5 + 7 من أدوات إدارة المشاريع المتعددة لإنجاز المزيد

التعامل مع عدة مشاريع في الوقت نفسه قد يكون كارثياً إذا لم يُدار بكفاءة؛ كلّنا مررنا بتلك اللحظات التي نحاول فيها التوفيق بين أشياء كثيرة تتجاوز قدرتنا، وغالباً لا تنتهي نهاية سعيدة.

يؤثر سوء الجدولة والإدارة سلباً في إنتاجيتنا؛ فالموظف العادي يكون منتجاً فعلياً لنحو 3 ساعات فقط في اليوم؛ وتُعد المماطلة أحد الأسباب الرئيسة لانخفاض الإنتاجية في العمل.

حوالي 80٪ من الموظفين برواتب و76٪ من روّاد الأعمال يماطلون بين ساعة وأربع ساعات في يوم العمل العادي؛ أي أن جزءاً كبيراً من وقتنا يُهدَر، وغالباً ما يكون السبب إدارة ضعيفة.

لحسن الحظ، يمكن لأدوات إدارة المشاريع المتعددة أن تساعدك على إبقاء كل شيء منظّماً وعلى المسار الصحيح؛ يستعرض هذا المقال أفضل هذه الأدوات التي يمكنك الاعتماد عليها.

أفضل أدوات إدارة المشاريع المتعددة

أفضل أداة مجانية لإدارة مشاريع متعددة – ScreenRec

يُعد ScreenRec ممتازاً للتواصل، ما يجعله أيضاً أداة مفيدة في إدارة المشاريع؛ فهو يتيح لك تسجيل فيديوهات قصيرة لشاشتك، وكاميرا الويب، والميكروفون، بل ويمكنه تضمين صوت النظام عند الحاجة.

يمكنك أيضاً التقاط لقطات شاشة وإضافة الشروحات عليها؛ والأفضل أنك لست بحاجة إلى رفع أي شيء يدوياً؛ يحفظ ScreenRec فيديوهاتك في حسابك السحابي الخاص في الوقت الفعلي، وتحصل على رابط مشاركة خاص بمجرد إيقاف التسجيل.

أهم الميزات

2 جيجابايت تخزين سحابي خاص مجاناً
تسجيل شاشة الكمبيوتر وكاميرا الويب والميكروفون وصوت النظام
إضافة شروحات على لقطات الشاشة
إدارة المحتوى
مشاركة فورية
من دون علامات مائية أو حدود زمنية
تسجيل فيديو بدقة HD
مسجّل شاشة خفيف

الأسعار

حالياً، يمكن استخدام ScreenRec مجاناً.

أفضل مخطِّط لإدارة مشاريع متعددة – Asana

يُعد Asana من أفضل الطرق لتتبّع المشاريع المتعددة؛ فهو ممتاز لمراقبة تقدّم المشاريع، بواجهة بسيطة وسهلة الاستخدام تساعدك على تحسين الإنتاجية.

بوصفه منصة متكاملة لإدارة المشاريع، يتيح Asana الفرق البقاء متزامنة والتأكد من عدم سقوط أي مهمة من القائمة؛ كما أن مرونته تجعله خياراً مثالياً للأعمال على اختلاف أحجامها، إذ يمكن تكييفه بسهولة مع منهجيات إدارة المشاريع المتعددة وأساليب العمل المختلفة.

بفضل تركيزه على التعاون والشفافية، أصبح Asana سريعاً أحد أفضل مخطِّطات المشاريع وحلاً مفضّلاً لإدارة عدة مشاريع بنجاح.

أهم الميزات

تنظيم مساحات العمل والمشاريع
تتبّع النشاط
تحرير وتحديث المهام
إدارة سير العمل (Workflow)
طرق عرض مهام قابلة للتخصيص بما في ذلك لوحة Kanban
إدارة الاعتمادات (Dependencies) والمعالم (Milestones)
تقارير متقدّمة ولوحات بيانات (Dashboards)
تكاملات مع أدوات أخرى

الأسعار

يوفر هذا برنامج إدارة المشاريع نسخة مجانية عبر خيار التجربة المجانية، إلى جانب خطة مدفوعة بسعر 10.99 دولار لكل مستخدم في الشهر (عند الدفع السنوي) أو 13.49 دولار لكل مستخدم شهرياً عند الدفع شهرياً.

أفضل أداة لإدارة مشاريع متعددة مع سير عمل – ClickUp

يُعد ClickUp أداة متعددة الاستخدامات لإدارة المشاريع المتعددة، إذ يضم مجموعة قوية من الخصائص تتيح للفرق إدارة عدة مشاريع مع تحسين سير العمل؛ صُممت منصته الشاملة لزيادة الإنتاجية وتبسيط التعاون بين أعضاء الفريق، ما يجعلها حلاً مثالياً للمؤسسات التي تسعى إلى إدارة مشاريعها بكفاءة.

تضمن بنية ClickUp القابلة للتخصيص، والأتمتة، وإمكانات سير العمل المتقدّمة، قدرة الفرق على تكييف الأداة مع احتياجاتهم الخاصة، ما يؤدي إلى تجربة سلسة في إدارة المشاريع المتعددة.

أهم الميزات

هيكل هرمي لتنظيم المساحات والمجلدات والقوائم
طرق عرض قابلة للتخصيص
أتمتة سير العمل
تتبّع الوقت وتقدير المدد
تقارير وتحليلات
تكاملات متعددة

الأسعار

يوفّر هذا البرنامج خطة مجانية بمهام ومستخدمين غير محدودين، لكن مع سعة تخزين محدودة بـ 100 ميجابايت؛ تبدأ الخطط المدفوعة من 5 دولارات لكل مستخدم في الشهر.

أفضل تقويم لإدارة مشاريع متعددة – TeamUp

يُعد TeamUp ممتازاً لتخطيط الاجتماعات الجماعية، فهو أداة تقويم قوية لإدارة المشاريع المتعددة، صُممت لمساعدة الفرق على تنظيم المشاريع وجدولتها ومراقبتها بكفاءة ضمن منصة واحدة موحّدة.

يركّز TeamUp أساساً على إدارة المشاريع المعتمدة على التقويم، ما يجعله حلاً مثالياً للمؤسسات التي تحتاج إلى تمثيل بصري واضح لتقدّم المشاريع والجداول الزمنية؛ كما أن واجهته البديهية وخيارات التكوين المرنة تناسب مختلف الصناعات، ما يجعله خياراً شائعاً لدى الشركات التي تريد تبسيط إدارة مشاريعها المتعددة؛ ومع TeamUp لن تعود مشكلة «اصطدام» الجداول الزمنية للمشاريع قائمة.

أهم الميزات

تطبيق للهاتف يرافق نسخة الويب
تتبّع تقاويم أعضاء الفريق
ميزة بحث للوصول السريع إلى المعلومات وزيادة الإنتاجية
ترميز لوني (Color coding)
تنبيهات وإشعارات
التحكم في الصلاحيات والوصول
تكاملات
مشاركة الأحداث

الأسعار

تُقيَّد الخطة المجانية الأساسية بثمانية تقاويم فرعية، وتحتفظ بسجل البيانات لمدة عام واحد فقط؛ تبدأ الخطط المدفوعة من 10 دولارات شهرياً لكل تقويم.

أفضل أداة تتبّع وقت لإدارة مشاريع متعددة – TimeDoctor

ممتاز لمراقبة الوقت وتحسين المساءلة، TimeDoctor هو تطبيق لمراقبة المشاريع؛ صُمم لمساعدة الفرق على قياس وإدارة الوقت الذي يُقضى في المهام المختلفة عبر مشاريع متعددة، ويضم إمكانات شاملة لتتبّع الوقت.

يمكن لـ TimeDoctor أن يعمل كبرنامج لتتبّع مشاريع متعددة للمؤسسات التي تهدف إلى تحسين الإنتاجية، وتخصيص الموارد بفعالية، والحصول على رؤى حول أداء المشاريع؛ تضمن واجهته السهلة وخصائصه القوية ملاءمته للأعمال بمختلف أحجامها، ما يجعله خياراً شائعاً لإدارة الوقت في سياق مشاريع متعددة.

أهم الميزات

تتبّع دقيق للوقت
إدارة المشتتات
تقارير قابلة للتخصيص
تكاملات
تتبّع في وضع عدم الاتصال
إدارة الرواتب (Payroll)
تقارير قائمة على الوقت

الأسعار

تأتي أسعار هذا البرنامج عبر ثلاث خطط: أساسية، وقياسية، ومميزة؛ تبدأ الأسعار من 70 دولاراً في السنة أو 7 دولارات في الشهر لكل مستخدم.

أدوات أخرى تستحق الذكر

الاسم	ما الذي يقدّمه؟
Monday	نظام إدارة مشاريع مرن لمساعدة الفرق على تخطيط المشاريع وتنفيذها وتتبّعها
ProofHub	برنامج متكامل لإدارة المشاريع والتعاون، يبسّط تواصل الفريق وإدارة المهام وتتبّع المشاريع
RedMine	أداة مفتوحة المصدر لإدارة المشاريع وتتبع المشكلات، توفر خصائص قوية مثل مخططات Gantt والويكي والمنتديات
LiquidPlanner	برنامج ديناميكي لإدارة المشاريع مع جدولة تنبؤية، وإدارة للموارد، وقدرات تحليلية متقدّمة
PayMo	حل شامل لإدارة المشاريع يجمع بين تتبّع الوقت وإدارة المهام ووظائف الفوترة
Airtable	منصة مرنة مستوحاة من جداول البيانات تتيح للفرق إنشاء قواعد بيانات مخصّصة والتعاون في الوقت الفعلي
Jira	أداة إدارة مشاريع للفرق الرشيقة (Agile)، تقدّم خصائص قوية مثل سير عمل قابل للتخصيص، وتتبع المشكلات، وتقارير متقدّمة

أداة PMO (Project Management Office) هي حل برمجي صُمم لدعم وظائف ومهام مكتب إدارة المشاريع داخل المؤسسة؛ تساعد هذه الأدوات على مركزية جهود إدارة المشاريع، وتبسيط العمليات، وتحسين التواصل، وتعزيز التعاون بين الفرق.

عادةً ما توفّر أدوات PMO خصائص مثل تخطيط المشاريع، وإدارة الموارد، وإدارة المهام، وتتبّع المخاطر والمشكلات، وتتبّع الوقت، وإعداد التقارير، والتحليلات؛ ما يمكّن مكتب إدارة المشاريع من إدارة عدة مشاريع والإشراف عليها بكفاءة على مستوى المؤسسة؛ باستخدام أدوات PMO يمكن للمؤسسات تحقيق الاتساق وتوحيد المعايير وتحسين ممارسات إدارة المشاريع عموماً.

برنامج إدارة المشاريع المتعددة هو نوع من الحلول البرمجية يساعد المؤسسات على تخطيط عدة مشاريع وتنفيذها ومراقبتها في الوقت نفسه؛ تتيح هذه الأدوات للفرق تخصيص الموارد بكفاءة، وتتبّع التقدّم، وضمان إتمام المشاريع بنجاح مع الحفاظ على رؤية واضحة لمحفظة المشاريع ككل.

عادةً ما توفّر هذه البرامج خصائص مثل إدارة المهام، وتخطيط المشاريع، وتخصيص الموارد، والتعاون بين أعضاء الفريق، وتتبّع الوقت، وإعداد الميزانيات، وإدارة المخاطر، وإعداد التقارير؛ وباستخدامها يمكن للمؤسسات تنسيق جهودها بشكل أفضل، وتحسين سير العمل، وتعزيز التواصل، وتحسين الأداء العام للمشاريع عبر مختلف المبادرات.

لإدارة عدة مشاريع في وقت واحد، ابدأ بترتيبها حسب الأهمية والإلحاح والأثر، ثم ضع أهدافاً واضحة لكل مشروع؛ أنشئ خططاً تفصيلية، ووزّع الموارد بحكمة، واستخدم برنامجاً لإدارة المشاريع المتعددة للبقاء منظَّماً.

حافظ على تواصل فعّال بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة والعملاء، وراقب التقدّم والأداء بانتظام؛ كن مرناً ومستعداً لتعديل الخطط والأولويات عند الحاجة؛ وزّع المهام لتخفيف عبء العمل وتمكين أعضاء الفريق؛ وبعد الانتهاء من كل مشروع، أجرِ مراجعة لرصد مجالات التحسين والدروس المستفادة، وطبّق هذه الرؤى على المشاريع المستقبلية لتحسين مهاراتك في إدارة المشاريع المتعددة.

الخلاصة

إدارة المشاريع المتعددة مهارة أساسية لمديري المشاريع الذين يضطرون غالباً إلى «تدوير عدة كرات» في الهواء؛ ومن خلال الاستفادة من أدوات قوية مثل Asana وClickUp وTeamUp وTimeDoctor يمكنك تخطيط مشاريعك وتنظيمها وتتبّعها بفعالية؛ والأفضل من ذلك أنك تستطيع استخدام هذه الأدوات لتحسين سير العمل والتواصل داخل الفريق.

لا توجد أداة واحدة «مثلى» لإدارة المشاريع المتعددة؛ فكل أداة تقدّم مجموعة خصائص فريدة تلائم احتياجات معيّنة؛ ما يعني أنه عليك اختيار الحل الأنسب لوضعك؛ ومع الاستراتيجيات الصحيحة، والأدوات المناسبة، والتركيز على التحسين المستمر، يمكنك إدارة عدة مشاريع بكفاءة – الأمر ليس صعباً كما يبدو.