراً في اليوم التالي؛ بالمناسبة، الإفراط في السهر له اسم؛ يسميه الباحثون «تأجيل وقت النوم انتقاماً من اليوم» – أي أن تؤجل النوم لأنك مثقل بالمهام ولا تجد وقتاً لنفسك.

كما ينصح قانون الدقيقتين لـ David Allen لتحسين الإنتاجية بأن نحول العادات التي نريد إدخالها في حياتنا إلى نسخة تستغرق دقيقتين فقط؛ فبمجرد أن نبدأ يصبح الاستمرار أسهل بكثير.

إذا تمكّنا من ضبط هذه الجوانب في حياتنا، فسيتحسّن أداؤنا في العمل تبعاً لذلك.

النصيحة 6: كن دقيقاً في مواعيدك.

الأمر لا يتعلّق بك وحدك؛ فالتأخر في الصباح يمكنه فعلاً أن يفسد يومك بالكامل؛ فأنت لا تمنح نفسك وقتاً كافياً لإنجاز عملك فحسب، بل قد يؤثر ذلك أيضاً في علاقتك بزملائك ومديريك؛ يشرح مقال على موقع CareerTrend أهمية الالتزام بالمواعيد وتأثيره على نجاحك، إذ يقول:

"إن الوصول إلى العمل في الوقت المحدد باستمرار يبرهن على التزامك واحترامك للأشخاص الذين تعمل معهم، وللشركة التي توظفك."

ويصبح الالتزام بالمواعيد أصعب بكثير عندما تعمل من المنزل؛ فإذا لم تكن لديك ساعات عمل ثابتة وتعمل غالباً بمفردك، فمن السهل أن تضيع صباحك في التسويف لتجد نفسك تعمل حتى وقت متأخر من الليل.

النصيحة 7: تعلّم أن تقول «لا».

يُسند لكلٍّ منّا مجموعة من المهام لأسباب معيّنة؛ قد تكون مهاراتنا أو أخلاقيات عملنا هي ما يحدّد ما نُكلَّف به؛ وفي كل الأحوال لدى الجميع ما يكفي من العمل الخاص بهم.

لذلك، إذا طلب منك أحد الزملاء المساعدة في إكمال مهمة أو تحمّل جزء من عمله، لا تتردد في قول «لا» إذا كان ذلك سيؤثر بأي شكل في تقدّمك في عملك.

وعندما يطلب منك المدير القيام بمهمة تعلم أنك لن تستطيع إنجازها مع عبء العمل الحالي، قدّم له قائمة مهامك واسأله عمّا يجب أن تعطيه الأولوية؛ أحياناً يساعدهم ذلك على إدراك أن وقتك مستثمر بالفعل في أمور أهم، فيُسندون المهمة إلى شخص أقل انشغالاً.

النصيحة 8: لا تترك المهام غير مكتملة.

هذه طريقة مضمونة للتأخر في كل شيء؛ حاول قدر الإمكان تجنّب ترك المهام غير منتهية؛ استخدم أداة لإدارة المهام لتخطيط أسبوعك والمهام التي يجب إنجازها خلاله، فهذا يساعدك على تخصيص وقت كافٍ لكل مهمة دون ضغط أو تكديس في اللحظات الأخيرة.

#3 طوّر مهاراتك

لدينا جميعاً مجالات يمكن تحسينها في العمل، ويمكن أن تستفيد كثيراً من صقل مهاراتنا؛ فكلما قوّينا قدراتنا أصبحنا أفضل في إنجاز المهام التي كانت تبدو صعبة في السابق.

إحدى أسهل الطرق لتحسين مهاراتك هي طلب تغذية راجعة بنّاءة من أشخاص يملكون خبرة أكبر منك.

النصيحة 9: اقرأ شيئاً جديداً كل يوم.

قد تُدهشك معرفة مدى تأثير عادة القراءة البسيطة في حدة ذهننا؛ ففي مقال على موقع TheHealthy.com يوضّحون أن القراءة تجبر الخلايا العصبية في دماغك على «الاشتعال»، وكأنك تمنح عقلك انطلاقة قوية.

والأجمل أن دماغك يمكن أن يبقى في حالة تنبّه لمدّة تصل إلى خمسة أيام بعد أن تضع الكتاب جانباً؛ يمكنك قراءة المقال كاملاً من هنا.

النصيحة 10: احصل على مُرشِد.

لا بد أنك سمعت المقولة الشهيرة:

"رأسان أفضل من رأس واحد."

ولا ينطبق هذا فقط على شخصين يعملان معاً على حل مشكلة؛ بل يمكن أن يعني أيضاً نمو فرد واحد بفضل توجيه شخص آخر.

لكل شخص تجاربه الخاصة وبالتالي معارف مختلفة يمكن أن تتعلّم منها الكثير؛ فلماذا لا تتعاون مع شخص يمكنه الإضافة إلى نموّك، وتستفيدان معاً من هذه النصائح لتعلّم كيفية تحسين الإنتاجية؟

10 نصائح أساسية لتحسين أدائك في العمل

لنلخّص ما سبق:

النصيحة	كيفية تطبيقها في الواقع
حافظ على تركيزك وتجنّب المشتتات	قلّل من مراسلات البريد الإلكتروني باستخدام ScreenRec.
لا تؤدِّ مهاماً متعددة في آن واحد	أنجز مهمة واحدة في كل مرة.
ابدأ بأهم مهمة أولاً	«كُل ذلك الضفدع» أولاً – أنجز أصعب وأهم مهمة قبل غيرها.
استخدم أدوات إدارة المهام	سجّل في تطبيق مجاني مثل Trello وابدأ بتنظيم مهامك.
نمْ جيداً، وتناول طعاماً صحياً، وامارس الرياضة	حدّد لنفسك وقتاً ثابتاً للنوم، وضع أهدافاً لتناول طعام صحي وممارسة الرياضة بانتظام.
لا تترك المهام غير مكتملة	اعتمد على أداة إدارة المهام لإنهاء المهام في الوقت المناسب.
كن دقيقاً في المواعيد	كوّن روتيناً صباحياً مريحاً يساعدك على الوصول في الوقت المحدد دائماً.
تعلّم أن تقول «لا»	ركّز على مهامك الخاصة وتعلّم أن تطلب من المديرين توضيح ما يجب إعطاؤه الأولوية.
اقرأ شيئاً كل يوم	اختر كتاباً واقرأ فصلاً واحداً يومياً.
احصل على مُرشِد	اختر شخصاً تثق به واعتمد عليه لمساعدتك في صقل مهاراتك.
نصيحة إضافية: خطّط لأسبوعك مسبقاً	مرة أخرى، استخدم أداة الإدارة لتخطيط مهامك للأسبوع مقدّماً.

الخلاصة

إذا أضفت هذه الطرق الثلاث لتحسين أداء الموظفين إلى روتينك اليومي، فستحظى على الأرجح بتجربة عمل أفضل بكثير؛ وقد تجد نفسك أقل توتراً، وهو ما ينعكس غالباً على حياة أسهل وأكثر سعادة.

وإذا بدا لك تغيير كل شيء دفعة واحدة أمراً ثقيلاً، فطبّق نصيحة واحدة يومياً أو حتى شهرياً؛ ابدأ باستخدام ScreenRec لتقليل عدد الساعات التي تهدرها في رسائل البريد الإلكتروني، ثم انتقل تدريجياً إلى استخدام أداة لإدارة المهام وتخطيط أسبوعك؛ قد تكتشف أن الأمر أسهل بكثير مما تتخيّل.