5 + 7 Multi-Projektmanagement-Tools, mit denen du mehr schaffst

Mehrere Projekte gleichzeitig zu managen kann schnell im Chaos enden, wenn es nicht sauber organisiert ist. Jede:r kennt diesen Moment, in dem man versucht, zu viele Dinge gleichzeitig zu jonglieren – und am Ende geht meist irgendwas unter.

Schlechte Planung und Administration wirken sich direkt auf unsere Produktivität aus. Im Schnitt sind Mitarbeitende pro Tag nur etwa 3 Stunden wirklich produktiv. Prokrastination ist einer der größten Gründe für geringe Produktivität im Job.

80 % der Angestellten und 76 % der Unternehmer:innen prokrastinieren an einem normalen Arbeitstag etwa 1–4 Stunden. Heißt: Ein großer Teil unserer Zeit geht verloren – oft, weil das Management nicht gut aufgesetzt ist.

Zum Glück helfen Multi-Projektmanagement-Tools dabei, alles organisiert und auf Kurs zu halten. In diesem Artikel findest du einen Vergleich der besten Optionen.

Die besten Multi-Projektmanagement-Tools

Bestes kostenloses Multi-Projektmanagement-Tool – ScreenRec

ScreenRec ist stark in der Kommunikation – und genau deshalb auch super hilfreich im Projektmanagement. Du kannst kurze Videos von deinem Bildschirm, deiner Webcam und deinem Mikrofon aufnehmen und bei Bedarf sogar Systemton mit aufzeichnen.

Außerdem kannst du Screenshots erstellen und direkt annotieren. Das Beste: Du musst nichts manuell hochladen. ScreenRec speichert deine Videos in Echtzeit in deinem privaten Video-Account, und sobald du stoppst, bekommst du direkt einen privaten Sharing-Link.

Top-Funktionen

2 GB kostenloser privater Online-Speicher
Bildschirm, Webcam, Mikrofon und Ton aufnehmen
Screenshots annotieren
Inhaltsverwaltung
Sofortiges Teilen
Keine Wasserzeichen oder Zeitlimits
HD-Videoaufnahme
Leichtgewichtiges Aufnahme-Tool

Preis

Aktuell ist ScreenRec kostenlos nutzbar.

Bester Multi-Projektmanagement-Planer – Asana

Asana ist eine der besten Möglichkeiten, mehrere Projekte gleichzeitig im Blick zu behalten. Das Tool eignet sich besonders gut, um Projektfortschritte zu überwachen – mit einer einfachen, benutzerfreundlichen Oberfläche, die dir hilft, produktiver zu arbeiten.

Als vollwertige Projektmanagement-Plattform sorgt Asana dafür, dass Teams synchron bleiben und nichts untergeht. Dank der Flexibilität passt es zu Unternehmen jeder Größe und lässt sich leicht an unterschiedliche Projektmanagement-Methoden und Workflows anpassen.

Mit Fokus auf Kollaboration und Transparenz ist Asana schnell zu einem der beliebtesten Projektplaner und einer ersten Wahl für erfolgreiches Multi-Projektmanagement geworden.

Top-Funktionen

Workspaces und Projektorganisation
Aktivitäts-Tracking
Aufgaben bearbeiten/aktualisieren
Workflow-Management
Anpassbare Ansichten inkl. Kanban-Board
Abhängigkeiten und Meilensteine
Erweitertes Reporting und Dashboards
Integrationen

Preis

Aktuell bietet diese Projektmanagement-Software eine kostenlose Version (im Rahmen der Test-/Gratis-Option). Danach gibt es u. a. einen Premium-Plan für 10,99 $ pro Nutzer:in (Jahresabo) oder 13,49 $ pro Nutzer:in bei monatlicher Abrechnung.

Bestes Multi-Projektmanagement-Tool mit Workflow – ClickUp

ClickUp ist ein vielseitiges Multi-Projektmanagement-Tool mit einem robusten Funktionsumfang. Teams können mehrere Projekte parallel managen und dabei ihre Workflows optimieren. Die All-in-One-Plattform ist darauf ausgelegt, Produktivität zu steigern und Kollaboration zu vereinfachen – ideal für Organisationen, die Projekte effizient steuern wollen.

Durch anpassbare Strukturen, Automationen und fortgeschrittene Workflow-Funktionen lässt sich ClickUp gut an eure Anforderungen anpassen – für ein möglichst reibungsloses Multi-Projektmanagement.

Top-Funktionen

Hierarchie-Struktur
Anpassbare Ansichten
Workflow-Automatisierung
Zeiterfassung und Aufwandsschätzung
Reporting und Analysen
Integrationen

Preis

Aktuell gibt es einen kostenlosen Plan mit unbegrenzten Aufgaben und Nutzer:innen. Allerdings ist der Speicher auf 100 MB begrenzt. Bezahlte Pläne starten ab 5 $/Nutzer:in/Monat.

Bester Multi-Projektmanagement-Kalender – TeamUp

TeamUp eignet sich hervorragend, um Gruppenmeetings zu planen. Es ist ein leistungsstarkes Kalender-Tool für Multi-Projektmanagement, mit dem Teams mehrere Projekte in einer Plattform organisieren, terminieren und überwachen können.

Der Fokus auf kalenderbasiertes Projektmanagement macht TeamUp ideal für Organisationen, die eine klare visuelle Darstellung von Fortschritt und Timelines brauchen. Die Oberfläche ist intuitiv und die Konfiguration flexibel – deshalb ist TeamUp in vielen Branchen beliebt. Mit TeamUp gehören kollidierende Projektpläne deutlich seltener zum Alltag.

Top-Funktionen

Mobile-App
Kalender von Teammitgliedern überblicken
Suche, um Informationen schnell zu finden (steigert Produktivität)
Farbkodierung
Erinnerungen und Benachrichtigungen
Zugriffssteuerung
Integrationen
Events teilen

Preis

Der kostenlose Basic-Plan ist auf 8 Unterkalender begrenzt und speichert Verlaufsdaten bis zu einem Jahr. Premium-Pläne starten bei 10 $ pro Monat und Kalender.

Bester Zeit-Tracker für Multi-Projektmanagement – TimeDoctor

TimeDoctor ist eine Projekt-Monitoring-App und eignet sich besonders gut, um Zeitaufwand zu messen und Verantwortlichkeit zu erhöhen. Die App hilft Teams dabei, die Zeit für verschiedene Aufgaben über mehrere Projekte hinweg genau zu erfassen und zu managen.

TimeDoctor kann als Multi-Projekt-Tracking-Software dienen, wenn Organisationen Produktivität optimieren, Ressourcen besser zuweisen und Einblicke in Projektperformance gewinnen wollen. Die Oberfläche ist nutzerfreundlich und die Funktionen sind leistungsstark – deshalb passt das Tool zu Unternehmen verschiedener Größen.

Top-Funktionen

Präzise Zeiterfassung
Ablenkungsmanagement
Anpassbare Berichte
Integrationen
Offline-Tracking
Gehaltsabrechnung
Zeitbasierte Berichte

Preis

Aktuell gibt es Basic-, Standard- und Premium-Pläne. Die Pläne starten bei 70 $/Jahr oder 7 $/Monat.

Weitere Erwähnungen

Name	Was es macht
Monday	Flexibles Projektmanagement-System, mit dem Teams Projekte planen, umsetzen und nachverfolgen können
ProofHub	All-in-One-Projektmanagement- und Kollaborationssoftware, die Teamkommunikation, Aufgabenmanagement und Projekt-Tracking vereinfacht
RedMine	Open-Source-Projektmanagement- und Issue-Tracking-Tool mit starken Funktionen, inkl. Gantt-Charts, Wiki und Foren
LiquidPlanner	Dynamische Projektmanagement-Software mit prädiktiver Planung, Ressourcenmanagement und Analysen
PayMo	Umfassende Projektmanagement-Lösung, die Zeiterfassung, Aufgabenmanagement und Rechnungsfunktionen kombiniert
Airtable	Flexible, spreadsheet-ähnliche Projektmanagement-Plattform, mit der Teams eigene Datenbanken erstellen und in Echtzeit zusammenarbeiten können
Jira	Projektmanagement-Tool für agile Teams mit Funktionen wie anpassbaren Workflows, Issue-Tracking und solidem Reporting

Ein PMO-Tool (Project Management Office) ist eine Softwarelösung, die die Aufgaben und Prozesse eines Project Management Office in einer Organisation unterstützt. Solche Tools helfen dabei, Projektmanagement-Aktivitäten zu zentralisieren, Prozesse zu vereinfachen, Kommunikation zu verbessern und die Zusammenarbeit zwischen Teams zu stärken.

Typischerweise bieten PMO-Tools Funktionen wie Projektplanung, Ressourcenmanagement, Aufgabenmanagement, Risiko- und Issue-Tracking, Zeiterfassung, Reporting und Analysen. Damit kann das PMO mehrere Projekte im Unternehmen effizient steuern und überwachen. Durch den Einsatz von PMO-Tools lassen sich Konsistenz und Standardisierung verbessern – und damit insgesamt auch die Projektmanagement-Praxis.

Multi-Projektmanagement-Software ist eine Lösung, mit der Unternehmen mehrere Projekte gleichzeitig planen, umsetzen und überwachen können. Solche Tools helfen Teams, Ressourcen effizient zuzuweisen, Fortschritte nachzuverfolgen und Projekte erfolgreich abzuschließen – bei gleichzeitiger Übersicht über das gesamte Portfolio.

Typische Funktionen sind unter anderem Aufgabenmanagement, Projektplanung, Ressourcenplanung, Teamkollaboration, Zeiterfassung, Budgetierung, Risikomanagement und Reporting. Mit diesen Funktionen können Unternehmen ihre Arbeit besser koordinieren, Workflows optimieren, die Kommunikation verbessern und die Performance über mehrere Projekte hinweg steigern.

Um mehrere Projekte parallel zu steuern, solltest du sie nach Wichtigkeit, Dringlichkeit und Wirkung priorisieren und für jedes Projekt klare Ziele definieren. Erstelle detaillierte Projektpläne, setze Ressourcen bewusst ein und nutze eine Multi-Projektmanagement-Software, um den Überblick zu behalten.

Pflege eine offene Kommunikation mit Teammitgliedern, Stakeholdern und Kund:innen und überprüfe regelmäßig Fortschritt und Kennzahlen. Sei flexibel genug, Pläne und Prioritäten bei Bedarf anzupassen. Delegiere Aufgaben, um die Arbeitslast fair zu verteilen und das Team zu stärken. Führe nach jedem Projekt eine Nachbetrachtung durch, um Verbesserungsmöglichkeiten und Learnings abzuleiten und diese Erkenntnisse in künftigen Projekten zu nutzen.

Fazit

Multi-Projektmanagement ist eine Kernkompetenz für Projektmanager:innen, die gleichzeitig mehrere Vorhaben jonglieren. Mit leistungsstarken Tools wie Asana, ClickUp, TeamUp und TimeDoctor kannst du Projekte effektiv planen, organisieren und nachverfolgen – und ganz nebenbei Workflows und Kommunikation optimieren.

Das eine perfekte Tool für alle gibt es dabei nicht. Jede Lösung bringt eigene Stärken und Schwerpunkte mit, die zu unterschiedlichen Anforderungen passen. Wichtig ist, dass du die Kombination findest, die zu deinem Team und euren Prozessen passt. Mit den richtigen Strategien, passenden Tools und dem Willen zur ständigen Verbesserung lässt sich ein ganzer Projekt-Backlog erstaunlich gut im Griff behalten.