Top 10 Kollaborationstools für Unternehmen

Ein spannender Fakt zum Einstieg: Eine Studie der Stanford University hat gezeigt, dass Mitarbeitende, die im Team arbeiten, 64 % länger fokussiert bleiben als Kolleg:innen, die allein arbeiten.

Denken Sie kurz darüber nach: Wer alleine arbeitet, schweift über 50 % häufiger mit den Gedanken ab als Menschen, die kollaborieren. Bemerkenswert, oder?

Das wirft unweigerlich die Frage auf:

„Sind Kollaborationstools wirklich notwendig? Und wie effektiv sind sie?“

In einer Umfrage unter 1.400 Unternehmen gaben 86 % an, dass fehlende Zusammenarbeit letztlich zum Scheitern im Arbeitsalltag führt. Eine weitere Studie von McKinsey zeigt zudem, dass Kollaborationstools die Produktivität im Unternehmen um 20–30 % steigern können.

Wie sieht gute Teamzusammenarbeit aus?

Team-Kollaboration bedeutet vereinfacht, dass Kolleg:innen gemeinsam und mit vergleichbarem Einsatz auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Aber wie entsteht das konkret?

Zuerst einmal sind da die menschlichen Faktoren, auf die u. a. eine Google-Studie aufmerksam gemacht hat:

Hinzu kommt, dass jede Generation eine etwas andere Vorstellung davon hat, was „gute Zusammenarbeit“ bedeutet. Eine aktuelle Studie von Slack zeigt unterschiedliche Definitionen:

Für die 18–24-Jährigen ist gute Kollaboration vor allem Vertrauen, dass Kolleg:innen gute Arbeit leisten.
Für die 25–44-Jährigen sind klare Verantwortlichkeiten der entscheidende Faktor.
Für die 45–65-Jährigen ist gute Zusammenarbeit gleichbedeutend mit guter Kommunikation.

Menschliche Faktoren wie Empathie, Authentizität und Rücksicht lassen sich nur schwer steuern oder messen. Aber Kollaborationstools können helfen, alle übrigen Aspekte guter Teamarbeit abzudecken: effektiver kommunizieren, Ziele zuverlässig erreichen und Verantwortlichkeiten im Blick behalten.

Von Remote-Working-Tools bis hin zu Code-Review-Tools gibt es Dutzende Apps, die Ihnen und Ihrem Team helfen, besser zusammenzuarbeiten. In diesem Artikel gehen wir die wichtigsten durch, damit Sie die passenden Kollaborationstools für Ihr Unternehmen finden. Im Video unten stellen wir unsere Top 3 vor; die weiteren Tools sind nach Kategorie gruppiert.

Kommunikationstools

Wenn Sie vor allem die Kommunikation im Team verbessern möchten, sind das hier die besten Tools für den Job.

Bestes agiles Kommunikationstool fürs Team

ScreenRec

Wer schon einmal im Team gearbeitet hat, weiß: endlose E-Mails sind eine langsame und ineffiziente Art der Kommunikation. Mit ScreenRec können Sie auf lange Textwüsten verzichten und stattdessen Screenshots oder Bildschirmvideos schicken, um Sachverhalte schnell verständlich zu machen. Im Kern erlaubt Ihnen ScreenRec, Video-E-Mails zu versenden – und noch einiges mehr.

ScreenRec gehört zu den besten agilen Kollaborationstools, insbesondere für verteilte Teams wie Remote-Sales-Teams oder Teams, die gezielt auf asynchrone Kommunikation setzen. Das Tool ist komplett kostenlos – auch für ganze Teams.

Highlights

128-Bit-AES-HLS-Videoverschlüsselung
2 GB privater Online-Speicher (Business-Qualität)
Sichere, teilbare Links geben Ihrem Team sofort Zugriff auf Aufnahmen und Screenshots
Kostenlos für Einzelpersonen und Teams

Bestes Videokonferenz-Tool

BlueJeans

BlueJeans ist eine Online-Plattform, die Teams über Videokonferenzen zusammenbringt. Mit „One-Touch“-Meetings treten Sie von jedem Gerät Ton- und Videoanrufen bei, können Bildschirme teilen, Umfragen durchführen und Q&A-Sessions anbieten.

HD-Video und Dolby Voice sorgen für eine sehr natürliche Bild- und Tonqualität. Besonders hervorzuheben sind aber die KI- und Spracherkennungsfunktionen. BlueJeans lässt sich außerdem mit Microsoft Teams, Microsoft Office und G Suite integrieren.

Highlights

Sichere Verbindungen durch Firewalls, NAT-Traversal und VPN-Netzwerke
SOC2- und SOC3-Zertifizierungen
HD-Video- und Tonqualität
One-Touch-Meetings
Preise ab 12,49 $ pro Host und Monat

Bestes Tool für sichere Social Collaboration

Yammer

Yammer ist eine interne Social-Networking-Plattform für Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen. Als Teil der Microsoft-Suite lässt sie sich problemlos mit Outlook, OneDrive, Office, PowerPoint und weiteren Tools verknüpfen.

Das Herzstück ist ein unternehmensweites soziales Netzwerk: Ähnlich wie eine Facebook-Gruppe, aber rein für die Arbeit. Mitarbeitende können Ankündigungen posten, kommentieren, chatten und mehr. Yammer profitiert von den Sicherheitsfeatures der Microsoft-Welt, inkl. DSGVO-Konformität sowie SOC1- und SOC2-Zertifizierungen.

Highlights

Internes soziales Netzwerk für die Arbeit
Integration mit allen MS-Office-Produkten
DSGVO-konform; SOC1 & SOC2 verifiziert
8 $ pro Nutzer:in und Monat mit Office-365-Plan

Bestes Tool für einfache Social Collaboration

Facebook Workplace

Workplace von Meta (Facebook) verbindet Mitarbeitende über Chats, Newsfeeds und Gruppen. Wie beim privaten Facebook-Profil gibt es zuverlässige Video-, Sprach- und Textchats. Da fast jede:r ein Facebook-Profil besitzt, ist es besonders leicht, Kolleg:innen zu finden und zu vernetzen.

Facebook Live spielt auch hier eine Rolle: Interne Meetings und Konferenzen lassen sich einfach im Unternehmen streamen. Der automatische Übersetzer und bekannte Newsfeeds sorgen dafür, dass sich Workplace direkt vertraut anfühlt – nur eben mit Fokus auf Arbeitsthemen.

Nach dem Cambridge-Analytica-Skandal sind viele Nutzer:innen bei Facebooks Datenschutz skeptisch, Meta hat hier aber nachgebessert. Details zu den Sicherheitsfunktionen von Workplace finden Sie hier.

Wie Slack gehört Workplace zu den kostenlosen Kollaborationstools. Im direkten Vergleich Workplace vs. Slack scheint Slack aktuell die Nase vorn zu haben – bei Slack vs. E-Mail ist das Rennen auch spannend.

Highlights

Nahezu keine Lernkurve dank vertrauter Facebook-Oberfläche
Zuverlässige Video-, Sprach- und Textkommunikation
Livestreams für interne Meetings und Konferenzen
Kostenlos oder 3 $ pro Nutzer:in und Monat für erweiterte Integrationen und Admin-Funktionen

Projektmanagement-Tools

Wenn Sie ein leistungsfähiges Projektmanagement-Tool für Teamkollaboration suchen, sollten Sie sich diese Lösungen ansehen.

Bestes Zeiterfassungs-Tool für Teams

Time Doctor

Time Doctor richtet sich an Unternehmen, die die Produktivität ihrer Mitarbeitenden gezielt nachverfolgen möchten. Das Kollaborationstool kombiniert Projektmanagement, Zeitmanagement, App-Monitoring und sogar Payroll-Funktionen.

Ein großer Vorteil ist die enge Integration mit anderen Diensten. Nach Installation der Chrome-Erweiterung können Sie Ihre Zeit direkt in Ihren Lieblings-Tools tracken – etwa in Google Docs, Asana, Trello und vielen weiteren Web-Apps über einen „Timer starten“-Button.

Highlights

Detaillierte Berichte zu Zeit- und App-Nutzung
Integrationen mit vielen Projektmanagement- und Kommunikationstools
Unterstützung bei der Lohnabrechnung
Anwesenheitstracking
Kostenlose Testphase, danach 9,99 $ pro Nutzer:in und Monat

factoHR

factoHR ist eine umfassende HR- und Payroll-Lösung mit vielen Zusatzfunktionen. Sie lässt sich auch sehr gut als Zeitmanagement-Tool einsetzen, da sie erfasst, wie viel Zeit Mitarbeitende für Aufgaben oder Projekte benötigen.

Mitarbeitende können ihre Aufgaben mit Details erfassen, damit Manager:innen Zeitaufwände analysieren und produktive von unproduktiven Tätigkeiten unterscheiden können. Auch sehr komplexe Schicht- und Einsatzpläne lassen sich erstellen und direkt zuweisen.

Highlights

Detaillierte, herunterladbare Reports
Integration mit Payroll, Urlaubs- und Anwesenheitsdaten für saubere Einsatzplanung
Erfasst Anwesenheit
Berechnet Gehälter
Unterstützt umfangreiche Schicht- und Terminplanung

Bestes Gantt-Chart-Tool

GanttPRO

GanttPRO ist eine leistungsstarke Gantt-Chart-Software für Projektmanagement. Tausende Teams schätzen das Tool für seine umfangreichen Funktionen rund um Projekt-, Ressourcen- und Teammanagement.

Ein großer Vorteil ist die ansprechende, leicht verständliche Oberfläche. Neue Teammitglieder können meist innerhalb von 10–15 Minuten produktiv loslegen.

Highlights

Verschiedene Projektansichten: Gantt-Zeitleiste, Board-Ansicht, „Meine Aufgaben“-Liste
Echtzeit-Kollaboration über Kommentare, Anhänge, Erwähnungen und Benachrichtigungen
Leistungsstarkes Ressourcen- und Workload-Management
Export nach PDF, PNG, Excel sowie Teilen per öffentlichem Link
Viele professionelle Vorlagen für unterschiedliche Branchen

Bestes Design- und Prototyping-Tool

Cisco WebEx

Cisco ist seit Jahren eines der großen Tech-Unternehmen weltweit. Dass WebEx inzwischen zu Cisco gehört, sagt bereits einiges über die Qualität des Produkts aus.

Cisco WebEx bietet Unternehmen verschiedene Kollaborationsfunktionen, um Teams zu organisieren. Sie können nahtlos zwischen Geräten und Plattformen wechseln; klassische Funktionen wie Direktnachrichten, Datei- und Bildschirmfreigabe sowie Whiteboarding sind an Bord.

Dank einfacher Integration und verlässlicher End-to-End-Verschlüsselung ist WebEx ein sehr nutzerfreundliches Tool – und eine starke Option im Projektmanagement-Stack.

Highlights

Whiteboarding macht es ideal für Designer:innen und UX-Teams
End-to-End-Verschlüsselung für hohe Sicherheit
Datei- und Bildschirmfreigabe
Kostenlos für bis zu 50 Nutzer:innen (40-Minuten-Limit, 1 GB Speicher). Premium ab 13,50 $ pro Nutzer:in und Monat

Beste agile Projektmanagement-Software

Asana

Asana ist ein Kollaborations- und Task-Management-Tool, entwickelt von einem Facebook-Mitbegründer und einem Google-Ingenieur. Mit diesem Hintergrund wundert es nicht, dass Asana Teamarbeit sehr elegant abbildet.

Die Plattform funktioniert im Browser wie mobil. Projekte werden über Boards strukturiert, Aufgaben lassen sich leicht zuweisen und diskutieren. Eine Timeline-Ansicht hilft, realistische Projektpläne zu erstellen.

Über 100 Apps lassen sich integrieren, sodass Dokumente nicht überall verstreut sind. Besonders spannend ist die Workload-Funktion: Eine grafische Übersicht, wie stark einzelne Teammitglieder ausgelastet sind. So sehen alle schnell, wer wie viel beiträgt. Zusätzlich stehen Projektvorlagen zur Verfügung.

Highlights

Projektverwaltung per Board und Timeline
Aufgaben mit wenigen Klicks zuweisen
Responsives Interface für alle Geräte
Workload-Grafiken zur Überwachung individueller Auslastung
Basisversion kostenlos, Premium ab 9,99 $ pro Nutzer:in und Monat

Beste Projektmanagement-Software für große Unternehmen

Microsoft Teams

Microsoft Teams vereint Kommunikations- und Projektmanagement-Funktionen in einer Plattform. Es eignet sich auch für kleinere Unternehmen, spielt seine Stärken aber vor allem in größeren Organisationen aus. Ein zentrales Feature ist die Organisation virtueller Meetings per Videokonferenz. Währenddessen können Nutzer:innen Bildschirme teilen, Whiteboards nutzen, chatten und Dateien austauschen.

Spannend sind auch die „Wiki Tabs“: ein smarter Texteditor, mit dem sich längere, formatierte Nachrichten direkt in Teams verfassen lassen. So halten Sie Ideen fest, sobald sie entstehen. Als Microsoft-Produkt integriert Teams natürlich alle übrigen Microsoft-Apps.

Highlights

Bildschirme teilen, Whiteboards nutzen, chatten und Dateien tauschen in einem Tool
Ideen schnell über „Wiki Tabs“ festhalten
Integration mit allen anderen Microsoft-Produkten
Kostenlos für bis zu 300 Nutzer:innen, weitere Pläne ab 6 $ pro Nutzer:in und Monat

Bestes All-in-One-Projektmanagement-Tool

ProofHub

Mehr als 85.000 Teams und Unternehmen nutzen ProofHub als All-in-one-Tool für Projektmanagement und Teamkollaboration. Es hilft Teams, Aufgaben, Projekte und Kommunikation im Griff zu behalten.

Der größte Vorteil: ProofHub ersetzt viele Einzellösungen für Planung, Zusammenarbeit, Organisation, Zeiterfassung und Überblick durch eine zentrale App.

Highlights

Mehrere Ansichten (Listen-, Gantt-/Timeline-, Kanban- und Kalenderansicht)
Individuelle Workflows und Kanban-Boards für Task-Management
Gantt-Charts für übersichtliche Projektplanung
Echtzeit-Kollaboration (Gruppenchat und Online-Diskussionen)
Individuelle Reports für Ressourcen-, Projekt- und Zeitmanagement
Integrationen mit Drittanbieter-Tools

Beste Client-Management-Software

Nifty Project Management

Nifty bietet einen gemeinsamen Raum für Teams und Kund:innen, um Ideen zu teilen, Anforderungen zu finalisieren und Diskussionen in konkrete Aufgaben zu übersetzen. Durch gemeinsame Tasks, Dokumente und Diskussionen sehen alle, wie jede erledigte Aufgabe das Projekt näher zum Abschluss und damit zur Kundenzufriedenheit bringt. Sie reduzieren den Aufwand für Freelance-Projektmanagement oder Status-Calls, indem Sie Aufgaben direkt an Kund:innen zuweisen.

Teams jeder Größe nutzen Projekte, Diskussionen, Aufgaben, Docs, Roadmaps und Teamchat, um interne und kundenseitige Projekte zu steuern. Nifty bündelt nicht nur Funktionen, sondern auch Kosten – es ist mit vielen Wettbewerbern preislich vergleichbar, bietet aber deutlich mehr Funktionen.

Kund:innenmanagement für Teamkollaboration

Highlights

Projektmeilensteine
Projektübersichten und Workloads
Kollaborative Dokumente
Integrierte Google Docs und Dateien
Automatische Aufgaben-Zuweisungen
Integrierte Zeiterfassung
Gratis-Paket mit 2 aktiven Projekten und 1 GB Speicher pro Nutzer:in
Standard-Paket ab 8 $ pro Nutzer:in und Monat

Weitere empfehlenswerte Tools

Hier sind weitere Kollaborations-Apps, die eine Erwähnung verdienen.

App	Stärken …	Kostenlos für …	Pläne ab …
Samepage All-in-one-Collaboration-Tool, mit dem Teams Projekte geräteübergreifend bearbeiten und abschließen können.	Gleichzeitige Zusammenarbeit an Dokumenten.	Unbegrenzte Nutzer:innen und 2 GB Speicher	8 $ pro Nutzer:in und Monat
Einfach zu bedienende Teammanagement-App mit Whiteboards und Visualisierungen für Projekte.	Gemeinsam nutzbares Whiteboard für alle Teammitglieder.	Unbegrenzte Nutzer:innen und 3 editierbare Boards	8 $ pro Nutzer:in und Monat
Windstream Enterprise Office Suite UC Kommunikationsanbieter mit sicherem Telefonieren, Fax, Videotelefonie und weiteren Kommunikationslösungen für Unternehmen.	HD-Sprach- und Videoanrufe in Echtzeit – jederzeit, überall.	k. A.	Preis auf Anfrage
TeamViewer Remote-Desktop-Software mit Dateifreigabe, Bildschirmfreigabe, Online-Meetings u.v.m.	Sicherer Dateiaustausch über Desktop-zu-Desktop-Verbindungen.	1 Nutzer:in	49,99 $ pro Nutzer:in und Monat
Trello Online-Collaboration-App, die mit Listen und Karten hilft, Arbeit zu strukturieren.	Aufgabenverwaltung nach Kanban-Prinzip.	1 Nutzer:in	9,99 $ pro Nutzer:in und Monat
GoToMeeting Online-Videokonferenzsoftware mit Zusatzfunktionen wie Dateitransfer und Bildschirmfreigabe.	Virtuelle Meetings und Videokonferenzen in hoher Qualität.	Testphase – 14 Tage	12 $ pro Monat
Fuze Meeting Webbasiertes Audio- und Videokonferenz-Tool mit Datei- und Whiteboard-Freigabe in Echtzeit.	HD-Video- und Sprachanrufe.	Details auf der Website	← dasselbe
Flock Slack-Konkurrent mit möglichst vielen Funktionen in einem Collaboration-Programm.	Verwalten und Organisieren von Projekten und Teamchats.	Bis zu 10 GB	4,50 $ pro Nutzer:in und Monat
Flowdock Ltd. Integrations-Management mit zahlreichen Collaboration-Tools.	Bringt Informationen aus unterschiedlichen Apps (Integrationen) an einen Ort.	Testphase – 30 Tage	3 $ pro Nutzer:in und Monat
Podio Online-Teammanagement und Organisationstool für Unternehmen.	Schafft eine zentrale Umgebung für Gruppenprojekte.	5 Nutzer:innen	9 $ pro Monat
Canva Einfaches Design-Tool für Teams mit großer Bibliothek an Templates und Stockmaterial.	Ermöglicht gemeinsame Arbeit an Designprojekten.	Testphase – 30 Tage	9,95 $ pro Monat

Welches ist das beste Tool für Teamzusammenarbeit?

Welche Kollaborationstools für Ihr Unternehmen am besten sind, hängt stark von Ihren Zielen ab. Ein paar Ideen: Wenn Sie E-Mails reduzieren möchten, probieren Sie ScreenRec aus. Wenn Sie ein einfaches, kostenloses Projektmanagement-Tool brauchen, testen Sie Trello.

Am Ende gibt es kein Tool, das für alle Teams „das beste“ ist – die Stärken liegen jeweils woanders. Wichtig ist: Team-Software soll die Zusammenarbeit und Kommunikation einfacher machen, nicht komplizierter.

Wo liegen Ihre Engpässe? Was braucht Ihr Team, um schneller und besser zu arbeiten?

Beantworten Sie diese Fragen, und Sie finden schnell die passende Kollaborations-Lösung für Ihren Anwendungsfall.

Weiterführende Links

Sie brauchen Tools, die Zeit sparen – stellen Sie sich Arbeitstage ohne endlose Meetings und Erklärungen vor. Welche Lösung passt, hängt von Ihren Anforderungen ab: Für einen onlinebasierten Dokumenteneditor eignet sich Google Docs. Wenn Sie Marketing- und Vertriebsassets verwalten möchten, testen Sie Paperflite. Wenn Dokumenten-Zusammenarbeit und Kommunikation an einem Ort stattfinden sollen, probieren Sie Samepage.

Bei Remote-Arbeit sind Kommunikation, Abstimmung und gutes Management entscheidend. Zeit für Aufgaben erfassen, Anfragen und Feedback nachverfolgen und generell den Projektfortschritt im Blick behalten – all das sind tägliche Herausforderungen für verteilte Teams. Deshalb sind gute Kollaborationstools so wichtig. Bildschirmfreigabe ist eine hervorragende Möglichkeit, die räumliche Distanz zu überbrücken, gerade über Zeitzonen hinweg.

Wenn Sie in Echtzeit mit Ihrem Remote-Team zusammenarbeiten wollen, empfehlen wir Zoom oder Skype. Als Alternative bietet sich ScreenRec an: Statt Meetings einzuplanen, können Sie Ihren Bildschirm aufnehmen, alles erklären und den Link verschicken – das spart Zeit und vermeidet unnötige Calls.