Como Gerenciar Prazos De Projetos Como Um Profissional

Os prazos são marcadores de ritmo de gestão extremamente importantes em qualquer área. Eles ajudam a motivar e implementar boas práticas para a conclusão adequada dos projetos. Além disso, criam um amplo espaço para conversas entre os membros da equipe para concluir uma tarefa antes da data final.

Portanto, a capacidade de cumprir prazos é um critério para conseguir e manter qualquer emprego. Isso até aparece em perguntas de entrevista.

Qual É O Problema Com Os Prazos?

Pesquisas mostraram que 37% das falhas de projetos são devido à falta de objetivos claros e 41% das organizações relatam má gestão de projetos. É por isso que os Gestores de Projetos:

decidem os objetivos,
delegam o trabalho, e
programam cronogramas estratégicos para cada tarefa e projeto específicos.

No entanto, o pior problema frequentemente enfrentado pelos gestores de projetos sempre foi a gestão do tempo. A falta de gestão do tempo leva a:

objetivos pouco claros,
tarefas propostas obscuras, e
comunicação inadequada, e até
procrastinação.

Cada um desses problemas, seja coletivamente ou individualmente, leva à má gestão de projetos.

De fato, os seres humanos são cientificamente programados para evitar tarefas que criam sentimentos negativos e ansiedade. Mas, por outro lado, essa indiferença é frequentemente causada por nossa incapacidade de sermos responsáveis. Ou, pelo menos, encontrar uma maneira de tornar nossos variados projetos uma prioridade de alto nível.

Verdade seja dita, o objetivo de todo bom gestor de projetos é a conclusão. Se é assim, como um gestor de projetos pode alcançar isso estrategicamente em um mundo particularmente ocupado de múltiplos projetos e prazos sempre iminentes?

Como Gerenciar Múltiplos Projetos E Prazos

1. Comece Seu Dia No Horário

É imperativo que você comece seu dia cedo com uma mentalidade fresca e energizada. Sim, você pode ter alguma margem para trânsito extra ou uma longa fila no café, mas nunca se atrase para o escritório.

A maioria dos funcionários passa o início do dia nas redes sociais, fazendo café e assistindo filmes em sequência. Para ser mais produtivo, tente chegar ao escritório antes do sino de início tocar. Isso permite tempo suficiente para verificar seu e-mail, preparar sua mente para o trabalho do dia e estar pronto.

Aplicativo Útil

Uma boa ferramenta para ajudar com isso é o Alarmy. É o despertador com a classificação mais alta por muitas razões. A mais importante é que ele não apenas define um alarme, mas também define uma missão. Para parar o alarme, você precisa completar a missão. Desde tirar uma foto até agitar o telefone 1000 vezes para acordar seu corpo até caminhar 20 passos até resolver uma questão de matemática para ativar seu cérebro.

O alarme é incrivelmente alto; então qualquer pessoa que dorme pesado ou coruja noturna não pode ignorar suas chamadas persistentes e ensurdecedoras.

2. Crie Um Cronograma Realista

Listas de tarefas são sempre uma boa ideia. Elas ajudam a colocar seus pensamentos no papel para uma visualização adequada.

Escreva todas as tarefas que você deseja fazer, sejam elas de longo prazo, médio prazo ou curto prazo, e identifique suas datas de vencimento. Depois de fazer isso, identifique as tarefas que são indelevelmente importantes e priorize de acordo. Mantenha-o realista. Não compile muitas ações para um dia.

Dê a si mesmo tempo suficiente para sua energia mental mudar de uma tarefa para outra, mantendo assim sua mente uniformemente estimulada. Enfrente as fáceis primeiro, dá um impulso de confiança ter terminado uma tarefa.

É bom atualizar a lista no final do dia, riscando os itens que foram concluídos.

Aplicativo Útil

Uma ótima ferramenta para listas de tarefas é o Trello. Ele permite que você gerencie facilmente seus projetos e listas de tarefas visualmente. E é absolutamente gratuito. Você pode ter diferentes quadros para diferentes projetos, com suas tarefas e prazo. Dessa forma, você tem gestão visual de prazos de projetos.

3. Bloqueie Distrações

Frequentemente perdemos prazos por causa de distrações e procrastinação frequente. Ser proativo é uma chave fundamental para cumprir prazos.

Quando você está trabalhando em um projeto, é bom descobrir a causa de suas distrações e, simultaneamente ou posteriormente, se livrar delas. Embora, devemos mencionar, a maior parte das distrações enfrentadas pela maioria das pessoas vem de seus telefones. Eles têm o poder de tirar nossas mentes do trabalho a qualquer momento.

Aplicativo Útil

O Forest App é um aplicativo de produtividade popular para ajudar as pessoas com seu vício em telefone. Quando você quer se concentrar, você "planta" uma árvore. Enquanto você se concentra no seu trabalho, do início ao fim, a árvore cresce.

Se você abrir seu telefone e sair do aplicativo para fazer outra coisa, sua árvore começa a morrer. Você ganha moedas quando sua árvore cresce. Com essas moedas, você pode plantar árvores reais (o Forest faz parceria com organizações de plantio de árvores do mundo real)!

4. Comunique-Se Rapidamente

Como gestor de projetos, é essencial garantir que suas reuniões sejam produtivas e oportunas. Os membros da equipe devem se comunicar uns com os outros todos os dias com atualizações e tarefas. Isso é para obter informações adequadas sobre o progresso do projeto proposto.

Essas atualizações e habilidades de comunicação rápida ajudam a detectar quaisquer descuidos ou problemas com antecedência. Caso contrário, você pode passar minutos, até horas, escrevendo e-mails que não renderão nenhum resultado positivo. A comunicação é uma das dependências de tarefas mais importantes.

Aplicativo Útil

A melhor ferramenta para comunicação eficiente é o ScreenRec. É fácil de usar, navegar e 100% seguro. Você pode gravar a tela, compartilhar tela, fazer videochamadas e capturas de tela em vez de digitar e-mails e notas longos. Ele cria uma conversa visual entre você e seus colegas de equipe. Melhor de tudo, os vídeos e capturas de tela que você cria são salvos em uma biblioteca online privada para fácil referência.

5. Não Faça Multitarefas!

Como Gerenciar Múltiplos Projetos E Prazos

Mantenha a carga de trabalho gerenciável. Os Gestores de Projetos precisam ser responsáveis por isso. Não tente se envolver em múltiplas tarefas ao mesmo tempo; elas vão sobrecarregá-lo e afetar sua força de trabalho relativa. Se você tem um ritmo específico, tente segui-lo todos os dias.

Ao fazer multitarefas, você apenas adiciona múltiplas tarefas à sua lista de afazeres e nunca alcança verdadeira satisfação com o trabalho realizado. Isso ocorre porque você não pode dar sua total atenção a cada tarefa. É um completo desperdício de tempo! Se você tem muitas coisas para fazer, pode começar com as tarefas prioritárias.

Aplicativo Útil

Um cronômetro Pomodoro online é uma ferramenta fácil e personalizável que ajudará a evitar multitarefas. Ele usa uma técnica de gestão de tempo que divide o trabalho em intervalos definidos com pausas de 5 minutos entre eles.

Cada cronômetro é de 25 minutos por padrão. Este é o período perfeito de tempo
antes de você começar a se distrair ou sentir a vontade de procrastinar. É uma estrutura de divisão de trabalho eficiente.

Como Lidar Com Prazos Perdidos

Abaixo estão várias coisas que você pode fazer quando perde um prazo:

Peça desculpas antes de mais nada. Tudo bem. Acontece. Todo mundo perdeu prazos uma ou duas vezes. A vida aparece no caminho. Apenas limpe a névoa e peça desculpas.
Se possível, avise-os com antecedência de que você não poderá cumprir o prazo. Não tente trabalhar demais e encher de coisas para concluir o trabalho.
Peça extensões. Um bom gestor de projetos sempre abrirá espaço para erros. Eles sabem que os prazos podem ser perdidos e planejam adequadamente.
Peça ajuda. Sempre mantenha comunicação aberta. Dê atualizações à equipe. Peça ajuda de alguém cuja carga de trabalho possa estar leve para a semana.
Use esta lição e prepare-se para a próxima vez. Tendo conhecido seus erros, você agora pode facilmente trabalhar para erradicá-los. Você aprende como lidar com prazos no futuro.
Aprenda a priorizar tarefas. Esclareça quais tarefas são importantes e quais precisam de atenção urgente. Priorize usando esse conhecimento.

Recapitulação

Dica De Prazo De Projeto	Melhor Ferramenta	O Que Ela Faz
Comece seu dia no horário	Alarmy	Crie alarmes colaborativos. Configure uma missão para a manhã. Pode ser caminhar 20 passos, tirar uma foto ou resolver um problema de matemática.
Crie um cronograma realista	Trello	Gerencie tarefas de projetos visualmente. Cada projeto tem um quadro e listas de tarefas para o dia.
Bloqueie distrações	Forest App	Para evitar distrações, você planta uma árvore. Se você continuar focando, a árvore cresce. Se você usar seu telefone e sair do aplicativo, a árvore morre. Se suas árvores crescem, você ganha moedas virtuais para plantar árvores reais!
Comunique-se rapidamente	ScreenRec	Comunique-se visualmente com gravações de tela e câmera web, e capturas de tela anotadas.
Não faça multitarefas!	Cronômetro Pomodoro	Defina tarefas de 25 minutos com pausas de 5 minutos. Esta técnica de gestão de tempo é muito confortável e produtiva. 25 minutos é o período perfeito de tempo antes de você começar a se distrair.

FAQ

Priorize qual tarefa do projeto é extremamente urgente, importante e sensível ao tempo. Mantenha uma lista das tarefas de acordo e comece a trabalhar. Peça ajuda ou extensão de prazo em tarefas que não se enquadram em nenhuma dessas categorias, se possível. Crie cronogramas de projetos para ajudá-lo. Você também pode empregar o uso de programas de linha do tempo de projetos.

Não sobrecarregue sua equipe com atribuições de trabalho. Isso afetará sua força de trabalho e os deixará exaustos. Dê a eles tarefas e prazos realistas. Mapeie espaço para tarefas com prazos que não foram cumpridos.

Realize reuniões e envie atualizações todos os dias com ferramentas como o ScreenRec para ter comunicação visual rápida. Você também pode usar ferramentas de gestão de projetos, através das quais você pode acompanhar o progresso do projeto e da equipe. Dessa forma, você tem um acompanhamento claro sobre sua equipe.

Priorize prazos sobrepostos e concorrentes. Use programas de gestão de projetos para planejar e programar as tarefas da equipe e acompanhá-las. Crie uma linha do tempo de gestão de projetos se você estiver trabalhando em múltiplos projetos. Isso permite que você visualize seu progresso e cada um de seus prazos. Ajuda a olhar seus prazos visualmente e gerenciar cronogramas facilmente.

Conclusão

Seja você um gestor de projetos ou um colaborador individual, a gestão eficaz de prazos é uma habilidade que o diferenciará e levará ao aumento da produtividade e sucesso. Priorização, evitar multitarefas e comunicação eficiente são práticas essenciais. Abrace essas dicas e você estará no caminho para se tornar um profissional em cumprir prazos de projetos. Este é um grande passo para elevar sua carreira e tornar seus projetos um sucesso!