Les 8 plus grands tueurs de temps au travail (que tout le monde néglige)

Vous souvenez-vous quand vos parents et enseignants vous criaient dessus pour être dans la lune pendant que vous étiez censé travailler sur une affectation ? Peut-être étiez-vous celui qui distrayait tous les autres en tapant votre crayon ou en parlant à un camarade de classe. De toute façon, en grandissant, les distractions du travail n'étaient pas tolérées. Pourtant, ces distractions sont devenues beaucoup plus sophistiquées à mesure que nous vieillissions.

Nous pourrions même ne pas réaliser que nous sommes distraits ! C'est un jeu vicieux, et nous, les individus distraits, sommes dans l'équipe perdante. Ce qui est encore pire, c'est que ces distractions nous tourmentent au travail. Le seul endroit que notre formation à domicile nous a averti, n'est pas l'endroit pour être distrait.

Selon un rapport récent, trois travailleurs sur quatre admettent être distraits au travail. C'est 70 à 75%, une marge ridiculement élevée ! Dans une autre étude, les employés admettent que seulement 3 heures par jour sont passées à faire du vrai travail (sur 7-8 heures de travail).

La première étape pour briser cette habitude est de comprendre les divers types de pertes de temps. Donc nous avons rassemblé une liste des 8 principales pertes de temps au travail. Identifiez celles qui sont pertinentes pour vous et nous vous aiderons à ramener un peu de productivité et de concentration au travail.

Qu'est-ce que les « pertes de temps » ?

Commençons par définir ce qu'est une perte de temps. Nous définirons les activités de perte de temps comme toute activité qui n'est pas liée à la tâche de travail que vous effectuez, et consomme votre attention pour une durée de temps. Nous savons ce que vous pensez. « Il doit y avoir beaucoup trop de distractions possibles pour toutes les lister. »

Vous avez raison. Les activités de perte de temps au travail sont innombrables. Nous pourrions faire deux articles séparés appelés « 16 pertes de temps pour entrepreneurs » ou « 10 distractions dont les travailleurs à domicile ne sont pas conscients ». Mais nous sauvegarderons cela pour un autre jour.

Pour l'instant, concentrons-nous sur les exemples de pertes de temps les plus courants et les moyens d'arrêter les employés de gaspiller du temps au travail.

Les plus grandes pertes de temps au travail

1. Courriel

Pourquoi est-ce une perte de temps ?

Envoyer des courriels semble une activité inoffensive à faire au travail, n'est-ce pas ? Ne vous laissez pas tromper ! Une recherche a prouvé que les employés reçoivent 304 courriels d'affaires chaque semaine. Un employé vérifie les courriels en moyenne 36 fois en une seule heure.

Chaque fois qu'un courriel est vérifié, il faut audit employé environ 16 minutes pour se reconcentrer sur la tâche à accomplir. Faisons le calcul. Il faut 16 minutes pour se reconcentrer à 36 occasions différentes. Gardez à l'esprit que c'est 36 fois par heure.

Il n'y a que légèrement moins de quatre « moments de reconcentration » (quatre sessions de 16 minutes) chaque heure. Donc après avoir vérifié votre courriel quatre fois, vous avez essentiellement gaspillé une heure entière. Ces 40% de travail réel commencent à avoir du sens, n'est-ce pas ? Pas étonnant que le courriel soit souvent surnommé la plus grande perte de temps quotidienne.

Comment le surmonter ?

Au lieu de gaspiller du temps à taper, envoyer et vérifier votre courriel, essayez d'envoyer un message vidéo en utilisant ScreenRec. Vous pouvez rapidement et facilement dire ce que vous pensez et aborder tous vos points sans avoir à taper une lettre de 2 pages. Apprenez-en plus sur comment envoyer des courriels vidéo.

ScreenRec économisera votre temps car vous n'avez pas à télécharger la vidéo lorsque vous êtes prêt à l'envoyer. Dès que vous avez enregistré votre vidéo, un lien partageable est automatiquement copié dans votre presse-papiers. Collez ce lien dans un texte, un DM ou un courriel et vous êtes prêt à partir. Téléchargez ScreenRec gratuitement ici.

Vous pouvez également trouver d'autres alternatives au courriel ici.

2. Réunions excessives

Pourquoi est-ce une perte de temps ?

Le plus souvent, les réunions de travail sont des tueurs de productivité. Une étude a montré que 92% des employés se concentrent tranquillement sur d'autres choses pendant la réunion. Même les cadres admettent que 67% des réunions sont des échecs.

La vérité est que les réunions ne sont pas efficaces lorsque les gens ne font pas attention lorsque les sujets en discussion ne les affectent pas. À cause de cela, les employés manquent souvent des informations importantes livrées pendant la réunion.

Comment le surmonter ?

Encore un autre problème qui peut être résolu avec ScreenRec. Au lieu de gaspiller du temps à planifier et tenir des réunions, enregistrez des informations pertinentes dans une vidéo et envoyez-la à travers le bureau. De cette façon, les employés obtiennent les informations dont ils ont besoin, tout en étant également capables de regarder les vidéos dans leur propre temps. Tout le monde peut être plus productif !

Au cas où vous devriez encore tenir une réunion, suivez ce guide ultime des réunions virtuelles.

3. Fatigue de décision

Pourquoi est-ce une perte de temps ?

La fatigue de décision est quelque chose que nous affrontons souvent au travail. L'essentiel est que nous devons prendre beaucoup de décisions en une seule journée. Finalement, nous devenons las et nous avons tendance à prendre des décisions irréfléchies et pauvres. Vous gaspillez du temps lorsque vous essayez de corriger les erreurs faites pendant que vous étiez fatigué.

Comment le surmonter ?

Essayez d'éviter de prendre de petites décisions inutiles. Cela pourrait être aussi simple que de décider où aller pour le déjeuner ou quel stylo de couleur utiliser. Non seulement éviter ces décisions réduit le temps non travaillé, mais cela vous aidera également à combattre la fatigue de décision.

Organisez votre journée de travail et simplifiez votre vie afin que vous ayez du temps pour les tâches importantes. Si vous réfléchissez à cela un instant, vous pourrez identifier les décisions qui gaspillent votre temps. Si c'est la couleur d'un stylo à utiliser, choisissez une couleur pour chaque jour de la semaine. Si c'est où vous irez pour le déjeuner, utilisez 10 minutes le lundi pour définir un horaire pour la semaine.

Programmez une certaine quantité de temps tôt le matin pour prendre de grandes décisions. Et si un collègue est mieux équipé pour prendre une décision, déléguez-la.

Consultez notre guide sur les meilleures techniques de gestion du temps pour plus de conseils et astuces.

4. Réseaux sociaux et distractions en ligne

Pourquoi est-ce une perte de temps ?

Ce n'est pas un secret. Les réseaux sociaux et autres activités en ligne peuvent très franchement être notre principale source de distraction, au travail ou ailleurs. Le temps semble voler alors que nous parcourons les publications Facebook de quelqu'un, les messages Instagram ou les vidéos YouTube tendance. Avant que vous ne le sachiez, 30 minutes sont parties en un clin d'œil.

Comment le surmonter ?

Vous avez plusieurs options ici. Vous pourriez simplement désactiver les notifications sur vos appareils, ou vous pourriez aller encore plus loin et désactiver l'application. En plus d'essayer de garder ces sites et applications de vous atteindre, vous devrez également vous abstenir de les atteindre.

Tout concerne la volonté et la détermination. Donc résistez à l'envie de vous connecter à votre compte Facebook ou de vous perdre dans la Zone Pinterest.

Vous pouvez également vous amuser en utilisant l'application Forest pour vous éloigner des médias sociaux et planter quelques arbres dans le processus.

5. Multitâche

Pourquoi est-ce une perte de temps ?

Ah, la malédiction du bureau à domicile Internet haut débit ! Il n'y a pas de chose comme le multitâche. Le Huffington Post a publié un article qui explique pourquoi le multitâche ne fonctionne pas.

Cet article identifie le multitâche comme un stratagème que nous utilisons contre nous-mêmes. Nous nous escroquons à penser que, puisque nous travaillons sur plus d'une tâche, cela signifie que nous sommes plus productifs. Cependant, c'est loin de la vérité.

Pensez-y comme un buffet. Il y a beaucoup de nourritures délicieuses disponibles, et vous voulez toutes les essayer en peu de temps. Vous empilez alors plusieurs plats sur votre assiette, croyant que vous les terminerez plus tôt, simplement parce qu'ils sont directement devant vous.

Mais cela n'a pas de sens. Empiler toutes ces nourritures différentes sur une assiette ne vous aidera pas à manger plus rapidement. Vous vous êtes seulement donné plus à manger en une séance sans la capacité d'en profiter. Manger toute cette nourriture prendra plus de temps que choisir quelques-unes à apprécier d'abord puis essayer d'autres plats.

De la même manière, le multitâche ne vous laisse qu'ajouter plus de tâches à votre liste de tâches. Mais vous n'êtes jamais satisfait d'avoir fait un bon travail et cela prend plus de temps pour tout terminer.

Comment le surmonter ?

Ne vous leurrez pas. Concentrez-vous sur une affectation et terminez-la pleinement avant de passer à une autre. Vous terminerez plus tôt et, lorsque vous concentrez toute votre attention sur une tâche, votre exécution est susceptible de s'améliorer également.

Téléchargez le suivi Pomodoro pour vous aider à rester concentré sur une tâche. C'est juste 25 minutes. Vous pouvez le faire !

6. Socialisation

Moyens d'arrêter les employés de gaspiller du temps au travail

Pourquoi est-ce une perte de temps ?

Ne nous méprenez pas, c'est important et bénéfique pour notre santé mentale de socialiser. Cependant, il y a une ligne fine entre la socialisation saine et les distractions flagrantes. Imaginez une situation où votre collègue commence à chatter avec vous pendant que vous travaillez diligemment, brisant ainsi votre concentration.

Ou peut-être devez-vous gérer des collègues bruyants qui ne sont pas enclins à utiliser leurs voix intérieures. Ou vous devez travailler dans un environnement où d'autres prennent des appels téléphoniques tout le temps pendant que vous devez vous concentrer. Ces distractions peuvent complètement vous retirer de la tâche à accomplir et vous faire gaspiller un temps précieux.

Comment le surmonter ?

Placez des limites saines entre vous et les distractions. Cela ne veut pas dire que vous devriez complètement vous ostraciser, mais sachez quand travailler et quand jouer. Si le bruit environnant devient trop à gérer, mettez une paire d'écouteurs et accordez le bruit avec de la musique. La clé est d'entrer dans la zone et d'y rester.

Alternativement, vous pouvez investir dans un ensemble d'écouteurs à réduction de bruit pour noyer complètement les sons de votre bureau.

7. Procrastination et manque de motivation

Pourquoi est-ce une perte de temps ?

Parfois, la plus grande distraction est nous-mêmes car nous procrastinons souvent. Mais pourquoi ? Une raison pour la procrastination au travail peut être un manque général de motivation lorsque vous n'avez rien qui motive votre éthique de travail.

Dans ce cas, vous pourriez être ennuyé et désintéressé. Ces deux facteurs sont ce qui engendre la complaisance et la complaisance est ce qui tue la productivité.

Comment le surmonter ?

Restez concentré et n'oubliez jamais pourquoi vous faites ce que vous faites. Nous avons tous une raison de travailler et de réussir. Que ce soit la famille ou l'ambition personnelle, vous devriez le garder fermement devant vous comme motivation continue. Si vous ne perdez jamais de vue ce qui vous motive ou ce que vous voulez atteindre, vous avez une incitation à travailler plus dur.

Fixez-vous des objectifs liés aux choses qui sont importantes pour vous et notez-les. Cela vous aidera à vous en souvenir chaque fois que vous vous sentez moins motivé.

8. Encombrement au travail

Pourquoi est-ce une perte de temps ?

La reine de l'organisation, Christina Scalise, a dit que « l'encombrement est la manifestation physique de décisions non prises alimentées par la procrastination ».

Aïe ! Cette déclaration ne pourrait pas être plus vraie. L'encombrement grandit alors que nous laissons les choses inachevées et il ne fait que se pousser sur le côté.

Ce qui rend l'encombrement dangereux, c'est qu'il vient d'être improductif et qu'il crée de l'improductivité. Un lieu de travail désordonné rend plus difficile de se concentrer sur une tâche car vos yeux voient de nombreuses distractions autour de vous.

Comment le surmonter ?

Dégagez le désordre et laissez votre esprit et votre vision se concentrer sur une tâche à la fois. Évitez de commencer une autre affectation avant que celle sur laquelle vous travaillez ne soit terminée. Cela vous évitera de remplir votre espace avec des matériaux non urgents, qui sont également connus sous le nom d'encombrement.

Mettre tout cela ensemble

Jetons un dernier coup d'œil simplifié à ces pertes de temps.

Perte de temps	Comment l'éliminer
Courriel	Envoyez des courriels vidéo avec un outil comme ScreenRec. Vous en direz plus plus rapidement.
Réunions excessives	Réduisez les réunions et utilisez ScreenRec pour envoyer des vidéos importantes.
Fatigue de décision	Prenez les grandes décisions le matin et évitez ou déléguez les petites aussi souvent que possible.
Réseaux sociaux et distractions en ligne	Utilisez votre volonté, laissez les médias sociaux tranquilles.
Multitâche	Concentrez-vous sur une affectation à la fois. Oubliez le multitâche.
Socialisation	Créez des limites saines et travaillez quand c'est le temps de travailler.
Procrastination et manque de motivation	N'oubliez jamais votre raison de réussir. Restez concentré.
Encombrement au travail	Gardez votre zone propre et évitez l'encombrement en travaillant sur une tâche à la fois.

Conclusion

Les effets du gaspillage de temps ne seront pas seulement dommageables pour les organisations, mais pour nous, l'employé individuel également. L'improductivité et la désorganisation au travail ont tendance à s'infiltrer dans nos vies personnelles lorsque nous sommes plus stressés et fatigués.

Pourtant, de la même manière, les mauvaises habitudes de travail envahissent nos vies, tout comme la bonne gestion du temps et les habitudes de travail saines. Vous pourriez constater que travailler diligemment peut garder votre vie de travail et votre vie personnelle simples et faciles.

Donc, éliminez les pertes de temps dans votre vie en utilisant des outils de productivité. Désencombrez votre espace de travail et concentrez-vous sur une seule tâche à la fois. Vous serez content de l'avoir fait. Si vous voulez essayer l'envoi de courriels vidéo, téléchargez ScreenRec ici.