10 défis de gestion de projet auxquels vous ferez face + comment les surmonter
Seulement 47% des organisations ont un historique de succès de projet. Cela signifie que plus de la moitié font face à des défis de gestion de projet suffisamment sévères pour causer l'échec du projet.
Les projets qui échouent peuvent mener à la frustration au sein de l'équipe de projet, diminuer la maturité PM organisationnelle. Cela signifie que, à la fin, vos projets ne peuvent pas réaliser leurs avantages attendus.
Nous savons tous que les choses vont rarement selon le plan mais, en étant avisé des pièges potentiels et en les abordant tôt, vous pouvez stimuler significativement la probabilité de succès du projet.
Dans cet article, nous identifierons les 10 principaux défis de gestion de projet et offrirons des stratégies pour les affronter.
Commençons
1. Manque d'objectifs clairs
Il est vital qu'un objectif spécifique soit établi pour le projet qui est communiqué et convenu par les parties prenantes.
Être clair sur l'objectif global pour le projet, une mission qu'il vise à atteindre, et les avantages qu'il est susceptible d'apporter peut créer l'adhésion des parties prenantes. Cela rend beaucoup plus facile de sécuriser les ressources requises pour livrer le projet efficacement.
Le manque d'un objectif clair et d'avantages tangibles est l'un des plus grands problèmes de gestion de projet, car il peut causer le déclin de la motivation pour le projet, surtout s'il y a des problèmes pendant la livraison. Et, sans critères de succès, il est difficile de comprendre quelles tâches devraient être priorisées et quand, menant à la confusion, l'effort gaspillé et la frustration.
De plus, les critères de succès agissent comme un repère pour mesurer les progrès et juger le succès du projet. Il peut être difficile de comprendre si le projet est sur la bonne voie pour livrer à temps et dans les limites du budget sans eux.
Comment l'affronter
Définissez des objectifs clairs pour le projet au début qui montrent les avantages que le projet peut livrer pour l'entreprise. Décrivez les facteurs de succès critiques qui soutiennent chaque livrable du projet et assurez-vous que les parties prenantes approuvent les ressources nécessaires.
Allez un pas plus loin et définissez les critères qui rendront chaque livrable réussi et convenez des indicateurs de performance qui signaleront si le projet est sur la bonne voie pour réussir.
Pendant la livraison du projet, communiquez les progrès contre les indicateurs de performance et prenez des mesures précoces si la livraison réussie est sous menace.
2. Dérive de la portée
Sans un objectif clair pour le projet, vous augmentez la probabilité de dérive de la portée. La dérive de la portée — où le nombre de livrables du projet initialement convenus augmente — est l'un des plus grands défis dans le processus de planification de projet.
Les praticiens ont nommé les changements fréquents de portée comme l'un des défis de gestion de projet les plus significatifs.
Le plus grand problème avec la dérive de la portée est que la quantité de travail requise augmente sans la ressource supplémentaire pour la soutenir. Cela peut submerger l'équipe de projet, menant au stress et réduisant la productivité de l'équipe.
Comment l'affronter
Définissez la portée du projet tôt, déclarant ce qui sera livré et, tout aussi important, ce qui ne le sera pas.
Faites convenir la portée par les parties prenantes seniors, y compris le sponsor du projet et le conseil du projet, qui ont la responsabilité globale pour le projet.
Assurez-vous que la portée est clairement décrite dans la documentation du projet. Si des livrables supplémentaires sont ajoutés pendant la phase de conception ou de livraison du projet, utilisez cette documentation pour signaler aux parties prenantes seniors où la portée a augmenté.
Une portée de projet changeante est commune et peut être accommodée tant que des ressources supplémentaires sont sécurisées pour sa livraison.
Si, par exemple, vous travaillez sur un site web eCommerce, vous pouvez considérer les plugins WooCommerce comme ressource supplémentaire.
Si une portée accrue est convenue, assurez-vous que le budget ou le délai du projet grandit également pour le correspondre. Utilisez vos outils de gestion de projet préférés pour vous assurer de rester dans la portée.
3. Manque de communication d'équipe
Le manque de communication dans la gestion de projet peut mener à la frustration, aux tâches dupliquées ou manquées, et aux flux de travail inefficaces où les tâches sont affrontées hors d'ordre, impactant les dépendances.
Le manque de communication peut également affecter la gestion des ressources. Si les membres de l'équipe de projet ne communiquent pas leurs compétences et expériences, ils peuvent recevoir des tâches moins adaptées à eux, réduisant la productivité de l'équipe.
Et, si les progrès du projet ne sont pas communiqués efficacement, la motivation au sein de l'équipe de projet peut chuter, réduisant encore les niveaux de productivité.
Comment l'affronter
Assurez-vous que des canaux de communication efficaces sont configurés pour faciliter la collaboration entre les membres de l'équipe. Commencez par créer un processus d'intégration pour les nouveaux employés. Utilisez à la fois des mécanismes de communication formels — tels qu'une réunion de progrès hebdomadaire — et des approches plus informelles. Le travail à distance peut être difficile s'il n'est pas géré efficacement mais, avec les bons outils de gestion d'équipe, vos niveaux de communication monteront en flèche.
Affichez visiblement le plan de projet et la chronologie dans un espace de réunion partagé afin que tout le monde puisse voir qui travaille sur quoi, comment les tâches se tiennent ensemble et comment elles contribuent à l'objectif global du projet.
Si possible, utilisez des outils, tels que un logiciel de gestion de projet, pour soutenir une communication efficace. Assurez-vous qu'il y a un endroit central pour le stockage de documents qui est accessible à tous et encourage le partage et l'annotation de documents. Enregistrez votre écran avec un outil comme ScreenRec si vous n'êtes pas dans la même pièce ou si vous travaillez dans une équipe à distance. Cela peut faire toute la différence et vous aider à réduire beaucoup de votre charge de courriels.
De plus, assurez-vous que les progrès du projet sont communiqués et célébrés afin que les membres de l'équipe puissent voir comment leur travail fait une différence.
Enfin, considérez l'utilisation d'événements de renforcement d'équipe ou sociaux pour créer un environnement où les gens se sentent confiants pour collaborer et demander du support quand ils en ont besoin.
4. Manque de compétence
En ce qui concerne les problèmes d'équipe dans la gestion de projet, le manque de compétence est l'un des grands. Souvent, les projets sont livrés aux côtés du travail opérationnel de base. Cela peut signifier que les personnes sont tirées sur des projets qui n'ont pas nécessairement les bonnes compétences ou expériences pour le rôle.
Ou, si le projet est mal planifié ou retardé pendant la livraison, les ressources essentielles peuvent ne pas être disponibles au moment requis, laissant les membres d'équipe moins expérimentés pour terminer le travail.
Comment l'affronter
À l'initiation du projet, le gestionnaire de projet devrait signaler quelles ressources sont requises pour une livraison de projet réussie. Cela devrait inclure une matrice de compétence qui explique les compétences et l'expérience nécessaires pour chaque rôle.
S'il y a un déficit de compétences entre ce qui est requis et comment le projet est doté en ressources, cela devrait être signalé au sponsor du projet, qui est finalement responsable du succès du projet.
Par exemple, certains de vos membres d'équipe peuvent être excellents dans les présentations mais pas si efficaces dans les compétences techniques comme ouvrir un PDF en tant que Google Doc. Cela ne signifie pas qu'ils ne sont pas utiles, cela signifie juste qu'ils doivent recevoir des responsabilités pour lesquelles ils peuvent répondre aux attentes.
Du temps supplémentaire devrait être intégré dans le calendrier du projet pour permettre une formation supplémentaire, l'observation de membres d'équipe plus expérimentés et des progrès de projet plus lents pendant que les membres d'équipe moins expérimentés se mettent à niveau.
Fournir aux membres de l'équipe un accès à des ressources d'apprentissage en ligne comme Masterclass ou StuDocu peut également s'avérer utile pour le perfectionnement.
5. Problèmes de budgétisation
Avec la portée, le succès du projet est déterminé par le temps et le budget. Ce sont les trois problèmes courants de gestion de projet qui doivent être jonglés. Si la portée du projet est augmentée ou les tâches sont retardées, il peut y avoir un impact significatif sur le budget du projet.
Le budget sécurisé pour livrer le projet est susceptible d'être fini, ce qui signifie que le projet est en danger si les fonds s'épuisent. Seulement 43% des projets arrivent dans le budget, ce qui réduit le niveau d'avantages financiers que le projet offre.
Les budgets qui dépassent peuvent également réduire la confiance dans le succès probable du projet.
Si les fonds sont libérés par étapes, une mauvaise gestion du budget dans l'étape actuelle peut impacter le financement pour les phases suivantes du projet. Une confiance réduite peut résulter en ce que les parties prenantes réduisent leurs pertes et que les projets soient fermés tôt.
Comment l'affronter
Assurez-vous de définir un budget réaliste pendant la phase de planification du projet. Considérez la portée du projet et les livrables attendus et calculez les ressources requises pour livrer contre eux.
Créez un petit tampon dans le budget du projet pour aider à gérer les retards ou les défis de sécurisation des ressources.
Suivez les coûts réels contre les coûts prévus de près et signalez les problèmes tôt. Si le budget est serré, priorisez les facteurs de succès critiques et les livrables clés et dépouillez tous les « bons à avoir ».
Si la portée du projet change, assurez-vous de recalculer le budget requis et d'approcher le sponsor du projet pour un financement accru pour livrer le nouveau travail.
6. Délais irréalistes
En tant que troisième côté du triangle de fer, avoir l'impression qu'il n'y a pas assez de temps pour faire tout est un défi courant de gestion de projet.
Les statistiques autour des projets qui sont terminés à temps sont assez accablantes, avec seulement 29% réussissant à respecter leur délai.
La chance de dépasser les projets est plus grande lorsque les parties prenantes ont des attentes irréalistes sur combien de temps les tâches de projet peuvent prendre. Les conséquences d'une planification de projet inefficace peuvent se répandre dans de nombreuses directions. Les délais irréalistes peuvent mettre de la pression sur les ressources, rendre la planification difficile et causer une quantité significative de stress au sein de l'équipe de projet.
Comment l'affronter
Travaillez étroitement avec les parties prenantes pour définir un délai réaliste pour l'achèvement du projet. Assurez-vous que la portée est bien articulée afin qu'il soit clair exactement ce qui doit être terminé et dans quel ordre.
Fournissez des preuves de combien de temps les tâches ont pris sur des projets similaires pour aider à gérer les attentes des parties prenantes. Si le délai du projet n'est pas négociable, essayez de sécuriser des ressources supplémentaires pour aider à gérer les tâches selon l'horaire.
Pendant le cycle de vie du projet, suivez le temps passé sur les tâches pour fournir des informations pour les projets futurs. Et assurez-vous de signaler tous les problèmes de délai probables au sponsor du projet à la première opportunité.
7. Manque de responsabilité
La responsabilité concerne la prise de mesures pour faire les choses sachant que, si elles ne sont pas faites, vous êtes responsable des conséquences.
Lorsque la propriété manque, les gens s'inquiètent moins du travail manqué ou dupliqué car ils ne sont pas préoccupés par les retombées.
Cela signifie qu'un manque de responsabilité peut contribuer aux retards de projet, à l'utilisation inefficace des ressources, à la confusion et à la frustration parmi les membres de l'équipe.
Comment l'affronter
Créer une matrice RACI peut être un moyen utile de montrer clairement où se trouve la responsabilité de la tâche.
Elle montre qui est finalement responsable de la livraison de la tâche, qui est responsable de faire le travail, et quelles autres parties prenantes doivent être consultées ou informées.
Ceux qui sont responsables des livrables doivent travailler étroitement avec les personnes responsables de terminer le travail pour les motiver et aplanir tous les problèmes.
La direction senior doit s'assurer que les propriétaires de tâches sont tenus responsables si les tâches ne sont pas terminées avec succès.
Pour les contractants, cela peut signifier le licenciement ou la perte de bonus, et pour les employés permanents, cela peut être signalé lors de l'examen de performance.
Également, la direction senior devrait récompenser ceux qui étaient responsables de terminer avec succès les tâches.
8. Mauvaise gestion des risques
La gestion des risques a été votée le deuxième plus haut processus de gestion de projet en termes de valeur pour l'entreprise.
Il n'est donc pas surprenant que plus de 60% des gestionnaires de projet s'engagent dans une certaine forme de celle-ci.
Une gestion inadéquate des risques signifie que vous êtes moins capable de répondre efficacement aux risques et vous laisse ouvert aux problèmes réglementaires ou de conformité.
Sans capacité d'atténuer ou d'affronter proactivement les risques de projet, vous êtes laissé, au mieux, à combattre les incendies et, au pire, avec un projet échoué.
Les conséquences peuvent être n'importe quoi depuis l'utilisation inefficace des ressources jusqu'à un impact négatif significatif sur les opérations commerciales, la réputation ou la stabilité financière.
Comment l'affronter
Assurez-vous d'établir un registre des risques. Un registre des risques identifie les choses qui pourraient mal tourner avec le projet et affecter son succès global.
Les risques sur le registre des risques peuvent être catégorisés par leur probabilité de se produire et l'impact que le risque aurait s'il se produisait.
Assignez à chaque risque un propriétaire qui est responsable de surveiller le risque et de mettre à jour le registre des risques si quelque chose change. Le propriétaire du risque devrait également développer des options d'atténuation qui peuvent être mises en place pour limiter les retombées si le risque devient un problème.
9. Engagement limité des parties prenantes
Sans parties prenantes engagées, c'est une bataille pour sécuriser le support dont vous avez besoin pour le succès du projet.
Les parties prenantes seniors seront moins intéressées à fournir le financement ou le personnel requis pour répondre aux livrables, et le projet entier peut échouer à même décoller.
Les parties prenantes doivent être convaincues de la valeur du projet afin qu'elles soient confiantes en y investissant, surtout lorsqu'il peut y avoir des initiatives concurrentes.
Comment l'affronter
Il est essentiel d'articuler la valeur du projet. Utilisez un langage que les parties prenantes comprendront, tel qu'expliquer comment le succès du projet impacte leurs indicateurs de performance et bénéficie à leurs équipes.
Construisez un plan de communication efficace pour garder les parties prenantes engagées tout au long de la durée de vie du projet. Programmez des mises à jour régulières pour vous assurer que le projet reste visible.
C'est particulièrement important lorsque vous travaillez sur un projet visuel. Par exemple, si vous travaillez sur la production de vidéos explicatives, il est logique de montrer votre travail en cours. La même chose vaut lorsque vous construisez un site web ou préparez une campagne de rebranding.
Dans ces cas, c'est une bonne idée de mettre à jour vos parties prenantes avec un courriel vidéo afin que vous puissiez leur montrer exactement combien de progrès vous avez fait.
Considérez l'analyse des parties prenantes en utilisant une matrice d'évaluation des parties prenantes pour concentrer vos efforts de communication sur ceux qui sont les plus intéressés ou influents.
Ces parties prenantes peuvent aider à défendre votre projet et à construire du support pour lui parmi les groupes de parties prenantes moins engagés.
10. Mauvaise gestion des ressources
Une gestion efficace des ressources concerne essentiellement deux choses, la capacité et la compétence. Vous devez avoir les bonnes personnes disponibles au bon moment pour faire le travail efficacement.
Une mauvaise gestion des ressources est l'une des conséquences d'une mauvaise planification de projet et cela signifie un écart dans l'un de ces deux éléments.
Si vous ne planifiez pas bien votre utilisation des ressources, vous pourriez ne pas sécuriser les compétences dont vous avez besoin au bon moment dans le projet. Cela peut mener à des retards de projet ou à ce que les membres de l'équipe deviennent submergés alors qu'ils se démènent pour combler le vide.
Ou vous pourriez finir par gaspiller de l'argent alors que des contractants coûteux sont assis à se tourner les pouces parce qu'ils ont été recrutés trop tôt.
Comment l'affronter
Une bonne gestion des ressources nécessite une planification efficace. Construire un calendrier de projet robuste vous aidera à identifier quelles tâches doivent être livrées quand.
Une fois que vous êtes clair sur ce qui doit être livré, vous pouvez déterminer la capacité et la capacité nécessaires pour terminer les tâches.
À ce stade, vous voudrez comparer ce dont vous avez besoin avec les ressources que vous avez disponibles. S'il y a des problèmes de ressources dans votre gestion de projet, assurez-vous de vous engager tôt avec les parties prenantes qui peuvent vous aider à sécuriser ce dont vous avez besoin.
Que ce soit le sponsor du projet pour une augmentation de budget ou les RH pour aider au recrutement, parler aux personnes dès que vous avez tracé vos exigences de ressources vous donne la meilleure chance de les rencontrer.
Conclusion
Si vous gérez un projet, vous ferez probablement face à au moins un de ces défis à un moment ou un autre. Mais prévenu, c'est prémuni.
En lisant cet article, nous espérons que vous avez gagné plus de clarté sur les dix défis les plus courants rencontrés lors de la gestion d'un projet et comment les affronter. Cela devrait vous faciliter de repérer les drapeaux rouges dans vos projets et de prendre des mesures précoces pour empêcher les problèmes de grandir.
Une partie cruciale de la gestion de projet efficace est la gestion des personnes, que ce soit votre équipe, les contractants externes ou les parties prenantes seniors.
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