أكبر 8 مضيِّعات للوقت في العمل (التي يتجاهلها الجميع)

هل تتذكّر عندما كان والداك أو معلّموك يوبّخونك لأنك «سرحت بخيالك» بينما يُفترض أن تنجز واجباً مدرسياً؟ أو ربما كنت أنت الشخص الذي يشتّت انتباه الآخرين بالنقر على القلم أو التحدّث مع زميلك في الصف. في كل الأحوال، لم تكن المشتّتات مقبولة أبداً ونحن صغار، لكن يبدو أنّها أصبحت أكثر «احترافية» كلّما تقدّمنا في السن.

المشكلة أننا كثيراً ما لا ندرك أصلاً أننا نتعرّض للتشتّت! إنّه سباق غير عادل، ونحن – الأشخاص المشتّتون – في الفريق الخاسر. والأسوأ من ذلك أنّ هذه المشتّتات تلاحقنا في مكان العمل، وهو بالضبط المكان الذي تربّينا على أنّه آخر موضع يُسمح فيه بإضاعة الوقت.

وفقاً لتقرير حديث، يعترف ثلاثة من كل أربعة موظّفين بأنهم يتشتّتون في العمل. هذا يعني 70 إلى 75٪ تقريباً؛ نسبة خيالية! وفي دراسة أخرى، يعترف الموظفون بأنهم يقضون 3 ساعات فقط من يوم العمل (من 7–8 ساعات) في إنجاز عمل حقيقي.

الخطوة الأولى لكسر هذه العادة هي أن نفهم أنواع مضيِّعات الوقت المختلفة. لذلك جمعنا لك قائمة بأهم 8 مضيِّعات للوقت في مكان العمل. تعرّف على ما ينطبق عليك منها وسنساعدك على استعادة التركيز والإنتاجية في مكتبك.

ما المقصود بـ «مضيِّعات الوقت»؟

لنبدأ بتعريف بسيط. نعني بمضيِّعات الوقت أي نشاط لا علاقة له بالمهمة التي تعمل عليها حالياً، ويستحوذ على انتباهك مهما كانت مدّته. وربما تقول الآن: «لكنْ هناك عدد لا نهائي من المشتّتات المحتملة، كيف يمكن حصرها كلّها؟»

وأنت على حق؛ فمضيِّعات الوقت في مكان العمل لا تُحصى. يمكننا كتابة مقالين منفصلين بعنوان «16 مضيِّعاً للوقت لروّاد الأعمال» أو «10 مشتّتات لا يدركها العاملون من المنزل»، لكن لنترك هذا لمناسبة أخرى.

في الوقت الحالي، سنركّز على أشهر أمثلة مضيِّعات الوقت والطرق العملية للحدّ من ضياع وقت الموظّفين في العمل.

أكبر مضيِّعات الوقت في العمل

1. البريد الإلكتروني

لماذا يُعَد مضيِّعاً للوقت؟

قد يبدو تبادل رسائل البريد الإلكتروني نشاطاً بريئاً في العمل، أليس كذلك؟ لا تدع المظاهر تخدعك! تُظهِر إحدى الدراسات أن الموظّفين يتلقّون في المتوسّط 304 رسائل بريد إلكتروني متعلّقة بالعمل أسبوعياً، وأن الموظّف الواحد يتحقّق من صندوق بريده حوالي 36 مرّة في الساعة الواحدة.

في كل مرّة يفتح فيها الموظّف بريده، يحتاج إلى نحو 16 دقيقة ليعود إلى تركيزه الكامل على المهمة الحالية. لنقم بحساب بسيط: 16 دقيقة لإعادة التركيز × 36 مرّة في الساعة. هذا يعني أنّك بعد أربع «مرّات إعادة تركيز» تقريباً (أربع جلسات من 16 دقيقة)، تكون قد أضعت ساعة كاملة من يومك في التبديل بين البريد والعمل.

عندها يبدأ رقم الـ 40٪ من «العمل الحقيقي» في اليوم الواحد في أن يصبح منطقياً، أليس كذلك؟ ليس غريباً أن يُطلَق على البريد الإلكتروني لقب أكبر مضيِّع يومي للوقت.

كيف تتغلّب عليه؟

بدلاً من إضاعة الوقت في كتابة الرسائل وإرسالها والتحقّق منها باستمرار، جرّب إرسال رسالة فيديو باستخدام ScreenRec. يمكنك التحدّث مباشرة وبسهولة وتغطية كل النقاط التي تريدها دون الحاجة لكتابة رسالة من صفحتين. اطّلع على المزيد حول كيفية إرسال رسائل فيديو عبر البريد.

يوفّر عليك ScreenRec الوقت لأنك لا تحتاج لرفع الفيديو يدوياً عند الانتهاء؛ فبمجرّد إنهاء التسجيل يُنسَخ رابط مشاركة خاص تلقائياً إلى الحافظة، ويمكنك لصقه في رسالة نصية أو رسالة فورية أو بريد إلكتروني وإرساله فوراً. حمِّل ScreenRec مجاناً من هنا.

ويمكنك أيضاً التعرّف على بدائل أخرى للبريد الإلكتروني من هنا.

2. الاجتماعات المفرِطة

لماذا تُعَد مضيِّعاً للوقت؟

في كثير من الأحيان تكون اجتماعات العمل قاتلة للإنتاجية. إحدى الدراسات تُظهر أن 92٪ من الموظّفين ينشغلون بهدوء بأشياء أخرى أثناء الاجتماع، وحتى المديرون التنفيذيون يعترفون بأن 67٪ من الاجتماعات غير فعّالة.

الحقيقة أنّ الاجتماعات لا تكون مجدية عندما لا ينتبه الحضور أو عندما لا يكون الموضوع المطروح ذا صلة مباشرة بهم؛ ونتيجة لذلك يفوّت كثير من الموظّفين معلومات مهمّة نوقِشت أثناء الاجتماع.

كيف تتغلّب عليها؟

يمكن حلّ هذه المشكلة أيضاً باستخدام ScreenRec. بدلاً من إضاعة الوقت في التخطيط لعقد الاجتماعات وتنظيمها، يمكنك تسجيل المعلومات المهمّة في فيديو قصير وإرساله للفريق. بهذه الطريقة يحصل الموظّفون على ما يحتاجون إليه من معلومات، ويمكنهم مشاهدة الفيديو في الوقت الأنسب لهم، ما يزيد من إنتاجية الجميع.

وإذا كنت لا تزال بحاجة لعقد اجتماع فعلي، فاطّلع على الدليل الشامل للاجتماعات الافتراضية.