As Únicas 7 Técnicas De Gerenciamento De Tempo Que Você Precisa

Todos nós já ouvimos a frase "tempo é dinheiro". Bem, de acordo com um artigo publicado pela Entrepreneur.com, mais de 15 horas por semana são desperdiçadas no trabalho. William Penn disse melhor: "Tempo é o que mais queremos, mas o que usamos pior."

Esta é uma verdade triste, mas ainda assim a verdade. Então, como podemos evitar desperdiçar tempo implementando dicas de gerenciamento de tempo para o trabalho e nos tornarmos mais produtivos?

Vasculhando a rede e folheando página após página de pesquisa, chegamos a 7 técnicas de gerenciamento de tempo que certamente trarão produtividade de volta ao seu local de trabalho e, em última análise, economizarão dinheiro.

Por Que O Gerenciamento De Tempo É Importante?

Antes de entrarmos nisso, é melhor entendermos por que aprender como gerenciar o tempo de forma eficaz é tão importante.

Faça mais coisas
O benefício óbvio de gerenciar melhor seu tempo é ter mais tempo para completar seu trabalho. Quantas vezes você se pega dizendo "Não há horas suficientes no dia"? Todos nós frequentemente gastamos horas sem fazer nada verdadeiramente produtivo. Se você não estivesse desperdiçando seus dias, pode descobrir que realizou muito mais hoje do que ontem.
Menos estresse
Com essas horas adicionadas, você pode começar a verdadeiramente aproveitar seu tempo. Há menos urgência e uma necessidade reduzida de correr. Seja você tentando lidar com o estresse da faculdade ou o estresse de publicar seu primeiro livro, gerenciar melhor seu tempo permitirá que você relaxe e atravesse seu trabalho sem preocupações.
Sentimento de satisfação
Com gerenciamento de tempo ruim, você pode se encontrar trabalhando arduamente do amanhecer ao anoitecer sem completar suas tarefas mais importantes. Se você pode gerenciar adequadamente seu tempo, terá mais tempo para fazer o que importa e se sentirá satisfeito.
Restaure sua motivação
Se você sabe exatamente como vai gastar seu tempo, estará muito mais inclinado a trabalhar diligentemente e possivelmente com um senso de determinação.
Promoção?
Obviamente, isso não é garantido, mas explore como uma possibilidade por um momento. Digamos que sua motivação recém-descoberta e sentimento de satisfação levaram você à sua ética de trabalho positiva contínua.
Antes que você perceba, seu chefe começa a notar e logo você está pronto para uma promoção. Soa bem, não é? É muito plausível!
Então, sem mais delongas, aqui estão 7 estratégias eficazes de gerenciamento de tempo que melhorarão sua vida cotidiana no trabalho.

Técnicas De Gerenciamento De Tempo Para Definir Prioridades E Metas

Técnica 1: A Matriz Eisenhower

Como ficou famosa pelo nosso 34º presidente (antes de se tornar presidente, no entanto), a Matriz Eisenhower é uma técnica que ajuda você a organizar suas tarefas em quatro quadrantes separados: "Faça primeiro", "Agende", "Delegue", "Não faça". Este método é a maneira perfeita de priorizar e completar tudo o que precisa ser completado.

Técnica 2: O Princípio De Pareto (Regra 80/20)

Originalmente uma ideia apresentada por Vilfredo Pareto, mas trazida para o século XX por Joseph Juran, a regra 80/20 é um conceito que afirma que, de um número total de eventos, 80% dos resultados são devidos a apenas 20% de suas causas.

Quando Pareto percebeu este fato, foi em relação ao povo da Itália e sua situação econômica. Segundo ele, a Itália estava dividida em duas facções: "os muitos triviais" (ou seja, os 80%) e os "poucos vitais" (ou seja, os 20%). Ele afirmou que dos 100% da riqueza no país, 80% dela era de propriedade de 20% da população.

Mas como isso se converte em uma técnica de gerenciamento de tempo? Olhando para sua lista de tarefas, você pode aplicar esta regra e perceber que 80% dessa lista é trivial enquanto 20% dela é vital. Se você tem uma lista de 10 tarefas, escolha 2 que são mais vitais e complete essas primeiro. Isso ajudará você a priorizar e manter suas metas sob controle.

Defina Prioridades Com O Princípio De Pareto Regra 80-20

Exemplo: Ao priorizar, você precisa determinar o que é urgente e o que pode esperar. Você se encontrará perguntando "Isso é necessário?"

Uma coisa que geralmente pode ser eliminada são reuniões não urgentes. Reuniões consomem tempo e são frequentemente entediantes. Então pergunte a si mesmo: "Esta reunião pode ser evitada?"

Uma boa maneira de substituir esses desperdiçadores de tempo é usar um gravador de tela gratuito como o ScreenRec. O ScreenRec permitirá que você grave sua tela do computador e voz simultaneamente. Então, em vez de forçar todos a se encontrarem em um determinado horário, você pode gravar sua apresentação e enviá-la aos seus colegas como um link seguro.

Técnicas De Gerenciamento De Tempo Para Eliminar Não-Prioridades

Técnica 3: O Método D.E.A.L.

Em algum momento, temos que aprender a parar de nos sobrecarregar e delegar nossas tarefas. Proposto pelo autor Tim Ferriss em seu livro "A Semana de Trabalho de 4 Horas", o sistema DEAL afirma que nosso trabalho pode ser dividido e colocado em quatro categorias: Delegar, Eliminar, Automatizar e Libertar. D.E.A.L.

Delegar: Se há uma tarefa que deve ser completada, pergunte-se: você é quem tem que fazê-la? Se não, delegue.

Eliminar: Algumas tarefas podem não ter lugar na sua lista de tarefas. Pense de volta na regra 80/20. Se faz parte dos muitos triviais, então você provavelmente pode se livrar dela e focar nos poucos vitais.

Automatizar: Com tantos aplicativos disponíveis, está se tornando cada vez mais fácil deixar certas tarefas para um sistema automatizado, como um sistema de e-mail em massa ou algo tão simples quanto um calendário online.

Libertar: Algumas tarefas são mais difíceis do que outras e requerem mais tempo. Às vezes você deve simplesmente adiá-la. Coloque-a em segundo plano até completar as tarefas mais rápidas.

Exemplo: Você pode usar um aplicativo de gerenciamento de equipe completo para ajudar a melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo e carga de trabalho. Isso permitirá que você delegue tarefas a membros da equipe, elimine tarefas, use os recursos do aplicativo para automatizá-las e crie novas datas de vencimento conforme adia. O Asana é um ótimo exemplo de tal aplicativo.

Técnicas De Gerenciamento De Tempo Para Organizar Tarefas E Definir Prazos

Técnica 4: Sistema ABC

Trazido a nós por Alan Lakein em 1973, o sistema ABC é um método no qual as tarefas são colocadas por uma questão de importância. Trabalhos categorizados como "A" são estabelecidos como os mais importantes. Tarefas "B" são as próximas mais importantes e tarefas "C" são as menos importantes.

O método ABC também pode ser usado para medir a quantidade de tempo que uma atribuição deve levar. Tarefas "A" serão completadas em um dia, "B" – em uma semana, e "C" – em um mês.

Técnicas De Gerenciamento De Tempo Para Implementar Metas

Técnica 5: Coma O Sapo

Por mais louco que isso pareça, esta técnica muito razoável foi introduzida pelo autor Brian Tracey em seu livro best-seller "Coma Aquele Sapo". Ele diz:

"Se a primeira coisa que você faz toda manhã é comer um sapo vivo, você pode passar o dia com a satisfação de saber que isso é provavelmente a pior coisa que vai acontecer com você durante todo o dia."

Em outras palavras, faça as coisas difíceis primeiro. Crie sua lista de metas e elimine as tarefas mais difíceis antes de qualquer outra coisa.

Técnica 6: GTD (Get Things Done - Faça As Coisas)

Também chamada de Regra dos 2 minutos, o método Faça As Coisas foi criado por David Allen. Basicamente, a ideia é completar as tarefas menores imediatamente e dividir as tarefas maiores em tarefas menores que podem ser completadas imediatamente.

Esta técnica de gerenciamento de tempo mantém seu cérebro de ficar sobrecarregado e evita uma sobrecarga de informações que certamente acontecerá quando você tiver dezenas de tarefas para completar. O objetivo do GTD é encorajar indivíduos a realmente mapear suas tarefas e pensamentos no papel para se organizar e completar, bem como ensiná-los como melhorar habilidades de gerenciamento de tempo no trabalho.

Técnica 7: Timers Pomodoro

Uma ideia originalmente concebida por Francesco Cirillo, a Técnica do Timer Pomodoro é um método centrado na ideia de que quando seu trabalho está sendo cronometrado, é mais provável que você foque e o complete. O nome "pomodoro" é italiano para "tomate" e vem de um timer em forma de tomate usado por Cirillo. Diz-se ser um timer de 25 minutos, Cirillo usou esta ferramenta para desenvolver a ideia de que uma atribuição deveria ser composta de 25 minutos de trabalho e 5 minutos de tempo de pausa.

Exemplo: Se você se encontrar gerenciando uma equipe considerável, pode facilmente usar a técnica GTD para lidar com tarefas para toda a equipe. Todos podem aplicar este método às suas listas de tarefas e, antes que você perceba, aprenderam como gerenciar o tempo com sabedoria e todas as atribuições estão sendo completadas no prazo.

Ainda Mais Técnicas De Gerenciamento De Tempo

Em nossa opinião, essas são as técnicas de gerenciamento de tempo mais eficazes para aumentar a produtividade. Mas vamos ser realistas, há dezenas de técnicas e métodos disponíveis para você. Aqui estão ainda mais:

Kanban	Um método que usa colunas para organizar tarefas e ideias.
Timeboxing	O ato de destinar uma quantidade específica de tempo a cada atribuição.
Bloqueio De Tempo	O ato de mapear TUDO o que você fará em um dia.
Inbox-Zero	Um método que ajuda você a gerenciar fortemente seu e-mail para que sua caixa de entrada permaneça em zero.
Quem Tem O Macaco	A ideia de que você assume os problemas e tarefas de outras pessoas em vez de focar nos seus próprios.
Método De Ação	Um método que ajuda você a colocar suas ideias em tarefas acionáveis.
Horário Biológico Principal	Uma técnica que ajuda você a determinar quais horas do dia você provavelmente será mais produtivo.
O Diário De Produtividade	Um método no qual você registra todas as suas tarefas e ideias, quando devem ser completadas e como.
O Método Seinfeld	Um método dado a um fã como conselho pelo comediante Jerry Seinfeld, que sugere que você trabalhe em direção à sua meta diariamente, não importa o que aconteça.
A Regra Dos 10 Minutos	Uma regra que afirma que tudo deve ser separado em intervalos de dez minutos.
Lista De Feitos	Uma lista de tudo que você realizou.
Lista De Não-Fazer	Uma lista de tudo que não vale seu tempo.
Técnica Flowtime	Alternativa ao Timer Pomodoro
Meta Principal	Um método onde você anota suas metas, seleciona a meta mais importante e então define tempo para trabalhar nela todos os dias.
Método POSEC	Um método que encoraja você a "Priorizar Organizando, Simplificando, Economizando e Contribuindo"

Concluindo

Claramente, há MUITAS ferramentas de gerenciamento de tempo e técnicas que podemos implementar para nos tornarmos melhores gerenciadores de tempo e realmente aumentar nossa produtividade no trabalho. Seja usando aplicativos como o ScreenRec ou fazendo algo tão simples quanto eliminar tarefas triviais, não é preciso muito. Então faça um favor a si mesmo, agora que você sabe por que habilidades de gerenciamento de tempo são importantes, dê uma revisão completa na sua carga de trabalho.

Quando você começar a trabalhar em suas habilidades de gerenciamento de tempo, não se esqueça de tentar enviar uma mensagem de vídeo em vez de um e-mail. É tão fácil que você pode ficar viciado… Obtenha o ScreenRec e experimente agora.

Primeiro, se você sente que não tem habilidades excepcionais de gerenciamento de tempo, não é só você. A maioria das pessoas luta diariamente para fazer malabarismos entre carreira e família, enquanto ainda tenta encontrar tempo para si mesmas. Dito isso, as causas mais comuns de mau gerenciamento de tempo são distração, procrastinação, delegação ineficaz, ser reativo em vez de proativo, falta de plano claro, incapacidade de priorizar. Muitas vezes tal comportamento pode ser causado por depressão, falta de nutrição adequada e falta de uma boa noite de sono.

A maioria dos aplicativos recomenda este comprimento, mas não há regras rígidas e rápidas sobre quanto tempo um Pomodoro deve ser. Isso geralmente depende do tipo de trabalho que você faz. Para descobrir os Pomodoros ideais para você, rastreie seu tempo por cerca de uma semana e veja com que frequência você naturalmente faz uma pausa.

Isso depende do que você precisa realizar. As ferramentas de gerenciamento de tempo mais básicas são listas de tarefas e timers. Listas de tarefas ajudam você a obter uma visão realista de sua carga de trabalho e priorizar, enquanto timers ajudam você a entender onde realmente gasta seu tempo e ajudam você a permanecer focado.