7 علامات تحذيرية على أن اجتماعك كان يجب أن يكون بريداً بالفيديو

تستيقظ صباح الاثنين، تذهب إلى العمل، تشغّل جهاز الكمبيوتر (أو تنزل فقط لفتح اللابتوب في الطابق السفلي… أهلاً بك في عصر العمل عن بُعد)، وفي بريدك الإلكتروني ترى رسالة بعنوان “اجتماع مجدول اليوم الساعة 1:30 ظهراً”.

يا للروعة… اجتماع آخر!

اجتماع كان يجب أن يكون بريداً إلكترونياً

وما يزيد الأمر سوءاً أن الاجتماع بعد بضع ساعات فقط، ما يعني أنك قد تحتاج للتحضير له وتحمل ضغط الموعد الذي يقترب بسرعة؛ فلنواجه الحقيقة: الاجتماعات تستنزف الوقت وليست منتجة دائماً.

ومع ذلك، ما زالت الكثير من الشركات والمؤسسات والفرق الصغيرة تشعر أنها «تستحق العناء» في كل مرة.

ولنكن منصفين، أحياناً يكون من الضروري فعلاً إيصال فكرة معيّنة إلى الجميع في الوقت نفسه.

الحقيقة حول الاجتماعات

لا أحد لديه وقت لإرسال العشرات من المذكرات لكل فرد في الفريق؛ لكن إذا استطعت جمع الجميع في مكالمة فيديو أو مكالمة هاتفية والتحدّث عن هذه النقاط، فأنت «من المفترض» أن توفّر الكثير من الوقت، أليس كذلك؟

تقريباً…

فقد قامت منصة Otter.ai بمراجعة عشرات التقارير والدراسات للعثور على أدلة تثبت إلى أي مدى يمكن أن تكون الاجتماعات مضيعة للوقت.

وكانت النتيجة الصادمة أن "67٪ من الموظفين يشتكون من أن قضاء وقت طويل في الاجتماعات يمنعهم من أن يكونوا منتجين في العمل". كما اكتشفوا أن "معظم الموظفين يحضرون في المتوسط 62 اجتماعاً شهرياً، نصفها تقريباً مضيعة كاملة للوقت".

7 علامات تدل على أن هذا الاجتماع كان يمكن أن يكون بريداً

في مرحلة ما علينا أن نسأل أنفسنا: «متى يكون هذا كافياً؟»

تلك الاجتماعات «القصيرة» التي تستغرق 30 دقيقة تتراكم مع الوقت؛ وفي نهاية اليوم تصبح نقطة ألم مشتركة لمعظمنا؛ ومتلازمة إرهاق Zoom حقيقية تماماً.

بالطبع، إلغاء الاجتماعات بالكامل ليس حلاً منطقياً، لكن الحقيقة هي أن بعض الاجتماعات كان يمكن ببساطة أن تكون رسالة بريد إلكتروني.

من منّا لم يرَ هذا الميم من قبل؟ (مصدر الصورة: Twitter)

لذلك سنساعدك في التعرّف على 7 علامات تحذيرية تدل على أن اجتماعك كان يجب أن يكون بريداً إلكترونياً، وسنقارن بين الاجتماع والبريد والبريد بالفيديو، ونشاركك بعض النصائح لجعل رسائل البريد الخاصة بك أكثر فعالية.

1. لديك نقاط قليلة فقط لمناقشتها

لماذا تتحمّل عناء جمع الجميع، وإرسال التذكيرات، والتأكّد من معرفة كل شخص بجدول الأعمال، بينما لا تملك سوى نقطتين أو ثلاث للنقاش؟

يبدو ذلك مضحكاً الآن، لكن الكثير من الشركات تفعل هذا بالضبط؛ في حين أن بريداً إلكترونياً سريعاً يحتوي على نقطتين أو ثلاث بنقاط معدودة يكفي تماماً لإيصال الرسالة.

2. المعلومات تخصّ عدداً محدوداً من الأشخاص

كثيراً ما يجد الموظفون أنفسهم في اجتماع لا علاقة لموضوعه بهم أو بالعمل الذي يقومون به؛ بدلاً من سحب أشخاص غير معنيين وإخراجهم من تركيزهم، أرسل رسالة بريد إلكتروني إلى الأشخاص المعنيين فقط.

3. كل ما تريده هو تحديثات للمشاريع وتعقيبات

الحاجة إلى تحديثات أو تعقيبات من أعضاء الفريق ليست سبباً كافياً لعقد اجتماع؛ طلب التعقيبات عبر البريد الإلكتروني أو عبر بريد إلكتروني بالفيديو لا يوفّر الوقت فحسب، بل يمكن أن يكون أكثر إنتاجية أيضاً.

فعندما يحصل الأعضاء على فرصة للرد في الوقت المناسب لهم، تصبح تعقيباتهم أكثر عمقاً وتفكيراً وغالباً أكثر فائدة.

4. عقدت اجتماعاً مؤخّراً

لنكن واقعيين؛ في أغلب الحالات يكون عقد اجتماع حول الموضوع نفسه أكثر من مرة في الأسبوع مبالغة لا داعي لها. إذا كنت قد عقدت اجتماعاً حديثاً، فالأرجح أن الكثير لم ينجز منذ ذلك الحين؛ وقد يكون عقد مكالمة Zoom أخرى أمراً غير ضروري، خصوصاً إذا لم يملك أحد معلومات جديدة يشاركها.

من الأفضل تباعد الاجتماعات زمنياً وتحديدها عندما يكون هناك وقت كافٍ بين كل اجتماع وآخر ليعمل الأعضاء ويولّدوا معلومات جديدة؛ واستخدم البريد الإلكتروني في الفترات بين الاجتماعات لمتابعة تقدّم الجميع.

5. تم إبلاغ كل شخص بالمعلومة على حدة

ليس من الغريب أن يكون فريقك قد ناقش مواضيع معيّنة فيما بينهم؛ فكثيراً ما تنتقل المعلومات شفهياً؛ إذا كان هذا هو الحال، يمكنك الاستغناء عن الاجتماع وإرسال بريد إلكتروني تسأل فيه الفريق إن كانوا على اطّلاع بالمعلومات، مع إضافة النقاط الرسمية أو التفاصيل الضرورية.

هذا الأسلوب لا يوفّر الوقت فحسب، بل يحترم أيضاً قنوات التواصل غير الرسمية التي تشكّل جزءاً أساسياً من ديناميكية الفرق؛ فهو يعترف بكفاءة التبادل غير الرسمي، مع توفير مرجع مكتوب يمكن الرجوع إليه عند الحاجة.

6. لديك تحديث سريع فقط

إذا كان لديك تحديث حالة سريع، فلا داعي لعقد اجتماع كامل لمجرّد إبلاغ الجميع؛ يكفي إرسال بريد إلكتروني جماعي للأشخاص المعنيين لإيصال الفكرة بوضوح.

هذا الأسلوب يحترم وقت فريقك ويسمح لهم بالتركيز على مهامهم دون انقطاع؛ وتذكّر أن الإيجاز فضيلة في التواصل.

7. لست مستعداً للتحضير الجيّد للاجتماع

إذا قرّرت عقد اجتماع، فعليك أن تكون مستعداً للقيام بكل ما يلزم لجعله مثمراً وناجحاً؛ وهذا يتضمّن صياغة أهداف الاجتماع، ومناقشتها مع الأشخاص المناسبين، ودعوة الأشخاص المناسبين فقط، وتوزيع جدول الأعمال مسبقاً، وإرسال محضر الاجتماع وبنود العمل بعده… والقائمة تطول.

إذا لم تكن مستعداً لبذل هذا الجهد الإضافي، فوفّر على نفسك العناء وأرسل بريداً إلكترونياً بدلاً من ذلك.

وإذا كنت تستضيف اجتماعاً افتراضياً، فقد تحتاج إلى إضافة بنود أخرى إلى قائمة المهام، مثل مراعاة فروق التوقيت بين المشاركين، واختيار المنصة المناسبة للاجتماع، وضمان عمل الميكروفونات والكاميرات لدى الجميع… إلخ.

البريد بالفيديو مقابل البريد مقابل الاجتماع

يوضّح الجدول التالي بصورة أوضح كيف يقارن البريد النصي، والبريد بالفيديو باستخدام ScreenRec، والاجتماعات الافتراضية، ليساعدك على اختيار وسيلة التواصل الأنسب لكل موقف في العمل.

المعيار	البريد الإلكتروني	بريد بالفيديو (باستخدام ScreenRec)	اجتماع افتراضي
كفاءة الوقت	مرتفعة (سريع في الإرسال والاستقبال)	مرتفعة (سريع التسجيل والمشاركة باستخدام ScreenRec)	متوسطة (أسهل من الاجتماعات الحضورية، لكنها ما زالت تحتاج إلى تنسيق مواعيد)
مستوى التفاعل	منخفض (نصي وأقل تفاعلية)	مرتفع (إمكانية تسجيل الشاشة وكاميرا الويب والصوت معاً)	مرتفع (تفاعل مباشر في الوقت الفعلي عبر الفيديو)
الجدوى من حيث التكلفة	مرتفعة (تكاليف محدودة جداً)	مرتفعة (ScreenRec مجاني)	متوسطة (أقل تكلفة من الاجتماعات الحضورية، لكنها قد تتطلّب اشتراكات برمجيات)
الراحة وسهولة الاستخدام	مرتفعة (سهل الوصول والرد في الوقت المناسب)	مرتفعة (سهل الإنشاء باستخدام ScreenRec ومريح للمشاهدة)	متوسطة (لا حاجة للتنقّل، لكن تحتاج إلى تنسيق وحضور في وقت محدد)
حفظ السجلات	مرتفعة (سهل الأرشفة والبحث)	مرتفعة (يمكن أرشفة الفيديو وإعادة مشاهدته)	مرتفعة (يمكن تسجيل الاجتماع للاحتفاظ بسجل رسمي)
مستوى التخصيص	منخفض (قوالب قياسية وأقل شخصية)	مرتفع (يمكن تخصيصه بالصوت وتسجيل كاميرا الويب)	مرتفع (يمكن للحضور فتح كاميراتهم والمشاركة في نقاش مباشر)
إمكانية الوصول	مرتفعة (يكفي اتصال أساسي بالإنترنت وجهاز مناسب)	مرتفعة (يتطلّب إنترنت وجهازاً متوافقاً، وواجهة ScreenRec سهلة)	مرتفعة (متاح من أي مكان مع اتصال بالإنترنت، لكنه يتطلّب إلماماً رقمياً جيداً)
المتطلبات التقنية	منخفضة (خدمة بريد إلكتروني أساسية تكفي)	منخفضة (يبسّط ScreenRec العملية، ولا يحتاج إلى مهارات تقنية متقدّمة)	متوسطة (يحتاج إلى إنترنت مستقر وبرنامج وكاميرا وميكروفون)
الملاءمة للنقاشات المعقّدة	منخفضة (غير مثالي للنقاشات المفصّلة أو الحساسة)	مرتفعة (ممتاز للشرح التفصيلي والعروض المرئية)	مرتفعة (مناسب للنقاشات التفصيلية مع إمكانية مشاركة المحتوى الرقمي)
آلية الحصول على التعقيبات	متوسطة (تعقيبات متأخرة لكنها منظَّمة)	مرتفعة (تسمح بتعقيبات مفصّلة ومعبرة)	مرتفعة (يمكن الحصول على تعقيبات فورية وتفاعلية)

كيف تجعل رسائل العمل الإلكترونية فعّالة

بعد أن أصبحت تعرف ما يجب الانتباه له عند الاختيار بين عقد اجتماع أو إرسال بريد إلكتروني، حان الوقت لتتعلّم أفضل طريقة لكتابة هذا البريد؛ فليس سرّاً أن التواصل في بيئة العمل قد يكون معقّداً أحياناً.

النبرة، واختيار الكلمات، ومستوى الرسمية، وغيرها الكثير يمكن أن تبني علاقات العمل أو تهدمها؛ لذلك إليك بعض الإرشادات السريعة…

1. تجنّب اللغة غير الرسمية

لا أحد يرغب في أن يكون متصلّباً طوال اليوم في العمل، ومن الطبيعي أن نسمح لأنفسنا بقليل من العفوية بين الحين والآخر؛ لكن هذا لا يجب أن يحدث في المراسلات المكتوبة.

ذلك لأن النبرة في الكتابة يصعب التقاطها؛ فمصطلح بسيط من اللغة الدارجة قد يُفهم على أنه جارح أو غير مهني، ولا يمكنك التنبؤ متى سيحدث ذلك؛ من الأفضل ببساطة تجنّب اللغة غير الرسمية والالتزام بلغة مهنية واضحة.

2. اجعل الرسائل قصيرة وواضحة

لا أحد يحب قراءة رسالة بريد إلكتروني بحجم مقالة؛ إذا استطعت أن تبقي الرسالة قصيرة وواضحة، فافعل ذلك؛ فبحسب SleekNote يتراوح الطول المثالي لبريد العمل بين 50 و125 كلمة؛ تأكّد من الالتزام بالنقاط الأساسية وتجنّب الإطالة.

عندما تكون رسائلك موجزة، فإنك لا تحترم وقت زملائك فحسب، بل تزيد أيضاً احتمال قراءة رسالتك وفهمها بالكامل؛ فالبريد الموجز ينوّي على النقاط المهمّة فقط ويتخلّص من التفاصيل الزائدة.

3. اعتمد على النقاط والقوائم المرقّمة

حتى لو كانت رسالتك بين 50 و125 كلمة فقط، يبقى من الأفضل تقسيم النص قليلاً بحيث تصبح النقاط الأساسية أسهل في القراءة وأسهل في الرد عليها.

يمكنك فعل ذلك بوضع أفكارك أو أسئلتك في شكل نقاط أو ترقيمها.

لا يجعل ذلك الرسالة أسهل في الاستيعاب فحسب، بل يزيد احتمالية أن تبقى النقاط عالقة في ذهن القارئ؛ إضافة إلى أن وجود نقاط واضحة أسهل بكثير في الرد من فقرة طويلة متماسكة.

4. لا تكتب شيئاً على الإطلاق!

اجتماع كان يمكن أن يكون بريداً إلكترونياً

أفضل طريقة لإرسال بريد عمل دون أن تقضي وقتاً طويلاً في التفكير في الصياغة أو في كيفية نقل النبرة الصحيحة لرسالتك هي إرسال بريد إلكتروني بالفيديو؛ نعم، البريد بالفيديو موجود فعلاً ويزداد انتشاراً.

تسجيل الشاشة مع الصوت وكاميرا الويب طريقة مثالية لإيصال رسالتك بصرياً؛ ومع مسجّل شاشة مجاني مثل ScreenRec يمكنك التأكّد من أن نبرة صوتك تُسمَع بدلاً من أن تُقرأ، وأنك لن تضيّع الوقت في التفكير في «أفضل صياغة» لكل جملة.

الأسئلة الشائعة

يكون البريد الإلكتروني أكثر كفاءة عندما تحتاج إلى مشاركة تحديثات سريعة أو معلومات مباشرة، أو عندما يكون المطلوب إيصال رسالة لا تتطلّب تعقيبات فورية؛ وهو مثالي عندما يكون المحتوى بسيطاً ويمكن فهمه بسهولة دون تفاعل في الوقت الفعلي.

يضيف ScreenRec لمسة شخصية إلى التواصل، إذ يتيح لك إيصال رسائلك بالعناصر البصرية والصوتية معاً؛ ويكون فعّالاً بشكل خاص في الموضوعات المعقّدة أو الحسّاسة التي تحتاج إلى وسائط مرئية أو إلى أسلوب تقديم شخصي أكثر من النص المكتوب.

توفّر الاجتماعات الافتراضية تفاعلاً في الوقت الفعلي وتعقيبات فورية، مما يجعلها مثالية للنقاشات المعقّدة، وجلسات العصف الذهني، والمواقف التي يكون فيها الحوار المتبادل ضرورياً؛ كما أنها تتيح مستوى أعلى من التفاعل الشخصي مقارنة بالبريد الإلكتروني.

نعم، غالباً ما تكون الاجتماعات الافتراضية أكثر توفيراً لأنها تلغي تكاليف السفر وتقلّل الحاجة إلى قاعات اجتماعات فعلية؛ ومع ذلك قد تحتاج إلى استثمار في اتصال إنترنت موثوق وبرامج للاجتماعات بالفيديو.

يمكن أن تحل رسائل البريد بالفيديو محل الاجتماعات الافتراضية في المواقف التي يمكن فيها تسجيل المعلومات مسبقاً، ولا يكون التفاعل الفوري ضرورياً؛ فهي ممتازة لإيصال رسائل مفصّلة مع عناصر بصرية من دون الحاجة إلى مشاركة الجميع في وقت واحد.

يبسّط ScreenRec إنشاء البريد بالفيديو من خلال منصة سهلة الاستخدام لتسجيل الشاشة والصوت معاً؛ وهذا يجعله متاحاً حتى لمن يملكون مهارات تقنية محدودة، ويسمح بإنشاء رسائل فيديو سريعة ومشاركتها في ثوانٍ.

فكّر في طبيعة الرسالة، ودرجة الحاجة إلى طابع شخصي، ومدى تعقيد الموضوع، ومدى الحاجة إلى تعقيبات فورية؛ كفاءة الوقت والمتطلبات التقنية وتفضيلات الجمهور عوامل مهمّة أيضاً في اتخاذ القرار.

الخلاصة

استفد من قوة البريد الإلكتروني المصاغ بعناية لإيصال أفكارك بوضوح؛ فهذا الأسلوب لا يبسّط التواصل فحسب، بل يعكس أيضاً التزامك ببيئة عمل محترمة وفعّالة؛ وفي النهاية الهدف هو تعزيز الإنتاجية، والحفاظ على التركيز، وضمان أن كل تفاعل – سواء كان اجتماعاً أو بريداً – يضيف قيمة حقيقية لجهود فريقك.

سواء كتبت رسالة نصيّة أو سجّلت فيديو قصيراً، يمكن أن يكون البريد الإلكتروني في كثير من الحالات أكثر إنتاجية من التخطيط لاجتماع واستضافته؛ لذا في المرة القادمة التي تفكّر فيها بعقد اجتماع، اسأل نفسك أولاً إن كان ضرورياً فعلاً، وراقب العلامات السبع التي قد تخبرك بأنه كان يجب أن يكون بريداً (أو بريداً بالفيديو) بدلاً من ذلك.