أفضل 9 تطبيقات للتواصل الداخلي بين الموظفين
آه… التواصل الداخلي؛ حجر الأساس للفهم والإنتاجية في مكان العمل؛ لماذا؟ وفقاً لـويكيبيديا، فإن التواصل الداخلي هو «الوظيفة المسؤولة عن التواصل الفعّال بين المشاركين داخل المؤسسة».
باختصار، يدور التواصل الداخلي حول إدارة كل قنوات التواصل بين أعضاء الفريق (أي الموظفين) عبر وسائل متعددة؛ ومن المؤكد أنك ستحتاج إلى الأدوات المناسبة لذلك، وسنستعرض بعد قليل أفضل تطبيقات تواصل الموظفين.
كيف تدير التواصل الداخلي بشكل صحيح؟
أبسط حل هو الاستعانة بتطبيق مخصّص لتواصل الموظفين.
لم يكذب من قال إن هناك تطبيقاً لكل شيء؛ وتطبيقات تواصل الفرق خير دليل؛ لذلك قررنا إعداد قائمة شاملة بأفضل أدوات التواصل الداخلي التي تستحق التجربة.
هذه التطبيقات تغطي نطاقاً واسعاً من الاستخدامات والقدرات، لكن يجمعها هدف واحد: أن تتغلّب على تحديات التواصل بين الموظفين؛ قبل أن ننتقل إلى القائمة، دعنا نستعرض بعض هذه التحديات.
تحديات التواصل الداخلي
نقص التواصل بشكل عام | في شركة تضم مئات الأشخاص، يصبح من الصعب البقاء على تواصل مع الجميع، وغالباً ما يتحوّل الأمر إلى عبء لدرجة أن كثيرين يتوقفون عن التواصل تماماً. |
إضاعة الوقت في رسائل البريد | إرسال رسائل رسمية عبر البريد يستهلك الكثير من الوقت؛ وغالباً ما تكون نسبة لا بأس بها من هذه الرسائل غير واضحة أو تنقل رسالة خاطئة؛ في النهاية قد يخلق البريد الإلكتروني قدراً من الارتباك أكبر مما يحلّه. |
قلّة الملاحظات (Feedback) | عندما يكون أعضاء الفريق موزّعين حول العالم، يعمل كل منهم عادة وفق وتيرته وجدوله الخاص؛ أي أنهم يعملون بشكل شبه منفصل؛ ويتفاقم هذا الانعزال عندما نعلم أن كثيراً من المديرين نادراً ما يخصصون وقتاً لتقديم ملاحظات على العمل المنجَز. |
تعليمات غير واضحة | عدم معرفة المطلوب بدقة يخلق دائرة مفرغة من سوء الفهم والمعلومات الخاطئة وتراجع الإنتاجية. |
تحديثات متأخّرة | تتحرك المعلومات بسرعة داخل المؤسسات، لكن هذه السرعة قد تجعل التحديثات المهمة تضيع وسط الزحام؛ لتكتشف فجأة أن بعض الأعضاء لم يصلهم التحديث إلا بعد أيام. |
معلومات غير ذات صلة | لكل شخص دوره الخاص وما يرتبط به من معلومات وتحديثات؛ ومع ذلك، غالباً ما يتلقّى الأعضاء فيضاً من المعلومات التي لا تهمّهم ولا تخصّ المشاريع التي يعملون عليها. |
أفضل تطبيقات تواصل الموظفين
بعد أن تعرّفنا على طبيعة التحديات التي تواجه الشركات، لننتقل الآن إلى قائمة التطبيقات التي تحاول إزالة هذه العقبات وتحسين تجربة الموظف.
1. ScreenRec للرسائل بالفيديو
ليس مفاجئاً أن كثيراً من المؤسسات تبتعد عن أسلوب البريد الإلكتروني التقليدي في التواصل؛ فهي تختار بدائل أسرع وأكثر كفاءة للبريد، وعلى رأسها تسجيل الشاشة؛ ScreenRec مسجّل شاشة مجاني مع مشاركة فورية يتيح لك التقاط لقطات الشاشة وتسجيل فيديوهات الشاشة؛ يمكنك استخدامه لتقديم ملاحظات واضحة لعضو في الفريق، أو تسجيل فيديو للإبلاغ عن خطأ، أو تقديم دعم للعملاء، أو حتى تسجيل اجتماع Skype for Business.
وفوق ذلك يمكنك مشاركة هذه الفيديوهات أو اللقطات عبر رابط مشاركة يُنشأ تلقائياً؛ تخيّل مثلاً أنك تصمّم على Mac؛ ScreenRec هو مسجّل شاشة لنظام Mac مع مشاركة فورية، ما يعني أنه يمكن أن يتحوّل إلى أداة فعّالة جداً لتواصل الموظفين؛ يمكنك تسجيل فيديو قصير لعرض تصميمك على العميل.
إذا جمعت بين ScreenRec وأحد التطبيقات التالية، فسيصبح تواصلك الداخلي بلا حدود.
أهم المميزات
- رابط مشاركة خاص وآمن
- التقاط لقطات الشاشة وتسجيل الفيديو بضغطة اختصار بسيطة
- 2 جيجابايت من التخزين السحابي المجاني
السعر
مجاني
2. Flipsnack للمستندات التفاعلية داخل الشركة
يُعد Flipsnack أداة نشر رقمية متقدّمة تمكّنك من إنشاء ومشاركة ونشر مستندات تواصل داخلية تفاعلية بسهولة، مثل كتيّبات الموظفين والأدلة الداخلية والنشرات الإخبارية للشركة وغيرها.
تلعب التفاعلية دوراً كبيراً في التواصل الداخلي؛ فبإضافة صور GIF وروابط وتعليقات توضيحية وفيديوهات وأكواد iframe وعلامات وعناصر جذابة أخرى، يمكنك جذب انتباه القرّاء وزيادة تفاعلهم.
ولا يتوقف الأمر عند هذا الحد؛ فبعد أن تنشئ مستنداتك المؤسسية وتخصّصها كما تريد، يمكنك مشاركتها بشكل آمن مع الموظفين أو أعضاء الفريق فقط، ما يضمن عدم تسرّب أي معلومات سرّية.
أهم المميزات:
- عناصر تفاعلية تعزّز مستندات التواصل الداخلي وتجذب القرّاء
- إمكانية تتبّع نشاط القرّاء عبر إحصاءات فردية ومفصّلة
- مشاركة آمنة للمستندات التفاعلية مع الموظفين
السعر
سعر مخصّص عند الطلب
3. Yammer للدردشة
يمكن وصف Yammer بأنه شبكة اجتماعية مخصّصة للأعمال؛ وبصفته جزءاً من مجموعة Microsoft، فهو وسيلة جيّدة للبقاء على اتصال ومتابعة أخبار الشركة؛ يمكن دمجه مع العديد من تطبيقات Microsoft مثل Office 365 وSkype وMicrosoft Teams وغيرها؛ يتكامل نظام الرسائل لديه مع خلاصة الأخبار، وبالتالي لن تفوّت فرصة التعليق على التحديثات أو إنجازات المشاريع.
أهم المميزات
- إشعارات في الزمن الحقيقي
- خلاصة شبيهة بوسائل التواصل يمكن للجميع الوصول إليها
- تكامل كامل مع منتجات Microsoft
السعر
8 دولارات لكل مستخدم شهرياً لـ Office 365 (Yammer متضمَّن)
4. SnapComms للدردشة
على غرار Yammer، يستخدم SnapComms خلاصة أخبار تشبه شبكات التواصل؛ يمكن لأي عضو في المؤسسة نشر تحديثات أو معلومات لتصل إلى الجميع، بما في ذلك الإدارة العليا؛ ما يميّز SnapComms أن كل المنشورات دائمة ولا تختفي، كما أنها قابلة للبحث بسهولة.
أهم المميزات
- خلاصة اجتماعية تربط بين جميع أعضاء الشركة
- منشورات وتعليقات قابلة للبحث
- محتوى يمكن الوصول إليه دائماً
السعر
تبدأ الباقة الأساسية من 7 دولارات لكل مستخدم شهرياً
5. ContactMonkey للرسائل الجماعية
حصل البريد الإلكتروني على ترقية كبرى مع ContactMonkey؛ فهذا تطبيق لتواصل الفرق يتيح لك إنشاء رسائل جماعية داخلية وإرسالها وتتبعها من Outlook وGmail؛ ومع ميزات مثل قوالب البريد والإضافات الخاصة بالاستبيانات، يرفع ContactMonkey تجربة البريد المؤسسي لمستوى أعلى.
يمكنك إنشاء نشرات الشركة الإخبارية، والحصول على تحليلات عميقة للبريد المفتوح (من فتح الرسالة، ومن أي مكان، وعنوان IP، والإجراء المتَّخذ)، وتتبع الرسائل المعاد توجيهها، وإنشاء استطلاعات؛ تقريباً أي شيء أردت فعله ببريدك يمكنك تنفيذه مع ContactMonkey.
أهم المميزات
- تحليلات عميقة جداً لأداء رسائل البريد
- خصائص تسويقية تشمل النشرات والقوالب
- يدعم اثنين من أشهر أنظمة البريد (Outlook وGmail)
السعر
سعر مخصّص عند الطلب
6. Communifire للإنترانت
يُعد Communifire أداة عامة للتواصل والتعاون بين أعضاء الفريق، تتضمّن الدردشة والمراسلة الفورية والتواصل الاجتماعي وغيرها؛ أي أنه يوفّر معظم خصائص تطبيقات التواصل الداخلي الأساسية.
لكن Communifire يقدّم ما تعجز عنه كثير من تطبيقات التواصل العامة؛ فهو يعزّز الأفكار عبر توفير مساحة مخصّصة للموظفين لطرح أفكار المشاريع ومناقشتها؛ مساحة مشتركة واحدة يمكن للجميع فيها الاطلاع والمناقشة واتخاذ القرار.
أهم المميزات
- جميع خصائص التواصل الضرورية (دردشة، مكالمات فيديو، إشعارات فورية، وغيرها)
- مساحة فريدة مخصّصة للتفكير الإبداعي والتخطيط
السعر
10 دولارات لكل مستخدم شهرياً
7. Blink لجمع فريق العمل معاً
يُعد Blink تطبيقاً شاملاً يسهّل التواصل الفوري ومشاركة المحتوى وتعزيز تفاعل الموظفين؛ وقد صُمّم لدعم وتقوية التواصل الداخلي في القطاعات الميدانية مثل التجزئة والضيافة والنقل.
يهدف هذا التطبيق القوي إلى تمكين الموظفين وإبقائهم متصلين في المكتب أو في الميدان؛ ومن أفضل خصائصه «خلاصة الأخبار» التي تعرض كل المعلومات الأساسية في مكان واحد، ما يمنح الجميع وصولاً سريعاً إلى الأخبار والفيديوهات والوثائق من زملائهم.
ومع هذا التطبيق، يمكن لموظفيك التعبير عن آرائهم بسهولة، ما يخلق فريقاً أكثر سعادة وإنتاجية؛ ناهيك عن أنه أكثر متعة بكثير من لوحات الإعلانات في غرفة الاستراحة!
أهم المميزات
- خلاصات رسائل مخصّصة
- دردشة في الزمن الحقيقي
- مؤتمرات فيديو
- سلاسل مناقشات
- تكامل مع تطبيقات طرف ثالث
السعر
يبدأ من 3.20 دولارات لكل مستخدم شهرياً
8. Crises Control للطوارئ والظروف غير المتوقّعة
الاسم يشرح كل شيء! تذكّر التحديات التي ذكرناها في التواصل بين المكاتب؟ يوفّر Crises Control حلولاً عندما لا تريد ترك تواصلك للصدفة.
تؤكّد الشركة أن خدماتها تضمن عدم وجود أعطال أو انقطاعات في التواصل، مع حماية المحتوى والاتصالات في حال وقوع أي طارئ؛ بما في ذلك الهجمات الإلكترونية أو تعطل التطبيقات أو انقطاع الكهرباء وغيرها.
أهم المميزات
- ضمان استمرارية التواصل بدون أعطال
- حماية ضد الحوادث غير المتوقّعة
- تقديم خصائص التواصل الأساسية أيضاً
السعر
سعر مخصّص عند الطلب
9. Brosix لتعاون الفرق
يضع Brosix تعاون الفرق في صميم كل ما يقدّمه؛ فهذا التطبيق للمراسلة الفورية في بيئة الأعمال يعمل أيضاً كـتطبيق إنتاجية لأنه يوفّر طرقاً عديدة للبقاء على اتصال ومتابعة المستجدّات؛ بما في ذلك الرسائل النصية، والرسائل الجماعية، ونقل الملفات بين الأقران (P2P)، ومشاركة الشاشة مع تحكّم عن بُعد.
ولا ننسى اللوحات البيضاء البصرية (Whiteboarding) والمحادثات المرئية؛ كل ما يحتاجه الفريق للبقاء متصلاً يقدّمه Brosix.
أهم المميزات
- منصّة قوية للمراسلة
- خصائص تعاون تشمل اللوحات البيضاء، التصفّح المشترك، مشاركة الملفات وغيرها
- توافر مضاد فيروسات وتحديثات
السعر
4 دولارات لكل مستخدم شهرياً
الآن بعد أن استعرضنا قائمة أفضل أدوات التواصل الداخلي، يبقى السؤال: هل تُحدِث فعلاً فرقاً؟ وهل يؤثر التواصل الجيّد حقاً في نجاح الشركة؟ لقد وجدنا مثالين لشركات لديها تواصل داخلي مميّز يثبت أن الأمر مهم فعلاً.
دراسة حالة للتواصل الداخلي رقم 1: Google
لا شك في نجاح Google؛ ومع أكثر من 100 ألف موظف، كيف يحافظ هذا العملاق التقني على بقاء الجميع في الصورة ومتحمّسين للعمل؟ استعارت الشركة إحدى التقنيات من مجموعة 3M العالمية؛ فطالما أنها تعمل، فلم لا؟
تسمّيها Google «وقت 20٪» (وفي 3M هو 15٪)؛ يتيح هذا للموظفين وقتاً مدفوع الأجر للعمل على شيء إبداعي قد يكون مفيداً لـ Google؛ فكّر فيه كإعادة ابتكار لصندوق الاقتراحات؛ لكن كيف يؤثر هذا في تواصل الشركة؟
يسمح «وقت 20٪» لموظفي Google بالمساهمة بشكل جوهري في نجاح الشركة، ما يعني أن الجميع يتشاركون المسؤولية؛ كما يتطلّب الأمر أن يبقى الأعضاء على تواصل مستمر لتنمية هذه الأفكار؛ لدينا «وقت 20٪» لنشكره على منتجات مثل Gmail وGoogle Earth.
دراسة حالة للتواصل الداخلي رقم 2: Microsoft
Microsoft شركة تقنية عملاقة جداً أخرى، مع عدد موظفين يزيد بنحو 40 ألفاً على Google؛ ما يجعل مهمة إبقاء الجميع على «الصفحة نفسها» أكثر صعوبة؛ لمواجهة مشكلات التواصل استعانت Microsoft بمساعد غير متوقّع يُدعى Ralph.
Ralph «دجاجة مطاطية» شهيرة تستمتع برحلات قصيرة في الهواء وبالتواصل مع الآخرين؛ بمعنى آخر، يحضر Ralph الاجتماعات الجماعية ويُستخدم كمنصّة كلام؛ يطير هذا الطائر المطاطي من شخص لآخر أثناء حديثهم أمام المجموعة عن أفكارهم أو مخاوفهم؛ قد يبدو هذا بسيطاً جداً، لكن إتاحة منصّة للكلام لكل عضو يمكن أن تصنع فارقاً هائلاً في شركة بهذا الحجم.
الخلاصة
في النهاية، قد يكون التواصل الداخلي هو أهم جانب من جوانب نجاح أي عمل تجاري؛ ورغم أن لكل شركة طريقتها الخاصة في تحفيز التواصل وتعزيزه، تبقى هذه التطبيقات دعماً مرحّباً به.
من وجهة نظرنا، فإن الجمع بين هذه التطبيقات والسماح لها بالعمل معاً هو أفضل طريقة لتعظيم فائدتها؛ وبما أن خصائص التطبيقات تختلف من أداة إلى أخرى، فمن الحكمة استخدام برنامجين مختلفين على الأقل.
نقترح الجمع بين ScreenRec، تطبيق تسجيل الشاشة، وبين Communifire؛ يوفّر Communifire كل ما تحتاجه لفتح قنوات التواصل والحفاظ عليها مفتوحة.
كل ما ينقصه هو أداة تسجيل؛ أضِف ScreenRec إلى المعادلة وستكون جاهزاً؛ جرّبهما بنفسك وشاهد كيف ينعكس ذلك على شركتك.
الأسئلة الشائعة
الفكرة وراء التواصل الداخلي هي نشر المعلومات بين أعضاء فريق أو مؤسسة معيّنة؛ وهو مطلوب على كل المستويات لضمان أن الأعضاء على «الصفحة نفسها» من حيث تنفيذ العمل وتحقيق الأهداف؛ التواصل الداخلي هو جوهر العمل الجماعي الفعّال.
أكثر أنواع التواصل الداخلي شيوعاً هو البريد الإلكتروني؛ فهو خيار بسيط وواضح عندما يتعلّق الأمر بمشاركة معلومات عامة مع مجموعات مختلفة من الأشخاص؛ لكنه يُستخدم بإفراط في كثير من الأحيان، ما يدفع الموظفين لقضاء وقت طويل في حذف الرسائل المزعجة وفرز المعلومات القيّمة.
طريقة شائعة أخرى هي إنترانت الشركة؛ وهي شبكة خاصة توفّر فرصاً عديدة لمشاركة المعلومات المختلفة، سواء عبر نشر النصوص أو مشاركة الفيديوهات أو التعليق على المنشورات وغيرها.
كما تُعد برامج إدارة المهام طريقة حديثة ومفيدة ومريحة للتواصل مع الزملاء والمديرين؛ فهي تضمن توزيع المهام بشكل صحيح على كل عضو؛ ومن الميزات القيّمة في هذه البرامج إمكانية متابعة تقدّم أي مشروع بصرياً أثناء العمل عليه.
مراجع ومواد إضافية
- أمثلة على التواصل في مكان العمل
- تحديات التواصل بين الأقسام في بيئة العمل
- مسجّل الشاشة المجاني ScreenRec لأنظمة Windows وMac وLinux
- أفضل تطبيقات تواصل الفرق
- قصة «وقت 20٪» في Google
- 7 تقنيات أساسية لإدارة الوقت
English 
Español 
Български 
Français 
Português
لا تفوت الفرصة
احصل على تحديثات حول المقالات الجديدة والندوات عبر الإنترنت والفرص الأخرى: