ما هي أدوات إعداد التقارير في إدارة المشاريع؟

برامج وأدوات إعداد تقارير إدارة المشاريع تساعدك على متابعة المراحل الرئيسية للمشروع وتلبية توقّعات أصحاب المصلحة أو العملاء. يوجد نوعان رئيسيان من التقارير: تقرير حالة تفصيلي (يتضمّن تفاصيل كل مهمة)، و ملخصات تنفيذية (تقديرات التكاليف، تغيّرات الجداول الزمنية، وعناصر المشروع الأخرى). تساعدك أدوات تتبّع المشاريع وإعداد التقارير على تجميع نقاط البيانات الأساسية للمشروع، بحيث تحصل على نظرة شاملة لمسار التقدّم وتتمكّن من تحديد الخطوة التالية بدقة.

أفضل 12 أداة للتقارير في إدارة المشاريع

في عالم إدارة المشاريع، يوجد دائمًا قدر كبير من التواصل ذهابًا وإيابًا، هذا بالإضافة إلى سلاسل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة والمربكة. كل ذلك يثبت أن التواصل الجيّد بين أعضاء الفريق يلعب دورًا حاسمًا في إكمال أي مشروع بنجاح.

وهنا يأتي دور أدوات إعداد التقارير في إدارة المشاريع. فمن خلال أدوات التقارير المناسبة، يعرف أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة بالضبط ما يحدث داخل المشروع، ويصبح من الواضح لهم ما هي الإجراءات المطلوبة لدفع العمل إلى الأمام.

ومع ازدياد العمل عن بُعد، ارتفعت أيضًا شكاوى أعضاء الفرق من ضعف إدارة المشاريع ونقص أدوات إعداد التقارير. إذ تُظهر الإحصاءات أن %88 من العاملين عن بُعد يواجهون صعوبة في الحفاظ على الاستمرارية والتواصل الفعّال.

واليوم، %41 من المؤسسات تُقرّ بأن أداء مشاريعها ضعيف بسبب تعدّد التقارير وتشتّتها، ونقص الدعم الكافي من مديري المشاريع والجهات الراعية لها.

وبحسب شركة PWC، فإن برامج إدارة المشاريع تساهم بشكل مباشر في تحسين الأداء؛ إذ تشير أبحاثهم إلى أن %77 من مديري المشاريع ذوي الأداء العالي يستخدمون برامج إدارة المشاريع. اعتماد مثل هذه البرامج يساعد الشركات بمختلف أحجامها على تحسين النتائج بتكلفة معقولة نسبيًا.

ومع وجود هذا العدد الكبير من الأدوات في السوق، قد يصبح اختيار أداة إدارة المشاريع والتقارير المناسبة مهمة مرهقة. لمساعدتك في ذلك، جمعنا لك أدناه أفضل الأدوات التي يمكنك الاعتماد عليها في إدارة المشاريع وإعداد تقاريرها.

أفضل أدوات إعداد التقارير في إدارة المشاريع

1. ScreenRec

أدوات مجانية لإعداد تقارير إدارة المشاريع

يُعد ScreenRec واحدًا من أفضل أدوات التواصل غير المتزامن، ولذلك فهو مناسب للغاية كأداة لإعداد تقارير المشاريع. يتميّز بسهولة الاستخدام ويمنحك أنت وفريقك القدرة على التواصل بصريًا؛ إذ يمكنك تسجيل الشاشة وكاميرا الويب والصوت والميكروفون لتقديم ملاحظات واضحة، وترك رسائل لا تُنسى، ومساعدة أعضاء الفريق على فهم مهامهم. كل هذه المزايا تجعله من أفضل الإضافات إلى مجموعة أدوات إدارة المشاريع المجانية لديك.

يمكن استخدام هذه المنصّة الآمنة بنسبة 100٪ من أجل:

تسجيل الشاشة،
إنشاء المحتوى،
التقاط صور للشاشة،
بث الشاشة (Screencast)، و
التعليق الصوتي على العروض التقديمية (مع صوت الكمبيوتر والميكروفون وكاميرا الويب) بجودة HD.

ميزة رائعة: بدلًا من كتابة رسائل بريد إلكتروني طويلة، يمكنك إرسال رسالة فيديو باستخدام رابط خاص يتم إنشاؤه فورًا. تكون هذه الروابط القابلة للمشاركة مشفّرة بالكامل لمنع تنزيل الملفات دون إذنك.

السعر: أداة مجانية بالكامل لإعداد تقارير إدارة المشاريع.

2. ProofHub

يتيح لك ProofHub دمج العديد من أدوات إعداد التقارير وإدارة الموارد والمشروعات في تطبيق واحد. كما يمكنك:

تعيين الأدوار للمستخدمين،
تفويض المهام، و
إنشاء منصة فعّالة للمناقشات والمحادثات عبر الإنترنت، مما يقلّل الحاجة إلى سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة.

يمكنك كذلك تتبّع تاريخ المشروع وتقديم بياناته في صورة منظّمة. يُعد هذا التطبيق أداة ممتازة لإدارة المهام والعمل بفضل واجهته السهلة وتدفّق العمل السلس.

ميزة رائعة: تصميمه واضح وبسيط، ما يسمح للمستخدمين بإدارة العمل والتعاون بكفاءة مع منحنى تعلّم شبه معدوم.

السعر: تبدأ الخطط من 45$/شهر.

3. Asana

مع لوحة تحكّم تمنحك نظرة سريعة على المشروع، تُعد Asana أداة ممتازة لإعداد تقارير إدارة المشاريع، خصوصًا للفرق الصغيرة. يمكنك إعداد مراحل رئيسية وجداول زمنية، وتعيين المهام لأعضاء الفريق، وتتبع تقدّم كل فرد منهم.

ميزة رائعة: يمكنك إنشاء لوحة منفصلة لكل عضو في الفريق وتحديد كل خطوة يحتاج إلى تنفيذها، ما يسهّل عليك متابعة تقدّمهم بشكل بصري وفي الوقت الفعلي.

السعر: مجانية حتى 15 عضوًا، ثم 13$/مستخدم/شهر.

4. Basecamp

يقدّم Basecamp واجهة حديثة تشبه شبكات التواصل الاجتماعي، ما يجعله منصة مريحة لتعاون الفرق. وسهولة استخدامه تجعله واحدًا من أكثر أدوات إعداد التقارير شعبية وفعالية. من بين مزاياه:

لوحات رسائل،
إشعارات بالبريد الإلكتروني أو على سطح المكتب،
تقارير عن تقدّم المشروع،
محادثات،
مستندات،
ملفات، و
قوائم مهام.

ميزة رائعة: يوفّر Basecamp لوحة تحكّم منفصلة للعملاء ليتابعوا تقدّم المشروع، ولوحة أخرى مخصّصة لأعضاء فريق المشروع.

السعر: خطط مجانية للمعلمين والطلاب، وخطط مدفوعة تبدأ من 99$/شهر.

5. Notion

تقدّم Notion رؤية مختلفة لإدارة المشاريع بواجهة تشبه دفتر الملاحظات التقليدي. يمكنك من خلالها:

«كتابة» قوائم المهام الخاصة بك،
إضافة أعضاء الفريق،
إضافة المهام،
إنشاء أفكار للمشروعات،
مشاركة كل شيء مع الفريق، و
متابعة كل ذلك بشكل منظّم.

يمكنك أيضًا إنشاء مخطط تدفّق للمهام عبر خاصية السحب والإفلات البسيطة، والاحتفاظ بقوائم أسبوعية، وتدوين الملاحظات.

ميزة رائعة: تشبه Notion مجموعة LEGO؛ يمكنك من خلالها بناء سير عمل يناسب فريقك تمامًا.

السعر: 8$/مستخدم/شهر.

6. Google Workspace

توفّر Google Workspace مساحة عمل تضم كل ما يحتاجه فريق إدارة المشاريع تقريبًا، حيث يمكن للفرق بمختلف أحجامها التعاون والتواصل بسهولة. تحتوي المجموعة على Gmail وDocs وCalendar وDrive وMeet وChat وSlides وKeep وJamboard بالإضافة إلى الإضافات وغيرها.

ميزة رائعة: لكل مهمة رئيسية تقريبًا تطبيق مخصّص متكامل يتصل بسلاسة ببقية أدوات Google ويمكن استخدامه عند الحاجة.

السعر: تبدأ الخطط من 6$/مستخدم/شهر مع مساحة تخزين 30GB واجتماعات فيديو حتى 100 مشارك، مع خطط أعلى بسعر 12$/مستخدم/شهر و18$/مستخدم/شهر.

7. Deltek Workbook

Deltek Workbook برنامج فعّال لإدارة المشاريع وإعداد تقاريرها، صُمّم من أجل:

إدارة علاقات العملاء (CRM)،
التعاون،
التنبؤ والتخطيط،
المحاسبة، و
خُصّص بالدرجة الأولى للوكالات والفرق الداخلية داخل الشركات.

يضمّ مجموعة من الخصائص المدمجة مثل مخططات جانت والفوترة وبوابة العملاء والمهام والجداول الزمنية للمشروعات.

ميزة رائعة: يقدّم العديد من الوحدات (Modules) التي يمكنك اختيار ما يناسب احتياجات مشروعك تحديدًا، ولن تدفع إلا مقابل الوحدات التي تختارها.

السعر: 19$/مستخدم/شهر بحد أدنى 30 مستخدمًا.

8. LiquidPlanner

يوفّر LiquidPlanner جميع أدوات إدارة المشاريع الأساسية، بالإضافة إلى برنامج لتتبّع الوقت يمكّن المستخدم من:

إنشاء لوحات تعاونية مخصّصة للمهام،
إضافة تعليقات حول جداول المشروع،
إضافة ملاحظات إلى المشروعات، و
إكمال المهام في الوقت المحدّد.

ميزة رائعة: يُعد LiquidPlanner من البرامج القليلة التي تتنبّأ بوقت إنجاز العمل وتساعدك على وضع جداول زمنية واقعية للمهام المقرّرة.

السعر: 45$/مستخدم/شهر.

9. MindGenius

يتميّز MindGenius بمرونة عالية ويوفّر:

التخطيط البصري،
الانتقال السلس بين مهمة وأخرى،
مخططات جانت،
المراحل الرئيسية (Milestones)،
الجداول الزمنية،
أدوات رسم الخرائط الذهنية،
مساحة عمل مشتركة،
وتواصل داخلي.

يضم MindGenius «Hub» يعرض المشروعات والإجراءات المطلوب تنفيذها، وقد صُمّم للشركات التي ترغب في رفع فعالية فرقها.

ميزة رائعة: تتيح لك خاصية رسم الخرائط الذهنية عرض الحقائق الأساسية والافتراضات والتوقعات التي يحتاج أصحاب المصلحة إلى معرفتها والاتفاق عليها.

السعر: يتوفّر كتطبيق مكتبي ونسخة ويب باشتراكات متعدّدة تناسب أحجام الفرق المختلفة واحتياجات الأعمال.

10. TogglPlan

TogglPlan أداة لإعداد تقارير وإدارة المشاريع تعتمد على التخطيط الزمني، وتسمح للفرق بجدولة المهام القادمة وإعادة جدولتها ضمن عدّة تقويمات مشتركة. من بين مزاياها:

مخططات جانت،
إدارة المهام عبر السحب والإفلات،
جدولة العمل ساعة بساعة، و
تسجيل مدى تفرّغ أعضاء الفريق.

يُعد من منتجات البرامج المميّزة لجدولة المشاريع.

ميزة رائعة: يمكن إضافته كإضافة لمتصفح Chrome، بحيث يمكنك إرسال المهام إلى Toggl مباشرة من الويب.

السعر: تبدأ الخطط من 8$/مستخدم/شهر.

11. Insightly

يُعد Insightly برنامج CRM قويًا يمكنك من خلاله:

تتبّع تقدّم المشاريع ومستوى الأداء،
عرض لوحة مهام ونشاط تفصيلية، و
إدارة العملاء المحتملين والمورّدين والمزوّدين والشركاء.

البرنامج سهل الاستخدام للغاية، ويمكنك من خلاله إنشاء حملات مخصّصة بسرعة. كما يقدّم برنامجًا لتتبّع مشاريع متعددة.

ميزة رائعة: بفضل بساطته، يناسب التطبيق جميع مستويات الخبرة، من المستخدمين المبتدئين إلى المحترفين.

السعر: تبدأ الخطط من 15$/مستخدم/شهر.

12. Statusbrew

أداة لإعداد تقارير إدارة المشاريع على شبكات التواصل الاجتماعي

Statusbrew أداة رائدة لإدارة مشاريع التواصل الاجتماعي، تساعدك على إدارة جميع عمليات النشر والتعليقات وتعليقات الإعلانات والرسائل والإشارات والتقييمات والمزيد. تتم مزامنتها في الوقت الفعلي ويمكن لفريقك التعامل معها بفاعلية عبر الأتمتة. من أبرز مزاياها:

سير عمل آلي لاعتماد المحتوى قبل نشره على حساباتك في شبكات التواصل الاجتماعي،
تمكينك من إنشاء محتوى خاص بالحملات مع تقارير توضّح أداء كل حملة وتحلّله،
رؤية تفصيلية لمستوى التفاعل وخصائص الجمهور والانطباعات التي تولّدها الحملات.

ميزة رائعة: توفّر Statusbrew ميزة «Plans» التي تمكّنك من إنشاء وتشغيل حملات متكاملة على شبكات التواصل الاجتماعي، مع إنشاء محتوى مخصّص لكل حملة وتوليد تقارير توضّح نتائجها وتحلّل أداءها.

السعر: تبدأ الخطط من 69$/شهر، مع توفّر نسخة تجريبية مجانية وإمكانية حجز عرض توضيحي للمنتج.

أفضل أدوات إعداد التقارير في إدارة المشاريع: جدول مقارنة

البرنامج	أهم المزايا	السعر
ScreenRec	من أفضل برامج إعداد تقارير المشاريع؛ ينشئ لوحة مرئية من الفيديوهات ولقطات الشاشة والعروض التقديمية.	مجاني
ProofHub	أداة لإدارة المشاريع عبر الإنترنت تضم كل ما تحتاجه للتخطيط والتعاون وتحقيق المراحل الرئيسية.	تبدأ من 45$/شهر
Asana	أنشئ خطط المشاريع، واحترم المواعيد النهائية، ونسّق المهام بفضل واجهتها سهلة الاستخدام.	مجانية حتى 15 عضوًا ثم 13$/مستخدم/شهر
Basecamp	أداة شهيرة لإدارة المشاريع، سهلة الاستخدام بفضل واجهتها الشبيهة بوسائل التواصل الاجتماعي وما توفّره من أدوات لإدارة الفريق والتعاون.	99$/شهر
Notion	أداة صُمّمت لتخدم الفريق بالكامل، تساعد على التخطيط للمشاريع وإدارتها ومشاركة المعلومات مع الفريق والمؤسسة.	8$/مستخدم/شهر
Google Workspace	مساحة عمل تجمع كل أدوات Google في مكتب افتراضي واحد: Gmail وDocs وKeep وMeet وSlides وDrive وغيرها.	تبدأ من 6$/مستخدم/شهر
Deltek Workbook	مناسب لـ CRM والتعاون ومشاركة الملفات وأهداف المساءلة، ومصمّم خصيصًا للوكالات والفرق الداخلية.	تبدأ من 19$/مستخدم/شهر
LiquidPlanner	برنامج يضم منهجية مدمجة لوضع جداول زمنية واقعية للمشاريع.	تبدأ من 45$/مستخدم/شهر
MindGenius	يساعد على عرض المعلومات بصريًا وبسهولة.	اشتراكات مختلفة لنماذج مختلفة
TogglPlan	أداة لإدارة المشاريع تعتمد على الجداول الزمنية، تتيح للفريق مشاركة التقويم للمهام والاجتماعات القادمة.	8$/مستخدم/شهر
Insightly	مجموعة متكاملة لإدارة المشاريع ومزايا متقدّمة، مع كونه نظام CRM قويًا يناسب مختلف مستويات الخبرة.	تبدأ من 15$/مستخدم/شهر
Statusbrew	يساعدك على زيادة الإنتاجية في نشر وجدولة منشورات شبكات التواصل الاجتماعي.	تبدأ من 69$/شهر

برامج وأدوات إعداد تقارير إدارة المشاريع تساعدك على متابعة المراحل الرئيسية للمشروع وتلبية توقّعات أصحاب المصلحة أو العملاء. يوجد نوعان رئيسيان من التقارير:

تقرير حالة تفصيلي (يتضمّن تفاصيل كل مهمة)، و
ملخصات تنفيذية (تقديرات التكاليف، تغيّرات الجداول الزمنية، وعناصر المشروع الأخرى).

تساعدك أدوات تتبّع المشاريع وإعداد التقارير على تجميع نقاط البيانات الأساسية للمشروع، بحيث تحصل على نظرة شاملة لمسار التقدّم وتتمكّن من تحديد الخطوة التالية بدقة.

يمكن أن تكون تقارير حالة المشروع يومية أو أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية، وفقًا لطبيعة المشروع واحتياجات أصحاب المصلحة.