Remote-Teams führen: Top 3 Herausforderungen, Tools & Tipps

Seien wir ehrlich: Die Welt hat sich verändert. Damit kamen auch neue Herausforderungen rund ums Arbeiten von zu Hause. Während die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, für viele ehemalige Büroangestellte attraktiv ist, tun sich viele Führungskräfte schwer damit, Remote-Teams effektiv zu führen.

Ganz gleich, ob du ein Tech-Startup ohne festes Büro oder ein großes Unternehmen mit Hunderttausenden Mitarbeitenden leitest – dieser Artikel hilft dir, gut zu starten und die neuen Remote-Work-Herausforderungen zu meistern, die parallel zu gesundheitlichen und persönlichen Belastungen entstanden sind.

Das Coronavirus, das weltweit die Börsen erschüttert hat, hat auch unsere Art zu arbeiten verändert. Großunternehmen wie Amazon, Twitter und Spotify haben ihre Mitarbeitenden ins Homeoffice geschickt. Stell dir vor: Einige der größten Organisationen der Welt schaffen Tausende neuer Remote-Job-Möglichkeiten. Angesichts solcher Zahlen müssen Führungskräfte darüber sprechen, wie man Remote-Teams richtig führt und die unvermeidlichen Herausforderungen meistert.

Wo fängst du beim Führen von Remote-Teams an?

Auf Basis eigener Recherchen (und Erfahrungen) haben wir die drei wichtigsten Projektmanagement-Herausforderungen identifiziert, mit denen Remote-Teams zu kämpfen haben – sowie Tipps & Tools, mit denen du sie beim Führen verteilter Teams gezielt angehst. Starte mit diesen Punkten und baue darauf Schritt für Schritt komplexere Workflows auf.

Herausforderung #1: Kommunikation

Warum?

Eine der größten Herausforderungen bei Remote-Arbeit ist – überraschend – das Arbeiten selbst. Räumliche Trennung und fehlender Face-to-Face-Kontakt können extrem nervig sein. Stell dir vor, du und ein Teammitglied sollt gemeinsam eine multimediale Präsentation erstellen, seid aber 20 Kilometer voneinander entfernt. Wahrscheinlich plant ihr ein Meeting nach dem anderen, um irgendwie ein Bürogefühl zu simulieren. Wir wissen alle, dass Meetings massiv Zeit fressen.

Meeting oder E-Mail in der Remote-Arbeit

Manchmal ist das einfach nur zu wahr …

Leider sind E‑Mails in vielen Fällen keine echte Lösung. Hast du schon einmal versucht, jemandem deinen kompletten Design-Workflow per E‑Mail zu erklären? Wenn du eine Stunde brauchst, um alles zu tippen und zu formatieren, ist das genauso unproduktiv wie ein virtuelles Meeting, in dem die Hälfte heimlich auf dem Handy Candy Crush spielt. Dazu kommt die mentale Belastung: „Zoom Fatigue“ ist real. Im Video unten erfährst du mehr darüber.

Die Lösung

Es gibt unzählige Kommunikationstools für Mitarbeitende, aber für die Kommunikation in Remote-Teams gibt es eine besonders effektive Variante: Statt E‑Mails zu tippen oder auf Meetings zu warten, verschicke Video-E-Mails (also Bildschirmaufnahmen).

So können Teammitglieder deine Arbeit visuell nachvollziehen, ohne dass du lange, formelle Updates schreiben musst. Gleichzeitig lassen sich viele Meetings komplett ersetzen: Wenn jede:r kurze Statusvideos verschickt, entfällt der Bedarf für zeitfressende Calls. Das hilft allen, fokussiert zu bleiben – besonders Entwickler:innen, die für produktive Arbeit lange Phasen ungestörter Konzentration brauchen.

Video-E-Mail für Remote-Team-Kommunikation

Tools

Bildschirmaufnahme-Apps gibt es wie Sand am Meer, und die richtige Lösung zu finden, die einfach, schnell und idealerweise kostenlos ist, wirkt erst einmal überwältigend. Nur wenige sind jedoch wirklich für Remote-Video-Kommunikation geeignet. ScreenRec ist ein Bildschirmrekorder und eine kostenlose Bildschirmfreigabe-Software, die speziell für Teamkommunikation entwickelt wurde.

Du brauchst kein Gruppenkonto und keine gemeinsame Registrierung: App herunterladen, Alt+S drücken und aufnehmen. Nach der Aufnahme erhältst du automatisch einen teilbaren Link, den du überall einfügen kannst. Kein Upload für dich, kein Download fürs Team. Zusätzlich sind die Videos voll verschlüsselt und mit 2 GB kostenlosem Online-Speicher ist reichlich Potenzial für mehr Produktivität vorhanden.

Herausforderung #2: Accountability

Warum?

Accountability lässt sich grob als „Verantwortlichkeit, Rechenschaftspflicht und die Erwartung, Auskunft zu geben“ definieren. Im Kern bedeutet es, Verantwortung für eine Aufgabe zu übernehmen. In einer Work-from-Home-Situation ist jede Person für ihr Handeln einzeln verantwortlich – und trotzdem Teil des Teams.

Teamleiter:innen müssen dafür sorgen, dass jede:r genau weiß, was von ihm oder ihr erwartet wird. Das ist nicht trivial, denn beim Führen von Remote-Mitarbeitenden musst du viele Individuen gleichzeitig im Blick behalten. Keine Sorge: Es gibt einige Tipps und hilfreiche Remote-Working-Tools, mit denen du Accountability in Remote-Teams stärken kannst.

Lösungsansätze

Klare Aufgaben und Erwartungen festlegen
Wenn Mitarbeitende genau verstehen, was von ihnen verlangt wird, können sie sich besser fokussieren und Aufgaben zuverlässig abschließen. In einem Artikel von Business News Daily erklärt Belinda Wee, Ph.D. (Husson University), dass klare Erwartungen „Verwirrung beseitigen oder reduzieren und die Chancen erhöhen, dass Mitarbeitende die gesetzten Ziele erreichen“. So wird es für Manager:innen leichter, den Fortschritt jedes Teammitglieds nachzuverfolgen und für Remote-Kolleg:innen effektiver zusammenzuarbeiten.
Konkrete Ziele besprechen
Autor Stephen Covey bringt es auf den Punkt: „Beginne mit dem Ende im Sinn.“ Wenn alle wissen, was erreicht werden soll, bleiben sie besser auf Kurs. Sprich Ziele offen und klar an, damit alle das gleiche Verständnis haben. Wenn jemand Schwierigkeiten hat, Remote-Ziele zu setzen oder Deadlines einzuhalten, unterstütze ihn oder sie mit besseren Zeitmanagement-Techniken.
Arbeitszeiten, Urlaube, Meetings & Co. im Blick behalten
Grundlegende Teaminfos müssen für alle zugänglich sein – auch wenn du Meetings über mehrere Zeitzonen und Standorte hinweg planst. Dienstpläne, Aufgaben, Meetings und alle weiteren Termine sollten zentral dokumentiert und für alle Remote-Mitarbeitenden einsehbar sein. So bleibt jede:r informiert, fühlt sich als Teil des Teams und kennt die eigenen Deadlines.

Tools

Dank der wachsenden Tool-Landschaft gibt es heute viele Remote-Work-Lösungen, die dir helfen, Accountability im Team zu sichern. Du brauchst vor allem Management-Tools, die Termine, Dokumente und den Teamfortschritt im Blick behalten.

Team-Kollaborationstools
Googles G Suite ist eine starke Option: Mit Programmen wie Drive, Docs, Tabellen und Kalender bekommst du alles, was du für Zusammenarbeit brauchst – von Dateifreigabe und Online-Speicher bis hin zur Dokumenten-Kollaboration. Die Microsoft-365-Suite (Office 365) ist eine ebenso geeignete Alternative.
Task-Management-Software
Wenn Links zu geteilten Dokumenten quer durch verschiedene Chats fliegen, gehen Dateien schnell verloren und Arbeit wird doppelt erledigt. Stell dir vor, du schreibst denselben Artikel zweimal, weil du nicht wusstest, dass deine Kollegin ihn bereits fertiggestellt hat. Ohne Task-Management-System ist das durchaus realistisch. Es gibt eine breite Palette solcher Tools – von einfachen To-do-Apps wie Todoist über Kanban-basierte Lösungen wie Trello und Airtable bis hin zu umfangreichen Projektmanagement-Tools wie Jira und Asana.

Herausforderung #3: Soziale Entkopplung

Warum?

Remote-Arbeit kann einsam machen. In der „State of Remote Work“-Studie 2018 nannten 21 % von 1.900 Befragten Einsamkeit als größte Herausforderung im Homeoffice. Eine weitere Studie zeigt, dass Einsamkeit am Arbeitsplatz zu Traurigkeit und Unzufriedenheit führt – und letztlich dazu, dass Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.

Teamleiter:innen sollten daher kontinuierlich daran arbeiten, ihre Teams motiviert und zufrieden zu halten. Aber wie gelingen Zusammenhalt und Begeisterung, wenn alle über den Globus verteilt sind? Genau hier liegen die Herausforderungen virtueller Teams – und du brauchst etwas Kreativität, um sie zu lösen. Die folgenden Ideen helfen, dein Team zusammenzubringen und zusammenzuhalten.

Lösungsansätze

Virtuelles Team-Retreat planen
Das muss nicht so groß aufgezogen sein wie das jährliche Firmen-Event. Ein kleineres, rein teaminternes Retreat kann genauso wertvoll sein. Plane frühzeitig und überlege dir Teambuilding-Aktivitäten, die sich online umsetzen lassen. Ein bisschen Spaß tut allen gut – gerade in herausfordernden Zeiten.
Lockere Gruppenchats etablieren
Ab und zu müssen wir alle Dampf ablassen. Beim Führen virtueller Teams passiert das häufig isoliert. Das muss nicht sein: Auch ohne gemeinsamen „Wasserspender“ kannst du z. B. einen #random‑Channel einrichten, in dem das Team zwanglos über nicht‑arbeitsbezogene Themen plaudert.

Tools

Kaum zu glauben, aber Remote-Teambuilding funktioniert – und viele Unternehmen setzen es bereits erfolgreich ein. Wenn du Ideen für virtuelle Teamaktivitäten suchst, ist dieser Artikel ein guter Startpunkt.

Für wöchentliche Plauderrunden bietet sich ein Kanal an, der nicht ohnehin für Arbeitsthemen genutzt wird – quasi eine separate „Nicht-Arbeits-Plattform“. Das kann ein fester GoToMeeting-Raum sein oder ein einfacher WhatsApp-Gruppenchat. Was auch immer für dein Team am besten funktioniert, lohnt sich auszuprobieren.

Alles zusammenfassen

Jetzt, da du einen besseren Überblick über die wichtigsten Herausforderungen beim Führen von Remote-Teams hast, fassen wir die Kernpunkte in einer Tabelle zusammen:

Herausforderung	Lösung	Tools
Kommunikation	– Screencasts	ScreenRec
Accountability	– Aufgaben & Erwartungen definieren – Ziele besprechen – Teaminfos transparent halten	G-Suite Office 365
Soziale Entkopplung	– Virtuelles Team-Retreat – Lockere Gruppenchats	Offsite Co. GoToMeeting