10 مجموعات من أدوات وتقنيات إدارة الوقت يجب أن تستخدمها في 2025

اسمح لنا بسؤال بسيط: هل تجد نفسك تهدر وقتك في العمل بشكل متكرّر؟ إن كانت إجابتك لا، فنحن نصفّق لك، لأنك حالة نادرة! فالغالبية الساحقة منّا – حوالي 89٪ – يضيّعون الوقت في العمل كل يوم وفقاً لـدراسة أُجريت عام 2014. وكان ذلك في 2014؛ تخيّل كيف تبدو الأرقام اليوم مع وجود أكثر من 5 ملايين أميركي يعملون من المنزل. نعم، تُظهِر أحدث إحصاءات العمل عن بُعد أننا لا نزال نبدع في اختراع طرق جديدة لإضاعة الوقت.

قال الشاعر الأميركي Delmore Schwartz ذات مرة: «الوقت هو المدرسة التي نتعلّم فيها، وهو النار التي نحترق فيها». قد يبدو هذا مقتبساً قاتماً، لكنه حقيقي إلى حدّ بعيد؛ فنحن نتعلّم باستمرار أهمية الوقت، ومع ذلك تكون سوء إدارة الوقت سبباً رئيسياً في تعثّر مسيراتنا المهنية. لذلك، لا يمكن التقليل من أهمية إدارة الوقت.

لهذا السبب علينا الاعتماد بشكل كبير على الجمع بين أدوات إدارة الوقت وتقنياته. ومع هذه المجموعات، سنتمكّن من العمل بذكاء أكبر، لا بجهد أكبر، ورفع مستوى إنتاجيتنا الإجمالية.

لمساعدتك على ذلك، جمعنا لك دليلاً عملياً لإدارة وقتك من خلال أفضل 10 مجموعات تجمع بين أداة وتقنية. كل «ثنائي ضارب» منها سيساعدك على توجيه ضربة قاضية لعادات إضاعة الوقت لديك.

1) ScreenRec: أفضل أداة لإدارة الوقت وزيادة إنتاجية الأعمال

دائماً ما نسمع عن أهمية رفع إنتاجية الأعمال، وأفضل طريقة لتحقيق ذلك هي إدارة الوقت بشكل صحيح. نهدر ساعات لا تُحصى في العمل على أشياء كنّا نعتقد أنّها ضرورية مثل عقد الاجتماعات وإرسال رسائل البريد الإلكتروني. والحقيقة أنّ هذه الأنشطة كثيراً ما تكون ضمن أكبر مضيّعات الوقت! صحيح أنّك لا تستطيع إلغاء الاجتماعات تماماً، لكن يمكنك بالتأكيد تقليل الاعتماد على البريد الإلكتروني.

هنا يأتي دور ScreenRec؛ فبإمكانه أن يزيل البريد الإلكتروني من قائمة مضيّعات الوقت في العمل. الرسائل المرئية (Video Email) هي أبسط طريقة للتواصل مع زملائك. لن تضطر بعد الآن لقضاء وقت طويل في صياغة رسالة نصّية «مثالية» وواضحة، ولن تقلق من أن يُساء فهم كلماتك المكتوبة أو تُخرَج من سياقها.

يُعد ScreenRec أداة مجانية لإدارة الوقت تجعل إرسال الرسائل المرئية في غاية السهولة؛ إذ يتيح لك تسجيل شاشة حاسوبك بدقّة HD مع صوت النظام والميكروفون معاً. ومن دون أي حدود زمنية أو علامات مائية، يمكنك التسجيل للمدّة التي تحتاجها من دون مقاطعات. وبمجرّد الانتهاء، يتم نسخ رابط خاص آمن يمكن مشاركته مباشرة من الحافظة ولصقه في أي مكان وإرساله لأي شخص. إنّه من دون شك واحدة من أفضل أدوات إدارة الوقت المجانية المتاحة.

حمِّل ScreenRec مجاناً.

2) ProofHub: أفضل حل متكامل لإدارة المشاريع وتعاون الفرق

يقدّم ProofHub حلاً متكاملاً لإدارة المشاريع وتعاون الفرق، وتُعتبَر إدارة الوقت إحدى ركائزه الأساسية. فهو تطبيق بسيط لتتبّع الوقت مدمج معه إدارة المهام وخصائص تعاون الفريق. هذا البرنامج قائم على السحابة ويمكن تنزيله أيضاً كتطبيق للهواتف على iOS وAndroid.

يتيح لك ProofHub إنشاء تقديرات للوقت وتقارير زمنية، وهي طريقة رائعة لتتبّع الوقت المنتج الذي يقضيه أعضاء فريقك على المهام والمشاريع. كما يوفّر لك خيار تتبّع الوقت يدوياً عبر الجداول الزمنية (Timesheets) أو باستخدام مؤقّت. ويمكن تصدير هذه الجداول بسهولة لاستخدامها في الفوترة وإصدار الفواتير.

تعرّف أكثر على ProofHub من هذه الصفحة.

3) My Hours: أفضل أداة بسيطة لتتبّع الوقت

يركّز My Hours بشكل كامل على تتبّع وقتك ولا شيء غير ذلك. واجهته بسيطة وسهلة الاستخدام وتتيح تتبّع الوقت إمّا عبر الجداول الزمنية أو التتبّع في الوقت الفعلي. يقدّم تقارير واضحة تحتوي على تفاصيل كافية. ومع دعم لعدد غير محدود من المشاريع والمهام والعملاء وأعضاء الفريق، يسمح لك My Hours بقيادة فرق صغيرة أو كبيرة وإدارة مشاريعك من البداية حتى النهاية. يمكنك تنظيم المشاريع، وتتبّع الوقت، وتحليل البيانات عبر التقارير، وإنشاء الفواتير – كل ذلك في مكان واحد. ويوفّر فريق الدعم المساعدة عند الحاجة.

4) RescueTime: أفضل أداة لتخطيط الوقت والكشف عن مضيّعاته

لا يمكنك إدارة وقتك فعلياً ما لم تكن على دراية بكيفية إنفاقه. فكّر في الأمر بهذه الطريقة: لا يمكنك متابعة فواتير بطاقتك الائتمانية إذا لم تكن تعلم كم تنفق وأين، أليس كذلك؟ بالطبع لا يمكنك! القاعدة نفسها تنطبق على إدارة الوقت.

يُعتبَر RescueTime من أفضل الأدوات لتقييم كيفية إدارتك لوقتك. فهذا التطبيق هو في الأساس برنامج لتتبّع الوقت يتيح لك معرفة كيف تقضي كل دقيقة من يوم عملك، ويقدّم لك تقارير أسبوعية مفصّلة عن الأنشطة التي تستهلك وقتك ومدّة كل نشاط. ومع هذا السجلّ الشامل لإدارة الوقت، ستتمكّن من رؤية أدائك الأسبوعي في العمل وتعديل طريقة إدارتك لوقتك الشخصي وفقاً للنتائج.

اكتشف بنفسك كيف يعمل RescueTime.

5) Focus Booster: أفضل برنامج لإدارة الوقت وزيادة الإنتاجية الشخصية

لنُقرّ بالأمر: الحفاظ على التركيز في العمل قد يكون أصعب مهمة نواجهها طوال اليوم. ومع ذلك، تعتمد إنتاجيتنا الشخصية بدرجة كبيرة على مدى قدرتنا على التركيز. كما يُعَدّ التركيز أحد العوامل الأساسية في إدارة الوقت بكفاءة لدى المستقلين والموظّفين على حدّ سواء. لذلك من الرائع أن توجد تطبيقات تساعدنا على التركيز وتُحدِث ثورة في طريقة إدارتنا للوقت.

هنا يظهر دور Focus Booster. فبدلاً من الاعتماد على أسلوب مؤقّت Pomodoro التقليدي فقط، يأخذ Focus Booster هذه الفكرة ويطوّرها بما يناسب القرن الحادي والعشرين. يتيح لك هذا البرنامج ضبط مدّة زمنية مناسبة لكل مهمة مع تقديم فواصل متعددة خلال اليوم. لا يساعدك ذلك على التركيز على المهمة الحالية فحسب، بل يحميك أيضاً من الاحتراق الوظيفي والإرهاق. إنّه وسيلة ممتازة لتعزيز إنتاجيتك الشخصية في العمل.

تعرّف أكثر على Focus Booster من هنا.

6) Trello: أفضل أداة لإدارة الأعمال وتعاون الفرق بفاعلية

العمل ضمن فريق ليس سهلاً دائماً، خصوصاً إذا كنت تدير فرقاً عن بُعد؛ إذ قد يكون تحقيق التعاون المنتج أكبر التحدّيات. لكن إدارة الوقت في المشاريع بالشكل الصحيح يمكن أن تكون مفتاح الحل؛ فعندما يطّلع جميع أعضاء الفريق على القوائم نفسها من المهام والمواعيد النهائية، تسير الأمور بسلاسة أكبر بكثير.

يُعَد Trello واحدة من أدوات إدارة الوقت والمشاريع التي تجعل هذا الأمر بسيطاً. فهو في الواقع أداة تعاون فرق قائمة على السحابة تستخدم منهج Kanban التقليدي. تُعرَض المهام على شكل بطاقات منظّمة في لوحات، يمكنك من خلالها تصنيف المشاريع المختلفة وتنظيمها، وتعيين المهام لأعضاء الفريق، ومتابعة التقدّم، وإضافة التعليقات وفتح النقاشات. سواء استخدمت Trello عبر المتصفّح أو من خلال التطبيق المجاني، سيتمكّن جميع أعضاء الفريق من المشاركة والتعاون بسهولة.

جرّب Trello مع فريقك.

7) Insightful: أفضل أداة لزيادة المساءلة في الفريق

الحفاظ على إنتاجية عالية في مكان العمل ليس مهمة سهلة. تُظهِر الإحصاءات أن الموظّف بدوام كامل يستخدم حوالي 60٪ فقط من يومه بشكل منتج. لكن باستخدام برامج تتبّع سطح المكتب مثل Insightful، يمكنك تغيير هذه النسب. فمراقبة نشاط الموظّفين (بشكل شفاف ومسؤول) تساعدك على زيادة العائد وتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة لأفراد فريقك.

يُعتبَر Insightful من أفضل الأدوات لرفع الإنتاجية وتعزيز المساءلة وتحقيق أهداف مشاريعك بسرعة أكبر. فهو لا يكتفي بتتبّع ساعات عمل الموظّفين، بل يقدّم أيضاً حلاً استراتيجيّاً لبناء عقليّة إنتاجية وتحفيز الفريق على استثمار وقتهم بأكبر قدر من الفاعلية.

8) Todoist: أفضل تطبيق لإدارة الوقت في المشاريع عبر ترتيب الأولويات

منذ طفولتنا ونحن نُنصَح بأهمية ترتيب الأولويات، وعندما ندخل سوق العمل ندرك أن هذه المهارة هي العمود الفقري للإنتاجية الحقيقية. كثير من تقنيات إدارة الوقت تتمحور حول فكرة الأولويات؛ فمعرفة ما يجب إنجازه أوّلاً ثم ثانياً وثالثاً – وما لا يجب إنجازه أصلاً – هي أسهل طريقة للبقاء مسيطِراً على قائمة مهامّك. لهذا ستظل قوائم المهام التقليدية تقنية لا غنى عنها، وكل ما فعله Todoist هو أنّه حوّلها إلى نسخة رقمية ذكية.

يمكنك اعتبار Todoist بمثابة «ورقة عمل رقمية» لإدارة وقتك؛ كل ما عليك هو إدخال مهامك، وتحديد المواعيد النهائية، وترتيبها حسب الأولوية من داخل التطبيق نفسه. بهذه الطريقة سترى بسهولة ما الذي يجب إنجازه وبأي ترتيب. سواء استخدمت Todoist للعمل أو للحياة الشخصية، فهو من أبسط الطرق لإنجاز المهام.

تعرّف أكثر على Todoist من هنا.

9) Zapier: أفضل أداة أعمال لإدارة الوقت عبر أتمتة سير العمل

في عالمنا اليوم، كل شيء يدور حول الأتمتة. الحقيقة البسيطة هي أن الأمور تسير أسرع وبأخطاء أقل عندما يتم أتمتتها، وسير العمل ليس استثناءً. عقولنا تُرهَق يومياً بسبب كمّ التفاصيل المرتبطة بالعمل: اتّخاذ القرارات، جدولة المهام، حضور الاجتماعات، التواصل، وإنجاز عشرات الأشياء الصغيرة. لذلك فإن امتلاك نظام يستطيع أتمتة بعض هذه الجوانب يمنحنا استراحة نحتاجها بشدّة.

وهذا بالضبط ما يقدّمه Zapier؛ فهو نظام أتمتة متكامل يأخذ المعلومات من تطبيقات الويب المختلفة التي تستخدمها، ويجمعها في سير عمل آلي واحد. فإذا وجدت نفسك تعمل على عدّة برامج لمتابعة المشاريع والجداول الزمنية والبريد الإلكتروني وبقية التفاصيل، يمكنك ربطها كلّها بـ Zapier لتتلقّى الإشعارات والتنبيهات والتذكيرات في مكان واحد.

اطّلع على كيفية عمل Zapier.

10) Google Suite: أفضل نظام لإدارة وقت العمل وتواصل الفريق

تحدّثنا سابقاً عن كون إدارة وقت المشاريع مفتاحاً للتعاون المنتج، لكن لا ينبغي أن ننسى أهمية تواصل الفريق. فالتعاون الحقيقي يتطلّب تبادل الأفكار والتوقّعات والتعليقات والآراء وغيرها. ولا يقتصر التواصل على الكلام فقط؛ بل يشمل أيضاً ما يتمّ مشاركته من مستندات، وصور، وفيديوهات، وتقويمات، وسواها من أنواع المعلومات. لهذا تستفيد الفرق كثيراً من وجود نظام واحد يتيح مشاركة كل ذلك والبقاء على اتصال دائم.

يُعتبَر Google Suite مثالاً ممتازاً على مثل هذا النظام. باستخدام حساب Google الحالي لديك، يمكنك أنت وفريقك الاستفادة من كل تطبيقات Google Suite للبقاء على اتصال والتعاون بسهولة؛ بما في ذلك Google Sheets وGoogle Docs وGoogle Slides وGoogle Drive وGoogle Meet وغيرها. ومع هذه الحزمة المتكاملة، يبقى جميع أفراد الفريق على نفس الصفحة دائماً.

اكتشف كيف يمكن لـGoogle Suite أن يخدم فريقك.

مزيد من أدوات إدارة الوقت

توجد عشرات الأدوات التي يمكنك استخدامها لتطبيق تقنيات إدارة الوقت. ورغم أنّ الأدوات المذكورة أعلاه تكفي للحفاظ على إنتاجيتك طوال مسيرتك المهنية، إلا أنّ هناك أدوات أخرى تستحق الذكر. قد لا تكون منتشرة بقدر قائمتنا الأساسية، لكنها بالتأكيد جديرة بالتجربة.

1Password	تطبيق مشفّر لتخزين جميع كلمات المرور ويسمح لك بتسجيل الدخول إلى حسابات متعدّدة بلمسة واحدة.
TimeTree	تطبيق تقويم مشترك يمكن لأفراد الفريق كلهم استخدامه.
Focus@Will	تطبيق تركيز يستخدم الموسيقى لتقليل المشتّتات، وخفض التوتّر، وتعزيز القدرة على التركيز.
GoodSync	تطبيق متكامل للنسخ الاحتياطي والمزامنة يجمّع ملفاتك من مواقع وأجهزة مختلفة.
MindNode	تطبيق خرائط ذهنية رقمية يتيح لك رؤية أفكارك وتنظيمها في خريطة واضحة مع وسوم بصرية.
Toggl	برنامج لتتبّع الوقت يقدّم لك سجلاً دقيقاً لكيفية توزيع وقتك.
MyLifeOrganized	قائمة مهام رقمية يمكن استخدامها لإدارة عدّة مشاريع في آن واحد.
Forest	تطبيق للتركيز وتتبّع الوقت ينمو فيه شجر افتراضي كلّما حافظت على تركيزك؛ وإذا فقدت تركيزك تبدأ الشجرة بالذبول.

الخلاصة

مع هذه الأدوات لإدارة الوقت، لن تجد طريقة أسهل لتنظيم يومك. سواء كنت ترفع إنتاجيتك باستخدام تسجيل الشاشة مع ScreenRec أو تؤتمت سير عملك بالكامل عبر Zapier، ستتحوّل إدارة الوقت إلى مهمة بسيطة. جرّب كل مجموعة من هذه المجموعات بنفسك واستمتع بتجربة عمل أكثر سلاسة بكثير.