Virtuelles Onboarding: Was es ist und wie es funktioniert
In vielen Unternehmen ist HR für das Onboarding neuer Mitarbeitender verantwortlich – und solange alle im selben Büro sitzen, ist das relativ einfach. Aber was passiert, wenn Mitarbeitende in einem anderen Land oder Bundesstaat arbeiten?
Gleichzeitig ist klar geworden, dass Remote- oder Hybrid-Arbeit nicht so schnell wieder verschwinden wird. Selbst wenn Mitarbeitende in der Nähe wohnen, ist eine virtuelle Belegschaft für viele Firmen die praktikabelste Möglichkeit, den Betrieb aufrechtzuerhalten.
Umso wichtiger ist es, virtuelles Onboarding als neuen Standard zu akzeptieren – und zu verstehen, wie du neue Teammitglieder remote einarbeitest, was genau dahintersteckt, welche Vor- und Nachteile es gibt und wie du den Prozess in deiner Organisation umsetzen kannst.
Was bedeutet virtuelles Onboarding?
Beim virtuellen Onboarding findet der gesamte Einarbeitungsprozess online statt – also ohne gemeinsames Treffen im selben Raum.
Viele Unternehmen nutzen virtuelles Onboarding für sogenannte „funktionale Einführungen“. Diese finden statt, bevor das eigentliche Training beginnt, und geben neuen Mitarbeitenden einen Überblick über ihre Rolle und die Erwartungen des Unternehmens. So lässt sich das Onboarding neuer Mitarbeitender deutlich reibungsloser gestalten.
Vor- und Nachteile von virtuellem Training
Online-Onboarding ist bei Weitem kein perfektes System.
Deshalb solltest du dir die Vorteile und Nachteile virtueller Einarbeitung genau ansehen, um besser einschätzen zu können, worauf du dich bei der Einführung in deinem Unternehmen einlässt.
Vorteile
- Flexibilität und Komfort. Die Idee hinter virtuellem Onboarding und Training ist, dass Mitarbeitende – sofern nichts anderes vorgegeben ist – in ihrem eigenen Tempo und zu passenden Zeiten einsteigen können. Sie sind also nicht an einen festen Schulungsraum oder -termin gebunden.
- Kosteneffizienz. Für virtuelles Onboarding benötigen HR und Mitarbeitende im Wesentlichen nur einen Laptop oder Desktop-PC. Besonders leistungsstarke Geräte sind in der Regel nicht nötig, und der Ort spielt keine Rolle, solange eine stabile Internetverbindung vorhanden ist. Neue Mitarbeitende können bequem von zu Hause aus teilnehmen – das spart Reisezeit, Reisekosten und Büroressourcen auf beiden Seiten.
Nachteile
- Technische Probleme. Neben gelegentlichen, langsamen Internetverbindungen kann es für Führungskräfte eine Herausforderung sein, sensible Unternehmensinformationen sicher zu teilen. Selbst mit Sicherheitssoftware lässt sich schwer vorhersagen, wann ein Cyberangriff zuschlägt. Um Daten zu schützen, solltest du auf geeignete Sicherheitslösungen wie Schutz vor Ransomware-Angriffen und andere Cybersecurity-Tools setzen.
- Weniger menschliche Nähe. Wenn alles online passiert, ist es deutlich schwieriger, dein Remote-Team verbunden zu halten und eine vertrauensvolle Beziehung zwischen HR und Mitarbeitenden aufzubauen. Gespräche können kühl und mechanisch wirken, Menschen schalten gedanklich ab und die Bindung ans Unternehmen leidet.
Die 4 Phasen des virtuellen Onboardings
Da das Onboarding-Programm virtuell stattfindet, bist du auf Technik angewiesen, um Inhalte an neue Mitarbeitende zu vermitteln.
Die Grundprinzipien bleiben jedoch gleich – egal, ob du Kund:innen in einer SaaS-Lösung einarbeitest oder neue Mitarbeitende in einem klassischen Unternehmen: Ziel ist immer, dass Menschen sich mit deiner Organisation identifizieren, ihre Fähigkeiten weiterentwickeln und eine Perspektive für ihre Karriere sehen.
Um psychologische Sicherheit zu bieten und neue Mitarbeitende langfristig zu motivieren, lässt sich virtuelles Onboarding in mehrere Phasen gliedern – unabhängig davon, ob du ein dediziertes Entwicklerteam aufbaust oder ein Remote-Vertriebsteam. Schauen wir uns die vier Phasen genauer an.
Phase 1 – Ankommen und Orientierung
In dieser Phase beginnt alles für neue Mitarbeitende. Sie werden von HR begrüßt und erfahren, worum es im Unternehmen geht, wie die Kultur aussieht und welche Rolle sie konkret übernehmen.
Ziel des virtuellen Onboardings ist es, die Erwartungen beider Seiten zu klären. Das Unternehmen sollte transparent kommunizieren, was es von neuen Kolleg:innen erwartet. Gleichzeitig müssen neue Mitarbeitende verstehen, was von ihnen verlangt wird, damit sie ihre Ziele Schritt für Schritt erreichen können.
Am Ende dieser ersten Phase sollten sich neue Teammitglieder willkommen fühlen – sie legt den Ton für die weitere Zusammenarbeit.
Wie umsetzen?
Damit HR sich gut vorbereiten kann, solltest du bereits vor dem Start Unterlagen bereitstellen, die neue Mitarbeitende eigenständig durchgehen können.
Diese Materialien sollten klar auflisten, welche Themen in den einzelnen Onboarding-Stufen behandelt werden. So wissen Neuzugänge, was auf sie zukommt, und können sich gezielt vorbereiten.
Bitte sie außerdem, vorab die wichtigsten Remote-Work-Tools und Programme zu installieren, die dein Unternehmen für Kommunikation und Zusammenarbeit nutzt. Gegebenenfalls stellst du Zugänge zu Tools für Remote-Team-Management und automatisches Zeiterfassen bereit.
Gerade Marketing- und Vertriebsteams brauchen z. B. eine Plattform, über die sie Informationen aus Kundengesprächen teilen können. Hier kann ein Tool wie Pitchbox sinnvoll sein, das alle Beteiligten in einem Überblick zusammenbringt.
Wichtig ist außerdem Dokumentation für deine Tech-Tools: Schritt-für-Schritt-Anleitungen, FAQs und Videos, damit nicht jedes Mal jemand aus dem Team Erklärungen wiederholen muss.
Ideal dafür sind kurze Videos mit einem einfachen Bildschirmrekorder wie ScreenRec. Indem du Desktop, Webcam und Mikrofon aufnimmst, fügst du deinem Remote-Onboarding eine persönliche Note hinzu.
Je besser du Hürden an diesem Punkt aus dem Weg räumst, desto mehr Vertrauen baust du auf. Neue Mitarbeitende merken, dass du bereit bist, in einen guten Start zu investieren – und das wirkt sich positiv auf alle weiteren Phasen aus.
Phase 2 – Erste Entwicklungsschritte
Nach ungefähr sechs Monaten sollten sich neue Mitarbeitende in deiner Organisation etabliert haben. Sie verfügen über die grundlegenden Fähigkeiten, um ihre Aufgaben auf einem guten Niveau zu erfüllen, und haben idealerweise bereits Vertrauen und Beziehungen zu Kolleg:innen aufgebaut.
In dieser Phase prüfst du, ob und wie du weiter in diese Talente investieren möchtest. Vielleicht haben sie große Lernbereitschaft, übernehmen Verantwortung und zeigen Potenzial in bestimmten Bereichen. Auf dieser Basis kannst du Rollen und Aufgaben stärker an ihren Stärken ausrichten.
Umgekehrt sollten Mitarbeitende die Chance bekommen, neue Themenfelder zu testen – auch außerhalb der engen Stellenbeschreibung. So entwickeln sie zusätzliche Skills, die deinem Unternehmen helfen und gleichzeitig ihre eigene Karriere voranbringen.
Wie umsetzen?
Grundsätzlich hast du zwei Möglichkeiten:
Erstens kannst du interne Programme starten, in denen Führungskräfte ihr Team gezielt zu aufgabenbezogenen Themen schulen. Bitte Teamleads darum, Trainings und Materialien zu erstellen, mit denen neue Mitarbeitende eigenständig üben können. Mit ScreenRec ist das besonders einfach: Jede:r im Unternehmen kann ohne großes Technik-Know-how Bildschirmvideos aufnehmen. Noch besser: Mach das Ganze interaktiv, indem du neue Mitarbeitende bittest, ihrerseits kurze Videos oder Walkthroughs zu Aufgaben aufzunehmen.
Der große Vorteil dieses Ansatzes: Wachstum findet im Unternehmen statt. Führungskräfte, die als Kursleiter:innen agieren, behalten die Entwicklung ihres Teams im Blick und können Inhalte besser auf Stärken und Schwächen zuschneiden.
Zweitens kannst du virtuelle Mitarbeitende in externe Online-Kurse oder Webinare schicken, um spezielle Fähigkeiten zu vertiefen. Das entlastet interne Trainer, kann aber teurer sein und weniger auf dein Unternehmen zugeschnitten. Durch das sichere Cloud-Video-Hosting von StreamingVideoProvider kannst du intern erstellte ScreenRec-Videos sehr lange wiederverwenden – der Aufwand lohnt sich also.
Phase 3 – Kontinuierliche Entwicklung
Nach etwa 18 Monaten haben Mitarbeitende im Idealfall die wichtigsten Kompetenzen ihrer Rolle verinnerlicht.
Der nächste Schritt besteht darin, diese Mitarbeitenden als künftige Führungskräfte aufzubauen. Sie füllen nach und nach die Rollen ihrer Vorgesetzten aus, die wiederum weitere Verantwortung übernehmen.
Beförderungen sind ein zentraler Bestandteil von Karriereentwicklung. Kaum jemand möchte dauerhaft in einer Position mit wenig Verantwortung und geringem Gehalt bleiben. Die meisten Menschen wollen sich weiterentwickeln – fachlich wie finanziell.
Dass Mitarbeitende über lange Zeit in deiner Organisation bleiben, zeigt, dass sie bereit sind, sich zu engagieren – vorausgesetzt, du ermöglichst ihnen echtes Wachstum.
Wie umsetzen?
Um Spitzenperformer wertzuschätzen, solltest du ein Programm zur Mitarbeitendenanerkennung etablieren. Prämiere Kolleg:innen, die gemessen an euren KPIs besonders gute Ergebnisse liefern.
So kannst du auch besser erkennen, wer bereit ist, die „Extrameile“ zu gehen. Vielleicht hat eine Servicekraft sich intensiv mit Kundenverhalten und ROI beschäftigt, um den Umsatz zu steigern – ein klares Signal für Führungspotenzial.
Gleichzeitig solltest du allerdings das gesamte Team im Blick behalten. Nicht alle sind gleich sichtbar oder laut, doch auch leise Leistungsträger verdienen Anerkennung – etwa durch regelmäßiges Feedback, Weiterbildungschancen oder kleinere Benefits.
Phase 4 – Aufstieg oder Abschied
Nach zwei oder mehr Jahren ist häufig der Punkt erreicht, an dem Mitarbeitende entweder in eine neue Rolle aufsteigen oder das Unternehmen verlassen.
Wie bereits erwähnt, müssen Mitarbeitende motiviert sein, um die nächste Karrierestufe erreichen zu wollen. Dafür brauchen sie jedoch reale Chancen und eine Kultur, in der Leistung gesehen und belohnt wird.
Baue daher eine Kultur, in der Wachstum und Anerkennung möglich sind. Viele Unternehmen verlieren wertvolle Mitarbeitende, weil es mittelfristig kaum Entwicklungspfade gibt oder Beförderungen intransparent vergeben werden.
Eine klar kommunizierte, skalierbare Laufbahn ist ein wichtiger Baustein deines virtuellen Onboardings – denn sie zeigt bereits neuen Mitarbeitenden, dass sich Leistung langfristig auszahlt.
Wie umsetzen?
Unabhängig davon, ob jemand bleibt oder geht, solltest du Feedback einholen. Verlassende Mitarbeitende kannst du fragen, was sie zum Wechsel bewegt hat und was sie sich anders gewünscht hätten. Bleibende und Beförderte kannst du fragen, was sie motiviert hat, im Unternehmen zu bleiben und sich weiterzuentwickeln.
Nutze diese Rückmeldungen, um Prozesse zu verbessern, bessere Entwicklungschancen zu schaffen und deine Arbeitgebermarke zu stärken.
Fazit
Egal, ob du gerade erst lernst, wie du Onboarding effektiv gestaltest, oder schon lange im virtuellen HR-Bereich tätig bist: Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender ist ein entscheidender Faktor für den langfristigen Erfolg deines Unternehmens. Menschen, die mit dir wachsen und über Jahre bleiben, sind ein starkes Zeichen für Engagement und eine gesunde Unternehmenskultur.
Die oben beschriebenen Schritte helfen dir, Onboarding-Erlebnisse so zu gestalten, dass du die besten neuen Mitarbeitenden gewinnst – und langfristig an dich bindest.
Da Videokonferenzen und asynchrone Kommunikation fester Bestandteil deines Onboardings sein werden, lohnt sich ein Tool wie ScreenRec. Es vereinfacht deine Remote-Kommunikation, indem du statt langer E-Mails einfach kurze Bildschirmvideos versendest. Nicht alle Mitarbeitenden reagieren gleich schnell auf E-Mails – Videos sind meist schneller aufgenommen und konsumiert. So werden Interaktionen kürzer, klarer und lassen mehr Zeit für fokussiertes Arbeiten.
Quellen & weiterführende Links
- 10 unverzichtbare Tipps für virtuelles Onboarding
- Ein Remote-Team verbunden halten und ein positives Arbeitsumfeld schaffen
- Der ultimative Guide für virtuelle Meetings
- Die 8 wichtigsten bewährten Vorgehensweisen fürs Remote-Onboarding
- Die Zukunft der Remote-Arbeit: Alles dreht sich um Kommunikationstechnologie
- Die 15 wichtigsten Remote-Working-Tools für dein Team
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